行政机关公文处理办法.docx

国家行政机关公文处理办法（新）
第一章 总 则
第一条 为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本办法。
第二条 行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
　　第九条 行政机关的公文种类主要有:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,"绝密"、"机密"级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。其中电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,"请示"应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(九)公文除"会议纪要"和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四)文字从左至右横写、横排。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要,注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。
第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条 "请示"应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。"报告"不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送"请示"、"意见"和"报告"。
第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章 发文办理
第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为"一、",第二层为"(一)",第三层为"1.",第四层为"(1)"。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第二十六条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十七条 公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条 以本机关名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条 公文正式印制前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文,由文秘部门提出拟办意见,送负责人批示后办理。
第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。
第三十六条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第三十八条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
第四十条 联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条 本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十三条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十四条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第四十六条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第四十七条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
第四十九条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第五十条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,可以销毁。
第五十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。 第五十二条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十三条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
第九章 附 则
第五十四条 行政法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,按照外交部的有关规定处理。
第五十五条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前,各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第五十六条 各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第五十七条 本办法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布,1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。
国家行政机关公文格式GB/T9704-1999
1 范围
　　 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
　　本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关可参照执行。
　　使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。
2 引用标准
　　下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面成为本标准的条文。本标准出版时，所标版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
　　GB/T148－1997 印制、书写和绘图纸幅面尺寸。
3 定义
　　本标准采用下列定义
　　3.1 字word
　　标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
　　3.2 行line
　　标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。
4 公文用纸主要技术指标
　　公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％～90％，横向折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7.5~9.5。
5 公文用纸幅面及版面尺寸
　　5.1 公文用纸幅面尺寸
　　公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，尺寸允许偏差见GB/T148。
　　5.2 公文页边与版心尺寸
　　公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
　　公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
　　版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
6 文中图文的颜色
　　未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
7 排版规格与印刷装订要求
　　7.1 排版规格
　　正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。
　　7.2 制版要求
　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
　　7.3 印制要求
　　双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。
　　7.4 装订要求
　　公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90o，无毛茬或缺损。
8 公文中各要素标识规则
　　本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
　　8.1.1 公文份数序号
　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
　　8.1.2 秘密等级和保密期限
　　如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。
　　8.1.3 紧急程度
　　如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
　　8.1.4 发文机关标识
　　由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。
　　联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。
　　8.1.5 发文字号
　　发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
　　8.1.6 签发人
　　上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。
　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。
　　8.2 主体
　　8.2.1 公文标题
　　红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
　　8.2.2 主送机关
　　标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
　　8.2.3 公文正文
　　主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
　　8.2.4 附件
　　公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
　　8.2.5 成文时间
　　用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文时间的标识位置见8.2.6。
　　8.2.6 公文生效标识
　　8.2.6.1 单一发文印章
　　单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
　　当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
　　当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
　　8.2.6.2 联合行文印章
　　当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
　　当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
　　8.2.6.3 特殊情况说明
　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
　　8.2.7 附注
　　公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
　　8.3 版记
　　8.3.1 主题词
　 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。
　　8.3.2 抄送
　　公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
　　8.3.3 印发机关和印发时间
　　位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
　　8.3.4 版记中的反线
　　版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。
　　8.3.5 版记的位置
　　版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。
9 页码
　　用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。
10 公文中的表格
　　公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
　　公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
11 公文的特定格式
　　11.1 信函式格式
　　发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条武文线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行距中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。
　　11.2 命令格式
　　命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一行右空4字标识签发人名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人名章下一行右空2字标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。其他从本标准相关要素说明。
　　11.3 会议纪要格式
　　会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准规定。
12 式样
　　A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末页版式见图5；联合行文公文末页版式见图6。　　
附：新国家行政机关公文格式简要介绍
　　一、新《格式》的几个主要特点
　　1、改变了名称，确定了适用范围
　　原《公文格式》（98版）称为《国家机关公文格式》，而新《公文格式》（99版）名称改为《国家行政机关公文格式》。确定了《国家行政机关公文格式》的适用范围。保证了公文的统一性，名称的变化不影响非国家机关的单位和部门采用该标准。
　　2、改变了公文用纸幅面尺寸
　　公文用纸的幅百尺寸是这次修订主要调整的内容。原标准中，用纸采用16开型（260 mm×184mm）。新修订的标准中规定一般采用A4型（297mm×210mm）这是公文新标准的最大特点。
　 3、实行了新的定位方法
　　在新修订的标准中，为使公文制作者能够比较方便清楚地掌握标准。采用了比较通俗易懂的形式来确定公文中各要素的定位，即采用了“字“和“行“的概念,然后按定义的字和行确定公文中各要素的具体位置。同时，新标准将公文分为眉头、主题、版记三部分。并把各要素进行了归类。
　　4、缩小了图文区
　　新修订的标准时，将左右白边增加19mm,，天头地角增加了45mm。这样的版心制作公文一方面为领导阅示发文留有相对宽余的批示空间,另一方面也使公文更加美观。
　　5、增加了内容
　　新修订的标准在原标准的基础土增加了一些内容，主要有：公文的排版规格、印刷要求、装订要求、公文中表格的处理。还增加了公文的特定格式，即信函式公文格式、命令格式、会议纪要格式。增加新内容的出发点就是从开始制作到最后形式公文的全过程能够有统一的依据。使公文制作的水平和质量有较大提高。
　　6、提高了公文的防伪性
　　公文具有法定效力，目前社会上伪造公文招摇撞骗的犯罪活动时有发生。新标准对公文防伪性做了一些硬性规定。例如：不得出现空白印章;不得再使用“此页无正文“、空白页不标识页码等等。这样不给别有用心伪造公文可乘之机，从格式上维护了法律地位，是新标准最显著的特点之一，也是掌握和执行新标准时特别注意的一个重点。
　　7、有利于计算机的处理
　　新标准主要目的有两个,一个是行政机关公文格式达到规范和统一，提高公文制作的水平和质量，二是有利于办公自动化的实现。
　　二、“文件式“公文的格式变化
1、尺寸的变化
　　　上行文：凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37十80=117mm。
　　 下行文:凡用于平行文或下行文的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37+25=62mm。
　　　2、各标识中部分要素变化
　　 发文字号：凡是上报的公文，发文字号一律在红线上方左侧，左空1个字，签发人右空1个字，发文字号与签发人同处在红反线上同一行。
　　 3、增加的要素标识
　　①新标准中增加了发文的保密期限，按照国家保密局的要求，在密级后标注保密期限，中问用“实心五角星“隔开。如“绝密空一个字实心五角星6个月“。根据国家机密保密期限规定，如不标识保密期限，就等同于“绝密“为三十年，“机密“为二十年，“秘密“为十年。
　　②上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中“请示“性公文在“附注“处注明联系人姓名和电话。
　　4、公文格式中应注意的几个问题
　　①上行文的标识位置及文头。
　　②上报公文必须注明签发人或会签人姓名。
　　③除“会议纪要”和以电报形式发出的外都应加盖印章。
　　④联合上报公文,主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
　　⑤除两个以上机关联合行文外,任何公文的落款处不落发文机关名称,下发的公文标题一般冠发文机关名称。
　　⑥公文中不得出现空白印章(指三个以上联合行文)。
　　⑦印章要与正文同处一版面,如不处在同正文一百,应采用缩短或加宽行距、字距办法解决,不得使习“此页无正文“字样。
　　⑧公文如有空白页，不标页码。
　　三、特定公文的格式变化
　　1、信函式公文格式
　　发文机关标识用全称，但不加“文件“二字，发文机关名称上边缘距土页边的距离为30mm，用红色小标宋体字(20mnm×14mm)，发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm 处，为一条文武红（上细下粗）,两条线均为170 mm，每页排22行,每行居中排28个字,首页不显页码。其他各要素的标识方法均同“文件式“公文格式标识（发文文号、秘密等级和紧急程度标识在红线下右或左项格标识）。
　　2、命令格式
　　发文机关名称加“令“组成,不能用简称,用红色标识。命令标识上边缘距版心边缘为20mnm,下边缘空2行居中标识令号〈用黑体字〉,令号下空2行标识正文;正文下空1行右空4字标识签发人签名章,签名章右空2字标识签发人职务。签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素均同“文件式“公文格式相同。
　　3、会议纪要格式
　　发文机关用红色小标宋体字，位置用“文件式“发文机关标识方法一样，即距版心上边缘25mm,不加盖印章。
标点符号用法
（国家技术监督局1995年12月13日发布）
1951年9月，原中央人民政府出版总署公布了《标点符号用法》，同年10月原政务院下达指示，要求全国遵照使用。四十年来，文字书写和书刊排印已由直行改为横行，标点符号用法也有了某些发展变化，因此，1990年3月，国家语言文字工作委员会和中华人民共和国新闻出版署重新发布了修订后的《标点符号用法》。本标准就是在新颁《标点符号用法》的基础上制定的。
　　本标准参考了国内标点符号用法的文献，广泛听取了语文学界、新闻界、出版界、教育界的意见。
本标准对汉语书面语中的常见的标点符号用法进行了规定和说明，目的在于使人们正确掌握标点符号用法，以准确表达文意，推动汉语书面语言的规范化。
　　本标准由国家语言文字工作委员会提出。
　　本标准由国家语委语言文字应用研究室《标点符号用法》课题组负责起草，主要起草人：龚千炎、刘一玲。
　　本标准从1996年6月1日起实施，从实施之日起，原《标点符号用法》即行废止。
1、范围
　　本标准规定了标点符号的名称、形式和用法。本标准对汉语书写规范有重要的辅助作用。
　　本标准适用于汉语书面语。外语界和科技界也参考使用。
2、定义
　　本标准采用下列定义。
　　句子　sentence
　　前后都有停顿，并带有一定的句调，表示相对完整意义的语言单位。
　　陈述句　declarative sentence
　　用来说明事实的句子
　祈使句　imperative sentence
　　用来要求听话人做某件事情的句子。
　疑问句　interrogative sentence
　　用来提出问题的句子。
　感叹句　exclamotory sentence
　　用来抒发某种强烈感情的句子。
　复句、分句　complex sentence ,clause
　　意思上有密切联系的小句子组织在一起构成一个大句子。这样的大句子叫复句，复句中的每个小句子叫分句。
　　词语　expression
　　词和短语（词组）。
　　词，即最小的能独立运用的语言单位。
　　短语，即由两个或两个以上的词按一定的语法规则组成的表达一定意义的语言单位，也叫词组。
3、基本规则
3.1　标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用。
3.2　常用的标点符号有10种，分点号和标点两大类。
　　点号的作用在于点断，主要表示说话时的停顿和语气。点号又分为句末点号和句内点号。句末点号用在句末，有句号、问号、叹号3种，表示句末的停顿，同时表示句子的语气。句内点号用在句内，有逗号、顿号、分号、冒号4种，表示句内的各种不同性质的停顿。
标点的作用在于标明，主要标明语句的性质和作用。常用的标点有9种，即：引号、括号、破折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号和专名号。
4、用法说明
4.1　句号
4.1.1　句号的形式为“。”。句号还有一种形式，即一个小圆点“.”，一般在科技文献中使用。
4.1.2　陈述句末尾的停顿，用句号。
　　　例如：a）北京是中华人民共和国的首都。
　　　　　　b）虚心使人进步，骄傲使人落后。
　　　　　　c）亚洲地域广阔，跨寒、温、热三带，又因各地地形和距离海洋远近不同，气候复杂多样。
4.1.3　语气舒缓的祈使句末尾，也用句号。例如：请您稍等一下。
4.2　问号
4.2.1　问号的形式为“？”。
4.2.2　疑问句末尾的停顿，用问句。
　　　例如：a）你见过金丝猴吗？
　　　　　　b）他叫什么名字？
　　　　　　c）去好呢，还是不去好？
4.2.3　反问句的末尾，也用句号。
　　　例如：a）难道你还不了解我吗？
　　　　　　b）你怎么能这么说呢？
4.3　叹号
4.3.1　叹号的形式为“！”。
4.3.2　感叹句末尾的停顿，用叹号。
　　　例如：Ａ）为祖国的繁荣昌盛而奋斗！
　　　　　　Ｂ）我多么想看看他老人家呀！
4.3.3　语气强烈的祈使句末尾，也用叹号。
例如：Ａ）你给我出去！
　　　　　　Ｂ）停止射击！
4.3.4　语气强烈的反问句末尾，也用叹号。
　　　例如：我哪里比得上他呀！
4.4　逗号
4.4.1　逗号的形式为“，”
4.4.2　句子内部主语与谓语之间如需停顿，用逗号。
　　　例如：我们看得见的星星，绝大多数是恒星。
4.4.3　句子内部动词与宾语之间如需停顿，用逗号。
　　　例如：应该看到，科学需要一个人贡献出毕生的精力。
4.4.4　句子内部状语后边如需停顿，用逗号。
　　　例如：对于这个城市，他并不陌生。
4.4.5　复句内各分句之间的停顿，除了有时要用分号外，都要用逗号。
　　　例如：据说苏州园林有一百多处，我到过的不过十多处。
4.5　顿号
4.5.1　顿号的形式为“、”。
4.5.2　句子内部并列词语之间的停顿，用顿号。
例如：Ａ）亚马逊河、尼罗河、密西西比河和长江是世界四大河流。
　　　　　 Ｂ）正方形是四边相等、四角均为直角的四边形。
4.6　分号
4.6.1　分号的形式为“；”。
4.6.2　复句内部并列分句之间的停顿，用分号。
　　　例如：Ａ）语言，人们用来抒情达意；文字，人们用来记言记事。
　　Ｂ）在长江上游，瞿塘峡像一道闸门，峡口险阻；巫峡像一条迂回曲折的画廊，每一曲，每一折，都像一幅绝好的风景画，神奇而秀美；西陵峡水势险恶，处处是急流，处处是险滩。
4.6.3　非并列关系（如转折关系、因果关系等）的多重复句，第一层的前后两部分之间，也用分号。
　　例如：我国年满十八周岁的公民，不分民族、种族、性别、职业、家庭出身、宗教信仰、教育程度、财产状况、居住期限、都有选举权和被选举权；但是依照法律被剥夺政治权利的人除外。
4.6.4　分行列举的各项之间，也可用分号。
　　例如：
　　　中华人民共和国的行政区域划分如下：
　　　（一）全国分为省、自治区、直辖市；
　　　（二）省、自治区分为自治州、县、自治县、市；
　　　（三）县、自治县为乡、民族乡、镇。
4.7　冒号
4.7.1　冒号的形式为“：”。
4.7.2　用在称呼语后边，表示提