设施设备和软件控制程序.docx

1 目的
通过对日常办公、工程营造以及销售服务的设施、设备和软件进行管理与维护，确保其正常运行并满足相关要求。
2 适用范围
适用于设施、设备和软件的建造、购置、使用及维护，以及对施工、监理单位的设施、设备的控制。
3 职责
3.1 综合管理部负责公司办公设施、设备的配置和日常维护，包括办公网络设备和软件的日常维护，确保其处于正常使用状态。
3.2 前期部负责向公用设施管理部门申请办理本项目施工临时上水、下水、电力、电信等设施的配置。
3.3 工程管理部负责组织工地现场办公用房、销售用房及样板房的建设，以及对施工、监理单位的机械、检测设备实施进场检验并作定期检查。
3.4 总经理（或其授权人）负责组织销售用房及样板房的设计委托和评审，确定装修和配置要求。
4.流程图
办公场所及办公设备设施管理流程图
5.流程说明
5.1办公场所及设备设施管理
5.1.1公司各职能部门根据工作需要，向综合管理部提出办公场所或设备设施的配置申请。
5.1.2 综合管理部根据《固定资产管理规定》和《办公自动化设备管理规定》，对配置申请进行评审。
5.1.3综合管理部评审时应充分考虑公司内部可调配资源，并主动向集团公司综合管理部了解集团内部可调配资源情况。
5.1.4申请购置车辆时，应报集团公司综合管理部会签，标准内由片区执行总经理审批，超标准的由集团总经理审批。
5.1.5集团内部的车辆调配，应报集团公司综合管理部会签，集团分管执行总经理审批。
5.1.6公司总价2万元及以上的资产购置、租赁与处置申请需按相应权限报相关领导审批。
a)2万元以下的，由公司负责人审批；
b)2万元及以上，10万元以下的，由执总片区会签，片区执行总经理审批；
c)10万元及以上，50万元以下的，由集团综合管理部会签，片区执行总经理审核，集团分管执行总经理审批。
d)50万元及以上的，由集团综合管理部会签，片区执行总经理审核，集团总经理审批。
5.1.7 公司办公场所的租赁，应报执总片区评审、片区执行总经理审批；公司办公场所的购置，应报集团公司综合管理部评审，片区执行总经理审核，集团公司总经理审批。
5.1.8公司综合管理部承办具体的设备设施采购及办公场所购置租赁工作，采购供方的控制执行《合格供方控制程序》。
5.1.9公司综合管理部应对单价2000元以上的设备设施建立固定资产台账，明确公司所有现存设备设施的基本信息。
5.1.10公司综合管理部应以件为单位，建立《固定资产卡片》和设备设施的技术档案；并在设备设施报废前，保持档案的完整性。档案应包括：
a)设备设施投入前的有关验收材料，如出厂合格证书、验收检查记录等；
b)设备设施投入使用后有关的维修材料，如检查记录；
c)对接收的任何有关设备说明、图册等技术资料也应随设备设施档案一并保存。
5.1.11 属固定资产的，综合管理部应严格执行公司的《固定资产管理规定》，并开展一年一度的清产核资工作。
5.2工程设备设施管理
5.2.1项目开工前，总经理（或其授权人）应组织进行现场办公用房、销售用房和辅助用房（如休息室、食堂等）的配置工作。其中，现场办公用房、辅助用房的配置和设计方案由工程管理部组织评审，报总经理审批后，由工程管理部组织建造。
5.2.2工程管理部应根据建设需要，提出工地现场临时上水、下水、电力、电信等设施的配置要求，经公司负责人审批后由前期部向公用设施管理部门提出申请，确保在施工前落实并安装到位。具体执行《开工前准备工作规程》。
5.3销售道具管理
5.3.1营销策划部负责销售道具、销售系统的采购、维护与管理。
5.3.2销售用房的配置具体执行集团《销售中心及样板房管理规程》。
5.4工作环境管理
5.4.1公司所在的办公场所应配备相应的通讯、计算机网络、空调、办公家具等设施，以及办公所需的软件和文印设备。
5.4.2 工作环境应提供相应设备、设施和软件确保满足整洁、文明的要求。
6相关/支持文件
6.1合格供方控制程序
6.2工程管理过程控制程序
6.3开工前准备工作规程
6.4集团《销售中心及样板房管理规程》
6.5固定资产管理规定
6.6办公自动化设备管理规定
7 质量记录
7.1 办公设备购置申请
7.2 固定资产卡片

提出办公场所及设备设施的申请
各部门

评审办公场所及设备设施申请
综合管理部

内部调配 同意购买
设备设施 办公场所
其他设备设施 车辆 租赁
购置评审
集团综管部
审批
片区执总
提交购置申请
公司
2万元以下 2万元以上
审批
总经理
会签购置申请
片区或集团综管

安排公司内部资源调配
综合管理部

会签申请
集团综管部
审核
片区执总

同意购买 内部分配

审核
片区执总
审批
集团总经理
审批
总经理
内部调配 同意购置

安排集团内部资源调配
集团综管部

审核购置申请

片区执总
交付申请部门使用
综合管理部
10万以下 10万以上
审批
集团分管执总或总经理
审批资源调配
片区执总或集团分管执总审批

实施购置或租赁
综合管理部
审批购置申请
片区执总或集团总经理

实施采购
综合管理部
实施购置或租赁
综合管理部

建立档案
综合管理部
交付申请部门
综合管理部

办公场所及设备设施管理流程图