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个人知识优化管理

摘要：尽管我们每天面临的信息越来越多，信息过载与信息噪音越来越严重，但只要我们能充分利用个人知识管理技能，借助有效的个人知识管理软件相信战胜海量信息不再是困难。本文在调查分析现有研究成果基础上，概述了个人知识管理的定义和分类，重点介绍了个人知识管理的七项基本技能，及对个人知识管理技能及工具（软件）方面的完善提出了建议。
关键词：研究生； 个人知识； 技能； 系统优化； 管理
一、对个人知识管理的理解
知识管理(Knowledge Management)是对知识的识别、获取、开发、共享、更新、利用和创新的过程。个人知识管理则是通过一定的手段和载体分门别类管理，整合自身信息资源，构筑自身知识体系，提高个人专业知识的创新能力和核心竞争力的过程。个人知识管理以信息技术为媒介，以个人知识开发和创新为基础，坚持知识学习为动力，采用知识交流途径，以提升知识创新能力为目的，深入地挖掘个人需要的各种知识，将隐性知识最大化地显性化，同时吸收外界的显性知识进入自己的知识体系，创新出新知识。从而为个人的创新能力和今
后的事业打下坚实的基础，为实现个人价值和可持续发展奠定条件。在知识经济时代，大学生为了提高自身的专业素养、专业技能和竞争能力，应充分认识个人知识管理的重要性和可行性，采取切实可行的具体步骤，实施有效的个人知识管理。
二、个人知识管理的技巧
Dorsey教授指出PKM在实际操作过程中，涉及创建、分类、索引、检索（搜索）、分发以及重新使用某项知识的价值评估。其中，七项知识管理的技巧与方法是21世纪的知识工作者所必需的，可以概括为：检索信息的技巧；评估信息的技巧；组织信息的技巧；分析信息的技巧；表达信息的技巧；保证信息安全的技巧和信息协同的技巧。
1、检索信息的技巧
　　检索信息时，首先要确定个人的信息需求和信息来源，选择合适的信息检索技巧方法。在个人知识管理中，检索信息的技巧既包括技术要求很低的问问题然后听回答的技巧，也包括充分利用互联网的搜索引擎、电子图书馆的数据库和其他相关数据库查找信息的技巧。为充分掌握检索信息的技巧，个人有必要对搜索的概念、、搜索的技能等充分的掌握。
2、评估信息的技巧
　　这种技巧不仅指个人可以判断信息的质量，而且指个人必须能判断这种信息与自己遇到的问题的相关程度。个人并不必去了解计算机评估信息的机理，评估主要从可信度、准确度、合理性及相关支持等方面来进行。可信度一般根据作者的可信度、质量保证依据、元信息等来判定。准确度可从时间界限、综合全面性、信息面向的对象及其使用目的、合理性等方面来确定。相关支持则是指信息文本的索引目录、参考文献等。
3、组织信息的技巧
　　组织信息，需要过滤无用和相关度不大的信息资源，有效地存储信息，建立信息之间的联系，方便以后的查找和使用。有效组织信息的原则是：无论环境怎样，组织起来的信息应该便于有效的利用。这种技巧会牵涉到用不同的工具把各种信息组织起来。在手工操作的环境中，我们会用文件夹、抽屉和其他的比较原始的方法来组织信息。在现代的高科技环境中，我们用电子文档、数据库和网页，或者用专门的知识管理软件来组织信息
4、分析信息的技巧
　　分析信息就必须牵涉到如何对数据进行分析并从中得出有用的结论。常用的分析信息的方法是建立和应用模型，通过大量的数据分析从而得出信息间的关系。电子表格、统计软件、数据挖掘软件等提供了分析信息的方法，但在建立各种分析软件的模型的工作中，人还是最重要的。
5、表达信息的技巧
　　通过表达信息，可以实现隐性知识向显性知识的转化。个人知识在交流、共享中得到升华。信息的表达，无论是通过PowerPoint、网站还是通过文本，大部分的工作应该围绕如何让他人理解、记住、能与自己的互动上。
6、保证信息的安全
　　虽然保证信息安全的技巧与个人知识管理中其它的六种技巧有所不同，但这并不表明保证信息的安全就不重要。保证信息的安全涉及到开发与应用各种保证信息的秘密、质量和安全存储的方法和技巧。常用到的密码管理、备份、档案管理都是保证信息安全常用的方法。
7、信息协同的技巧
　　信息技术的发展为组织和部门的协同工作提供了强有力的支持。如通过小组或团队的形式组织学生进行学习，教师与学生、学生与学生在讨论与交流的基础上对一些要解决的问题进行协同工作，交流和共享彼此的观点和知识。有效的利用这种技术不仅要求会使用这种工具，而且要求充分的理解协同工作的各种原则及其内在内容。
　　以上七种知识管理方法，实际上是处理日常工作中“知识维度”的一系列连续的动作和操作，并可以根据需要相互结合，选择使用。例如，你可能是在对信息进行评估后才发现仍然需要检索一些信息。
瑞士Open Connect AG公司的知识管理主管Hyams教授认为，除了以上七项外，个人知识管理的内容还应该包括时间管理、基础设施、组织性工作等等方面的技能，具体指：时间控制；工作空间舒适度；快速阅读、备注和研究；备案和文档管理；信息设计（哪些信息有用，哪些信息无用）；有目的的写作；知识/信息处理设施（通常指PC 等IT设备）；知识信息过滤技能。
三、进行自我知识管理的途径
1、提升个人知识管理的意识，改变惰性心理
学习的最好动机，乃是对所学知识本身的兴趣。我们大学生应当重视培养知识管理的强烈愿望，有意识地学习知识管理的技巧，紧跟信息技术发展脚步。摒弃那种只顾着学，懒于对知识进行构建、整理、加工、分享、应用和创新的陈旧思维，要勤于在知识管理中培养新见解、新思维、新方法、不断开发智力资源，提升自身素质。
个人知识管理本身就是一种主观能动性的体现过程，在信息技术环境下，利用Word、E-mail、个人门户网站、博客、QQ等常用软件进行个人知识管理，可以激发我们的学习兴趣提高知识管理意识，优化学习效果。
2、信息获取
2.1 对自身信息需求的分析
现代社会是知识海洋,有针对性地选择知识是完全有必要的。作为个人知识管理的起点，大学生可以依据学习目标和学习任务，对个人在工作和学习中所需要掌握的知识资源进行具体的分析，以确定相关知识的专业分类和每个知识类别下的知识要素类型。一般情况下，大学生对专业知识资源的需求无外乎Know—W知识分类方法中的六种知识类型：What、Why、How、Who、When、Where。
2.2 提高个人信息素养
　 培养敏锐的信息意识，正确评价和鉴别信息的能力，将信息与工作、生活、学习相结合的应用能力，信息再创造能力等。大学生信息素养相对较低，表现为信息意识淡薄，信息能力较差。通过有效的个人知识管理，可以提高个人信息意识和对信息的敏感性、选择能力及消化吸收能力，从感性上升到理性的高度，达到自觉、敏感的程度。
2.3 提高信息检索能力
参加学校信息检索课，系统学习和掌握信息检索的基本知识和基本技能，了解各类信息资源的特点、作用，学会利用各种检索工具进行图书、期刊、数据库及网络信息的检索利用，在熟练掌握各种迅速、有效的检索手段和方法的过程中，提高了查找、获取信息的能力。
3、参与知识交流和分享
知识可在相互交流中得到增值，与人交流不仅是学习的过程，同时也是实现自身知识管理的过程。有一个比喻：如果我拥有一个苹果，你也拥有一个苹果，相互交换后，每人还是只拥有一个苹果；但是如果我有一种知识，你也有一种知识，相互交换后，每人就都拥有两种知识。所以，大学生应当善于将自己的知识和他人交流，不应把知识视为个人财产，便于不断学习和提高。当代社会分工细化、知识内容不断深化、新技术新工艺不断发展，仅靠个人能力已经无法获取所需众多知识，只有彼此交流、共享，才能较高效率实现个人知识的更新，在获取新知识时达到事半功倍的效果。对此，同学们可以结成学习小组，相互督促学习，定期制定分享计划，开展交流，对个人知识的拓展有很大的促进作用。
4、学以致用，在知识实践中把知识内化为能力
在解决问题时应用已获取的知识资源。知识只有被利用才能创造价值，不能利用的知识是没有价值的。知识的利用就是知识的实践；知识的实践和学习对个人知识的管理同样重要。知识学习和积累的出发点就是对知识的使用。作为当代大学生来说，应积极摒弃一味积累的做法，将所学知识及时、有效、充分地运用到学习、工作、生活当中去，使所学知识充分创造价值，让所学知识转化为个人发展的重要能力，最大限度地促进个人的发展。通过不断将知识运用到问题解决中，大学生能够对知识加以完善和分析，去伪存真，得出通过实践检验的知识精华。为后续知识创新奠定坚实的基础。
5、知识创新
个人知识管理的目的是为了创造出新的知识, 实现新的价值。这一阶段其实就是对搜集整理的显性知识内化为隐形知识同时自身隐形知识得到提升, 完善自身知识体系,进而外化为显性知识, 通过交流学习创造出新的知识。
构建思维导图，加强学科知识之间的横向纵向联系，使显性知识可视化，隐性知识显性化。运用思维导图构建个人知识管理体系，贯穿始终的工作是对知识的收集、整理、运用和创新。大学生需要根据基于个人兴趣与学习目标所要求的知识需要，利用思维导图的树状结构图对知识进行搜集与整理，得到个人知识库中有意义的信息和知识，并存储于个人知识管理系统的树状结构中，在此过程中，学习不仅能植入显性知识，更能挖掘潜在的隐性知识，加强知识点之间的联系．充分拓展发散性思维，增强创新意识。
四、对个人知识管理提出的建议
我本人依据以上对个人知识管理的定义及技巧的深入了解，基于简单有效和经济实用的原则，提出了自己的一套个人知识管理系统，主要分为两部分：
1、 个人知识管理模式
知识分为显性知识和隐性知识，那么个人信息管理也分为显性知识管理和隐性知识的管理，将显性知识（包括文档、通讯、日程和浏览的网页等）内化到人的知识体系中，经过人脑的处理后，再在恰当的时候通过外化表现出来。

显性知识

文档管理
隐性知识

通讯管理

博客、学习笔记、日志、档案袋

人
的
大脑
内化

日程管理
外化

多页Internet浏览

个人知识管理模式图
2、个人知识管理过程
2.1 对所需管理的知识进行分类
　　从个人的角度讲，需要管理的知识资源无外乎以下内容： 人际交往资源（如联系人的通讯录、每个人的特点与特长等）、 通讯管理（书信、电子信件、传真等）、 个人时间管理工具（事务提醒、待办事宜、个人备忘录）、 网络资源管理（网站管理与连接）、文件档案管理等。
　　对知识的分类，应根据自身需求，按照“我需要什么信息，如何最快找到它”的原则进行操作。知识的专业分类可以根据学习的专业科目来划分，也可参照图书馆文献的分类方法。对于分类学无需深究，只要根据个人情况，在实践中逐渐摸索出自己知识库的最佳分类方法。 2.2 选择合适的知识管理工具
　　对个人来说，针对不同的信息可以采用不同的工具，不需要采用统一的入口，只要简单易用，适合自己就可以。所以，个人知识管理可以充分利用各种随手可得的主流软硬件工具，结合使用其他方便的辅助小工具。例如微软Office、MS Outlook、Lotus Notes与ICQ、MSN等常用软件，以及概念地图、心智地图、网络日志weblog 和维基百科wiki等辅助小工具。硬件有手机、笔记型计算机、PDA等个人数字工具。
2.3 建立个人知识库
　　在知识库中，所有知识都以目录结构分类存放。可以设置一个临时目录来存储那些无法及时处理的信息，待以后再分类，从而保持知识库的干净。此外，文件命名应该简单明了、见名知义，辅以数字编码、时间、来源等为原则。同时，也要建立文件安全、资源删除与更新、交流与共享的规则，以文件的形式妥善地保存下来，并在以后的实践中逐步扩展和完善，建立自己的知识结构体系。这样可以方便信息资源的分类存储、查找和操作，也可避免因时间推移和遗忘而导致的混乱管理，造成大量资源浪费。
　　选择有效的个人知识管理工具，对所有资源进行分类、命名以后，就可以将知识分批放入个人知识库。个人知识库建立起来之后，快速而方便的访问至关重要。一个可以借鉴的方案是网络日志。这种个人发布系统现在越来越多的被用作个人知识管理系统。随着知识的不断丰富和能力增强，也要持续不断对个人知识库进行维护和管理。一般而言，个人应主要作好以下工作：增添新的学习资源和知识类别；删除、修改和更新部分资源；进一步完善个人知识管理准则；协作学习以交流和共享知识；在知识管理的实践过程中，逐步完善个人知识结构。
2.4 应用已有的知识
　　在个人知识管理上，我们不能只关注知识积累，而不注重知识能量的释放。知识学习和积累的出发点就是对知识的使用，并在知识的利用、交流中创造新的知识。在知识的利用上，一些传统的方法可能对个人知识管理有所帮助，例如归纳和演绎。想要利用已有的知识，既可以在个人占有的大量知识基础上进行归纳，找出事物间的规律，然后应用于实践从而对这种归纳结果进行检验，然后再从实践中修正归纳出的知识；也可以对原有知识进行演绎，帮助新的知识实践。
总结：
知识管理中知识的利用方法现在还处于探索阶段，因为它涉及不同个体的知识背景、生活环境、价值观等因素比较复杂。一般来说，应用知识可以遵循下面的规则进行。首先是进行知识收集，把与问题有关的知识找到，在互联网时代这一点并不难做到；然后进行消化吸收，也就是阅读有关资料，包括向专家请教；建立可比较的模型，以专业知识为基础，设计出比较及评价方案；评估报告将完成知识应用过程，在这些模型中挑选出支持决策或得出结论的便是完成知识应用。头脑风暴、专业论坛、沙盘模拟甚至聊天谈话，也都是知识应用的准备阶段，可以帮助个人进行知识加工，形成应用知识的规则意识。
在信息时代，个人知识管理必将成为知识工作者获取、管理、利用信息的全新有效手段，也是一个亟待开发的领域，而且进行有效的个人知识管理还可以充分挖掘我们的个人潜力，开拓我们的视野，提高我们的竞争力。希望本文能起到一个抛砖引玉的作用，使更多的知识工作者致力于这一领域的研究。
参考文献：
[1]黄娟．信息时代的个人知识管理探微[J]．现代教育技术，2005;
[2]田志刚．个人知识的组织[J]．科学大观园，2004(8);
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[4]陈力行．论个人知识管理[J]．情报科学，2005。