FG101费用(成本)计划管理作业指导书.docx

一、 管理费用的监控概述
1、 地区/集团本部财务负责监控每月管理费用与计划目标比较的执行情况,并负责出现费用超月份计划目标的报警提示(详见流程及作业规则)
2、 常务董事负责监控管理费用与计划目标比较的执行情况，并向地区提醒、向集团汇报。
3、 地总负责根据季度的执行情况评估费用科目/费用总额的年度计划目标是否会出现超标,若有超标,则出审核意见，上报执行总裁审批。
4、 费用报警提示有赖于常务董事对费用计划剩余额度是否能够满足剩余时间的费用开支需求的评估,故常务董事应与费用责任部门/责任人保持沟通,及时了解费用开支需求状况,以便于在费用管理过程中作出恰当的经验判断.
二、 费用计划管理的作业工具
1、 日常费用季度(分月份)计划表编制模板
2、 日常费用季度(分月份)计划表
3、 日常费用检视表
三、 日常费用季度(分月份)计划表的应用介绍
1、 原始的年度计划:是指随同年度经营计划一并按规定程序经集团批准的费用计划金额(不含下述的第2点经营过程中的计划调整/增加金额)
2、 计划调剂/增加:是指按[日常管理费用监控]流程/[地区/本部季度(月份)费用计划编制]流程批准的分项费用/科目费用/费用总额计划调剂/增加的金额
3、 调整后年度计划:= 原始的年度计划+计划调剂/增加
4、 截至上季末实际累计发生金额:是指截至本季度初实际已经累计发生的费用总额(含尚未办理报销手续暂挂在个人借款中的余额)
5、 本季度计划安排:是指经过地总批准,用于地区/集团本部财务实际控制本季度各月份费用开支的标竿
6、 剩余计划额度
1) 总额:= 调整后年度计划-(截至上季末实际累计发生金额+本季度计划安排)
2) 月平均:= 总额(以上1)计算所得)÷剩余月份数
7、 [日常费用季度(分月份)计划表]的编制过程
1) 使用[日常费用季度(分月份)计划表编制模板](与[日常费用季度(分月份)计划表]格式一致)进行日常费用季度(分月份)计划编制
2) 此模板的基础数据(除本季度需编制的三个月的计划数据外)是由Oracle财务系统中生成的, 财务高级经理必须于每季度末结帐后运行出该模板的基础数据
3) 将上述基础数据转换到Excel[日常费用季度(分月份)计划表编制模板]中,进行本季度的计划编制
4) 财务高经预编制本季度三个月的费用计划基于以下考虑
A. 本季度地区经营活动计划
B. 年度费用计划中各分项/各科目的计划目标和实际已经使用情况
5) 在计划编制的“汇总”环节(见流程[地区/本部季度(月份)费用计划编制]) _____需连接
6) 财务高经应评估[日常费用季度(分月份)计划表编制模板]中所示的剩余计划额度是否足够于应付以后季度需要.若于衡量后出现预计会突破某费用科目/费用分项/年度费用总额等目标计划时,则必须按流程规定程序作报警处理.
7) 涉及需要执行总裁批准的费用计划调剂/增加时,若未获执总批准的,则按原计划执行.
8) 于按[地区/本部季度(月份)费用计划编制]流程完成季度费用编制后,则由[日常费用季度(分月份)计划表编制模板]形成[日常费用季度(分月份)计划表],经常董审批同意后作为本季度费用控制管理的依据(见 [日常管理费用监控]流程) _____需连接
四、 日常费用检视表(下称该表)的应用介绍
1、 该表的“截至日期”：表明该表实际累计发生数据的统计截至日(此“截至日期”可以是报表使用人任意选择的所需日期)
2、 该表的“打印日期”：表明运行更新该表数据的日期(注:在操作Oracle财务系统查看已经运行过的截至某一日期的该表时,如“打印日期”离你目前查看该表的日期相差较大,建议从新运行更新该表数据,以免在判断费用是否超支时引用了Oracle财务系统中的“不全”数据.)
3、 该表中“本月截至本日实际”各栏数据含义
1) 预算: “日常费用季度(分月份)计划表”中的本月计划金额
2) 累计实际:是指从本月初至“截至日期”的累计实际发生金额(包括:已经办理报销手续记入费用的金额和尚未办理报销手续暂挂在个人借款中的余额.)
3) 差异额:=“预算”-“累计实际”(以上1)、2)口径)
4) 差异率: =“差异额”÷“预算”(以上3)、1)口径)
(注:1-差异率=实际完成率)
4、 该表中“本季度截至本日实际”各栏数据含义
9) 预算: 是指“日常费用季度(分月份)计划表”中的本季计划金额
10) 累计实际:是指从本季初至“截至日期”的累计实际发生金额
11) 差异额:=“预算”-“累计实际”(以上1)、2)口径)
12) 差异率: =“差异额”÷“预算”(以上3)、1)口径)
(注:1-差异率=实际完成率)
5、 该表中“本年度截至本日实际”各栏数据含义
1) 预算: 是指“日常费用季度(分月份)计划表”中的调整后年度计划(见第三、3条)
2) 累计实际:是指从本年4月1日至“截至日期”的累计实际发生金额
3) 差异额:=“预算”-“累计实际”(以上1)、2)口径)
4) 差异率: =“差异额”÷“预算”(以上3)、1)口径)
(注:1-差异率=实际完成率)
五、 地区/集团本部财务使用Oracle财务系统中日常费用检视表的指导
1、 财务主管应经常(尤其是遇有大额借支/费用报销时)查看日常费用检视表,落实本月费用是否超支(见上述五、3、4)条中的实际完成率),以防因未能及时掌握信息而造成超支不报警提示的情况出现.
2、 当出现因经营业务需要而造成费用目标超支情况,费用借支/报销仍按规定程序办理外,应如实进入报警程序,不得仅做借支/报销费用而不作报警提示.
六、 常务董事对费用是否超支的评估方式
1、 费用可能超支的信息来源
1) 财务主管的报警提示
2) 查看日常费用检视表
2、 科目费用是否超季度计划目标的评估
1) 接到财务主管某费用科目本月计划突破的报警提示
2) 查看日常费用检视表:本费用科目本季度实际完成率(见上述五、4、4)条中的实际完成率)
3) 判断本费用科目本季度剩余计划额度是否足够于应付本季度以后时间的需要.具体报警提示的要求详见流程[日常管理费用监控].
3、 科目费用是否超年度计划目标的评估
1) 基于上述第2点若判断费用科目突破季度计划目标
2) 查看日常费用检视表:本费用科目本年度实际完成率(见上述五、5、4)条中的实际完成率)
3) 判断本费用科目本年度剩余计划额度是否足够于应付本年度以后时间的需要.具体报警提示的要求详见流程[日常管理费用监控].
4、 日常管理费用总额是否超年度计划目标的评估
1) 基于上述第3点若判断费用科目突破年度计划目标
2) 查看日常费用检视表:各费用科目本年度实际完成率(见上述五、5、4)条中的实际完成率)
3) 判断除上述已判断会突破年度计划目标的费用科目外,其他费用科目本年度剩余计划额度是否会有富余计划额度足够于弥补上述费用科目的突破金额.具体报警提示的要求详见流程[日常管理费用监控].