物业管理行政人事作业规范.docx

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-1
作 业 规 范
行政人事部岗位设置图
版本：A
修改状态：0
签发人：

第 1 页 共1 页
签发日期

编制

采购专员

副 经 理

采购主管

司

机

库管员

文

员

资料内勤
员
培训专员
行政人事专员
行政人事主管

经理助理
经 理

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-2
作 业 规 范
行政人事部主要职能
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1页
1.针对公司的经营管理目标和发展规划，提出合理的机构设置和职位配置方案，制定人力资源开发和管理计划。
2.负责实施员工的招聘、培训、转正、考核和人员调配等工作，并建立人事档案。
3.健全公司内部管理规章制度和岗位职责，制定工作标准和职业道德规范，监督检查实际执行情况。
4.对员工、业主、住户以及相关方意识与技能的培训进行有效策划、实施和管理。
5.跟踪公司的质量方针和目标适时实施人力资源管理。（含建立公司人才资源档案）。
6.以公司名义向内向外发送的文件的起草和文印。
7.安排各种会议，编写会议纪要、决议、领导讲话等材料。负责处理日常行政事务，协调各部门的关系，督促、检查各项决策、决议的实施，反馈有关信息。
8.外部文件资料（含开发商移交的技术档案资料）的完整收集和保存及档案管理。
9.公共关系事务的处理。
10.法律事务的处理。
11.本部日常管理工作台，以及电脑、局域网、清洁卫生的管理。
12.公司各部门对公司的相关合同进行评审。
13.有关部门按程序进行供主评定，负责在合格供方名单规定的单位中采购物资/服务（含重要设备的关键备品配件）。
14.公司车辆、后勤、保密、安全等方面的管理，保证公司日常经营活动的需要。

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-3
作 业 规 范
行政人事部质量目标
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页
根据公司2003年质量目标，结合本部门实际工作制订2003年行政人事部质量目标：
1.公司各项行政管理工作实现PDCA循环率100%
2.员工培训覆盖率/合格率100%
3.业主/租客培训覆盖率/培训合格率≥80%
4.内外文件起草合格率≥90%
5.内外部文件资料收集完整率及保存完好率≥95%
6.公司本部清洁卫生日检查合格率100%
7.公司公共/法律关系事务处理及时率/满意率≥90%
8.完成公司领导交办事务的成功率/及时率100%
9.合同评审率100%
10.内外关系信息传递准确率/及时率100%

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-4
作 业 规 范
行政人事部工作职责
版本：A
修改状态:0
第 1页 共1页
1.负责公司总部来电、来访、来信等日常行政接待工作。
2.负责草拟公司行政公文（如通知、请示、决议等）和各类文件的打印工作。
3.负责公司行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销及文件档案资料的立卷归档工作。
4.负责公司各类书籍报刊的购置、分类、保管、借阅、管理工作。
5.负责公司行政印鉴及各服务中心印章管理工作。
6.负责公司总部各部门及各服务中心的协调工作，落实上传下达任务。
7.负责公司与万怡公司及其下属各分公司、楼盘项目部，行政人事主管部门及其它相关业务单位的沟通、联络、协调工作。
8.负责办理公司各种业务招待活动。
9.负责公司车辆的调度使用和维修工作。
10.负责公司各部门/各服务中心所有物资的库存、调度及分配工作。
11.负责公司各部门/各服务中心固定资产的建账、登记、领用等管理工作。
12.负责公司行政人事部布局规划及办公环境、办公秩序的管理与维护工作。
13.负责公司内部文体娱乐活动和其它各种对外活动的策划组织及安排工作。
14.负责公司工商营业执照、资质证书等各种证件的管理及年审工作。
15.负责公司行政人事部办公设施设备（计算机、复印机、油印机、传真机、饮水机、办公桌椅、空调机、文件柜等）的管理、维护、保养。
16.负责协助各服务中心与市物价局、地房局、市公安局相关部门、物业服务中心业务联系及沟通工作。

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-5
作 业 规 范
行政人事部经理岗位职责与入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
行政人事部经理岗位职责
1.直接对总经理助理负责。
2.按PDCA循环的方式对行政人事部工作实施管理并指导其员工的工作。
3.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。
4.负责主持初审公司各项管理规章制度并监督实施。
5.负责牵头对分包方、供方进行评价。
6.负责办理公司工商营业执照、资质证书等各种证件的年审及变更工作
7.主持合同评审。
8.负责采购计划的审核。
9.负责组织对文件资料收集准确/完整率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。

入职要求
1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。
2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、物资供应管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。
3.具有较强的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出贡献。
4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。
5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。
6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄28岁至45岁，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-6
作 业 规 范
行政人事部经理助理岗位职责与入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
行政人事部经理助理岗位职责
1.直接对行政人事部经理负责。
2.按PDCA循环的方式协助行政人事部经理对行政人事部工作实施管理。
3.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。
4.负责初审公司各项管理规章制度并监督实施。
5.负责采购计划的初审。
6.负责协助行政人事部经理组织对文件资料收集准确/完整率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。

入职要求
1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。
2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。
3.具有较强的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出贡献。
4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。
5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。
6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄25岁至35岁，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-7
作 业 规 范
行政人事部副经理岗位职责与入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
行政人事部副经理岗位职责
1.直接对行政人事部经理负责。
2.按PDCA循环的方式行政人事部经理对行政人事部工作实施管理。
3.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。
4.负责协助经理对分包方、供方进行评价。并作好相关记录。
5.负责初审公司各项管理规章制度并监督实施。
6.负责采购计划的初审。
7.负责管理职工食堂和员工宿舍。
8.管理车辆和车辆的调度
9.负责协助行政人事部经理组织对文件资料收集准确/完整率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。

入职要求
1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。
2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。
3.具有较强的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出贡献。
4.具有很强的沟通能力，能独立处理公司对内、对外各种关系。
5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。
6.其它要求：大专及以上文化程度，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄25岁至35岁，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-8
作 业 规 范
采购主管岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
采购主管岗位职责
1.对行政人事部经理负责。
2.负责对分包方、供方进行评价。
3.负责具体实施合格供方的评定，负责采购计划的编制。
4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理。
5.负责按采购控制程序对质量目标实现情况的统计并将统计结果及时传递到品质管理部。

入职要求
1.了解ISO9001：2000内容，公司质量管理体系相关作业程序和作业规范。
2.具有实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理的能力。
3.具有一定的社会关系，并能及时根据公司的实际情况建立供方关系的能力。
4.其它要求：大专及以上学历，具有二年以上相关工作经验，年龄25岁至45岁，性别不限。
重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-9
作 业 规 范
采购专员理岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
采购专员岗位职责
1.对采购主管负责。
2.负责对分包方、供方进行评价。
3.负责具体实施合格供方的评定，负责采购计划的编制。
4.具体实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理。

入职要求
1.了解ISO9001：2000内容，公司质量管理体系相关作业程序和作业规范。
2.具有实施物品采购工作，对合格供方实施动态管理的能力。
3.有一定社会关系，并能及时根据公司的实际情况建立供方关系的能力。
3.其它要求：大专及以上学历，具有二年以上相关工作经验，年龄25岁至45岁，性别不限。
重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-10
作 业 规 范
行政人事主管岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
行政人事主管岗位职责
1.对行政人事部经理负责。
2.负责公司对外联系事务。
3.与政府相关职能主管部门保持联系，及时了解当地物业管理行业动态及相关政策，并将所获取的信息及时向行政人事部经理报告
4.负责公司规章制度和对外文件起草等和公司部行政人事事务的处理。
5.负责对本部门员工进行职业意识和职业技能的培训。
6.负责协助行政人事部经理主持初审公司各项管理规章制度并监督实施.。
7.负责对分包方、供方进行评价。
8.审核公司刊物。
9.负责对社区服务活动方案的审定。
10.协助行政人事部经理组织对公司文件资料收集准确/完整率及保存完好率，合同评审率，合格供方评定率，物业管理费收支公告率，业主/租客动态档案建档率，社区服务满意率，组织利润盈亏率等进行统计，并将统计资料和数据传递至品质管理部。
入职要求
1.了解ISO9001：2000原理、方法和内容。
2.了解人力资源及培训管理、行政内勤管理、物资供应管理、文件资料管理、档案管理等工作内容。
3.具有一定的组织和协调能力，能调动思想政治工作部门员工积极性并使其为实现公司及本部门质量目标而作出贡献。
4.具有很强的沟通能力，能处理公司对内、对外各种关系。
5.具有以顾客为关注焦点的意识，确保顾客及相关方的需求得到满足。
6.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专及以上学历，具有三年以上物业管理公司工作经验，并取得物业经理上岗证，年龄25岁至45岁，性别不限。
重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-11
作 业 规 范
行政人事专员岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页

行政人事专员岗位职责
1.对行政人事主管负责。
2.负责及时跟踪公司动态的质量方针和质量目标，按PDCA循环的方式，对公司人力资源实施动态管理。
3.负责根据员工的招聘、录用等，并建立动态管理。
4.负责牵头策划组织对相关方实施考核、验证，并保存记录。
5.与各部门、各服务中心保持密切联系，了解其工作状况及各项需要，并做好协调工作。
6.及时传达公司内部各种文件、通知，落实好上传下达任务。
7.并将统计资料和数据及时传递至品质管理部。

入职要求

1.了解ISO9001：2000内容，深刻领悟人力资源管理对于本公司兴衰存忘的重要作用，能熟练掌握人力资源管理技能的能力。
2.具有对人力资源实施管理的能力。
3.具有对员工考核过程按ISO9001：2000标准要求进行策划的能力。
4.具有较强的组织和协调能力，确保培训的有效实施。
5.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专以上学历，具有三年以上相关工作经验；年龄25岁至35岁之间，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-12
作 业 规 范
培训专员岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页

培训专员岗位职责
1.对行政人事主管负责。
2.负责及时跟踪公司动态的质量方针和质量目标，按PDCA循环的方式，对公司人力资源实施动态管理。
3.负责员工意识及技能方面的培训策划、组织、实施和验证。
4.负责牵头策划组织对相关方实施培训、考核、验证与演练，并保存培训/演练记录。
5.与各部门、各服务中心保持密切联系，了解其工作状况及各项需要，并做好协调工作。
6.并将统计资料和数据及时传递至品质管理部。

入职要求

1.了解ISO9001：2000内容，深刻领悟人力资源管理对于本公司兴衰存忘的重要作用，熟练掌握人力资源管理技能，熟悉员工培训程序、业主/租客培训程序。
2.具有对员工培训和业主/租客培训过程按ISO9001：2000标准要求进行策划的能力。
3.具有较强的组织和协调能力，确保培训的有效实施。
4.其它要求：人力资源管理、物业管理专业大专以上学历，具有三年以上相关工作经验；年龄25岁至35岁之间，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-13
作 业 规 范
文员岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
文员岗位职责

1.负责公司总部各部门各类文件的打字（印）工作，并做好记录。
2.负责公司总部来访接待，做好来访登记，对电话预约的来访要及时告知相关领导或部门人员；对突然来访者，要报告相关领导或部门人员后，再约时安排见面。
3.负责公司总台的长途电话、传真机、总台电脑使用管理，做好使用记录。
4.负责公司行政公文分发至公司各部门/服务中心；负责接收公司各部门/服务中心各种来往信函、传真件，并及时分发至各相关领导或部门人员。
5.负责公司各种会议会前准备工作（如预订会议室、通知与会人员）。
6.负责公司中高层例会、部门例会的会议记录分发至各有关部门。
7.负责公司总部计算机（除财务专用外）、复印机、传真机的关机管理，联系维修，定期保养及及时更换墨粉、复印纸等工作。
8.负责公司总部行政人事部报刊书籍的装订、接收、分类管理工作。
9.负责公司总部各部门/各服务中心文件资料的复印、油印工作，并做好登记。
10.负责按时开启、关闭公司总部行政人事部所有门窗（帘）、空调机及饮水机。
11.负责公司总部行政人事部员工饮用水的订购及更换。
12.负责给公司重要来访客人端茶送水，保持总台接待物品摆放整齐。
13.负责定期更改和打印公司通讯录。
14.负责公司总部打孔机、装订机的管理和使用。
15.负责公司总部人员考勤登记工作。
16.完成上级领导交办的其他工作。

入职要求

1.熟悉办公室的工作，接受过专业的礼仪礼貌知识培训，对物业管理方面的知识有一定的了解。
2.具有较强的计算机操作技能，能熟练的应用办公软件进行文字表格处理。
3.具有良好的语言表达能力，应变能力，亲和力强。
4.其它要求：物业管理、文秘专业等相关专业大专以上学历，有一年以上相关工作经验，工作态度认真、不卑不亢、踏实肯干，年龄最好在21岁至26岁之间，女性为宜。
重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-14
作 业 规 范
资料内勤岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页
资料内勤员岗位职责
1.对行政人事主管负责。
2.负责公司行政人事部各类行政公文（除人事任免）的草拟、送审、登记、保存、归档工作。
3.负责公司外来文件（特指政府部门、上级公司、同级项目部）的收集、传阅、呈批、催办、保存、归档工作。
4.负责公司总部行政人事部各类专业书籍、业务资料的分类、整理及借阅登记按期催还工作。
5.负责接收登记公司内部（各部门/各服务中心）来函，及时分送各相关领导和部门处理并负责催办，最后分类整理归档。
6.负责公司各部门/各服务中心各种合同协议送审、分发、归档、保存整理工作。
7.负责公司工商资料、各类资质证书等机密资料的登记、归档、保管工作。
8.负责公司总部行政人事部所有台式计算机、手提电脑、打印机、复印机、空调机等使用说明书、保修（维修）卡、驱动光盘等资料的登记、分类、整理、归档及借用管理工作。
9.负责对公司各种活动图片、相（影）片、图表收集、分类、整理归档工作。
10..负责装订公司各类文件资料。
11.负责指导各部门/服务中心资料内勤员进行资料和档案管理工作。
12.每月20日定期对公司所有档案集中系统整理、盘查一次。
13.遵守公司保密制度，不散布、传播在工作中接触的公司资料、决策等属保密的事项。
14.负责参与公司拟接管物业的标书或物业方案的策划和制作。
15.完成上级领导交办的其他工作。
入职要求
1.了解职ISO9001：2000内容，熟悉公司各部门职责及工作程序，热爱物业管理内勤工作，熟悉文件资料控制程序，熟悉档案管理工作及相关的法律法规。
2.具有文印能力，档案收集、分整、归档、整理和保管的能力，实施各种物业相关中介服务的能力。
3.具备一定的计算机操作技能，会使用常用的办公软件。
4.其它要求：物业管理、行政管理、法律等相关专业大专以上学历；接受过主管部门正
规的物业管理培训，取得国家建设部颁发的物业管理上岗证；具有两年以上相关工作经验，年龄在23岁至30岁之间，身心健康，性别不限。

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-15
作 业 规 范
库管员岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共1 页
库管员岗位职责

1.对行政人事主管负责。
2.负责公司总部行政人事部所有物品、工具、材料的验收、入库登记并做好实物账的登记工作，负责各服务中心物资物品的调拨管理工作。
3 .严格按照物品领用制度进行办公用品、材料、其它物品的发放、回收并做好登记工作。
4.物品出入库、调拨要及时登记，做到入账及时，入库单、出库单、调拨单等单据当日清理。
5.掌握物品库存动态，负责物品申购计划；
6.负责日常的仓库检查及每月月底各服务中心的盘点工作，并编制月度报表报送公司财务部；
7.做好专用工具的借用、归还、登记工作，严禁私自借用工具及用品。
8.负责仓库环境清洁卫生及安全消防管理工作；
9.完成上级领导交办的其他工作。

入职要求

1.对ISO9001：2000的内容有一定的了解。
2.有一定财务知识和计算机操作能力，具备仓库物资管理能力，熟悉财务盘点、物品盘存的相关流程。
3.其它要求：行政管理、财经等相关专业中专以上学历，半年以上物质、仓库管理工作经验，为人诚实，作风正派，年龄在23岁至30岁之间。

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-16
作 业 规 范
司机岗位职责及入职要求
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页
司机岗位职责
1.负责公司的公务用车。
2.服从调度分配，根据要求执行出车任务。
3.负责车辆的日常维护和保养，注意保持车辆整洁。
4.努力钻研业务技术，熟悉车辆性能，保证车辆随时处于良好状态之中，发现不安全因素，及时排除。
5.加强安全意识，自觉遵守交通规则，保证行车安全。
6 .配合主管部门做好车辆的维修保养和年审工作。
7.严格执行车辆管理规定，节约用油，降低能量消耗。
8.下班后按指定地点停放车辆保管，严禁公车私用。
9.完成公司领导交办的其他工作。

入职要求

1.熟悉各种机动车辆的驾驶技能、交通规则以及重庆交通地形。
2.熟悉车辆性能，保证车辆随时处于良好状态之中，发现不安全因素，及时排除。
3.其它要求：经过驾驶培训，取得相应车辆驾驶证，三年以上机动车驾龄，高中以上学历，年龄最好在23岁至40岁之间。

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-17
作 业 规 范
接待来访管理规定
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 2页
1.目的
明确公司行政人事部接待来访制度，树立企业良好形象，提高服务质量。
2. 适用范围
适用于公司总部行政人事部总台接待工作。
3.职责
公司行政人事部负责来人来访接待工作。
4.工作规定
4.1 保持接待区域的整洁及待客用品（纸杯、茶叶）齐全。
4.2工作期间要穿着工作制服或职业装，仪态端庄，保持良好的精神面貌。
4.3来访人进入行政人事部，接待人员应点头示意或起立，以表示尊重。尽量少让客人久等，否则，应诚恳表示歉意。
4.4及时、准确地记录来访者姓名、单位及来访意图，能解决的问题及时解决。自己不能解决的，应向来访者解释清楚或说明找哪个部门解决，杜绝说“不知道”。
4.5有关人员不在，应礼貌地代为约定时间；如有重要事情，应在“接待记录表”内登记，并及时联系有关人员。
4.6给客人指示方向或作介绍时，不要用一只手指指点点，应手臂伸直，手指自然并拢，掌心向上，身体前倾、眼睛兼顾对方并指示目标。
4.7接待人员不得擅离岗位；如遇特殊情况离岗，必须请其他同事替换。
4.8行政人事部接待的礼貌语言和礼貌动作：
4.8.1客人进门说：您好、请坐、请喝茶、您请看。
4.8.2客人走时说：谢谢、对不起、这是我应该做的、您慢走、再见。
4.9迎接重要客人时，相应的领导、人员要出门等候，不能坐在室内静候。
4.10他人相互交谈时，不要随便去旁听或随意插话。若须打断，应等对方谈话告一段落时，说声“对不起，我打断一下可以吗？”得到允许后再插话。
4.11客人在过道或楼梯间，工作人员不能从客人中间穿过，应先道一声“对不起，请让一下”，待对方移步后再从侧面通过。
4.12送客时，应等客人站起来后同时起身，亲切道别。客人伸手之后再握别。
4.13对一般的客人送到门口，等待客人提出“留步”后方可说：“原谅不远送，欢迎您再来。”返身进门时关门要轻，不能重重一扣。对于重要客人，领导或长辈，应扶送上车，待到车子启动，面带微笑挥手道别，目送车子远去。
4.14接听来电时，应使用礼貌用语，如所找的有关人员在场，应及时通知；如有关人员不在，
重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-17
作 业 规 范
接待来访管理规定
版本：A
修改状态:0
第 2 页 共 2页
可在“接待记录表”内登记主要内容，并负责跟进。
5.质量记录
5.1接待记录表

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-18
作 业 规 范
传真复印打印油印管理规定
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页
1.目的
为规范传真、复印、打印、油印工作制度，明确工作内容，提高工作效率。
2.适用范围
适用于公司行政人事部传真、复印、打印、油印工作管理。
3.职责
3.1行政人事部经理负责监督指导工作。
3.2行政人事部文员负责传真、复印、打印、油印工作。
4.工作规定
4.1受控文件与机密文件资料，必须持有其领导签字的申请单及行政人事部审批的手续，方可复印、油印。
4.2公司员工复印、油印、传真材料，须办理登记手续、审批手续并妥善保存备查。
4.3 严格控制复印和传真数量，非必要材料不予复印和传真。数量多，宜油印的材料不复印。
4.4行政人事部不承接外单位及私人委托的打印、复印、油印传真文件。
4.5打印机、复印机、油印机和传真机由专人保管，定期维修和保养。无关人员未经许可不得操作。
4.6打字、复印室系机要重地，非工作人员未经许可不得入内。
4.7公司总部电话，除总经理批准的电话外，其它电话均须取消长途直拨功能，须打长途电话的部门/人均需填写“长途电话登记表”。
5.质量记录
5.1接收传真登记表
5.2发送传真登记表
5.3受控文件复印申请表
5.4复印油印记录表
5.5长途电话登记表

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-19
作 业 规 范
行政人事部文书处理管理规定
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 2页
1.目的
为使公文处理规范化、制度化和科学化，以提高公文处理的效率和质量。
2.适用范围
公司行政人事部的文书管理工作。
3.职责
行政人事部资料内勤员负责公司公文处理的管理工作。
4.工作规定
4.1公文处理
4.1.公文处理主要包括；公文的形成、办理、立卷、归档和销毁。
4.1.2公文处理的基本原则是：及时、准确、规范、保密。
4.1.3公文种类：通知、通报、报告、请示、函、会议记录等。
4.2公文格式
4.2.1 发文机关标识在公文正上方；
4.2.2 发文字号：包括发文年度、发文机关代号和发文顺序号、按顺序标识下方，如“万怡渝能字[2003]第001号”；
4.2.3公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书写；
4.2.4公文署名，分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明右下方，印章必须与署名相符，盖在单位名称的正中位置。
4.2.5成文日期，一般以领导签发或会议通知的日期为准，亦可以印发时间为准，成文日期要完整写出年、月、日。
4.2.6凡需联系办理的公文，要在公文末下端，标注承办单位、联系人及电话号码。
4.3公文的起草和审批签发
4.3.1 公文起草的基本要求是：
a) 重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，篇幅要简短、结构要严谨，层次要分明；
b)拟稿人必须用方格稿纸拟写，要按公文的文种格式行文，用钢笔或毛笔书写，不得用圆珠笔或红笔书写；
c)文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。
4.3.2公文的审批签发程序为：
行文稿先由行文部门负责人审核签名，再送行政人事部核稿，不属急件，一般不得将文稿
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文件名称
编号：CWBG-19
作 业 规 范
行政人事部文书处理管理规定
版本：A
修改状态:0
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呈送领导；如需会签的，送会签部门审稿，然后由行政人事部将符合要求的文稿送有关领导签发。“请求”、“报告”和对外行文由公司总经理签发，一般例行事务性公文，由分管领导签发，最后由行政人事部编号签字并交打字室打印、其它各部门均不得直接安排打字员打印。
4.4公文处理
4.4.1公文处理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。
4.4.2登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚，以便今后回收和销毁。
4.5分发公文
4.5.1一切外来公函，统一由行政人事部资料员签收、登记并及时分送；
4.5.2根据公文性质和内容，由行政人事部经理提出处理意见，送领导阅示，或根据需要交有关业务部门办理；
4.5.3 凡需业务部门经办的公文，由行政人事部负责催办，并将落实结果报告主管领导。
4.6承办公文是指接受下级单位请示的公文和其它需要批复的公文，以及转发翻印的公文等，承办请示的公文，凡属本公司权限范围内能批复的事项，一般先由业务部门提出意见，经领导审批或会议决定后再批复呈文单位，时限一般不得超过一周，重要事项和重要问题的请示、可直接送领导审阅后批复、时限不得超过三天，承办公文部门要提高办事效率，及时催办和跟踪，避免延误。

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文件名称
编号：CWBG-20
作 业 规 范
行政人事部书籍管理规定
版本：A
修改状态:0
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1.目的
规范书籍管理工作，使书籍管理工作有序。
2. 适用范围
适用公司所购书籍的管理工作。
3.职责
3.1行政人事部经理负责对书籍管理工作的检查指导。
3.2行政人事部资料内勤员负责对书籍编号、归类、登记、保管、借阅等管理工作。
4.0工作规定
4.1书籍的日常管理工作由资料内勤员负责，行政人事部经理负责监管。
4.2资料内勤员将所有书籍进行编号，然后登记在“书籍目录”中，内容包括：编号、书目名称、类别、册数、单价、购买时间、备注等栏目。每次购进新书，需进行编号登记，再办理借阅手续。
4.3资料内勤员按编号顺序将书籍依次排放在安全地点，并注意防潮、防霉、防腐蚀防虫蛀、防火、防盗工作。
4.4资料内勤员每月对书籍进行一次清点，每季度将清点结果记录在“书籍目录”内报行政人事部经理审核参阅。
4.5行政人事部每月底末将“书籍目录”提供给各个部门，供各部门选择借阅。
4.6书籍出库一律办理借阅手续，否则不准出库。
4.7借阅人员到资料内勤员处查阅“书籍目录”，按需要选择书籍，每一次一般不得超过两本，并在“公司资料文件/借阅登记表”中签名并注明借阅时间。
4.8书籍借阅一般不超过15天，超过15天的需要办理续借手续(己被预约借阅的书籍除外)。
4.9借阅人发现欲借阅的书籍已被他人借走，可向资料内勤员预约借阅。
4.10书籍借阅工作必须经资料内勤员办理，同事之间不可相互转借。
4.11借阅人应爱惜公司财产，在书籍中勾画、涂改、撕毁、损坏或因不慎丢失书籍，照价赔偿。
4.12 借阅人应在归还日期前主动将书籍归还行政人事部。经行政人事部两次催交不还的，视为丢失，由行政人事部将扣款项目报财务部，在员工当月工资内按书籍原价的两倍价款予以扣除。
4.13 借阅人将书籍归还，资料内勤员应注销借阅人签名。
5.质量记录
5.1书籍目录
5.2行政人事部资料文件/书籍借阅登记表
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文件名称
编号：CWBG-21
作 业 规 范
办公用品使用管理规定
版本：A
修改状态:0
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1.目的
为明确员工领用办公用品制度，节约办公用品成本。
2.适用范围
公司总部行政人事部领用办公用品的管理工作。
3.职责
3.1行政人事部经理负责对办公用品领用管理工作的监督检查。
3.2库管员负责办公用品领用管理工作。
4.工作规定
4.1办公用品供应采取集中管理、分部门申请、定期供应、尽量选配实用、低中档价格用品的原则。
4.2办公用品的使用应本着节约实用的原则，各部门/各服务中心要按实际工作需要申报，不得夸大，不得虚报，库管员应认真严格审核，避免浪费和虚报。
4.3库管员要经常深入各部门/各服务中心，了解办公用品使用情况，做出合理规定，保障供给。
4.4办公用品定义：办公用品主要包括各种文具、清洁用具等。办公用品的发放由行政人事部具体负责实施。
4.5办公用品的申请领用
4.5.1公司各部门/服务中心全体员工必须本着“节约第一，按需领用”的原则使用和领用办公用品，不得以任何形式和借口多占多领。
4.5.2个人常用办公用品的领用方法原则上采用按职务及工作性质按月领用。领用时需在办公用品领用登记本上签名，注明办公用品的名称、数量等。
4.5.3 公用常用办公用品在领用时需在“办公用品领用登记表”上签名，注明办公用品的品名、数量，并注明“公用”。
4.5.4非常办公用品的领用按照申请购入多少、领用多少的原则发放，领用时必须在办公用品领用登记本上签名，并注明用途。
4.5.5 各部门主管/服务中心主管须建立办公用品实物账，进出物品要登记入账，领用人要签名，以备仓库专管员查验。
4.5.6行政人事部每个月对部门/服务中心的领用情况进行统计，并登记到办公用品账本上。
4.5.7办公用品每月按部门的工作需要进行预算，月末进行盘点。
4.5.8各部门应本着节约、节俭的原则申领办公用品。如未经部门主管同意，发放领用办公用品超过规定数量的，从工资中扣除多领取用品的费用；发现挪用、贪污和浪费办公用品行为严重的，行政人事部将予以严肃处理。
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文件名称
编号：CWBG-21
作 业 规 范
办公用品使用管理规定
版本：A
修改状态:0
第 2 页 共 2页
5.质量记录
5.1.物品领用登记表

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-22
作 业 规 范
公司物资物品盘点管理规定
版本：A
修改状态:0
第 1 页 共 1页
1.目的
规范公司所购物资物品的清查、盘点工作，掌握物资物品分配动态。
2.适用范围
适用于对公司物资物品的盘点工作。
3.职责
行政人事部库管员负责对公司物资物品的盘点。
4.0工作规定
4.1行政人事部物资物品盘点
4.1.1每月底库管员会同财务人员共同清点行政人事部库存物资物品。
4.1.2盘点对象为库存的办公用品、日用品、服装等物品。
4.1.3库管员根据本月出入库单、调拨单等单据核对库存物资物品的数量。
4.1.4 将库存物资物品区分为物料用品、低值易耗品及固定资产，制作月盘点表，一式贰份，交财务一份，自备一份。
4.2各部门/服务中心物资物品的盘点
4.2.1行政人事部库管员每月定时应到各服务中心清点库存的办公用品、工程用品、保洁用品和服装等物资物品。
4.2.2行政人事部库管员应会同各服务中心库管员共同清点。
4.2.3 各物资物品的数量清点完毕，行政人事部库管员与服务中心库管员应在盘点表上签字确认。
4.2.4行政人事部库管员自留一份，以核对下月各服务中心采购申请单。
5.质量记录
5.1入库单
5.2出库单
5.3盘点报告表

重庆万怡渝能物业管理公司
文件名称
编号：CWBG-23
作 业 规 范
公司仓库管理规定
版本：A
修改状态:0
第 1页 共1 页
1.目的
规范仓库管理制度，确保仓库物品完好。
2. 适用范围
适用于公司办公用品、工装的仓库管理。
3. 职责
行政人事部库管员负责入库物资物品的验收、出入库和调拨工作