文件管制程序.docx

1. 目的
建立一套有效且适行于全企业文献管制原则，以到达文献系统原则化，进而提高文献管制效率
对文献的编制、审批、发放、更改、回收、保留、作废灯进行控制，保证有关部门使用有效版本文献，防止失效的文献和资料被误用。
2. 范围
合用于国标组织所规定之质量体系之企业内部文献与数据的管理，以及外来文献和原则的控制。
3. 有关资料
3.1 质量手册（NL -QM-1）
3.2 记录管制程序(NL-HR-QP-1)
3.3 ISO9001:质量体系-规定
4. 定义
4.1 文献：信息及其承载媒体
4.2 文控：质量文献管理师（简称DCC）及各部门指定文管
4.3 文献架构根据管理体系分为四阶：
第一阶：质量手册（QM）
第二阶：程序文献（QP）
第三阶：操作规范、原则及技术文献（WI）
第四阶：记录、表单（QR）
4.4 文献分类：
4.4.1 内部文献：企业所制定之文献
4.4.2 外来文献：分两类
A类：客供图纸、原则、技术资料
B类：法律规定、行政文献、国家先进原则、国标、行业原则等。
4.5 文献等级：
4.5.1 机密文献：文献内同波及产品价格、材料价格、客户项目、产品设计线路图等有关管制性文献由主办单位宣布器为机密性文献的。
4.5.2 一般文献：除以上列机密性文献外，均列为一般文献
4.6 文献以其管制性可辨别为：
4.6.1 管制文献：机密文献及对质量体系发生影响之文献均列为管制文献
4.6.2 非管制文献：非生产用途且与质量无关之文献列为非管制文献
4.6.3 参照文献：盖“参照文献”章印的文献
5. 作业程序与权责
5.1 权责：
5.1.1 质量部：
5.1.2 技术部：
5.1.3 销售部：负责搜集、管理客户提供外来文献
5.1.4 各部门：负责本部门ISO文献的编制、修订及管理
5.2 文献编码原则
5.2.1 质量手册编码：
企业代码---阶层--- (版本)
5.2.2 二阶三阶文献编码：
企业代码---部门代码---阶层—序号
5.2.2.1 企业简称：NL
5.2.2.2 部门代码表：
部门
代码
总经办
GD
销售
SD
技术部
TD
财务
FD
采购
PD1
生产
PD2
品质部
QE
计划部
MP
仓储部
W/H
人事行政部（人力资源部）
P/A（HR）
项目部
PD3
战略发展部
SR
5.2.3登记表单编码原则
部门—表单类型—记录流水号—序号-版本
如10月25日第三起品质来料异常
QC—INYC-151025-3-1
5.2.3 外来文献编码原则
代号—年份—序号
代号统一以ED表达
列如：ED-15-1（搜集第一份外来文献）
5.3 程序文献符号定义
处理程序
决策确认
传送或环节走向
终止
规定流程图制作时次序为从上到下，从左到右：所有有关作业均有对应责任部门。
5.4 原则表单格式
位置
项目/权位
阐明
页首
表头：企业名称
国立光电科技股份有限企业
左侧：主题
文献名称
右侧：文献编码
参照文献编码规格
右侧：
该页之页序
右侧：
文献版本，为英文字母A,B,C
页中
内容部分
参照4
页尾
页底注记：所有权宣布
固定格式
5.5 内容格式
位置
项目/权位
阐明
1.封面
文献的基本信息及修订权限
见附录一
2.目录
文献分节章页

3.修订履历
修订内容
摘要论述该版本修订内容（见附录二）
4正文
1.目的
阐明撰写该文献的重要目的
2.范围
阐明该文献使用范围
3.名称解释
讲解文献中所提及不为有关作业人员所熟知的名词或专业术语
4．参照文献
列出该文献所提列的作业参照使用的文献的名称及编号（先名称后编号次序）
5.职责
阐明文献内容所提及各项作业有关执行单位的权责

6.作业流程与内容
阐明各项作业的流程，及详细论述作业内容与应注意事项。对于其他文献中已定义的相似作业，可以在本文献中已“参与***文献的方式处理。

7有关表单
该文所定义的作业波及需要的表单名称

8.附件
文献中提及参照附件
5.5其他格式
5.5.1 文字格式
位置
字体规定
表头
宋体正文小二
文献标题/名称
宋体正文三号
封面其他文字
宋体正文小三
正文
宋体正文小四
文献页面设置
上/左2cm 下/右1.8cm
页眉页脚
以参照参照范本为准
文献附图或附件字体
不做规定，根据需求例外处理

5.5.2，若有中/英文版本并列者以先中文后英文的方式撰写之。
5.5.3标题符号采用阿拉伯数字，缩排方式展开，且标题符号后需空一格再写文字。
5.5.4文中所引用参照文献名称均需用书名号《》标示
5.5.5行与行之间的行距必须一致
5.6 文献审核/同意及会签作业：
5.6.1文献审核/同意权限：文献在发行之前，应又权责人审核期适切性
第一阶文献：审核：管理者代表
核准：总经理
第二阶文献：审核：分管总监
核准：管理者代表
第三阶文献：审核：部门主管/经理
核准：分管总监
5.6.2 文献会签作业：拟案单位送审文献时，文控根据文献做波及之范围，给有关部门电子会签，若文献权责单位较多，由文控组织个权责单位，以会议的形式进行文献评审，根据到达一致后，再进行纸本的权限签核。
5.7 文献制定、发行、变更、作废及废止
5.7.1 文献的制定：由拟案人想文控申请文号，然后将制定好的文献交由文控进行会签，会签完毕后由文控发文。如附件三《文献定制流程》
5.7.2 文献的发行：文控将会签完的纸本，再次同电子档确认无误后，在封面加盖“受控”印章，同步更新《文献汇总/回收/销毁登记表》，其文献正本保留于文控中心。发放给需求单位之文献为文献的影印本，封面加盖红色“受控”印章，且将发放记录记录于《文献分发/补发签收登记表》
5.7.3 四阶登记表单都需要文献附带出，不能行成单独文献。有关登记表单管理参见《记录管制程序》
5.7.4 发放至各部门的管制文献由各部门文员归档、保管，不得私自打印、复印，文献保留应保证对的、清晰、轻易识别和检索
5.8 文献变更、修改
5.8.1 文献与现况不符，可提出修变化更文献，经同意后按《文献变更修改流程》执行
5.8.2 若文献只有四阶表单修正，不影响该文献内文，则文献不需要跳版本，但表单自身需要跳版本，且对所有旧表单进行回收，发放新表单。
5.9 文献补发：各使用单位若将文献遗失，需填写《文献申请表》再经部门主管同意后，向文控申请补发。参见《文献补发流程》
5.10 文献回收、作废、销毁：
5.10.1 文献回收及作废：文献一经变更发行，旧版文献则失效，文控将收回所有旧版文献，并记录于《文献汇总/回收/销毁登记表》中，对回收的旧版文献，文控将集中的销毁处理。见《文献回收、作废、销毁流程》。对正版的旧版文献，文控作永久性保留，以便后续翻查
5.10.2 文献废止：当文献不在合用于我司是，对文献废止，但废止之文献编号还需列管，不可反复使用，废止之文献需改上“作废文献”及“参照文献”章。参见《文献回收、作废、销毁流程》。对正版废止文献，文控作永久性保留，以便后续翻查。
5.11 文献管控
5.11.1 管制文献：管制文献不得随意复制、携出。若有需求或因客户提出规定则需求单位向文控申请，经管理代表核准后，文控与复制件上加盖“参照文献”章后方可携出。
5.11.2 机密文献：其保管单位需由主管级以上专人负责，以贯彻机密文献管制。
5.11.3 外来文献：
5.11.3.1 A类外来文献由销售部以《客户财产管制程序》管控，且负责其文献有效性的审查。电子文献规定注意备份、防毒、存取的管理。
5.11.3.2 B类外来文献由文控负责其有效性审查、识别，并加盖“外来文献”章保管，并记录于《文献汇总/回收/销毁登记表》，有需求之部门按《文献发放流程》进行申请。失效的外来文献需要作参照使用时，文控加盖“参照文献”印章，进行识别，并由文控保留。
5.11.3.3 合用的外来文献（如：信息、制度、规定、原则等），其内容若经有关部门确定需转换为内部文献时，由文控按其内部文献进行管控，各部门按其需求进行文献申请。
5.11.3.4 销售部负责企业A类外来文献有效性审查，文控负责B类外来文献的有效性审查，保证使用的外来文献为最新版本。
5.11.3.5 部分失效外来文献需要做参照使用时，文控盖“作废”、“参照”印章，由文控保留
5.11.4 技术文献
5.11.4.1 A类技术文献是指我司的产品原则、产品名称术语及产品开发资料。
5.11.4.2 B类技术文献是指技术部编制的产品纸板图样和根据产品做的工单二编制生产工艺、排料图及目前物料清单（BOM清单）。其中排料图示根据实际需要时而提供的指导性文献，其他均未必须执行文献。
5.11.4.3 C类技术文献是指样品资料。是技术部根据销售部下达的产品样品做工单、顾客资料，在样品制作过程中形成尚未确定的内部技术资料，包括产品电脑图样、样品工艺、产品用料和用工估算资料。其作用：一是提供对销售部报价参照；二是为生产企业估算成本根据。此类技术文献以样品做工单编号便于追踪标识。
5.11.4.4 技术文献由技术部专人统一进行管控。
5.11.5 文献使用单位：
5.11.5.1 各部门之文献需要用《文献汇总/回收/销毁登记表》，并保证所用之文献为最新版。
5.11.5.2 各部门之文献需妥善保留，对的运用，分类整顿
5.11.5.3 各部门文员规定及时更新《文献汇总/回收/销毁登记表》，并保证所使用之文献为近来版。
5.11.5.4 文献学习：文献发放后，由部门主管级以上人员组织本部门人员对文献内容进行培训或传阅学习；
5.11.6 国立光电有关原则发至供应商、外发商：
5.11.6.1 电子版：需求部门向文控申请转换为PDF档的ISO文献；
5.11.6.2 纸档：需求部门向文控申请盖有红色“参照文献”印章的ISO文献
5.11.6.3 接洽部门需及时将国立光电改版后有关质量原则传至供方，当接受新的文献或文献变更时在六个工作日内告知厂商。
5.12 文献作业流程
5.12.1 文献制定流程（附件三）
5.12.2 文献发放流程（附件四）
5.12.3 文献变更、修改流程（附件五）
5.12.4 文献补发流程（附件六）
6.附件
6.1 文献封面/内文表格
6.2 文献变更记录/申请表
6.2 文献汇总/回收/销毁登记表
6.3 文献分发/补发签收登记表
6.4 文献申请登记表

附件一 文献制定流程会　　签
作业流程
责任单位
备注
制定/有关单位
NO→退回原编制单位重新修订
核　　准
文控
申请文献编号
编制人向文控申请文献编号
依文献签核权限5.6.2
检查纸档文献与其电子档文献一致
YES
NO
签核完的文献保留质量部文控
文献审查无误,依需求单位进行发文，如文献发文流程5.12.3
文控
文控
拟案单位
拟案提出
文献发文
文献审查
OK
NO
NO
OK

附录二文献发放流程

作业流程
责任单位
备注
文献发文
文献汇总/回收/销毁登记表
表单填写
填写汇总表
于封面盖管制
文献“发文章”
影印文献
依需求单位之申请决定
影印份数
文献对的性(编号、版本、内容、签核)
文献分发/补发签收登记表
文献审查
各单位文献控管人员
文控中心
如为变更版,则需于发文时
同步执行回收旧文献
质量部文控
文控
文控
文控
收文单位
文控

文献分发、签收

附件三 文献变更更改流程会　　签
作业流程
责任单位
备注
编制单位
有关单位
由原编制人向质量部文控申请文献之WORD档
核　　准
依5.12.2 文献发文流程
1.依原文号
2.变更文献版本
3.于封面简述新.旧版差异
各部门
文控
拟案单位
YES
检查纸档文献与其电子档文献一致

文控中心
文献修改

NO
变更案提出
NO→退回原编制单位
NO
依文献签核权限
5.6.1
NO→退回原编制单位
变更版发文
文献审查
NO
OK
OK

附件四 文献补发流程作业流程
责任单位
备注
收文 or 使用
单位
文献遗失单位以《文献申请表》向质量部文控申请
影印文献
文控
文控
于封面盖管制
文献“受控章”
章
申请文献补发
收文单位
文控
收文单位
文献分发、签收
依需求单位之申请决定
影印份数
文献分发/补发签收登记表

附件五 文献回收、作废、销毁流程回收旧版本
作业流程
责任单位
备注
文控
依《文献汇总/回收/销毁登记表》回收份数
汇总至文控
文控
文控
文控
变更版发行
集中销毁

质量文献发放登记表
序号
文献名称
编号
发放号
版本
发放记录
回收记录
部门
签收
日期
份数
部门
签回
日期
份数

质量文献更改申请表
文 件 名 称

编 号

版 本

更改位置、内容及原因：

更改后内容：

受此影响引起的其他更改文献名称：

申请人： 日期：
所在部门意见：

签名： 日期：
审批部门意见：

签名： 日期：

国立光电科技股份有限企业
文献变更登记表

文献名称
文献编号

页数

文献变更记录
序号
现版本
变更内容摘录
变更凭证
生效日期
修改人
同意
1
A/0
第4.1.1条.*****修订为*******
***客户投诉8D汇报系统防止内容
.

质量文献销毁申请表
文 件 名 称

编 号
版 本
份 数

销毁原因：

申请人： 日期：
所在部门意见：

签名： 日期：
文献保管部门意见：

签名： 日期：
总经理意见：

签名： 日期：

文献销毁登记表

文献名称
文献编号

版次

文献变更记录
序号
版次
销毁原因
销毁凭证
销毁日期
同意
备注
1
A/0

封面格式
国立光电科技股份有限企业（宋体正文小二）
协议审查程序（宋体正文三号）

编 制：
审 查：
批 准：
生效日期：
文献编号：
版 本：
主办单位：
字体为宋体正文小三

本手册未经管理者代表同意，不得复印；手册若须受到更改控制，则必须加盖红色受控印章，后来此手册每次更改时，都须将旧版本收回，更换为最新版本。

（受控印章）
会签表
发文部门

发文编号

文献名称

文献编码

会签内容
文献内容概述

部门意见
**部意见

**部意见

**部意见

**部意见

**部意见

审批