职位分析与岗位说明书编制方法.doc

职位分析与岗位说明书编制指引
一、什么是职位分析
职位分析也称为工作分析，是人力资源工作的一个最基本的方法和工具。
职位分析是一种系统地收集与职位有关信息的过程，是对组织中各工作职位的岗位设置目的、岗位职责、岗位工作内容、工作关系、工作环境、工作特征以及对完成此工作员工的素质、知识、技能等要求进行调查后并进行客观描述的过程，工作分析的结果是编制出《岗位说明书》。
二、为什么要进行职位分析
职位分析是人力资源管理的基础性工作，是企业人力资源管理体系建设的第一步。职位分析对人力资源其它模块有非常重要的依据作用，具体表现在：

职位分析
岗位说明书
招聘录用
职位评估
人员定编
目标管理绩效考核
职业生涯规划
人员培训人员开发
晋升考核

★职位分析是进行招聘录用的前提和基础
在招聘新员工之前，招聘条件的确定、任职资格的分析都是依据工作分析做出的。
★职位分析评估的基础
职位评估直接得出职位等级，这个指标和薪酬、分配相关联。
★职位分析是人员定编的基础
一个组织需要多少人，为什么要设这些岗位，都要建立在工作分析的基础之上。
★职位分析是进行目标管理和绩效考核的依据
衡量一项工作的具体指标需要在工作分析当中进行体现。
★职位分析是进行人员培训与人员开发的依据
在制订培训方案的时候，要看方案是不是围绕着职位“应知应会”的内容来设计，依据也是工作分析。
★职位分析是进行职业生涯规划的内容之一
在职业生涯规划当中，常常需要考虑：一个职位可以转换到哪个职位，这个职位可以晋升到哪一个职位，这些在工作分析当中都会涉及。
★职位分析也是晋升考核的依据
员工职位晋升考核时所依据的素质要求、能力要求等，都是职位分析提供的。
三、职位分析的内容
职位分析的内容包括岗位基本信息、工作说明和任职资格三大部分；其中，工作说明和任职资格是最核心的内容。
岗位基本信息是对岗位名称、所在部门、岗位任职者、任职期限、上一级岗位及其任职者等进行客观描述。
工作说明旨在客观准确地对职位相关要素进行描述，是针对职位的，通常包括该职位的工作主要职责、工作主要内容、完成工作所需要的职权、在履行工作时与其他职位发生的工作关系和工作条件等内容，这是管理规范化的基础，任何一个新入职者都可以通过工作说明来了解这个职位。
任职资格是对能胜任职位者所具备特征进行客观描述，是针对任职者的，通常包括任职者基本特征（包括年龄、性别、学历、专业、性格等）、工作经验要求、工作技能、任职前需要的培训以及可能的特殊要求（例如本地户籍要求）等内容。通过任职资格的描述，企业可以把人和职位进行合理的匹配。
四、职位分析流程
职位分析的对象是组织中人的工作，因而就必须从以下几个方面来分析：
1.组织的任务、职位的目标：分析所考察职位在组织价值链中的位置以及其所承担的目标，这是组织所赋予的任务；
2.工作所要解决的问题：即工作中所要完成的事件（事情）；
3.完成工作的人：即职位的担当者。职位担当者的素质、能力与资格决定了组织目标和工作任务的完成程度与质量。
通过以上三方面的分析，首先应明了组织赋予的任务、工作所要解决的问题以及任职者的能力；然后进行工作分析，即目标、人、事的具体结合，这是职位分析的关键所在。最后，职位分析的结果，形成岗位说明书、评定职位价值。
职位分析流程图：
公司战略及目标
组织结构图
部门职责
业务流程设计与重组
目标－人－事结合
定岗定编等
岗位职责
岗位调查
人的素质、能力与资格调查
岗位说明书
职位价值评定

五、岗位说明书编制方法
职位分析的成果就是岗位说明书。为规范管理、统一格式，各单位要按照人力资源中心提供的模板、范例编制岗位说明书。
编制方法如下：
1、 基本情况描述：在《岗位说明书》最上端。“部门名称”填写所在部门的名称（如销售部、财务部、人力资源部等），“岗位名称”，填写指示岗位工作性质和内容的名称；“岗位人员”，由该岗位任职人签名；“任期”，填写任职期限；“上级岗位”，填写该岗位的上一级岗位名称；“上级姓名”，填写上一级岗位任职者姓名；“批准”，由上一级岗位任职者签字。
2、 岗位定位：描述岗位存在的理由、限度和目标。存在的理由，即为什么而设此岗；限度，工作的依据是什么；目标，应该达到一个什么样的目标。模式如下：
为了……
在……
达到……目标
例：为了满足公司人才需求，在公司人力资源政策指导下，招聘、选拔人才，做好试用期员工的服务与管理工作。
3、 工作关系图：图示岗位的工作内容。包括三部分，“公司外部”，填公司外部的工作对象；“公司内部”，填公司内部非本部门的工作对象；“部门内部”，填“定一级，看一级”图示，填入直接上级和间接下级，或直接下级和间接下级，没有的不填。
4、 职业发展路径：描述该岗位的职业生涯发展基本途径。如：人事专员→人事主管→人事经理。
5、 素质要求：描述完成目前岗位工作的最低要求，即任职资格。
教育程度：填写最低要求的专业和学历；
经　　验：填最低经历过的工作性质和年限等；
特殊知识：指与业务紧密联系的业务和专业知识；
技　　能：指完成工作必须的管理能力和业务能力等；
其他要求：指岗位的特殊要求。
6、工作与责任：描述岗位的工作内容、绩效标准和职责，分别填写具体工作内容、工作绩效衡量标准及责任范围三个方面。
工作内容：包括三个要素，即标题、工作行为的顺序排列、所要达到的结果；
衡量标准：表示衡量工作行为、内容、结果的绩效标准；
责任范围：表示是独立负责，还是指导他人工作，还是协助别人或与人合作。
岗位说明书（模板）
部门名称： 　　　　　岗位名称： 岗位人员：
任期：
上级岗位： 上级姓名： 批准：

岗位定位：（岗位存在的理由，限度和目标）

工作关系图： 部门内部

看一级

定一级

公 公
司 司
外 内
部 部
定一级

看一级

部门内部

职业发展路径：
素质要求：（履行本岗位职责必须的教育程度、经验、特殊知识、技能）
教育程度：

经 验：

特殊知识：

技 能：

其他要求：

责任和工作
序号
工作内容
标题
主要工作行为顺序排列
所要达到的结果
衡量标准
责任范围
独立
指导
配合
1

2

3

4

5

6

7

8

岗位说明书（范例）
部门名称：人力资源中心 岗位名称：人事经理 岗位人员：
任期：
上级岗位：人力资源中心主任 上级姓名： 批准：

岗位定位：（岗位存在的理由，限度和目标）
为了适应公司战略规划及业务发展需要，在人力资源中心主任指导下，结合公司人力资源中期发展目标，做好各项人事基础管理事务的统筹、计划、安排、组织，并对公司各个部门和全体员工提供全方位的服务、支持和相关情况分析，提升人力资源服务与管理的水平，保障业务需求和员工需求。
工作关系图： 部门内部
总裁

看一级
人力资源中心主任

人才交流中心

招聘媒体

定一级
人事经理
公 公
司 司
外 内
部 定一级1人 部
人事助理

公司全体员工

公司各部门

看一级x人
员工

部门内部

职业发展路径：人事经理→人力资源中心副主任→人力资源中心主任
素质要求：（履行本岗位职责必须的教育程度、经验、特殊知识、技能）
教育程度：
大学本科或以上学历，人力资源相关专业。
经 验：
5年人力资源经验，3年以上大中型企业人力资源主管相关工作经历，熟悉人力资源各个管理环节的具体工作和行业相关工作背景。
特殊知识：
系统掌握人力资源专业知识，了解房地产行业知识，熟悉《劳动法》、国家现行人事制度和劳动保险政策。
技 能：
具有良好的语言、文字表达能力和公文写作能力；具有较强的沟通、协调和人际关系处理能力；掌握员工招聘甄选的方法和技巧；具有较强的适应能力，能在短时间内适应新的工作环境；熟练使用WORD、EXCELE、PPT等办公软件。
其他要求：
做事严谨、细致、有序，具有较强的亲和力，随时能够接受环境、工作挑战的心理承受能力。

责任和工作
序号
工作内容
标题
主要工作行为顺序排列
所要达到的结果
衡量标准
责任范围
独立
指导
配合
1
人力资源的招聘与配置
1、 按照公司整体人力资源需求，制定年度人力资源招聘计划并具体组织实施。
2、 有效组织招聘活动，按照既定组织架构和各部门各职位工作分析来招聘人才，满足公司运营需求。
3、 在人员招聘与配置过程中，对各部门的人力需求进行必要的分析与控制。
4、 维护现有招聘渠道，拓展新的招聘渠道，提高招聘工作效率。
5、 适应公司目前正处在发展阶段和变革时期，人事招聘与配置工作做到：满足需求、保证储备、谨慎招聘。
招聘及时率、调配及时率、渠道拓展情况
独立、指导
2
职位分析
1、 确定职位调查项目和调查方法，搜集职位分析的基础信息，提交公司职位分析方案。
2、 公司各职位分析详细资料，分部门交各部门经理提出修改意见，修改完成后汇总报请公司行政人事总监审阅后备案，作为公司人力资源战略规划的基础资料。
职位说明书编制成果
配合、指导
3
社会劳动保险
1、 根据国家政策和公司制度为员工办理劳动保险，注意政策执行和公司实际状况的结合。
2、 严格遵守公司劳动保险缴纳比例基数为员工交纳社会劳动保险金。
3、 准确及时办理上缴、停缴，帮助员工办理享受各项保险待遇的必要手续。
4、 提供每位员工有关个人享受各项劳动保险的政策咨询，为员工提供专业化和高效率的服务。
体系完善情况
独立、指导
4
建设人力资源数据库
1、 建立、更新员工花名册、员工流动表。
2、 统计、分析员工增减情况、人力资源变动情况、人力资源构成状况。
3、 每月向行政人事总监报告以上情况，随时根据各部门需求提供人力资源信息。
数据的准确、及时
独立、指导
5
劳动合同管理
1、 负责劳动合同管理，严格执行《劳动法》和公司劳动合同管理办法。
2、 办理员工与公司的劳动合同签定和解除、续定，提供劳动争议方面的专业咨询和服务。
3、 主动追踪劳动合同执行情况。
合同规范可行、合法化
独立、指导
6
员工手册
按照人力资源规划总方针组织编制《员工手册》，将基本劳动保险、医疗待遇、年休假规定等有关福利政策以及公司的人事规章制度整理汇编成册体系。
报审后出台、内容完备
独立、指导
7
薪酬管理
本着“对内体现公平性，对外具有竞争力”的原则，参与公司的薪酬设计和薪酬管理的规范工作。
1、 建立健全薪酬管理制度；
2、 参与薪酬体系的建设，并配合职位评估、薪酬调查、数据整理分析工作；
3、 检查审核常规薪酬操作，有效管理。
提交工作成果调查报告
配合
8
员工福利与激励
1、 计划设立福利项目：员工生日庆生会、每季度管理职员聚餐会、婚嫁礼金、厂庆礼金、年终（春节）礼金等。
2、 激励政策：月（季度）优秀员工评选与表彰、年度优秀员工评选表彰、内部升迁和调薪调级制度建立、员工合理化（提案）奖、对部门设立年度团队精神奖、建立内部竞争机制（如末位淘汰机制）等。
3、 项目与激励政策的具体制订，并报公司董事会审批，通过后进行有组织地宣贯。
4、 信息向公司反馈，根据调查结果和公司领导的答复对公司福利政策、激励制度再行调整和完善。
方案报审后实施
独立、配合
9
人员流动与劳资关系
1、 人员流动控制：正式员工（不含试用期内的因试用不合格或不适应工作而离职人员）年流动争取控制在10%以内，保证不超过15%。
2、 劳资关系协调处理：完善公司合同体系，除《劳动合同》外，与相关部门一些职员签定配套的《保密合同》、《培训合同》等，规避劳资关系纠纷。
人员流动分析报告
独立、指导
10
建立公司内部沟通机制
1、 员工晤谈：主要在员工升迁、调动、离职、学习、调薪、绩效考核或其他因公因私出现思想波动的时机进行，平时也可以有针对性地与员工进行工作晤谈。目标标准为：每月晤谈员工不少于5人次，并对每次晤谈进行文字记录，晤谈掌握的信息必要时应及时与员工所在部门经理或总裁进行反馈，以便于根据员工思想状况有针对性做好工作。
2、 建立总裁信箱。员工可对公司建设各个方面、公司内部每个工作环节提出个意见和建议。每周开箱一次，收取员工的信件，对投递信箱的员工信件不做特殊要求。提倡署名但不反对匿名。对总裁根据员工反映问题和意见交人力资源部处理时，做到处理及时、反馈及时。
每月固定沟通次数，对员工反映的问题、意见处理及时、反馈及时
独立
11
本岗位计划管理
1、 依据岗位职责，制定年度、季度、月度、周计划；
2、 对年度、季度、月度工作进行总结，定期汇报并提交规定的报告、报表、总结等文件；
3、 定期向人力资源中心主任述职。
按规定定期上交计划、报告和总结，定期述职
独立
12
对下级进行指导和培养
1、 根据各员工岗位、职责的不同，制定工作规范。
2、 对下级的工作进行指导、考核，提高其工作绩效。
3、 制定员工培训计划并实施，提高其专业技能和业务素质。
员工工作绩效、培训计划完成情况
独立