行政部员工手册.docx

行 政 部 员 工 手 册

工作内容：以辅助高管为核心，行使人事管理、维持日常办公秩序、协调各部门

工作、承担执行公司规章制度及工作指令的义务。

工作权限：
职责1
对员工的办公用品发放不合理处有决定权

职责3
依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权

职责4
对公司的环境卫生有要求相关部门整改的决定权
职责5
对公司的公用物品有决定借用、使用权

职责2
依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力

u 前台接待管理

一、前台专员岗位职责
职责1
服从行政主管的领导，按规定的程序与标准向家长提供一流的接待服务

职责3
负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档

职责4
负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存

职责5
完成部分文件的打印、复印、文字工作

职责6
负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养

职责7
维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养

职责8
对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见

职责9
完成领导交办的其他或临时工作

职责2
熟练掌握公司概况，能够回答家长提出的一般性问题，提供常规的非保密信息

二、接听电话的技巧及规定

1.接听电话是前台的主要工作之一，接听电话要使用文明用语，语言应亲切、简练、礼貌、和气，体现出亲和力，给每一个来电者良好的印象。请记住，我们的一言一行都代表着公司的形象。

2、前台的每一个来电内容都必须进行登记

前台来电日志表

日期
来电人姓名
来电事由
处理结果
备注

3.前台来电转接流程
开始
拨通电话
结束

①听到电话铃响
②拿起话筒接听
③倾听来电事由
明确被访人在否
④ 处理
范围内
范
围
外
⑤转接
接电
在单位
不在
⑥告知情况
⑦留言记录

4.前台来电处理流程
电话接通，礼貌招呼
开始
问明来电事由
电话处理
结束
电话留言记录
电话记录归档

二、来访者接待技巧

1、对来访者要热情接待，要认真倾听来访者的叙述，如未能及时有效地解决，

应做好相应的记录并跟进落实。

2、家长咨询登记表
环球雅思青少儿国际英语咨询登记表
出生日期
姓名
家长姓名
联系电话
咨询方式
咨询内容
接待人
上课时间要求
其他
电
访
自身程度
预学课程

u 行政专员岗位职责
职责1
负责全公司资料、信息管理等日常行政事务管理工作

职责3
组织协调各部门人员进行义务劳动或其他紧急性临时工作的完成

职责4
负责职员人事档案建立和管制，及时更新职员通讯录
职责5
负责办理公司职员任免、升迁、解聘、奖惩等事项
职责6
负责对前台岗位的管理
职责7
负责公司整体形象、办公环境、绿化植物的管理
职责8
编制公司行政管理的各项规章制度并监督执行
职责9
组织办公用品的购买、登记、发放和管理
职责10
职责11
负责各部门的考勤管理工作，并对各部门的考勤情况进行汇总统计
职责2
负责公司会议组织、记录及记录归档工作

负责员工人事资料的建立、维护和及时更新
职责12
职责13
及时统计学员信息，保证学员信息的完整性和准确性

与公司内部各部门进行良好的沟通与协调，处理好各部门之间关系，确保公司各项工作正常开展

对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质
职责12
职责11

一、办公用品管理

负责公司办公用品的采购及保管、领用工作，做好物品出入库登记，合理控制公司办公费用的支出，杜绝资源浪费。相关制度如下：

1、办公用品原则上由公司统一采购，如有特殊情况，可在填写“办公用品购买申请书”的前提下进行采购。

2、办公设备、设施由采购员、保管员进行物资清点验收、交接（含发票、说明书、保修卡等），并在交接清单上签字。

3、办公用品的保管、发放由公司行政部指定专人负责。

4、办公用品保管员要根据办公用品库存量情况以及消耗水平，确定采购数量。

5、办公用品采购后，物品管理员按物品种类、规格、等级、存放次序，分区存放，不得混乱堆放，必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。

6、领用办公用品需填写“办公用品领用申请单”，由办公用品保管员在每周五14:00—15:00按清单统一发放，其余时间一般不办理办公用品的领用手续（特殊情况除外）

7、领用白板笔、圆珠笔、笔芯需以旧换新。

8、办公用品的发放应作登记，并履行签字手续。

9、办公用品管理部门及人员应恪尽职守、坚持原则、照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于易耗品（如白板笔、圆珠笔等），明显超出常规的申领，领取人应作出解释，否则保管员有权拒领。

10、员工领用的办公设备、设施，做到“谁领用，谁保管，谁负责”，属人为因素造成的损坏或丢失，由当事人或当事人所在部门负责，按购买金额全额赔偿。

11、公共部分的办公设备、办公设施，人人有权利使用，有权利保管，有义务爱护。属人为因素造成的损坏，由当事人负责赔偿。

办公用品购买申请表：

办公用品购买申请表
日期
物品名称
用途
规格/要求
数量
申购人姓名
备注

物品领用申请表

办公用品领用申请表
日期
领用物品
用途
数量
申领人姓名
备注

二、督察公司职员的考勤、请休假等事项

1考勤管理制度：

按规定的时间上、下班，迟到或早退的会做出相应的处理并扣除全勤奖。因事因病不能上班的必须按手续请假，请事假的应先经批准。如果事前未经批准而未能按时上班，均视为旷工。旷工三天以上者作擅自离职处理。每年请假超过15天的，取消各种奖励及评选优秀员工资格。
迟到/早退细则：
l 迟到/早退0—10分钟，扣5元/次
l 迟到/早退10—20分钟，扣10元/次
l 迟到/早退20—30分钟，扣20元/次，本月累积2次以上按事假半天处理。
l 迟到/早退30分钟以上，按事假半天处理。

如实签到，不能让他人代打考勤卡，一经发现，双方各扣200元，累积发现三次以上者（含三次），扣发一个月工资。

当日忘记打考勤卡，须在当日到部门主管处签卡，否则视为旷工。

2.每月5号前把员工的出勤情况登记在“员工考勤登记表”。

员工考勤登记表
填表日期：
姓名
所属部门
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
月 日
星期一
星期二
星期三
星期四
星期五
星期六
星期天
上班时间
下班时间
上班时间
下班时间
上班时间
上班时间
上班时间
下班时间
下班时间
上班时间
上班时间
下班时间
上班时间
下班时间

迟到：
早退：
请假：
年度考勤汇总表
填表日期：
姓名
所属部门
出勤
天数
应出勤天数
请假（天数）
迟到、早退
备注
事假
病假
婚假
产假
其他
迟到累计时间
早退累计时间

员工请假申请单

姓名

所属部门

填表日期

请假类别
□事假 □病假 □婚假 □产假 □丧假 □其他（请注明）
请假事由

请假时间
年 月 日～ 年 月 日
部门意见

u 清洁卫生管理流程

一、 保洁人员岗位职责：

职责1
按照公司目标和规章制度，组织各项清洁服务工作的具体落实
职责3
保质保量地完成负责区域内卫生，保证区域内及周边环境处于清洁、卫生状态
职责4
负责专用清洁设备的使用，并定期检查、保养、清洁机械设备
职责5
领导交办的其他工作
职责2
按照清洁程序搞好区域内卫生保洁工作

二、清洁卫生管理流程

结束
是
资料存档
审批
形成清洁卫生标准
②执行清洁卫生标准
审批
给予处罚
否
①制定清洁卫生标准
③定期检查卫生状况
填写卫生状况检查表
④卫生状况评价
开始

卫生状况检查表

检查项目
良好
一般
较差
缺点事实
改善项目
着装

风扇/空调

门

窗

地板

桌椅

办公用具

卫生间

其他

附：员工工作制度：

为加强公司的规范化管理，维护正常的工作秩序，特制定本制度。

一、考 勤 管 理 制 度

1、按规定的时间上、下班，迟到或早退的会做出相应的处理并扣除全勤奖。因事因病不能上班的必须按手续请假，请事假的应先经批准。如果事前未经批准而未能按时上班，均视为旷工。旷工三天以上者作擅自离职处理。每年请假超过15天的，取消各种奖励及评选优秀员工资格。
迟到/早退细则：
l 迟到/早退0—10分钟，扣5元/次
l 迟到/早退10—20分钟，扣10元/次
l 迟到/早退20—30分钟，扣20元/次，本月累积2次以上按事假半天处理。
l 迟到/早退30分钟以上，按事假半天处理。

2、如实签到，不能让他人代打考勤卡，一经发现，双方各扣200元，累积发现三次以上者（含三次），扣发一个月工资。

3、当日忘记打考勤卡，须在当日到部门主管处签卡，否则视为旷工。

二、员 工 工 作 守 则
1、上班时间不做与工作无关之事，不得用办公电话、电脑处理私事。

2、员工因失职或违反中心规定而发生事故的，要追究责任，并根据情节轻重做出相应责任事故赔偿处理。

3、严格按规定课程表上课，不得擅自更改课程，教学教具要准备充分，熟悉教学内容及目标，不得私自停课和调课、合班。

4、在执行上级主管安排的任务时不应有抵触情绪，不推诿或延迟；服从管理、调遣，因特殊情况需调动工作岗位、调动上班时间的，不得借故拒绝。

5、员工在上班时间需讲普通话，不允许用家乡话与同事、家长沟通（特殊情况除外）

6、员工离职必须提前60天知会校领导，有合适人选补充后方可离开，随意辞职者公司将以扣发一个月工资作为惩处。

三、员 工 道 德 规 范

1.学校是一个整体，每个员工必须树立整体观念，互相配合、团结合作、以礼待人。不论在校内或校外，都必须注意自身形象和影响，每个员工都有责任维护学校的整体形象和声誉；与家长沟通时，要忠于职守，严守机密，不得讲与工作无关、有损公司形象、利益、声誉或破坏公司发展的事情，一经发现，每次罚款200元，并写检讨书向全员教职工进行自我检讨。

2、对家长要热心，服务周到，不得向家长索要物品，不得以任何理由与家长争吵，要妥善处理与家长之间的矛盾，不得因个人问题影响学校声誉。

3、所有员工不得以任何理由接受家长的吃请、红包及礼物。如有违反，一次罚款200元，并向家长当面道歉。

4、员工不得从事第二职业。

5、有家长参观、咨询时需表现出热情、大方。

6、保持中心环境清洁，将各种用品存放在固定地方，使用完后能及时归还原处，勤俭节约，爱护公物。

四、员 工 工 作 作 风

1、同事之间互相关心，互相尊重，严以律己，宽以待人。不传闲话，不恶意待人；提倡整体观念，强调交流合作，反对个人主义。

2、树立正确的教育观、儿童观，教育孩子要做到热心、耐心、细心、诚心、关心。因材施教，坚持积极正面教育，禁止任何形式的体罚或恐吓、讽刺、挖苦等伤害儿童身心健康的行为；对学生不歧视、不偏爱，一视同仁。

3、树立优良的学风，不断探索教学规律，改进教学方法，不断提高自身素质，提高教学水平，保证教学质量。

4、教师在园期间要拥有健康向上的心态，不佩戴首饰，不化浓妆。举止大方，仪表端正，穿着得体，符合教师的职业特点，有教师风度。谈吐文雅，礼貌待人。不讲有损教师形象的话，不做有任何有失教师礼仪的举止，反对行为粗暴、出言不逊。

行 政 部

2011年12月29日