某建筑集团工程档案管理规定.docx

城开集团工程档案管理规定（暂行）
一、目的
为规范集团各项目工程档案文件的归档整理工作，统一工程档案文件的标准，确保工程现场资料的收集完整、安全管理和有效利用， 并使工程现场管理资料全过程具有可追溯性，提高公司的档案管理水平，依据<<建设工程文件归档整理规范>>GB/T50328-2001和城开集团文件编写程序,制定本规定。
二、适用范围
集团各项目部及相关部门。
三、档案室职责
1、按有关规定有计划地分别收集各部门档案文件，各部门定期协调档案室进行整理、立卷、归档。
2、凡已办理完毕的工程准备阶段的文件资料，集团档案室要求各相关部门均应在五日内递交集团档案室立卷、归档。监理文件、施工文件、可以每月25日前上传电子文件清单，竣工时上报公司存档，竣工备案文件（纸质）要求项目上报公司一份存档。档案形成部门详见附表一。
3、立卷、归档的要求：各部门资料管理员在规定时间内把资料整理完毕，并上交公司档案室，档案室负责立卷、归档。
4、各相关部门档案管理人员向集团档案室移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
5、档案室负责对各项目已归档文件，建立对应的电子文档，便于分类管理和查阅。
四、档案管理程序
1、归档时间及要求
1.1 各相关部门资料管理员把本部门工程准备阶段的文件，完成后五日内上报集团档案室办备案，各类图纸（施工图纸、配套工程图纸、景观工程图纸等），有工程服务部下发到各相关部门，其中竣工图纸（施工图纸、配套工程图纸、景观工程图纸等）及备案文件在竣工验收结束后由项目部检查合格后移交公司工程服务部，项目施工档案资料竣工验收后移交集团档案室。
1.2 资料管理员把部门文档及时归类，监理文件、施工文件5日内上通过OA工程档案文件审批流程，并把纸质的工程文件上集团档案室。
1.3 集团档案室资料管理员每月负责检查各部门资料归档情况，并把检查情况列入绩效考核。
2、分类
2.1 分类、组卷要遵循档案文件的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学 、组卷合理、层次分明、检索便利。尽量以工程项目为单位组卷。
2.2 档案分类按材质分为：纸质档案和电子档案。
档案分类按阶段分为：工程准备阶段（立项文件、建设用地拆迁文件、勘察设计文件、招标文件、合同文件）、监理文件（监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知、监理竣工总结、质量评估报告）、施工文件（设计变更、技术核定文件、现场签证文件、工程管理文件、进度文件、预决算文件）、竣工文件（施工许可文件、工程质量监督手续、质量合格文件、地基与基础、结构验收文件、合同价款结算文件、竣工图）。
3、编号
档案编号由项目代号、分类号、文件顺序号构成，表示方法如下：
项目代号+分类号+文件顺序号
编码
SC(1、2、3)
KC
XHL
MZ
……
含义
水城(一、二、三期)
康城
祥和里
马寨

编码
Z
J
S
B
……
含义
工程准备阶段
监理文件
施工文件
竣工文件

其中分类号包括三级目录，详见附录一。
例如：SC3Z040401表示水城三期工程准备阶段施工合同中序号为01的文件
4、装订
4.1 文字材料以件为单位装订，装订前要取下金属装订物，采取三孔线装形式装订，装订线在左边。不同尺寸的文字材料要折叠或裁切成统一尺寸。不得大于A4幅面。且要求装订边及底边对齐。
4.2 图纸一律不装订，但案卷内大于A4幅面的图纸要全部折叠成A4幅面，折叠方式采用反折式手风琴折叠法（反面在外），图标栏在图纸纵向右下角。
4.3 案卷装订一般采用卷盒、卷夹两种形式。工程准备阶段文件、竣工图考虑后期使用方式以卷盒装定为主，监理文件、施工文件和竣工文件以卷夹分别装订成册，一册不够的分两侧或多册，案卷不宜过厚，一般不超过40mm。
5、借阅
5.1本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。
5.2 档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时，须经主管领导同意后方可进行。
5.3 查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。
5.4 查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。
五 档案保密制度
1、档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。
2、凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。
3、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。
4、对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清单，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。
六、本作业指导书由集团档案室负责解释
附件：1、工程档案分类及保管期限表
2、卷内文件目录
3、备考表
4、文件资料移交单
5、收文登记台账
6、发文登记台账

附录1
工程档案分类表及归档范围
一
级
类
目
二
级
类
目
序

号
归 档 文 件
形成
部门
保管
期限
工程准备阶段文件
（Z）
立项
文件
(01)
01
项目建议书审批意见
工程服务部
永久
02
可行性研究报告审批意见
工程服务部
永久
03
项目评估资料
工程服务部
永久
用地征地拆迁文件
(02)
01
选址意见通知书
工程服务部
永久
02
拆迁安置意见、协议、方案
工程服务部
长期
03
国有土地使用证
工程服务部
永久
04
建设用地
工程服务部
永久
05
建设工程规划许可证
工程服务部
永久
06
施工许可证
工程服务部
永久
07
预售许可证
营销部
永久
勘察设计文件
(03)
01
工程地质勘察报告
工程服务部
永久
02
工程文物勘察报告
工程服务部
永久
03
工程测量成果报告
工程服务部
永久
04
设计方案审查意见书
工程服务部
永久
05
施工图审批意见书（建筑结构、人防、消防、环保、节能等行政部门）
工程服务部
永久
06
工程报建
工程服务部
短期
07
招投标备案
工程服务部
短期
08
质量监督备案
工程服务部
短期
合同文件
(04)
01
勘察设计委托合同
招标办
长期
02
施工承包合同
招标办
长期
03
监理委托合同
招标办
长期
04
甲供、甲分包合同
招标办
长期
05
市政合同（水、电、气、暖、雨污水）
招标办
长期
06
景观施工合同
招标办
长期
07
采购合同
招标办
长期
08
其他合同
招标办
长期
招投标
(05)
01
监理、勘察设计、施工招投标文件
招标办
长期
02
供应商招投标文件
招标办
长期
03
中标通知书
招标办
长期
监理文件
（J）
监理
规划
(01)
01
监理规划
项目部
长期
02
监理细则
项目部
长期
监理总结
(02)
01
监理会议纪要
项目部
长期
02
监理通知单
项目部
长期
03
监理月报
项目部
长期
04
监理竣工总结
项目部
长期
05
质量评估报告
项目部
长期
进度控制
(03)
01
项目总进度计划
项目部
长期
02
开工/复工审批表
项目部
长期
03
工程延期报告及审批
项目部
长期
施工文件
（S）
设计变更
、
技术核定
(01)
01
图纸会审纪要
项目部/总工室
长期
02
图纸、竣工图
项目部/总工室
长期
03
设计变更、技术核定
项目部/总工室
长期
04
现场签证
项目部/总工室
长期
工程管理文件
(02)
01
专项方案评审记录
工程管理部/项目部
短期
02
质量停检点检查
工程管理部/项目部
短期
03
专项工程管理检查
工程管理部/项目部
短期
04
整改通知单
工程管理部/项目部
长期
05
停工通知单
工程管理部/项目部
长期
06
工程管理月报
工程管理部
短期
预决算文件
(03)
01
工程款报审与支付文件
工程造价部
短期
02
总包、分包预算书
工程造价部
短期
03
设计变更、签证报审与签认
工程造价部
短期
04
工程竣工决算书审核意见书
工程造价部
长期
竣工备案文件
（B）
施工许可
(01)
01
建设单位法人委托书
项目部
长期
02
建筑工程施工许可证（副本）
项目部
长期
工程质量监督手续
(02)
01
郑州市工程质量实施监督通知单
项目部
长期
02
郑州市工程质量监督登记表
项目部
长期
03
工程参建单位质量责任制一览表
项目部
长期
04
工程质量监督计划书
项目部
长期
05
工程质量监督报告书
项目部
长期
06
施工图纸审查批准书
项目部
长期
07
施工图纸审查意见
项目部
长期
质量合格文件
(03)
01
勘察部门对地基及处理的验收文件
项目部
长期
02
施工单位出具的竣工报告
项目部
长期
03
建设单位出具的竣工验收方案
项目部
长期
04
工程竣工验收意见表
项目部
长期
05
工程竣工验收报告
项目部
长期
06
工程参建方工作情况报告
项目部
长期
07
工程参建方工作情况报告文字说明
项目部
长期
08
监理单位出具的工程质量评估报告
项目部
长期
09
勘察出具的质量检查报告
项目部
长期
010
设计出具的质量检查报告
项目部
长期
011
监理单位签署的竣工移交证书
项目部
长期
地基与基础
、
结构 验收记录
(04)
01
地基验槽记录
项目部
长期
02
结构（地基与基础）工程验收报告（表2-5）
项目部
长期
03
结构（主体）工程验收报告（表2-5）
项目部
长期
04
屋面防水检测报告
项目部
长期
05
电气检测报告
项目部
长期
06
工程质量整改通知书及对应的整改报告
项目部
长期
07
建筑工程规划许可证及附件
项目部
长期
08
建筑工程消防设计审核意见书
项目部
长期
09
建筑工程消防验收意见书
项目部
长期
010
环保部门的认可文件及批准使用文件
项目部
长期
011
建筑工程保修书
项目部
长期
012
住宅工程质量保证书
项目部
长期
013
住宅工程质量说明书
项目部
长期
014
工程竣工报告
项目部
长期
工程 价款结算材料
(05)
01
建设合同、协议书、专用条款
项目部
长期
02
建设工程结算书或预算书
项目部
长期
03
建设单位支付工程款的证明
项目部
长期
04
建设单位支付工程款凭证
项目部
长期
注：未列入本归档文件目录的文件，根据其文件内容，按一、二、三级类目对应关系进行归档。

附录2
卷内文件目录
序号
文号
文 件 题 名
日 期
页号
备注

注：单位：mm。表格宽为185 mm。第1、6、7列宽分别为15，第2、5列宽分别为20，第3列宽为30，第4列宽为70。行高以适应文字内容为宜。建议表格中的文字采用宋体小四号字。

附录3
备 考 表
本卷共有文件材料 页。
归档文件情况说明：

立卷人：

立卷日期：　　年　　月　　日

检查人：

检查日期：　　年　　月　　日

单位：mm 表长为245，宽为165
附录4
文件资料移交单
部门名称：
文件名称

份 数

移交部门

接受部门

移交原因：
移交人签字

日期

接收人签字

日期

附录5
收文登记台账
部门名称：
序号
文 号
文件名称
发文部门
收文人签字
收文时间

附录6
发文登记台账
部门名称：
序号
文 号
文件名称
收文部门
收文人签字
收文时间