湖北新华医院党政办公室内勤档案岗位说明书.docx

内勤档案岗位说明书
岗位名称
内勤管理岗
岗位编号

所在部门
党政办公室
岗位定员

直接上级
党政办公室主任
工资等级

直接下级
无
薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期
2003年10月
本职： 在党政办公室主任的领导下，负责具体的内勤工作和机要档案管理工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述：负责医院及办公室的日常文秘工作
工作
任务
负责全院文件、电函的接收、登记、传递、传阅、转办、催办
负责进行发文登记、编文号、发送文件至各科室
负责做好重要电话的处理工作，收发传真做好登记并及时办理
负责院章及办公室公章的登记、审批、用印、外借管理
负责会议室的卫生、会场布置及会后整理工作
负责总值班室、会议室、副院长办公室（部分）钥匙管理
职
责
二
职责表述：负责机要室的管理
工作
任务
负责文书的收集、立卷、归档、文件的存放与保管
负责做好借阅文件登记、归还工作
职
责
三
职责表述：负责落实党政办公室日常事务工作
工作
任务
负责院领导、党政办公室办公用品请领，以及总值班室物品请领
负责院领导及党政办公室考勤上报
负责总值班排班，总值班表的制作和发放
职
责
四
职责表述：负责院领导及党政办公室相关财务工作
工作
任务
负责院领导及党政办公室工资、奖金、补贴的登记、领取和发放
负责全院总值班费登记、领取和发放
负责院领导和党政办公室报销单据的填写、送领导审批、报销、领取、发放
职
责
五
职责表述：完成领导交办的其他工作
权力：
权限一：对办公室工作有建议权
权限二：对档案管理有建议权
权限三：对来文的处理结果有督促权
权限四：对医院印章的保管和使用的执行权
权限五：对医院收到的文件资料、电传、电话、信函的最初处置权
内部协调关系
有密切的协调关系的部门：所有部门
其他相关部门：
外部协调关系
有经常性协调关系：省卫生厅机要室、办公室
临时性协调关系：省卫生厅其他处室
所需记录文档：
任职资格：
教育水平
大专及以上学历
专业
档案管理、文秘文书、行政管理等相关专业
经验
3年以上工作经验，1年以上相关工作经验
知识
熟悉档案管理知识，具备卫生行政法规、具备文秘知识、了解财务知识
技能技巧
能熟练操作OFFICE办公软件；良好的人际沟通协调能力；语言表达能力
培训经历
计算机操作、文档管理、公文写作等相关培训
工作条件及其它
使用工具设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）、计算器、档案柜等
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
工作时间比较规律
备注：