档案的分类与工作要求.doc

档案管理制度
为了加强网新康桥科技园区工程档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《上海市建设项目(工程)竣工档案编制技术规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流建筑工程，创一流工程档案”的目标。
档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各部门应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，适当的也可把此项工作做为考核部门工作的一部分。
一、档案的分类与文档工作流程
（一）工程部档案归档分类
A. 立项文件
1、批准的立项文件
2、项目建议书
3、项目建议书的批复文件
4、可行性研究报告及附件
5、可行性研究报告的批复文件
6、初步设计审批文件
7、专家对项目的有关建议文件
8、年度计划审批或备案材料
9、环境影响评价及卫生预评价报告及审批文件
10、关于立项有关的会议纪要、领导讲话等相关文件
B. 选址文件
1、项目选址意见通知书
2、建设项目选址的批复及选址意见书（附图）
3、建设项目选址请示或报告
C. 规划文件
1、控制性详细规划的批复
2、详细规划说明书
3、建设工程规划送审单
4、修建性详细规划批复及文件
D. 用地材料
1、建设用地规划许可证的通知
2 、建设用地规划许可证及附图
3、建设用地批准书
4、工程征用、划拨土地的通知及请示
5、国有土地使用权证及地形图或国有土地使用证转让、抵押等文件
6、土地转让合同及备案登记证明
7、上海市国有土地使用权出让合同及附图
8、土地勘察定界报告书
E. 动拆迁文件
1、动拆迁许可证、动拆迁协议书、合同
2、房屋产权及有关证明
3、动拆迁居民登记调查汇总文件、拆迁安置意见、方案等相关文件
F. 申照文件
1、建设工程规划许可证及附件
2、环保、卫生、消防、人防、交通、绿化等审核意见单
3、建设工程灰线复验
4、建设工程施工许可证等相关的工程报建、报监文件
G. 测绘文件
1、地形测量和拨地测绘成果报告等相关文件
2、其他相关测绘文件
H. 设计文件
1、初步设计的批复和审查意见
2、初步设计方案
3、方案设计审定通知书及审查意见等相关文件
4、设计计算书或代保管证明书
5、建筑方案最终送审文件
6、建设项目日照分析报告
7、建设工程设计方案审核意见单
8、抗震设防、防汛等专项审查意见
9、工程地质勘查报告及地质图
10、建筑工程施工图设计文件审查通过证书
I. 招投标、合同文件
1、勘察招投标文件及中标通知书
2、设计招投标文件及中标通知书
3、监理招投标文件及中标通知书
4、施工招投标文件及中标通知书
5、勘察合同
6、设计合同
7、监理合同
8、施工合同
9、其他招标及合同
J. 项目过程资料
1、施工前期征询报告（自来水、排水、临时用电、燃气等征询报告）
2、上海市建设工程放样复验结果单
3、防雷工程检测、验收登记表
4、施工技术文件资料（由施工单位组卷）
K. 工程竣工验收备案文件
1、新建住宅交付使用许可证
2、建设工程竣工验收备案表
3、建设工程竣工验收报告
4、勘查单位工程质量检查报告（合格证明书）
5、设计单位工程质量检查报告（合格证明书）
6、施工单位工程质量竣工报告（合格证明书）及工程保修书
7、监理单位工程质量评估报告（合格证明书）
8、上海市建设工程档案审核意见书
9、上海市建设工程竣工验收备案质量终身责任人登记文件
10、工程决算或审价报告（汇总表）
11、上海市建设项目（工程）档案验收合格证
12、上海市建设工程竣工规划验收合格证明（含竣工规划验收测量成果）
13、上海市房地产权证（含房屋土地测绘技术报告书）
14、其他各专业竣工验收鉴定证书（消防、环保、环卫、卫生防疫、交通、电梯、绿化、技防等专业资料）
15现场声像资料（整个过程）、照片（整个过程）
16、竣工图
17、总平面竣工图
18、建筑、结构（含桩位）竣工图
19、大型设备基础竣工图
20、电力、照片、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯、绿化、技防等专业竣工图
21、建设用地范围内地下综合管网竣工图
22、幕墙竣工图
23、装饰装修竣工图
24、规划核准图纸
25、审图

L. 其他资料
1、杂项资料
M. 月报
1、代甲方
N. 会议纪要
1、公司内部会议纪要
2、工程专题会议纪要
（二）行政部档案归档分类
O. 公司学习会议纪要
P. 公司文件
Q. 财务文件
R. 人事文件
（三）文档工作流程
1、发文
a．发文流程表（附表1）
2、收文
a.工程文件收文流程(见附表2)
b.政府文件收文流程(见附表3)
c.行政文件收文流程(见附表4)
3、公司文件档外借
a．文件外借流程（附表5）
4、公司文档的登记管理
（1） 收到文件登记：文件全称及含附件具体的名称、页数、发文机关、所归档的分类等（附件6收文登记本）
（2） 图纸资料：附清单（明细表）
（3） 发文档：办理移交手续，发件人与收件人共同签字，签字手续原件存档
（4） 所有归档资料必须在档案盒内编制文件目录具体件后附表
5、档案号的编制
（1）代码组成
例：XNKJ—GCA—101105—01
流水号
2010年11月5日形成的文件
A类文件（如A.立项文件）
工程资料
上海新南科技发展有限公司
三、档案管理的工作要求
1、组织部门主管贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。
2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。
3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。
4、向管理单位移交时应办理档案移交手续，明确档案移交的内容，案卷数，图纸份数，并有完备的清点、签字等交接手续。
5、编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。
1、归档文件、齐全完整；
2、分类清楚，保持联系；
3、题名确定，容易查找；
4、卷内排列，系统条理；
5、保管期限准确；
6、密级划分恰当；
7、蓝图折叠，符合要求；
8、卷皮书写，正楷整法；
9、案卷装订，整齐美观；
10、声像资料，清楚清晰。
四、考核评分
以上所有条例将按照公司年度考核评分的一部分，具体扣分如下表：
档案工作规范考核表
内容
考核要点
得分
收文
1、文件签收及登记入电脑表格。
2、在第一时间上报主管领导审批。
3、审批后将文件交档案主管存档。

发文
1、经办人拟稿后上报总经理。
2、得到批准后将一份原件交档案主管存档。
3、发文后必须办理签收。

资料归类
按文件的分类归档于各档案文件夹内

登记
所有收到、发出文件必须登记，登记要求详细（按登记表）。

外借
1、 文件外借得到总经理批准
2、 归还文件齐全
3、 按约定时间归还文件

累计得分

考

核

标

准
1、工作规范共五个要点，每个要点20分；
2、每个要点中任意一条考核内容不合格，即减10分（得0分）；
3、若一个要点中有多条内容不合格，则第一条减10分后，每增加一条减2分；
4、若考核内容中有好的突出表现，则参照减分标准等值加分；
5、考核以100分（即500元）为基准，减分、加分皆在此基准上计算；