配件管理流程.doc

配件管理流程
步骤
操作流程图
流程要点
管理部门
主责
配合
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配件订购
一、配件订购：
1、 配件订购渠道：在符合品牌主机厂配件商务政策的前提下，配件采购的途径必须在主机厂\公司备案供应商中选择；禁止通过其他渠道采购配件；每季度更新汽车投资公司指定供应商清单。
2、 配件订单制定：由配件计划员根据主机厂各项配件指标并结合本店实际需求（如：营销活动）制定，在保证配件满足率同时减少配件积压；如属于缺货订单的，应由配件计划员根据SA、维修技师填写的《配件订购申请单》（附表1）制定，并向客户收取订金，建议按配件销售价收取，不低于配件成本金额；
3、 配件订单审核：
1） 本品牌界定的非常用件订单：由维修站长终审确定，其余订单由配件经理终审确定；
2） 涉及向公司备案供应商采购的订单，由财务经理根据公司与备案供应商签订的协议终审确定；
3） 配件订单审核后，财务经理应负责配件保证金账户资金充足。
4、 配件订单跟踪：配件计划员负责跟踪订单配货情况，如有无法满足的配件应及时报配件经理处理。
配件计划员
仓库保管员
服务顾问
维修技师
配件经理
财务经理
2
配件入库
二、配件入库：
1、 配件到货签收：
1） 配件到货后，由配件收发员负责确认数量准确性、外包装完整性、保质期（针对橡胶件、塑料件等）并签收送货单；
2） 如在清点配件的过程中发现配件损坏或缺失的，应按照主机厂配件索赔流程处理；
3） 由公司备案供应商供应的配件，需配件经理与车间主任共同验收，确保其符合质量要求。
2、 配件入库：配件收发员负责将到货配件清点并分类入库，其中：
1） 油漆、辅料须在到货3小时内入库；
2） 其余配件须在到货当天内入库。
3、 系统数据管理：
1） 配件实物入库同时，配件收发员应按核定加价率在DMS系统中录入入库信息（配件经理应事先将配件加价率原则向汽车投资公司公司报备，如特殊需要调整加价率需及时向汽车投资公司补充备案），核对双系统所有入库配件名称、数量、价格是否一致，并将入库单存档，存档时间不少于3年；
2） 配件经理负责在配件入库后对双系统录入数据进行复核确认。
配件收发员
车间主任
配件经理
3
配件日常管理
三、配件日常管理：
1、 仓库管理：
1） 仓库设施应符合五距标准（灯距、顶距、柱距、墙距、间距）；
2） 配件应由仓库管理员分类摆放（如：ABCD类），其中：
A、 应按照主机厂要求制作库位和配件铭牌标识，仓库管理员每月对库位、铭牌进行更新，并确保DMS系统信息与实物一致；
B、 危险品应单独摆放；
2、 现场管理：非仓库人员不得擅自进入仓库（工作需要除外），由配件经理监督执行。
3、 长库龄配件管理：配件经理应合理控制并降低长库龄件的占比。
4、 系统数据管理：
1） 在收到主机厂新增配件基础信息及调价信息（含车型、零件编号）后，须在2天内对双系统进行更新；涉及双系统数据导入的，网管应予以配合；
2） 配件命名规则：配件品牌+配件名称+配件规格（对于非主机厂渠道采购的配件，应在配件命名时予以标注）；对于配件名称相同、编号不同的配件，由配件经理拟定命名规则并向汽车投资公司公司备案，避免同一配件名称查找繁琐；
3） 配件经理负责监督双系统配件基础信息同步更新，网管每月对双系统配件基础信息进行检查，并将结果以内部文件批阅单形式上报配件经理、维修站长和财务经理。
仓库管理员
配件收发员

配件经理

4
配件出库
四、配件出库：
1、 配件发料出库：
1） 配件收发员对预约配件应该根据预约单提前准备所需配件，放置在专用预约货架内；
2） 配件收发员根据维修工单信息查询配件库存、库位信息并打印领料单，核对无误后配料出库；配件收发员在发料过程中必须遵循先进先出的原则；
3） 维修技师根据领料单确认配件实物数量，核对无误后在领料单上签字确认（领料单上签字人员与领料人应为同一人）；
4） 配件收发员不得擅自修改配件名称、出库价格等；如遇特殊情况，需经配件经理及维修站长签字确认后由配件经理进行调整；
5） 配件收发员应采用以旧换新的发料原则，如需要向客户展示旧件的，配件收发员可先行发料，展示完成后由车间主任监督维修技师归还旧件到仓库，但下列情况除外：
A、 维修工单上注明客户需索回旧件；
B、 事故车领料可以参照定损单或维修工单上的配件信息先行领料（暂不参照以旧换新发料原则）。
2、 内部借用出库：
1） 维修技师在维修过程中如需要借用配件，应先与配件仓库确认配件是否有库存；
2） 维修技师应填写内部借用单，经车间主任审批确认后，向配件仓库借料（单件超过￥2000元以上需维修站长审批确认）；
3） 其余部门借用精品件等用于展示应填写内部借用单，经部门经理及总经理审批确认后出库；
4） 配件收发员应根据内部借用单发料，并登记借用台账；
5） 每天下班前，配件经理负责将内部借用配件归还入库，归还时应检查配件是否完好。
3、 外部借用出库：
1） 借用配件的当事人填写配件借用单，经配件经理、维修站长审核确认后，由配件收发员发料；
2） 配件经理每月对配件借用情况进行清理，对未能按时归还的配件进行跟踪处理，并上报维修站长；外部借用配件最迟应在3个月内归还，逾期应按调拨出库处理；
3） 外借配件归还时，配件经理负责配件核对数量、名称、型号、并检查配件是否完好；
4） 长库龄配件、非常用件不支持外借，应按调拨出库处理。
4、 调拨出库：经配件经理审批后，在DMS系统中登记调拨出库信息
5、 配件外销：凡计划外销配件，需通过OA上报审批。
6、 系统数据管理：
1） 配件出库同时，配件收发员应在DMS系统中录入出库信息，核对双系统所有出库配件编号、数量、价格是否一致，并将领料单归档，存档时间不少于3年；
2） 配件经理负责定期（不少于每周一次）对双系统出库数据进行复核确认。
配件收发员
维修技师
车间主任
配件经理

5
旧件处置
五、旧件处置：
1、 配件收发员每天根据领料单上的配件信息查看旧件去向，如发现维修技师未按规定及时归还的，应上报车间主任，由车间主任去跟踪旧件去向；
2、 配件收发员定期与车间主任一起对旧件进行分类整理，并存放在锁闭的旧件房间；
3、 旧件应由汽车投资公司指定供应商或公司备案供应商负责处置，由行政经理和车间主任共同监督执行，财务经理负责跟踪旧件回收款项是否到账。
配件收发员
配件经理
车间主任
行政经理
财务经理
6
配件盘点
六、配件盘点：
1、 配件库存应每季进行一次全盘；每月对保养类配件进行全盘，对其他配件进行抽盘；
2、 配件经理和财务部应每日对配件库存进行抽查并记录存档，如发现异常应及时上报维修站长及财务经理；
3、 配件盘点过程中应对双系统数据是否一致进行比对；
4、 如配件经理离职或调任的，须在离职或调任前对配件仓库进行一次全盘；
5、 每季配件盘点应由维修站及财务部共同进行（财务部负责监盘），编制盘点报告后，报总经理审批确认；
6、 配件盘点报告经总经理审批后，由财务部存档，由配件经理在当月完成DMS系统的报损报溢录入。
配件经理

财务经理
总经理