采购标准及工作流程.doc

采 购 职 责

采购部门是保障部门下属的一个部门，主要负责公司外购外协业务，寻找、考核、评价、合格供应商。签订采购合同，跟踪采购进度。
采购流程
1） 负责根据《每周盘库表》编制采购计划，订购材料、电极丝、砂轮、刀具等耗材；
根据整套模具的《备料单》、《标准件明细表》、图纸等输入信息编制采购计划，订购材料、标准件、外购件、导向件等；采购计划由部门负责人签字批准后实施。平时零星采购不用编制采购计划，但输入信息上要有部门负责人签字。
2） 负责将外部输入（图纸、备料单）整理后，以电话、传真、E-mail等方式发往合格供应商名单中供应商，尽可能的选两家以上比较；新产品或新要求的采购，应寻找新的供应商；将采购件的技术要求、交付期等告知对方，不能解答的技术问题可由技术部门与对方沟通。
3） 负责整理供应商回复报价，再次确认我方的要求，在满足要求的前提下，进行价格比较。尽可能降低成本。
4） 负责与供方签订采购合同，合同可以是将对方报价单签字回传的方式，也可以另签，将确认后的合同或订单分类存档保管。
5） 负责监督合同的执行，中间至少要有一次催办并记录，确保按时交货，发现有可能延期交货，应催促并向上级反映；出现技术问题或不能按期交货等事宜应及时与相关部门协调。
6） 负责新增供方评价/评审材料的收集整理工作，如：对方的资质、信誉等。
7） 负责在采购件出现废品、不良品时及时与对方沟通，解决返修、换、退货、赔偿等事宜。以确保下次不出现同类问题。
8） 负责每月汇总合格供方评审工作。
9） 负责定期整理收货单，按照要求与对方对账（月末20日至30日核对）确认合格件内容。通知对方开发票。
10） 负责将收到的供方发票登记，月末25日前交给部门负责人。
11） 负责按照双方约定的付款期，每月汇总《供方汇款表》25日前上报部门负责人安排汇款。
12） 负责热处理特殊过程，收集热处理企业的设备、人员资质情况，签订热处理合同，每月随机安排现场热处理工艺确认一次。
存在问题及解决办法
目前存在部分采购件合格率低，影响生产进度的问题。积极寻找新的更加适合的供应商。
采购部门