重庆XX公司会议管理方案之早会管理.docx

早会管理方案

一、 目的
为使公司各部门朝会的开展更加系统、有效，特依据公司情况制定本方案。
二、 范围
本方案适合XX管理有限公司各级部门朝会。
三、 原则
1. 小会服从大会，局部服从整体。会议的优先顺序为：公司朝会、部门朝会、各班组朝会。
2. 重要性
朝会是各部门一天工作之灵魂，各级部门及人员均要对朝会有足够的重视，并认清其重要性。
3. 全员
公司所有部门负责人均是朝会的组织者、所有员工都可以成为朝会的主持；各级组织、主持朝会人员都应尽职尽责，尽其所能开好朝会，使朝会全面、生动、有趣；公司所人员也应积极参加公司及部门安排的各级朝会，认真倾听，认真学习，做好相关记录。
四、 分类及时间规定
1. 公司级朝会（管理处主管级以上及职能部门所有员工参与的朝会）
公司级朝会固定召开时间为每周第一个工作日（节假日延期）的早上9：00-9：30；临时性朝会根据时间另行确定。
2. 部门级朝会（职能部门及管理处班长级以上朝会）
各部门根据部门具体情况安排相关召开时间
3. 各班组级朝会（管理处各专业班组内部召开的朝会）
各班组每日上班前10分钟（以周为单位计算）。
五、 地点
公司级朝会在公司会议室召开,其他部门及班组朝会根据情况不同自行选择召开地点,但请于<周朝会计划表>上做好计划。
六、 组织级主持
1. 公司级朝会由行政人事部根据公司及相关内容需要，组织安排指定人员参加。朝会的主持为总经理、副总经理，或由行政人事部与相关部门商议后指定主持人。
2. 部门级朝会由各部门负责人根据公司及部门工作需要组织召开，主持人由部门负责人、或由其指定以及部门人员轮流担当。
3. 各班组朝会的组织由班组长负责，主持由班组长担任或指定本部门员工主持。
七、 计划
1. 公司级朝会原则上统一归口行政人事部负责。
2. 公司级朝会的计划由行政人事部专人负责于每周最后一个工作日（一般为周五）下午4：00前确定下周公司级朝会的流程及内容，衔接相关参与讲解人和主持人及所需物资，形成朝会计划表后报行政人事部经理审核，总经理批准（如无特殊情况于每周最后一天的下午6：00以前完成审批流程）。
3. 部门级朝会根据部门具体情况安排，于每周最后一个工作日下午5：00前将计划提交至行政人事部备档，部门级朝会每周至少一次。
4. 各班组于每周最后一个工作日下午3：00前将下周《周朝会计划表》报于管理处主管审核，管理处经理复核后，以电子文档方式交于行政人事部负责人处，由行政人事部专项负责人汇总后报行政人事部经理审批后存档发布。
5. 部门召开会议需用公司会议室的，应向行政人事部行政文员提出申请，由行政文员统筹安排。会结束后，由保洁员负责打扫会议室卫生。
6. 会议组织者（主持人）根据会议内容确定：
1、会议名称；
8、会议出席人员（名单）；
2、会议主旨和目标；
9、会议相关资料准备；
3、会议议项；
10、会议费用（支出收入）预算；
4、会议时间；
11、接待及服务工作安排和说明；
5、会议地点；
12、会场布置、设备调试；
6、会议议程；
13、会议通知和确认等；
7、会议主持人；
14、其它
*注：根据会议要项通知各部门。对出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。
7. 朝会内容
朝会内容根据重要性依次为
ü 上周工作简单总结，本周工作重点、注意事项和政令传达
ü 公司各项文件发布（包含各项通报）
ü 国内国际与行业新闻报道、新的工作理念
ü 与工作相关的法律法规
ü 培训及制度学习
ü 内部优秀人与事及工作心得和故事分享
ü 报刊书籍的优秀思想与各项技术经验分享
ü 工作建议与意见提报
ü 进行游戏活动
ü 其他
8. 财务管理部应加强对会议开支预算方案的审核，减少不合理费用，并确保合理经费及时到位，其会议费用预算应按审批权限报批。
9. 对已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，各部门应提前1天报行政人事部调整会议计划。未经行政人事部同意，原则不得随便打乱正常会议计划；
1) 注意事项
ü 根据会议内容及会议要求，会议组织者应安排相关人员作好会议记录
ü 一般性会议要求有全程会议文字记录，大型会议或特殊议题的会议除有全程文字记录外还应有声像记录（录音、照相和摄像）；
ü 会议中会议组织者应根据情况安排好会议服务工作
11. 会后整理与跟进
八、 实施
1. 各级朝会的实施由各级部门第一负责人负责监督，组织，实施
2. 各级朝会的内容原则上按照朝会计划内容开展，如有调整，请各级部门负责人做好相关记录
3. 如与计划内容有异的，请填写<周朝会执行记录表>于每周最后一个工作日下3：00前交于行政人事部专人处核查备档。
九、 监督检查
班组级朝会由行政人事部根据周朝会计划安排表不定期的根据表内容进行抽查。如未按照本方案执行朝会内容的，根据情节严重，给予第一责任人20-200元的处罚。
十、 会议记录
1. 公司级朝会均应以专用记录本进行会议记录，其格式及发文流程严格遵循公文管理规定及流程执行。
2. 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。公司级朝会原则上由行政人事部行政文员负责会议记录工作，部门及班组级会议由部门指定人员记录；公司涉密会议，由总经理指定专人记录；各部门应常设一名会议记录员，负责本部门朝会及本部门负责组织的会议的记录工作。
3. 会议记录人员应遵守：以专用会议记录本做好会议的原始记录，并根据需要整理会议纪要；会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；做好会议原始记录、《会议签到表》的日常归档、保管工作。
4. 会议记录人员原则上为会议结束后一日之内（遇星期天或节假日顺延）拟定会议纪要并递交签发人签字确认。
1) 对于各部门内部的会议纪要由经办部门拟定签字后由行政人事部统一发放至各相关部门。
2) 各班组的会议记要由部门负责人拟订签字后交部门负责人处备档
3) 特别是相关部门临时召集开朝会形成的纪要而在无行政人事部人员参与的情况下，由召集人指定会议记录员形成会议纪要后交行政人事部履行审核发文工作。
十一、 会议要求
1. 与会者要有充分的会议准备，汇报工作时应条理清晰、语言精练、言简意赅（每位与会者发言原则不得超过20分钟）。
2. 朝会会议时间原则不得超过1小时。
十二、 会议纪要的发送范围
参会人员及主持人确定其他需要了解的部门和个人。
1. 会议跟进
会议决议、决策事项须于会后跟进落实，公司常规朝会由行政人事部负责跟进，其余朝会遵照“谁组织，谁跟进”的原则，会议主持人另有指定的，由主持人指定。会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
2. 会议纪要及其他会议文件的归档
会议纪要及其他会议文件归档参照《文件档案管理制度》的有关规定执行。公司会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按公司《文件档案管理制度》的有关规定执行。
十三、 会议纪律
1. 主持人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
2. 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标
准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
3. 迟到、早退、缺席。
1) 迟到：所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。
2) 早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。
3) 缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
4. 参会人须遵守以下规定：自带纸和笔提前5分钟到场按要求在《会议签到表》上签到。参加会议人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程
和主要议题。
5. 属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。
6. 遵守会议纪律，参会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门
7. 会中原则上不允许接听电话，如须接听，在得到总经理的许可后，到会议室外接听。
8. 参会者应自觉作好会议笔记。
9. 参会者不得交头接耳或打瞌睡。
10. 参会者不得在会议期间来回走动。
11. 参会者应尽量不在会议时吸烟。
违反以上纪律的人员按照公司相关制度予以处罚。
十四、 相关文件
1. 《文件档案管理制度》
2. 《考勤管理制度》

重庆XX管理有限公司
二O一O年六月二十八日