华北光学仪器公司办公室机要秘书职位说明书.docx

机要秘书职位说明书
岗位名称
机要秘书
所在部门
公司办公室
直接上级
公司办公室主任
直接下级

岗位定员

所辖人员

一、职责与工作任务：
职
责
一
职责表述： 负责机要文档的管理
占全部工作时间的百分比：35%
工作
任务
负责文件的收集，文书档案的立卷、归档
负责文件的移交、登记、销毁工作
负责机要通信、文件的传递
负责公司内文件的发送
职
责
二
职责表述： 负责机要文档的保密工作
占全部工作时间的百分比：35%
工作
任务
正确使用密钥卡，熟练操作密码机、计算机和相关设备进行密码通信
熟悉文件资料的密规则，检查密传文件所定密级是否正确
严格按照规定使用和保管机、密钥卡
职
责
三
职责表述： 负责有关设备的维护
占全部工作时间的百分比：15%
工作
任务
独立排除计算机和相关设备的一般故障
独立排除密码机的一般故障
职
责
四
职责表述：完成上级交办的其它任务
占全部工作时间的百分比：15%
二、权力：
权限1
各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权
权限2
机密文件查阅的拒绝权
三、工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
集团公司办公厅机要文档处
四、任职资格：
教育水平
大学本科及以上
职称等级
初级及以上
专业
秘书、行政管理、档案管理及相关专业
培训
培训内容
培训方式与时间
管理技能培训
经济法律法规培训

经验
1年以上相关业务岗位工作经验
专业知识、技能
精通专业知识及技能，了解企业管理知识。
管理知识、技能
有较强的文字能力、对外协调与沟通能力、较强的口头表达能力公文报告的编写能力。熟练使用计算机办公软件
五、其它：
使用工具/设备
计算机、电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜
工作环境
一般工作环境
工作时间特性
正常工作时间，偶尔加班
六、关键绩效指标：
1． 机要、文件传送的及时性。
2． 文档整理的准确性。
3． 文档、机要的保密性。