会议进程PPT课件.pptx

有限公司有限公司2015-20162015-2016年年度年年度总结大会大会 一、一、会会议通知通知 二、二、电话礼礼仪三、会三、会议流程流程 四、会四、会议讲话稿稿五、会五、会议资料料 六、后勤安排六、后勤安排七、座位安排七、座位安排 八、会八、会议设备九、会九、会议记录 十、会十、会议纪要要十一、文件十一、文件归档档1一、会议通知 通知通知是各种党和政府的部是各种党和政府的部门、机关、机关、单位向下位向下级机机关、部关、部门、单位或工作人位或工作人员传达上达上级指示，要求做什么指示，要求做什么事情事情时，所常使用的一种公文，所常使用的一种公文样式。同式。同级对同同级有什么有什么事情需要告事情需要告诉，有什么活，有什么活动需要需要对方参加，主管部方参加，主管部门也也可以可以发通知。通知。通知的通知的样式：式：召开会召开会议的通知；的通知；布置工作的通布置工作的通知；知；交流情况或信息的通知；交流情况或信息的通知；转发请示、示、报告和意告和意见的通知；的通知；传达达领导意意见，任免干部，任免干部，发布行政法布行政法规的通知的通知。必要内容：必要内容：1 1、被、被通知者通知者的的单位位或个人名称或或个人名称或姓名姓名 2 2、发出出通通知的目的和知的目的和要求要求 3 3、通知、通知的的事事项 4 4、发通知的通知的单位位名称名称 5 5、时间。2怎怎样样写好召开会写好召开会议议的的通知通知须须知：知：1 1、被、被通知的通知的单单位或位或个人个人 2 2、会、会议议的的名称名称 3 3、开会、开会的的时间时间、地点地点 4 4、要求、要求参加会参加会议议者会前者会前办办什么事情等什么事情等。通知包括：通知包括：1 1、标题。写在第二行中。写在第二行中间，字略大一点，字略大一点。2 2、称呼、称呼。写被通知者的。写被通知者的单位名称或者位名称或者姓名。姓名。3 3、正文、正文。从。从标题下第二行，空两格写通知的内下第二行，空两格写通知的内容，容，这是通知的主要部分是通知的主要部分。4 4、署名、署名和日期。分两行写于正文右下方第三、和日期。分两行写于正文右下方第三、四行四行处。如果通知以公文形式下达，。如果通知以公文形式下达，则要加盖公章。要加盖公章。3二、电话礼仪 通通话时声音不宜太大声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否方听得清楚就可以，否则对方会感方会感觉不舒服，而且也会影响到不舒服，而且也会影响到办公室里其他公室里其他人的工作人的工作。接起接起电话时首先首先应自自报单位名称及所属部位名称及所属部门。接听接听电话时，要，要询问对方方单位名称及所属部位名称及所属部门，接，接转电话时为指定受指定受话人提供便利。人提供便利。当当对方要找的人不在方要找的人不在时，在不了解，在不了解对方的方的动机、目机、目的是什么的是什么时，请不要随便不要随便传话。未授未授权的情况下不要的情况下不要说出指定受出指定受话人的行踪。人的行踪。当你正在通当你正在通电话，又碰上客人来，又碰上客人来访时，原，原则上上应先先招待来招待来访客人，此客人，此时应尽快和通尽快和通话对方致歉，得到方致歉，得到许可后挂断可后挂断电话。不。不过，电话内容内容很重要而不能很重要而不能马上挂上挂断断时，应告知来告知来访的客人稍等，然后的客人稍等，然后继续通通话。4 在在电话中中传达事情达事情时，应重复要点，重复要点，对于数字、日于数字、日期、期、时间等，等，应再次确再次确认以免出以免出错。如果如果对方没有方没有报上自己的姓名，而直接上自己的姓名，而直接询问上司的上司的去向，此去向，此时应客气而礼貌地客气而礼貌地询问：对不起，不起，请问您是您是哪位哪位?要要转告正在接待客人的人有告正在接待客人的人有电话时，最好不要口，最好不要口头转达，可利用达，可利用纸条条传递口信，口信，这样不不仅可以避免泄露可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。尬和不悦。听不清楚听不清楚对方方说话的内容的内容时，最好不要犹豫，最好不要犹豫，应立立即将状况明确告知即将状况明确告知对方，方，请对方方给予改善予改善。如果如果电话突然突然发生故障生故障导致通致通话中断，此中断，此时务必必换另外的另外的电话再再拨给对方，向方，向对方解方解释清楚。清楚。挂断挂断电话前的礼貌不可忽前的礼貌不可忽视，要确定要确定对方已挂断方已挂断电话，才能放下听筒。，才能放下听筒。5时间会会议内容内容地点地点主持人主持人10月月12日下午日下午13：00-18：00会会议报到到张雪梅雪梅10月月12日下午日下午19：00课改与改与师资建建设项目目组成成员会会议会会务组张雪梅雪梅说课竞赛评委会委会议说课比比赛顺序抽序抽签10月月13日上午日上午8：30-9：20专题竞赛活活动开幕式开幕式1、扬州分院州分院领导讲话2、会、会计协作委作委员会理事会理事长讲话3、学院、学院领导讲话4、协会秘会秘书长安排安排专题活活动5、照相、照相酒店第一酒店第一会会议室室张雪梅雪梅10月月13日上午日上午9：3010：10省示范省示范课获得者得者说课展示展示郑在柏在柏10月月13日日10：00-17：00第一第一组：说课竞赛陆钰第二第二组：说课竞赛王玉梅王玉梅第三第三组：说课竞赛黄薏黄薏10月月13日日17:20-18:00专题活活动会会议：1、宣布、宣布获奖人人员名名单2、专家家讲评张雪梅雪梅10月月14日上午日上午8:30-12:00秋游活秋游活动会会务组张雪梅雪梅10月月14日下午日下午会会议结束，离会束，离会三、会议流程表6四、会议讲话稿78五、会议资料 文案文案资料袋资料袋会议签到表会议签到表9 1 1、文案要合理使用文字。、文案要合理使用文字。2 2、明白告知与会参者参加会、明白告知与会参者参加会议的意的意义、会、会议的目的目的等。的等。3 3、有的内容要用着重表明以示、有的内容要用着重表明以示强调。4 4、微音器与会者重、微音器与会者重视，可提供会，可提供会议筹划的最新信筹划的最新信息。息。5 5、如果、如果资料中有料中有图片，要注以文字片，要注以文字说明。明。6 6、正文要、正文要简明，不要使重要的信息埋没在模凌两明，不要使重要的信息埋没在模凌两可的段落中。可的段落中。7 7、正文中要有行、正文中要有行为指令，如指令，如“将你的登将你的登记表表传真真给我我们或打或打电话告知告知”一、文案一、文案10 应将将为每个与会者准每个与会者准备好的好的资料袋在会前分料袋在会前分发给他他们。资料袋里一般包括以下料袋里一般包括以下资料：料：1 1、会、会议议程。程。2 2、让与会者了解的有关与会者了解的有关领导（或（或权威人士）威人士）将在会将在会议上作上作报告的提告的提纲或或报告的主要内容。告的主要内容。3 3、有关、有关图文文资料。料。4 4、与会人、与会人员在会上在会上讨论或交流或交流发言言时需要作需要作记载的表格的表格。在在会会议开始前，开始前，为了了检查已已经通知通知过的与会人的与会人员到会情况（如到会情况（如“准准时到会到会”、“迟到到”、“缺缺席席”、“因故因故请假假”等情况），有必要事先准等情况），有必要事先准备好会好会议签到表到表。资料料袋袋会会议签到到表表11六、后勤安排1 1、桌椅、名、桌椅、名牌、茶水牌、茶水2 2、黑板、白、黑板、白板、笔板、笔3 3、各种视听、各种视听器材器材桌椅桌椅是最基本的是最基本的设备，可以，可以根据会根据会议的需要的需要摆成成圆桌型或桌型或报告型，如果参加会告型，如果参加会议的人数的人数较多，多，一般一般应采用采用报告型，不需要准告型，不需要准备座位牌，如果参加会座位牌，如果参加会议的人比的人比较少，一般采用少，一般采用圆桌型，并且要制桌型，并且要制作座位牌，即名牌，作座位牌，即名牌，让与会人与会人员方便就座。方便就座。会会议上的茶水上的茶水饮料最好用料最好用矿泉水，因泉水，因为每个人的口味不一每个人的口味不一样，有的人喜有的人喜欢喝茶，有的人喜喝茶，有的人喜欢喝喝饮料，料，还有的人喜有的人喜欢喝咖啡，所喝咖啡，所以如果没有特以如果没有特别的要求，的要求，矿泉水泉水是最能是最能让每个人都接受的每个人都接受的选择。在在有的有的场合，与会合，与会人人员需要在黑板或者需要在黑板或者白板上写字或画白板上写字或画图，从而从而说明明问题，虽然然现在在视听听设备发展得展得很快，但是很快，但是传统的表的表达方式依然受到很多达方式依然受到很多人的喜人的喜爱，而且在黑，而且在黑板或白板上表述具有板或白板上表述具有即即兴、方便的特点。、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也板擦等配套的工具也必不可少。必不可少。现代代科科技的技的发展展带来了投来了投影影仪、幻、幻灯机、灯机、录像机、像机、镭射指示笔射指示笔或指示棒或指示棒等等视听听设备，给人人们提供了提供了极大的方极大的方便。便。12七、座位安排13八、会议设备一般的会一般的会议需要准需要准备的的辅助助设备有：有：显示系示系统：投影机、：投影机、液晶液晶电视、液晶、液晶显示器示器 输入入设备：摄像机、像机、电脑、DVDDVD、机机顶盒盒 中控系中控系统：中控主机、触摸屏、矩：中控主机、触摸屏、矩阵切切换器、器、红外外控制器、接收器、控制器、接收器、强弱弱电控制器控制器 会会议系系统：会：会议主机、会主机、会议麦、防麦、防啸叫抑制器、多功能信息盒叫抑制器、多功能信息盒 扩声系声系统：调音台、音台、功放、音箱、音功放、音箱、音频处理器、均衡器、理器、均衡器、电源源时序器序器 其他：机其他：机柜柜而一般的而一般的视频会会议系系统基本形基本形态包括包括MCUMCU多点控制器多点控制器(视频会会议服服务器器)、会、会议室室终端、端、PCPC桌面型桌面型终端、端、电话接入接入网关网关(PSTNGateway)(PSTNGateway)、Gatekeeper(Gatekeeper(网网闸)等几个部分。各种不等几个部分。各种不同的同的终端都端都连入入MCUMCU进行集中交行集中交换，组成一个成一个视频会会议网网络。此外，。此外，语音会音会议系系统可以可以让所有桌面用所有桌面用户通通过PCPC参与参与语音会音会议，这些是在些是在视频会会议基基础上的衍生。目前，上的衍生。目前，语音音系系统也是多功能也是多功能视频会会议的一个参考条件。的一个参考条件。14九、会议记录公司公司办公会公会议记录 时间：年年 月月 日日 时地点：地点：出席人：出席人：缺席人：缺席人：主持人：主持人：记录人：人：主持人主持人发言：言：(略略)与会者与会者发言：言：（略）（略）（略）（略）散会散会主持人：主持人：(签名名)记录人：人：(签名名)(本会本会议记录共共页)有有会会议名称。会名称。会议基本情况，基本情况包括：基本情况，基本情况包括：时间、地点、出席人、地点、出席人数、主持人、缺席人、数、主持人、缺席人、记录人。会人。会议内容，内容，这是会是会议记录的主要部分，的主要部分，包括包括发言、言、报告、告、传达人、建达人、建议、决、决议等等。15要求要求会会议记录要求忠于事要求忠于事实，不能，不能夹杂记录者的者的任何个人情感，更不允任何个人情感，更不允许有意增有意增删发言内容。言内容。会会议记录一般不宜公开一般不宜公开发表，如需表，如需发表，表，应征得征得发言者的言者的审阅同意同意。16十、会议纪要BASIC HOUSEBASIC HOUSE服装有限公司服装有限公司2015-20162015-2016年度年度办公会公会纪要要XXXX期期20162016年年4 4月月1616日下午，日下午，举行行经理理办公会公会议。经理理XXXX主持会主持会议，副副经理理XXXXXX，XXXXXX，XXXXXX和和经理秘理秘书XXXXXX出席会出席会议，研，研发部，部，企划部企划部负责同志列席会同志列席会议。一，会一，会议讨论并通并通过了公司了公司20152015年度年度监事会工作事会工作报告，告，财务决决算算报告，以及年度告，以及年度报和公司和公司20152015年度利年度利润分配方案。分配方案。二，二，审查同意同意优秀秀员工名工名单，并落，并落实其其奖励制度。励制度。三，同意各部三，同意各部门明年工作明年工作计划，并划，并 决定由各部决定由各部门具体具体实施。施。四，同意企划部关于四，同意企划部关于 体制体制 改革若干改革若干问题的意的意见 ，会后由，会后由办公室下公室下发。二二0 0一六年一六年X X月月X X日日主主题词 ：XXXX，XXXX，XX XX 会会议纪要要 抄送抄送 ：XXXXXX，XXXXXX，XXXXXX，XXXXXX，XXXXXXXXXXXX经理理办公室公室 2016 2016年年X X月月X X日印日印发17十一、文件归档整理原整理原则：质量量要要求求181 1、装装订订2 2、分分类类3 3、排排列列4 4、编编号号5 5、编编目目6 6、装装盒盒19归档档文件文件应按件装按件装订。装装订时，正本在前，定稿在，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被文在前，被转发文在后；文在后；来文与复文作来文与复文作为一件一件时，复，复文在前，来文在后。文在前，来文在后。1 1、装、装订20归档档文件可以采用年度机构（文件可以采用年度机构（问题）保）保管期限或保管期限年度机构（管期限或保管期限年度机构（问题）等方）等方法法进行分行分类。同一全宗。同一全宗应保持分保持分类方案的方案的稳定。定。1按年度分按年度分类，将文件按其形成年度分，将文件按其形成年度分类。2按保管期限分按保管期限分类，将文件按划定的保管，将文件按划定的保管期限分期限分类。3按机构按机构(问题)分分类、将文件按其形成或、将文件按其形成或承承办机构机构(问题)分分类（本（本项可以可以视情况予以取情况予以取舍）。舍）。2 2、分、分类21归档文件档文件应在分在分类方案的最低一方案的最低一级类目内，按事由目内，按事由结合合时间、重、重要程度等排列。会要程度等排列。会议文件、文件、统计报表等成套性文件可集中排列。表等成套性文件可集中排列。3 3、排列、排列22归档档文件文件应依分依分类方案和排列方案和排列顺序逐件序逐件编号，在文件号，在文件首首页上端的空白位置加盖上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。档章并填写相关内容。归档档章章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可，并可设置机构（置机构（问题）等）等选择项。（。（见图A1。图示中示中“*”号号栏为选择项，不，不选用用时无无须设置。以下同）。置。以下同）。1全宗号：档案全宗号：档案馆给立档立档单位位编制的代号。制的代号。2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元注公元纪年，如年，如1978。3保管期限：保管期限：归档文件保管期限的档文件保管期限的简称或代称或代码。4件号：文件的排列件号：文件的排列顺序号。件号包括室序号。件号包括室编件号和件号和馆编件号，分件号，分别在在归档文件整理和档案移交档文件整理和档案移交进馆时编制。制。室室编件号的件号的编制方法制方法为：在分：在分类方案的最低一方案的最低一级类目内，目内，按文件排列按文件排列顺序从序从1开始开始标注。注。馆编件号按件号按进馆要求要求标注。注。4 4、编号号23归档文件档文件应依据分依据分类方案和室方案和室编件号件号顺序序编制制归档文件目档文件目录。一、一、归档文件档文件应逐件逐件编目。来文与复文作目。来文与复文作为一件一件时，只，只对复文复文进行行编目。目。归档文件目档文件目录设置件号、置件号、责任者、文号、任者、文号、题名、日期、名、日期、页数、数、备注等注等项目。目。1件号：填写室件号：填写室编件号。件号。2责任者：制任者：制发文件的文件的组织或个人，即文件的或个人，即文件的发文机关或署名者。文机关或署名者。3文号：文件的文号：文件的发文字号。文字号。4题名：文件名：文件标题。没有。没有标题或或标题不不规范的，可自范的，可自拟标题，外加，外加号。号。5日期：文件的形成日期：文件的形成时间，以，以8位阿拉伯数字位阿拉伯数字标注年月日，如注年月日，如19990909。6页数：每一件数：每一件归档文件的档文件的页数。文件中有数。文件中有图文的文的页面面为一一页。7备注：注注：注释文件需文件需说明的情况。明的情况。二、二、归档文件目档文件目录用用纸幅面尺寸幅面尺寸采用国采用国际标准准A4型（型（长宽为297mm210mm）。）。三、三、归档文件目档文件目录应装装订成册并成册并编制封面。制封面。归档文件目档文件目录封面可以封面可以视需需要要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等）等项目（目（见图A3）。其）。其中全宗名称即立档中全宗名称即立档单位的名称，填写位的名称，填写时应使用全称或使用全称或规范化范化简称称。5、编目目24将将归档文件按室档文件按室编件号件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表考表项目。目。一、档案盒一、档案盒1档案盒封面档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要，盒脊厚度可以根据需要设置置为20mm、30mm、40mm等。等。2档案盒档案盒应根据根据摆放方式的不同，在盒脊或底放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必限、起止件号、盒号等必备项，并可，并可设置机构（置机构（问题）等）等选择项。其中，起。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用用“”号号连接；接；盒号即档案盒的排列盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交序号，在档案移交进馆时按按进馆要求要求编制。制。3档案盒档案盒应采用无酸采用无酸纸制作。制作。二、二、备考表考表备考表置于盒内文件之后，考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况目包括盒内文件情况说明、整理人、明、整理人、检查人和人和日期（日期（见图A5）。）。1盒内文件情况盒内文件情况说明：填写盒内文件缺明：填写盒内文件缺损、修改、修改、补充、移出、充、移出、销毁等情等情2整整理人：理人：负责整理整理归档文件的人档文件的人员姓名。姓名。3检查人：人：负责检查归档文件整理档文件整理质量的人量的人员姓名。姓名。4日期：日期：归档文件整理完档文件整理完毕的日期。的日期。6 6、装盒、装盒25