自然资源档案数字化成果备份探究.pdf

未来城市设计与运营2 0 2 3.8/8 5城市档案UrbanArchives自然资源档案数字化成果备份探究余松艳摘要：随着信息化技术的普及应用，自然资源档案的数字化成为档案信息化的必然要求，而自然资源档案数字化成果的备份已成为自然资源档案数字化不可或缺的一部分。当前，自然资源档案数字化成果的备份面临着诸多挑战，为此必须完善三方面工作：一是做好自然资源档案数字化成果的质检验收工作，这是自然资源档案数字化成果备份的前提；二是进行自然资源档案数字化成果的异地备份，这是自然资源档案数字化成果备份的关键；三是构建自然资源档案数字化成果备份的网络系统，整合系统资源，加强和地方档案馆合作，构建数字档案安全备份的网络平台。关键词：自然资源档案：数字化；档案备份；异地备份在当今信息化社会，自然资源档案由传统的纸质档案向数字化档案转化，已成为信息化建设的必然要求。自然资源档案数字化成果是自然资源档案开发利用的基础。而如何将自然资源档案数字化成果进行安全备份，从而确保其不受地质灾害、网络攻击等自然和人为因素的影响，是实现档案安全管理的一项重要课题。自然资源档案数字化成果的备份，是指将现有的数字化成果通过复制手段产生数字化副本，用以保证档案数据安全的一种方式，它可以避免因自然灾害灭失、网络攻击等因素导致档案数字化成果损毁、丢失所引发的档案经济和社会价值损失。在基层实践中，特别是在完成自然资源档案数字化验收工作后，基层档案管理人员接收的档案数字化成果往往是单一的PDF图像格式的电子文件（很多时候数字化作业队伍也只提供PDF格式文件），且档案数字化成果往往直接挂接于档案查询系统，导致一些基层档案管理人员经常忽略档案数字化成果的备份，他们认为反正数字化成果挂接于档案查询系统，只要系统可以使用，数字化成果必然存在，不需要特意进行备份，同时因为基层事务繁忙，对于自然资源档案数字化成果的备份经常抱着“多一事不如少一事”的心态，经常出现这样一种情况：自然资源档案数字化成果已经竣工验收投入使用，对外提供查询利用服务，但备份工作从未开展，一些基层档案管理人员甚至不明白为何要开展档案数字化成果备份。一、现阶段自然资源档案数字化成果备份存在的问题（一）基层档案管理人员对备份工作思想认识不到位，缺乏主观能动性是阻碍备份的主观因素笔者通过调研发现，在基层的档案科室中，档案管理人员对备份工作思想认识不到位、缺乏主观能动性的现象尤为明显。基层的档案科室由于工作人员配置少、工作业务繁重，加上认识不到位，对数字档案的备份工作不太重视。一些基层档案管理人员认为，只要数字化成果对内对外能提供查阅利用，是否进行备份并不重要。基层档案管理人员对档案数字化成果备份的主观能动性不强、参与意识不强，工作缺乏积极性，成为阻碍自然资源档案数字化成果备份的一大主观因素。特别是近几年，伴随着机构改革，自然资源档案数字化加工工作如火如茶地开展，每年需要完成的档案数字化作业量均达到几十万页甚至上百万页，大量的自然资源纸质档案通过数字化加工形成电子文档挂接于档案查询系统，档案室工作人员日常除了忙于档案数字化工作，还要完成档案查询利用等诸多日常事务性工作。可以说，档案管理人员主观上并未树立对自然资源档案数字化成果进行备份的意识，8612023.8未来城市设计与运营UrbanArchives城市档案导致自然资源档案数字化成果并未进行备份，而一旦档案查询系统发生故障，就存在着自然资源档案数字化成果损毁、丢失的风险。如果没有备份的数据可供恢复使用，会导致档案数字化成果化为乌有。（二）数字化作业队伍的不配合是阻碍自然资源档案数字化成果备份的另一大因素当前，自然资源档案的数字化工作正处于一个迅猛发展的阶段，几乎每个市（县、区）的自然资源局都正在开展或者即将开展档案数字化工作，同时往往因为人员以及预算经费的不足，自然资源档案数字化普遍采用的是工程外包的模式进行，而无论是通过政府采购招投标还是询价商选定的数字化作业队伍，因为受到财政预算经费的制约，所以普遍采用的都是最低价的中标方式，这就导致了档案数字化作业队伍的良莠不齐，很多作业队伍在最后提交档案数字化成果时，出于节约经济成本的考虑，往往只提交一套挂接于档案查询系统的PDF格式的档案数字化成果，而仅有一套数字化成果并不符合数字化操作规程中规定的数据成果的备份需求。根据档案数字化操作规程的规定，为保证档案数据安全，数据应该备份在硬盘、服务器、备份系统各一套。档案数据应采用三种数据格式（TIFF格式、JPG格式、PDF格式），其中：PDF格式上传服务器，TIFF、J P G 两种格式分别备份在移动硬盘（采用希捷或是西部数据品牌、容量1T)、D V D 光盘上各一套。也就是说档案数字化作业队伍最后移交的数字化成果应该有三套不同的格式，用作备份，确保数据的安全使用。而在基层实践中，普遍存在档案数字化作业队伍最后移交的自然资源档案数字化成果只有PDF这一种格式，其余的两种格式要么没有打算提交给档案室，要么勉强在移动硬盘备份一份TIFF格式文件用以应付数字化验收。如果在数字化加工合同中对提交的数字化成果格式和数量没有作出明确的约定，很多档案数字化作业队伍根本无法保证能够提供三种格式的数字化成果进行移交验收，从而严重影响到自然资源档案数字化成果备份工作的开展。（三）办公经费的制约是造成自然资源档案数字化成果备份工作难以开展的重要原因以宁德市自然资源档案数字化成果的备份为例，目前宁德市自然资源局的档案数字化工作由宁德市自然资源档案中心负责主持开展，宁德市自然资源档案中心仅是市局下属的科级事业单位，无独立账户，仅有3 名事业编制的档案管理人员（其中2 人为长期借调人员，只有1人为专职档案管理人员），实际办公经费有限，每年均要申请财政预算对自然资源档案进行数字化转化，而因涉及机构改革产生的历史遗留自然资源档案多达上百万件，每年均要花费几十万元对自然资源档案进行数字化，有限的经费主要用于保障自然资源档案数字化加工，而自然资源档案数字化的成果大多数都是直接挂接于档案查询系统提供检索利用。自然资源档案数字化成果的备份涉及硬件和软件设施的采购和改造升级，例如同城备份和异地备份时需要采购自有服务器、大容量移动硬盘等，这需要一笔不小的经费，而在经费十分紧张的情况下，自然资源档案数字化成果的备份工作滞后也就不足为奇了。市级自然资源档案数字化成果的备份工作尚且如此，县（区）一级的自然资源档案数字化成果的备份工作更是举步维艰。因此说，办公经费的制约，是基层无法开展自然资源档案数字化成果备份工作的重要原因。二、相应对策（一）认真做好自然资源档案数字化成果的质检验收工作，是自然资源档案数字化成果备份的前提自然资源档案数字化成果备份，离不开自然资源档案数字化成果的质检验收，如果没有高质量的自然资源档案数字化成果，那么备份工作也就无从谈起。可以说，自然资源档案数字化成果的质检验收是自然资源档案数字化最为关键的环节，事关自然资源档案数字化成果的质量，需要特别重视。笔者通未来城市设计与运营2 0 2 3.8/8 7城市档案UrbanArchives过多年主持自然资源档案数字化加工工程的经验发现，很多自然资源档案数字化成果的质检验收工作流于形式，表面上看各种质检报告一应俱全，数字化作业队伍对数字化成果质检做出各项承诺，但实际交付的自然资源档案数字化成果质量堪忧。有的地方出于节省经费或者是缩短工期等需求，数字化加工过程匆匆忙忙，仅仅依靠作业队伍的自身质检工序，未聘请第三方的监理机构或是自己验收时随机抽取几卷，就匆忙地完成了自然资源档案数字化成果的验收工作，而一旦在实际查询利用档案时发现档案数字化成果有错误或者质量不高，档案数字化作业队伍早已撤离，再想修改完善档案数字化成果，就需要费一番周折。而一份质量有待商的自然资源档案数字化成果就算进行了备份，其价值也不高，会严重影响自然资源档案数字化成果的开发利用。对此，应从以下几方面采取针对性的措施加以改进：1.在数字化加工工作开展初期，未雨绸缪，严格把控自然资源档案数字化成果的质量。要注意的是，在签订数字化加工合同时，要在合同中明确移交验收时数字化成果的质量，在数字化成果数据提交时，作业队伍至少要附带3 次的质检报告，其中包含作业队伍每周和每月质检记录、数字化成果整体初检记录、数字化成果整体总检记录，要求数字化成果的质检率为10 0%，从检索目录的录入到最终扫描图像的生成，每页都要进行质检，并附上质检员的个人签字确认的证明。从作业队伍源头把控上，保障自然资源档案数字化成果的质量。这样，才能确保自然资源档案数字化成果备份的质量。2.在数字化作业队伍认真开展数字化成果质检工序的基础上，聘请具有资质的第三方监理机构对于已经完成的数字化成果开展质检工作，要求对录入的检索目录和每页的数字化图像都进行质检，确保质检率10 0%。在实践中发现，很多自然资源档案部门通过财政预算经费申请自然资源档案数字化项目时，经常忽略将聘请第三方监理机构的费用计算在财政预算内。而目前在基层档案部门，依靠12 名档案管理人员根本无法完成数量庞大的自然资源档案数字化成果的质检工作，聘请第三方监理机构协助质检势在必行。只有通过第三方监理机构10 0%的质检，才能保证自然资源档案数字化成果的质量，从而确保自然资源档案数字化成果备份的准确性。而一旦财政经费开始拨付，追加预算是一件十分繁琐的事务，为此，在申请自然资源档案数字化项目经费时，必须考虑加入自然资源档案数字化监理经费，确保能够借助第三方监理机构把控整个数字化成果的质量。例如，宁德市自然资源档案中心在每期自然资源档案数字化工程的预算申请时，均预留数字化工程总价的1%3%作为档案数字化成果的监理费用，聘请市级且在档案局备案过的第三方监理机构对档案数字化成果进行质检，这样就确保了自然资源档案数字化成果的质量。3.在作业队伍质检和第三方监理机构质检的基础上，最后采用随机抽检的方式再次进行质检，这样确保数字化成果质量。无论是作业队伍自检还是第三方监理机构质检，都不能替代最后验收时的抽检。为此，在对每次数字化成果进行总验收时都采用抽检来把关，由档案管理人员采用随机抽检的方式再次对档案数字化成果质量进行检验，一旦发现有不合格的数字化成果，就要求对这一批次的数字化成果进行返工再处理，通过重重把关确保高质量的数字化成果提交，从而为自然资源档案数字化成果的备份打下良好基础。（二）进行自然资源档案数字化成果的异地备份，是自然资源档案数字化成果备份的关键自然资源档案数字化成果的异地备份是指将数字化成果的备份数据存放在异地，一旦本地的档案数字化成果数据发生意外导致不能使用，即可启用在异地存放的数字化成果数据。目前，针对现有自然资源档案数字化成果的备份工作多数集中于异质备份，即将现有的自然资源档案数字化成果刻录于光碟或者移动硬盘存放于本地档案库房88/2023.8未来城市设计与运营UrbanArchives城市档案的防磁柜中，异地备份则较为少见。按照有关规定，针对重要的自然资源档案数字化成果的备份必须同时实施异地备份和异质备份。目前在数字化成果中普遍使用的PDF图像格式，一般都是通过上传服务器在档案查询系统中使用，而一旦本地服务器出现网络攻击、服务器受损等现象，就容易对数字化成果的数据安全造成危害。为此，除了采用常规的备份方式外，可以通过采用异地备份服务器的方式，确保数字化成果数据在出现损毁、丢失情况时，第一时间采用异地备份服务器的数字化成果副本，确保数字化电子文件的长期可读和档案信息资源的绝对安全。为此，必须建立自然资源档案数字化成果的异地备份制度。1.加强自然资源系统内部档案室或档案馆的联系，方便异地备份。可以通过加强系统内部联系，密切合作，整合资源，各地的自然资源档案管理机构可以选择省内另一城市的自然资源档案管理机构的档案室或档案馆，作为档案异地备份的场所，建议选择的异地备份场所至少相距3 0 0 公里，以不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜 2 。这样，如果本地发生不可抗力的灾害时，可以通过异地备份的档案数字化成果，及时恢复自然资源档案数据，确保自然资源档案数字化成果数据的查询利用不受影响。例如，在福建省内，各地的自然资源局档案室或档案馆都可以互相合作，进行数字化档案异地备份，宁德市的自然资源档案数字化成果可以存放于福建省自然资源厅下属的自然资源档案馆等，这样一旦有所需求，可以快速反应，调阅并及时恢复数据。2.加强与所在地档案局的合作。可以借助地方档案局的专业技术人员力量，由地方档案局指导，开展自然资源档案数字化成果的异地备份工作，毕竟地方档案局的专业技术队伍可以提供更好的技术保障。同时，也可以将重要的自然资源档案数字化成果的备份文件存放于地方档案局的专业库房中（同城异地备份），以备在第一时间内可以调取自然资源档案数字化成果的备份数据使用，避免各种客观因素带来的影响。例如，宁德市自然资源档案中心可以与宁德市档案馆加强联系，沟通协调，将重要的自然资源档案数字化成果备份在宁德市档案馆的恒温恒湿库房，就更加有力地保障了自然资源档案数字化成果的安全。3.可以借助先进的科技，利用异地设立服务器、“云端”备份等模式进行档案数字化成果备份。以福建省为例，鉴于人工运营成本及数字设备维护等多种因素的考虑，目前数据异地备份的服务器大都设在福建省福州市长乐区，该地已经形成了配套完善的数字设备备份服务的产业集群和技术维护人员，自然资源档案数字化成果的备份也可以借鉴其经验和做法，考虑在福州市长乐区设置服务器备份自然资源档案数据，既方便管理又节约成本，大大有利于自然资源档案数字化成果备份工作的开展。至于“云端备份涉及自然资源档案数据安全，应整合好自然资源档案数字化成果资源，建议由当地的数控办统一组织进行备份，这样效果更好。（三）构建自然资源档案数字化成果的备份网络系统，整合系统资源，加强和地方档案馆合作，构建安全备份的网络平台目前，随着信息技术的广泛使用，自然资源档案数字化成果的备份工作也伴随着科技的不断进步有所发展，从单纯地将文件复制刻录到光碟的静态化备份向网络化、异地备份动态化的备份方式转变。1.整合现有的系统资源，采用统一的档案管理系统对自然资源档案数字化成果进行备份。目前，由于自然资源档案数字化成果的备份涉及的档案种类众多，采用的档案管理系统各有不同，互不兼容对档案的备份工作造成较大的障碍。例如，文书档案管理系统和地籍档案管理系统的不兼容，从而导致档案备份工作的开展较为困难。为此，今后备份工作应该整合相应的系统资源，并建立在机关内网的办公自动化系统（OA）操作平台上，通过同一个操作平台系统开展数字化成果的备份工作，这样既方便档案管未来城市设计与运营2 0 2 3.8/8 9城市档案UrbanArchives理员的操作，又确保了自然资源档案数字化成果的备份更加便捷。2.及时对网络备份系统进行升级改造并加大对档案安全备份系统的投入。可以通过加强对网络“防火墙”的建设，防止病毒等网络攻击对于自然资源档案数字化成果的侵害。随着电子信息化技术的飞速发展，自然资源档案数字化成果内涵丰富，很多数据涉及个人的隐私及公共的信息安全，更容易引起网络“黑客”的攻击，容易造成信息泄露等安全隐患，所以需要及时加以防范，通过升级改造网络备份系统等方式确保自然资源档案数字化成果的备份数据的信息安全。同时，通过增加相应的经费和投入，升级配套档案安全备份的各项软硬件设施，并引进相关专业的技术人员从事自然资源档案数字化工作，这样才能促使自然资源档案数字化成果的备份工作日趋完善。三、结语总之，自然资源档案数字化成果的备份，是一项长期性工程，它不仅关系到自然资源档案数字化成果的安全保障，还关系到自然资源档案数字化成果的安全综合开发利用，需要档案管理人员增强档案及时备份的意识，通过加强与地方档案馆的合作，实现自然资源档案数字化成果的异地备份，构建安全备份的网络平台，确保自然资源档案数字化成果在安全的网络系统平台得到开发利用。参考文献：1胡红霞.档案馆自然灾害防治工作存在的问题分析 J.兰台世界，2 0 1 2（0 5）：2-3.2宋慧蓉重要档案异地备份思考 J.档案管理，2 0 1 2（0 4）：7 9.作者简介余松艳就职于宁德市自然资源档案中心，本科，副研究馆员，从事自然资源档案管理工作