QP04质量记录控制程序(doc 5).docx

1 目的
对质量记录的生成、发放、标识、流转、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效运行的证据，同时也为产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进强制性产品认证工厂质量保证体系提供信息。
2 范围
本程序适用于质量保证体系运行中和产品生产中形成的质量记录的控制。
3 职责

3．1 本程序的归口管理部门为质检部，主管领导是质量负责人。
3．2 质检部负责产品实现的过程、监视和测量、计量、审核和评审以及纠正和预防措施等记录的管理。
3．3 各部门负责本部门记录的管理。
3．4 记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。
4 程序
4．1 记录的范围
4．1．1 凡是质量保证体系运行中的记录、报告以及与产品质量有关的数据均属于记录范围。
4．1．2 与质量保证体系有关的记录：内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、人力资源培训记录、基础设施和工作环境管理记录、产品和过程监视和测量记录等。
4．1．3 与质量活动有关的记录：与产品有关的要求的评审记录、设计和开发、评审、验证、确认和更改记录、供应商评价记录、监视和测量装置检定记录、不合格品控制记录、质量计划相关记录、服务及顾客投诉记录等。
4．2 质量记录的编号和标识
4．2．1 质量记录编号

Q／DQ·RH
-
QR
**
-
**

序号（从01开始）
连接符
对应文件序号
质量记录
连接符
企业缩写
企业标准代号

例如：Q/DQ·RH-QR04-01《质量记录清单》表示在Q/DQ·RH-QP04-2003《质量记录控制程序》中的第1个质量记录。
4．2．2 记录以其编号作为标识。
4．3 记录的填写要求
4．3．1 记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核和批准。如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单斜杠（\）划去。各相关栏目负责人签名不允许空白。各相关、可填栏目不允许空白。
4．3．2 记录不得随意更改，确需更改时，应采用单斜杠（\）划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖更改人的印章或签上更改人姓名及日期。
4．3．3 记录以书面、表格、清单形式为主，也可采用电子媒体作为载体。清单形式的记录以打印方式为主。
4．4 空白记录的管理
4．4．1 各种记录的空白表由各主管部门设计，质检部备案、编号、发放，保证各有关工作场所都能收到相应的空白表。
4．4．2 空白表由质检部委托生产经营部统一印刷，印制。
4．4．3 质检部负责编制“质量记录清单”，内容包括：“记录名称”、“记录编号”、“使用部门”、“保存期限”等。
4．4．4 质检部负责保存和管理“质量记录清单”和空白记录表式。
4．5 记录的保管和贮存要求
4．5．1 各部门应设专职或兼职人员负责本部门记录的汇总、编目，应保持记录的顺序号或日期便于查询。在封面和侧面注明部门、记录名称和日期，便于存取和检索。

4．5．2 记录的储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀等。计算机软件里的记录贮存要防潮、防变形、防划伤，且应有备份。
4．6 记录的保存期限
按产品实际使用的有效期确定保存期限，并记于“质量记录清单”中。对于保存期超过三年的记录，可集中保存于档案室，但需标识清楚所属的部门、记录的名称和年份。
4．7 记录的借阅
4．7．1 借阅记录时，应登记并规定归还日期。必要时需经部门主管批准后方可借阅。
4．7．2 借阅的记录不得更改、遗失、损坏和拆页。
4．7．3 合同要求时，在商定期内，记录可提供给顾客(或其代表)、供方查阅。
4．8 记录的处理
4．8．1 根据“质量记录清单”上注明的记录保存年限，整理出超过年限的记录或没有必要保存的记录，由资料员填写“文件销毁申请记录”，经部门负责人审查、主管领导批准后，两人共同销毁，并做好记录。
4．8．2 “文件销毁申请记录”应长期保存。

4．8．3 需做永久保存的记录，由部门负责人批准并在记录上标注“永久保存”字样。
4．9 记录格式修订
4．9．1 当管理评审或工厂重要决策要求修订记录，须坚持以下原则：
a）保证信息、数据的连续性。
b）便于统计和使用。
c）力求简单有效。
4．9．2 质检部提出修订的方案与样张，经部门负责人审核后报质量负责人或总工程师审批，确保4.9.1的实现。有必要时，应召集相关部门征求意见。
4．9．3 修订记录应同时在“质量记录清单”中注明失效日期与生效日期。
4．10 质量计划
质量计划包括产品设计目标，实现过程，检测及有关资源的规定，以及产品获证后产品的变更。
5 相关文件
5．1 Q/DQ·RH-QP03-2003《文件和资料控制程序》
6 质量记录
6．1 Q/DQ·RH-QR04-01质量记录清单
6．2 Q/DQ·RH-QR04-02质量计划