公务类应用文写作专题.pptx

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,第一节 公文概说,一、公文的概念,公文是公务文书的简称，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。,关于概念，注意两点：,1,、法定效力。公文具有法律约束力的性质。,2,、规范体式。公文具有特定的种类、格式、行文规则、公文处理等内容。,二、公文的种类,国务院,国家行政机关公文处理办法,规定：公文有,13,类,13,种。分别是,命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,三、公文的分类,13,个文种按行文方向的不同，可以分为三类：,1,、下行文：行文方向往下。,2,、上行文：行文方向往上。,3,、平行文：行文方向往不往上，也不往下,关于级别，有必要作一个解释,按,办法,规定：,各级行政机关的行文关系，应该根据各自的隶属关系和职权范围。,“上”和“下”指的是有隶属关系的上下级，即直属的上下级。学习时应该把握好这个内容。,练习：下面单位的行文关系怎样？,1,、总行与各分行,2,、广东金融学院与广东省政府,3,、上海市人民政府与广东省人民政府,4,、北京市人民政府与沙河镇人民政府,（一）下行文,主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复,1,、命令（令）以突出的强制性和最高的权威性区别于其他文种。多为国务院及其部委、县以上人民政府的领导人才能颁发。,2,、决定：与命令相比，在强制性和权威性方面稍弱，在行文单位上限制不多。,3,、公告、通告：常常用于面向没有固定的行文对象或行文对象级别相当复杂时使用。,这两个文种多没有主送机关。,4,、通知、通报：前者指向将来，后者指向过去,5,、批复：答复下级机关的请示事项,（二）上行文,主要是,议案、报告、请示。,议案有特定的行文单位和行文对象。发文单位一般是人民政府，主送机关（行文对象）则是同级的人民代表大会或人民代表大会常务委员会。,报告和请示的区别在于要否答复：,前者只是陈述情况，不用上级答复,后者则需要上级的批复。,（三）平行文,主要是,函,适用于不相隶属机关之间的文书往来。使用上比较灵活。,不相隶属机关：两个没有隶属关系的机关。,五、公文的格式,（一）包括的内容,公文一般由发文机关标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。,眉首部分,眉首部分包括以下内容：,（一）公文份数序号,（二）秘密等级和保密期限,（三）紧急程度,（四）发文机关标识,（五）发文字号,（六）签发人,（一）公文份数序号,指将同一文稿印刷印制若干份时每份公文的顺序编号。是否需要注明，与秘密等级有关。,如需标识，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。,（二）秘密等级和保密期限,如需标识秘密等级（分绝密、机密和秘密三级），应顶格标识在版心右上角第一行。,如需同时标识秘密等级和保密期限，应顶格标识在版心右上角第一行，两者之间用“”隔开。,（三）紧急程度,指对公文送达和办理的时间要求。分“特急”和“急”两种。,如需标识，应顶格标识在版心右上角第,1,行，如需同时标识秘密等级和紧急程度，前者在右上角第,1,行，后者在右上角第,2,行。,（四）发文机关标识,由发文机关全称加“文件”组成。一般用红字。,注意事项：,1,、上行文一般只标识发文机关全称或规范化简称，而省略“文件”二字；,2,、多个单位联合行文，各单位一般作纵向排列，主办机关名称在前。“文件”二字居中处理。,（五）发文字号,由发文机关代字、年份和序号组成。,位置在发文机关标识下空,2,行，居中排布。,注意事项：,1,、代字一般有固定处理。如“府”、“银”,2,、年份、序号用阿拉伯数码标识；,3,、年份应用全称，用六角括号括起；,4,、联合行文，只标主办机关的发文字号。,（六）签发人,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。先写“签发人”三字，冒号后标识签发人姓名。,主体部分,主体部分包括以下内容：,（一）公文标题,（二）主送机关,（三）公文正文,（四）附件,（五）成文日期,（六）印章,（七）附注,（一）标题,1,、标题一般由三部分组成：,（,1,）发文机关名称：可参考发文机关标识,（,2,）事由：由介词“关于”加公文内容的准确、简要概括组成的介词短语作文种的定语。,（,3,）文种：在,13,个文种中选择最恰当的。,练习：为下面的公文加上标题,越秀区公安分局：,因工作需要，需刻制钢印一枚，请给予办理有关手续。钢印规格如下：（略）,中国人民银行广州分行（章）,二,000,年九月十五日,（二）主送机关,也叫抬头，指公文主要送达和需要办理的有关单位。,确定主送机关的原则：,1,、根据隶属关系和职权范围确定主送机关，一般不可越级行文；,2,、主送机关是受理或答复公文的机关。需要阅知而非受理或答复公文的机关，只可抄送；,3,、主送机关是机关，而不是领导者个人。,4,、上行文，主送一个机关，其他抄送。,5,、主送机关名称应写全称或规范化简称。,6,、公告、通告等知照性公文和决定等一般不用主送机关。,（三）公文正文,一般包括三部分内容：,1,、写作目的,2,、写作内容,3,、要求,（四）附件,指附属的文件。,办法,指出：“公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。”,在正文下面，空两格先写上“附件”二字，冒号后标明附件顺序和名称。,（五）成文日期,指公文的生效之日。,成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文则以最后签发机关负责人的签发日期为准。,成文日期应用汉字将年、月、日标全。应该注意的是，使用的是汉字，而不是阿拉伯数字,（六）印章,各文种除会议纪要外都要求加盖印章。平时写作，应该注意在发文单位后面加小括号，写上“章”字，以示印章。,（七）附注,附件是附于正文的文件，,附注是附在正文后的注释。,附注多用于解释或标明公文的传达范围。,若是请示，必须在附注处注明联系人的姓名和电话。,版记部分,版记排布在公文末页的尾部。包括三个内容：,1,、主题词,2,、抄送机关,3,、印发机关和印发时间,（一）主题词,主题词指反映公文主要内容的名词性短语。,主题词主要是为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文而产生。,办法,第十条的,12,规定：公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。,注意事项：,1,、一般是名词性词语,2,、数量,3-5,个,3,、标引时不用标点符号,（二）抄送机关,抄送机关指除主送机关以外需要受理或答复公文的机关。,应该分清楚主送机关和抄送机关两个概念的区别。主要是了解清楚“主送”和“抄送”的区别。,（三）印发机关和时间,位于抄送机关之下（无抄送机关则在主题词之下），占,1,行。印发机关左空一个字的位置，印发时间右空一个字的位置。,印发机关一般是发文机关的办公室，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,版记各要素之下均加一条宽度同版心的反线,第二节 常用政府公文写作,通知,的写法,了解通知与相近文种的异同：,通知与通报的异同,一针对未来，一针对过去。内容上也有区别,通知与通告的异同,主要是主送机关上的区别,通知的分类,按照不同适用范围，通知一般可以分为如下三种：,转发或批转性通知：适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关公文；,部署性通知：传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；,知照性通知：任免人员,批转或转发性通知的写法,首先要分清楚批转和转发这两个不同概念：,批转的对象是下级机关的文,转发的对象则是上级机关或不相隶属机关的文,标题处理,1,、一般把原标题直接插入新标题中去。标题形式变成,发文机关“关于转发（批转）”,+,被转公文的标题,+“,的通知”,2,、避免出现“的通知的通知”的累赘情况,3,、可省略重复的“关于”。,4,、多层转发可去掉中间的搭桥单位。,练习：给下面的公文加上标题：,各市，县，自治县人民政府，省府直属有关单位：,省人民政府同意省卫生厅,关于切实加强血液管理工作的意见,，现转给你们，请认真贯彻执行。,广东省人民政府（章）,一九九七年一月十七日,正文处理,转发性通知的一般处理是：,现将,（上级机关）的,文转发给你们，请,有些还会另起一段，写清楚转发公文的重要性及具体贯彻要求。,批转性通知则要求加上上级单位同意的意思。,部署性通知,与知照性通知的异同,传达要求下级机关办理和需要有关单位执行的事项。,知照性通知则没有具体的部署，只是简单的告知。,写法及注意事项,1,、标题,发文机关“关于”,+,主要内容,+“,的通知”,2,、正文,（,1,）讲明发文原由（或谈做好此工作的意义，或分析形势，或介绍背景，或几者兼有）以“特作如下通知：”等为过渡,（,2,）通知主体部分，即部署工作。一般分条分项写明工作内容和原则。这部分考虑要周全，条理要清晰。,（,3,）结尾，时有时无，看实际需要。多提要求与希望，有时以“特此通知”作结。,3,、知照性通知,部署性通知要求收文单位需贯彻执行，而知照性通知目的主要让收文单位了解情况即可。,写法上与部署性通知基本一致，还是分发通知原由、通知事项和结尾（有关要求）等三部分。但没有部署性通知写得那么详尽、具体。结尾甚至多用“特此通知”作结。,请示,的写法,适用于向上级机关请示指示、批准的请示性公文。,与相近文种的区别,与报告的异同：主要在于是否需要回复。,与函的异同：主要在于收文单位和发文单位的关系及内容的重要程度等。,请示的独特行文规则,（,1,）主送机关一般只有一个，即本单位的直属上级机关。,（,2,）一般不得越级请示。非不得已时，应抄送被越过的上级机关。,（,3,）受双重领导的机关向上级机关行文，应一主送一抄送，由主送机关负责答复。,（,4,）除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。,（,5,）请示应当事前行文，要求一文一事。,请示的结构和写法,1,、标题的处理：发文机关,+,关于,事,+“,的请示”,2,、正文的处理,1,、请示原由,这是请示的重点所在。注意请示理由应力戒空洞，应该借助具体材料去说明问题。,2,、请示事项,要求清楚写出请示的具体内容。,3,、请示的相关要求（结语）,一般两种写法：,（,1,）以上请示，当（妥）否，请批示,（,2,）以上请示，如无不当，请批准,请示写作中的注意事项,1,、行文目的要明确，确属“三无”情况才用请示行文。,2,、要严格遵守请示的独特行文规则。,3,、请示，不能只提问题，应有自己的处理意见，请上级审核批示,4,、请示理由要充分，要言之成理。,5,、言辞要得体。如不用“决定”，用“拟定”；不宜有诸如“否则后果自负”等过于强硬的言辞。,第四章 企业应用文写作,第一节,工作计划,一、工作计划的含义、特性和订立工作计划的意义。,（一）概念,人们根据一定的原则，对未来一定时期要做什么和准备怎样去做所作的具体安排和打算。,（二）作用,凡事预则立，不预则废。好的计划能有效地集中人力、物力、财力，更好地达成某个目标。,二、工作计划的种类及其写作特点。,（一）按计划时间和内容要求的不同，分别有计划、规划、设想、要点、意见、安排、打算、方案等。,对以上不同叫法的计划，应该注意加以区分。如：,规划：带有全局性、方向性的宏观方面的计划，时间较长。,设想：一种初步的、粗线条的、时间长而又非正式的计划。,安排：时间较短、内容较单一、具体。,要点和意见：领导机关向所属单位布置一个阶段或一项重要工作时，交代有关政策，提出具体要求。,方案：非常具体、成熟的计划,练习：填上合适的叫法：,1,、广东省十年消灭荒山,。,2,、田野公司第一季度工作,。,3,、广东金融学院第九周工作,。,4,、广州市工资与物价挂钩,。,（二）、按内容涉及方面来分有综合计划、专题计划。,（三）按形式分有条文式计划、表格式计划、条文兼表格式计划。,（四）特征,1,、预见性：从分析现状准确预测未来,2,、指导性：对工作有实际指导意义,3,、实践性：必须能实施，把计划变为现实,二、计划的结构、基本内容和写法。,（一）计划前的准备工作,1,、结合实际、开拓创新,2,、具体明确、重点突出,3,、重视反馈、及时调整,（二）计划的内容,这是计划写作的一个关键。学生习作上最大的问题往往出在这里。要想写好计划，首先要搞清楚的是计划到底应该写什么内容。,1,、依据,为什么做？,2,、任务,要做什么？,3,、措施或步骤,怎样去做？,4,、目标,做到什么程度？,归纳起来，计划的内容包括三部分：,1,、依据和目标,2,、任务或指标,3,、措施或步骤,以上即为计划写作中一定要注意的内容方面的界定。而知道了有关内容的处理后，下一步将是具体的结构和写法,以怎样的架构把相关内容整合起来？有怎样的写法和要求？,（二）结构和写法,一般可以分三部分去理解和写作：,1,、标题,一般采用单标题形式，主要由四部分内容组成：,单位名称：单位全称,计划期限：计划所涉及的期限，一般处理是“,2006,年”“,2006,年下半年”等,内容：计划的性质,“,卫生工作计划”,计划种类：不同的叫法,2,、正文,计划的关键部位。包括三部分内容：,前言,主体,结尾,3,、落款,主要是署名和日期。若标题已注明单位名称，则可省略署名。,具体写法：,计划内容 计划写法,1,、依据 一般放在前言,2,、任务 一般放在主体,3,、措施或步骤 一般放在主体,4,、目标 一般放在前言,综合而言，,前言部分：归纳起来：主要写“为什么做”，写清制订计划的指导思想和总的要求等。也就是完成计划内容中的“依据和目标”。,主体部分：这是重点。要求写清楚,2,个内容：“要做什么”、“怎样去做”。主要是计划内容中的“任务或指标”和“措施或步骤”。,对这个内容，应该加深了解一个问题：,“任务”和“措施”到底谁是观点？谁是用以证明的材料？谁才是“撮要标目法”中的“目”呢？,结尾部分：号召或要求,3,、落款,主要是署名和日期。若标题已注明单位名称，则可省略署名。,第二节 总结,一、工作总结的含义、作用、种类。,（一）何谓总结,指的是对过去一段时间里，对自身实践活动所作的回顾和评价。,关于这个概念，理解时应注意三点问题：,1,、总结一般有时间上的限制；不能随意超过这个范畴谈论过多,2,、对象上有明显的自身性；不能随意超过这个范畴谈论过多其他人或单位的事,3,、内容上主要侧重回顾和评价。内容上也有限制。学习习作中最大的问题就是把总结和计划组合起来。,（二）总结的种类,按功能分，总结一般分为三种：,1,、汇报性总结：,主要是下级向上级主管机关所作的某一时期或某项工作的情况汇报。主要目的是让上级了解情况，侧重回顾所做的工作,“,做了什么”。,2,、报告性总结：,主要是领导在大会上所作的某阶段工作的总结性发言。侧重对所作工作的评价,“,做得如何”。,3,、经验性总结,介绍本单位工作中某些先进的有成效的做法与体会。侧重工作的做法介绍,“,怎样做的”。,二、工作总结的写作程序。,（一）总结的写作程序：,1,、收集资料,2,、分析研究,3,、拟制提纲,总结的收集资料阶段并不麻烦，因为内容毕竟与写作者有关，难的是分析研究阶段，哪些因素在起作用？起怎样的作用？必须要弄清楚。,如：要做一个本学期的总结，该怎么做？,1,、应该知道本学期自己主要做了哪些事；,2,、所做的这些事可以概括为几个方面？,3,、在所概括的几个方面内容里，做得怎样？,（二）总结的内容,要想写总结，当然应该了解其内容。总结的内容一般包括三部分：,1,、基本情况,2,、经验体会,3,、今后打算,而在这三个内容中，最应该清楚把握的则是：,1,和,2,到底有什么关系？它们之间应该如何配合？,（三）总结的写法,内容包括标题、正文和落款等,3,部分。,标题：,有单标题和双标题两种形式：,1,、单标题：一般包括总结对象、总结内容和文体名称等内容,如：法律系学习部总结,金融系学习部,05-06,学年系运会总结,2,、双标题,包括正标题和副标题，两者的分工是：,正标题点出中心,副标题点明对象、内容等，补充正标题未尽事宜,而应该注意的是,无论哪种标题形式，都应该把握住一点,标题要体现总结的范围或基本经验,正文,包括前言、主体和结尾三部分内容,（一）前言：概述工作情况。要紧扣总结的中心,（二）主体：具体介绍做法、成绩或效果、经验体会等。不同类型的总结在处理上略有不同：,1,、汇报性总结：重在汇报工作情况，让上级了解“做了什么”。,2,、报告性总结：重在引导报告对象，为其打气，因此，侧重先进的介绍和存在的不足。,3,、经验性总结：重在典型的经验，说明这经验是怎样来的。,（三）结尾,多是点明工作中的不足及以后努力的方向。,要求简洁、自然。,主体部分处理时，还应该充分考虑如下问题：,1,、什么是工作总结的点与面，怎样兼顾？,2,、工作总结怎样写出特色，避免年年老一套？,3,、工作总结是怎样安排内容材料的？,如：认真阅读下文，体会总结的写法：,（,2,）改善服务设施提高服务质量,营业办公室是服务窗口，我十分注重营业室的建设和装修，创造一个良好的办公环境，提高信用社的知名度，增强竞争力。在改善服务设施的同时坚持在优质服务上下功夫，配备茶水服务，对客户坚持文明用语，真正做到来有迎声去有送声，有效增强吸储的竞争力和吸引力，赢得广大储户的信赖和支持，使信用社的在竞争中得到发展和壮大。年终存款额达到,7762,万元，完成值,126%,，增长,19.5%,。,落款：,标题中未标明单位名称的，应在结尾的右下方署名，署名要写全称。,日期则写在单位名称的下面。年月日俱全，一般用汉字。,第三节,简报,一、简报概说,1,、简报的概念,简报是机关单位团体及时简要报道工作情况，通报有关信息的一种特殊的公务文书，是一种传递信息的基本手段。,“工作动态”、“内部参考”、“快报”、“简讯”、“信息摘编”、“每月快报”等，都属简报。,关于简报的几点知识,从发展上看：,反映的范围不断扩大：由一事一报到一报多事，逐渐演变为内部小报。,报送方向也由向上报告的单向报道变为多向报道：上传下达，左右互报。,形式也慢慢固定下来：有固定的报名，固定的发送对象，定期或不定期出版。,从时间要求上看：,具有新闻性的特点，要迅速及时地传递信息，通报情况。同时也要求以简洁的文字、简短的篇幅简要地报道最重要的信息。,从内容上看：,简报的内容相当丰富：报道本单位有关情况，向上级机关报告本单位某一工作进展，工作中遇到的问题，向下属单位通报有关事项，反映对有关问题的研究，探讨情况，反映有关动态，编报有关文件、资料等。,2,、简报的特点,（,1,）内部性,取材本单位，发送范围、阅读范围多在单位内部。,（,2,）针对性,（,3,）简捷性,3,、简报的分类,常见的是按性质分类：,工作简报,动态简报,会议简报,二、简报的格式及写法,简报制作包括编和写两个方面。,编：包括结构版式及其印制,写：主要是其中文稿的写作,1,、简报的结构,包括,3,个内容：,版头,内文,版尾,2,、简报结构各部分内容的写法,（,1,）版头的写法,一般包括以下内容：,报名：即简报的名称。一般用套红大字印刷。,期号：是简报的当年流水号，居报名之下。一般逐年排号，也有按期数排号。,编发单位：在版头隔离线左上方标明编发单位，以示负责和权威性。一般由编发单位名称,+“,编”构成。,编印时间：在版头隔离线右上方，和编发单位对应的地方标明。一般写明年月日,值得注意的是，有些简报还有加注密级或提示语。,若有密级，在版头左上方加注；,若需要提示语，如“内部资料，请勿翻印”“内部刊物，注意保存”等，一般在版头左上方加注。,（,2,）内文的写法：,内文的构成，分两种情况：,1,、一文一报的简报，由标题和正文构成。,有些转载性简报，还可以在正文前加“编者按”，对所转材料进行阐述、补充、提示和评论。,2,、多文一报的简报,其内容构成由两部分组成：,先在版头之下加印目录或要目，再印内文。,若内文很多，可单独一页作目录，内页再印正文。,（,3,）版尾的写法,在简报末页下方加印版尾，一般会用隔离线与内文分开。主要有两个内容：,1,、发送范围,2,、印刷份数,