浅谈酉酬水电站库区工程档案管理工作.doc

-精品word文档 值得下载 值得拥有- 浅谈酉酬水电站库区工程档案管理工作摘 要：水利是国民经济的基础产业，而且居于电力、交通、通信等基础产业的首位。水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是对工程进行检查、维护、管理、使用的依据和凭证，是全面反映工程建设竣工情况的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对工程质量起着监督和验证作用，其质量对工程质量和工程使用有着直接和深远的影响。重庆酉酬水电站库区工程复建项目已接近竣工阶段，现就本人在酉酬水电站库区复建项目部这几年对工程档案管理的体会，谈一谈看法。关键词： 水利工程档案 管理 问题 建议 一、酉酬库区工程档案分类酉酬库区工程档案是从项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、照片、声像等各种载体的文件材料，包括以下几种类型：1、科技档案，反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。即库区工程项目前期招投标、勘察测绘、设计、科研、总承包、监理和岩土施工、工程管理红头文件工作中形成的归档文件材料。2、合同档案，库区项目部与其他组织之间依照合同法及其有关法规和规定签订的有保存价值的合同及其有关文件材料，如在合同签订过程中所产生的合同评审、资质审查、合同谈判等。3、音像档案、电子文件，以磁盘、光盘为载体，依赖计算机系统阅读、处理可在网络上传输的文件，如工程现场的照片、影片、录像带、录音等材料。二、酉酬库区工程档案作用酉酬水电站库区工程复建项目从2004年开始筹建，经历了一个比较漫长的过程。工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的工程建设资料。做好这些资料的收集与管理，对促进工程建设，保障水电站工程今后的运行与管理，具有十分重要的意义。1、工程档案为施工各阶段建设提供依据和凭证酉酬库区工程档案为施工各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目的宝贵财富。工程档案工作是整个工程项目建设的重要组成部分，按照工程文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的档案资料，实行集中统一管理原则，为工程项目的实施提供档案利用服务，酉酬库区在筹建一项新的项目前期工作中，工作人员需要进行该项目可行性研究、上报计划书、地质勘测等工作，必须查阅大量的过去和现在的工程档案资料，作为申报和编报材料的科学依据，在库区工程竣工验收阶段，更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。2、用活档案，发挥档案的积极作用工程档案记录了酉酬库区工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌。同时，查询、借阅、复制档案资料的工作明显增多，在工作中，资料员不仅要提供直接材料，还根据需要提供相关材料；不仅提供文字材料，还尽量提供图片、录像等直观材料。如有时工程部门需要工程施工的具体位置，就要查找相关工程施工设计图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。工程档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过档案质量管理，提高工程项目质量。二、酉酬库区工程档案管理存在的问题1、档案管理滞后于工程建设库区工程档案管理是由业主、总承包项目部、监理、施工单位等共同参与完成的一项工作，它贯穿工程建设的整个过程甚至前后延展，历经工程档案收集、整理、验收、移交等程序。持续周期长，涉及环节多，要求精度高。酉酬库区工程，2004年开始库区调查，同期开始库区工程勘测设计和库区各项实物指标分解，2006年5月启动库区工程招投标工作，2006年6月酉酬库区专项工程复建项目部成立，库区项目部开始现场运作，2006年11月库区专项农田防护标进场施工。而库区专项工程现场资料管理员2006年8月才到岗工作。档案管理工作的前期投入和管理不足，到后期才开始着手进行档案资料的收集、整理工作，从而造成前期档案资料的复印件较多，原件很少，特种载体档案严重缺失。2、人员变动频繁酉酬库区项目部成立后，第一个资料管理员2006年8月到岗，2007年4月离岗；2007年5月第二任资料管理员接手，2007年10离岗；2007年11月，第三任资料管理员才坚持工作到库区复建项目和大溪场平项目基本完工。由于人员变动过多过频，资料员到岗较迟，使现场资料的收集、管理、整理存在空档；人员的频繁变动，工作缺少连续性，后任资料员必须要在前任的基础上做工作，极有可能丢失资料。或者使以后行成的资料不完整、不规范。到最后规档整理时出现无可挽回的情况：a 、施工单位报告单断号，致报告单不连续。b 、施工单位报告单重号，有的一个号有三个报告单。c 、有的重要会议无记录，有的有了纪录，但当时资料员没有全程参与会议，没有及时收集整理会议纪要，造成会议纪要遗失。d、签收资料时把关不严，有的文件正文规定有附件，收到资料时就缺附件，没有及时向资料提供者索要。3、资料管理不够规范传统的工程档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，工程档案管理各环节不符合质量要求，如施工单位上报的报告单，一式六份，签字多，工作量大，在经由监理、业主单位签字批复返回后，由于批复时间长，纸质文件不易存放，常出现损坏、丢失等情况，给施工单位开展工作带来了困难，也同时给后面归档工作带来了麻烦。由于酉酬库区工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的质量不一，格式和内容不相同，给档案工作带来一定的负担。有些归档资料未采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，而使用了圆珠笔、复写纸、红墨水、铅笔等易褪色材料。用电脑做资料时，打印设备配置不好，导致印件字迹模糊或颜色太浅。有的文面欠整洁，乱涂乱画，字迹潦草。三、酉酬库区工程档案管理的建议1、档案管理与工程建设同步库区工程建设项目申请立项时，即开始前期文件的收集、整理、审查工作。定期召开库区项目档案工作会议。项目部对工程档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。库区工程项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，并规定工程款的百分之五作为档案归档的准备金，不提交齐全完整的基建档案不予付款，有效的控制、监督、检查档案的质量。2、加强人员培训，项目建设过程中尽量不要换人加强档案人员的业务培训工作，增强档案工作思想、政治、文化等素质。组织各参建单位档案人员参加档案业务培训，掌握档案整理立卷规范操作方法，使工程人员了解基建档案管理知识，档案人员了解基建工程建设程序和基建专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。由于库区工程档案工作持续周期长，管理客体又是一个动态的渐进的事物，因此资料员不仅要求专人专职，且最好是一人贯穿首尾，这样工作才有连续性。3、按规范要求，协调参战各方，统一归档要求中南院酉酬库区复建项目部、大溪迁建新址项目部，作为酉酬库的总承包单位，是项目建设包括档案工作在内的各项工作的组织核心,对整个工程档案负有组织、协调和指导的总体责任。首要的是明确库区项目各参建单位领导的责任,增强档案意识,为档案工作提供大力支持帮助。负责对参建单位档案业务的监督指导,按照酉酬库区竣工文件归档要求及档案整理规定，制定统一的分类方案和整编标准,收集整理本单位工程管理的前期文件,接收各参建单位移交的档案资料。各参建单位,要对自己负责的基建工程档案资料进行汇总整理,按照库区工程项目部的要求,保质保量地提供合格的竣工档案资料。4、利用现代化手段，开发档案资源，做好档案信息统计工作充分利用现代化手段，多角度、多层次开发水利工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，大力推行对电子文件、档案网络化在水利工程档案中运用。当前，中南院对电子文件档案管理已趋于成熟，总院内部已经建立一套完整的网上管理信息系统，根据各部门信息化管理实际情况，使用MIS系统管理软件，实行网上文件批复、远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高了档案管理效率。也避免了纸质文件的损坏和丢失情况。在以后的项目开展工作中，应尽快把这套管理系统应用于各项目部之中。总之，档案工作是企业生产经营中一项边缘性、基础性工作，是衡量一个企业管理水平高低的标准之一。酉酬库区工程档案已到验收阶段，虽然存在诸多问题，但同时也给以后项目部档案整理提供了一个借鉴。档案工作者都应该以高度的敬业精神，认真踏实的精神，做好水利档案管理工作，实现档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和基建工程建设水平。作者简介：5