办公用品采购发放制度1.doc

办公用品采购领用发放制度为进一步加强公司办公用品管理，规范办公用品的领用，本着提高办公效率，保障工作顺利开展，降低办公经费，节约费用的原则，特制定本制度。办公用品由行政部集中管理，统一采购发放，并设有专职管理人员负责。根据办公用品的性质，将办公用品分为消耗品和管理品：1、 消耗品包括：铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、刀片、墨水、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、图钉、橡皮、名片、档案袋、标签、纸杯、白板笔、电池等。2、 管理品包括：白板、文件夹、剪刀、钉书器、打孔机、凭证装订机、圆珠笔、签字笔、中性笔、印泥、直尺、计算器、电话机、复印机、饮水机、电脑软硬件及扫描仪、投影仪、计算机网络、办公桌椅、文件柜、档案柜、保险柜、沙发、茶几等。一、办公用品的采购：1、 办公用品要有年度计划、季度计划和月度采购计划，以控制积压，避免造成浪费。2、 行政部管理人员查对办公用品领用计划与办公用品领用表和库存，编制办公用品购置计划，交由行政部经理签字，由行政部上报总经理经审批签字。3、 管理人员根据审签的办公用品购置计划实施购买，并于月底完成。4、 办公用品要根据工作需要，本着“实用、耐用、美观、大方、节约”的原则进行购买。5、 管理人员要经常调查办公用品供应商及市场价格，做到货比三家，保证最优性价比和质量。6、 购买办公用品需开具税务认可的正规发票，并附有所购办公用品清单。要由管理人员办理入库手续，财务部审核，再由行政部负责人审批、总经理签字后方可报销。未遵照上述程序办理者，财务部门不得办理报销。7、 办公用品入库时，管理人员要对其质量和数量进行核对验收，并进行详细登记（采购时间、品名、数量、单价、进货单位、采购人等），定期盘点、帐帐相符、帐物相符。 二、 常用易耗办公用品月用量标准1. 办公用品由部门统一领用，其费用按行政部核定定额标准执行。1) 新入职员工首次发放办公用品详单如下：签字笔一支、铅笔一支、橡皮一个、(普通薄)记事本一本、拉杆文件夹3个、书立一个。2) 消耗品每月由部门管理人员按人数统计后，到行政部领取签字笔芯（每人一支），记事本（普通薄）每人一年两本。3) 其他消耗品每季度按部门集体使用申请领取，不得超过规定数量：经营部：铅笔2支、信笺2本、刀片1个、胶水1瓶、胶带3卷、钉书针1盒、曲别针1盒、夹子10个、橡皮1块、档案袋10个、标签3张、白板笔1支。策划部：铅笔1支、信笺1本、刀片1个、胶水1瓶、胶带1卷、钉书针1盒、曲别针1盒、夹子5个、橡皮1块、档案袋5个、标签1张。财务部：铅笔1支、信笺1本、刀片1个、胶水1瓶、胶带1卷、钉书针1盒、曲别针1盒、夹子5个、橡皮1块、档案袋5个、标签2张、墨水1瓶。保全部：铅笔1支、信笺1本、刀片1个、胶水1瓶、胶带1卷、钉书针1盒、曲别针1盒、夹子5个、橡皮1块、档案袋按实际发生量领取。行政部：铅笔1支、信笺1本、刀片1个、胶水1瓶、胶带1卷、钉书针1盒、曲别针1盒、夹子5个、橡皮1块、档案袋20个、标签1张。人力资源部：铅笔1支、信笺1本、刀片1个、胶水1瓶、胶带1卷、钉书针1盒、曲别针1盒、夹子5个、橡皮1块、档案袋除按人数配备外另有20个、标签1张。信管部：铅笔1支、信笺1本、刀片1个、胶水1瓶、胶带1卷、钉书针1盒、曲别针1盒、夹子5个、橡皮1块、档案袋5个、标签1张、文件夹1个。变电所：信笺1本、刀片1个、胶水1瓶、胶带1卷、钉书针1盒（半年）、曲别针1盒、夹子5个、档案袋5个、标签1张。2. 一次性领用物品超过计划规定范围内的，需经部门经理批准后，方可到行政部领取。 三、 办公用品的领用：1、 每月25日下午13：00-16：00，各部门根据办公用品领用计划集中到行政部领用，其它时间不予办理（特殊情况外）。2、 管理品自第二次领用起须以旧换新，如有故障或损坏，应及时申请修理或以旧换新。3、 新员工到岗时，所需办公用品经行政部审批后到部门管理人员处领用。4、 管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障或损坏，应做合理解释，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。5、 管理人员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准，并随部门或人员的工作状况调整发放基准。6、 行政部设立办公用品领用记录表，各部门人员领用时需登记并经行政经理批准，严格控制办公用品领用。7、 行政部设立办公用品保管账簿，对办公用品库存、领用进行管理，并于每月底填报办公用品领用月报表，统计当月办公用品消耗情况。8、 办公用品严禁取回家私用。9、 复印、打印机的使用，由行政部经理指定专人负责，禁止其他人员随便使用，采用登记制度每次复印、打印的内容和份数必须登记。10、所有办公用品一律爱惜使用，杜绝浪费。 月办公用品申请计划表月份部门申请人序号办公用品名称数量123456789101112131415部门经理审核总经理批准：办公用品领用表 年 月 日部门领用人核发序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人： 主管： 保管员：4 第 页