项目二建立采购管理组织PPT课件.ppt

项目二 建立采购管理组织 任务一任务一 任务二任务二 明确采购部门明确采购部门人员职责人员职责任务三任务三 选择采购制度选择采购制度 任务四任务四 组建采购团队 组建采购部门11.识别采购管理组织的结构形式；2.确定采购管理部门及其人员的岗位职责，配置适当人员；3.识别并建立灵活的的商品采购管理制度；4.组建优秀采购组织团队。核心能力1.建立采购管理部门；2.建立采购管理制度。学习目标2核心术语 组建采购部门，确定组织结构与人员适用情景 当为成功的完成采购任务要建立一个人平台时，查看此技能。技能描述 为了使我们所建立的采购管理科学有效具，有较强的团队工作能力，我们首先根据企业的生产或服务情况确定采购部门的组织结构形式。任务一 组建采购部门354321按专业分工划分按职能设计按物品类别设计按采购地区设计大型组织和超市结构图 P12一.组建采购部门4一贯作业优点：一位采购人员可综合管理全部采购过程，权责相当分明；符合规模经济的原则；与供应商的关系良好；由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。缺点：一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精；采购案件从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端；采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。二.采购部门的作业形式5分段作业优点：每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率；一方面是分工合作，另一方面则内部牵制，不易勾串；采购过程每一阶段均由专业人员负责，可提升采购作业的品质。缺点：采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效；各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难；采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。二.采购部门的作业形式6设立采购部门岗位 采购经理 采购主管 采购员（采购助理）确定采购部门人员的数量 三.设立采购部门岗位7采购部门的设置应同企业的性质和规模相适应采购部门的设置应同企业采购目标，方针相适应采购部门的设置应同企业的管理水平相适应采购部门的设置也要符合现代管理原则 精简原则 统一原则 高效原则 责权利相结合原则 四.设置采购部门的原则8 某大型公司由于业务的发展需要，决定在华北地区建立一个采购部门，总部设在北京。于是，总裁找到小张委以重任，并允许公司内部人员可在本人同意的情况下由小张调用，如还不满足要求需要可以进行外部招聘。小张在明确了任务后，开始着手建立采购部门。问题：小张应如何建立采购部门？9核心术语 采购部门隶属关系部门职责人员职责 适用情景 当对采购部门及其人员职责不明确时查看此技能。技能描述 一般来讲，采购部门的职责与其在企业中的隶属关系有关，采购部门人员的职责与其在企业中所处的岗位必然相关，不同职位层次具有不同的职责。任务二 明确采购部门人员职责10采购部门隶属于生产部 采购部门隶属于行政部 采购部门隶属于高级管理层 采购部门隶属于资财部 一.识别采购部门在企业中的隶属关系 二.从企业整体来看采购部门职责 请购部门的职责 物料管理部门的职责 仓储部门的职责 采购部门的职责 财务部门的职责 11质量交货价格其他 三.从作业层面来看采购部门职责能够明确说明规格；提供客观的验收标准给供应商；参与品质问题的解决；协助供应商建立品管制度；尊重供应商的专业技术。给供应商正确而能达到的交货期；提供长期的需求计划给供应商；使供应商同意包装及运输方式；协助供应商处理交货问题。给供应商公平的价格；让供应商分享共同推行价值分析的成果；尽速付款。对供应商的问题及报怨尽快回应；提供技术或检测仪器，使供应商生产更佳产品；使供应商尽早参与产品的设计。12思想品德素质 敬业精神、诚信知识文化素质政策法律知识、业务基础知识、心理学知识、自然科学知识 能力素质 预测能力、分析能力、表达能力、成本控制能力 四.采购部门人员的素质要求13核心术语 选择采购制度不同物品企业自身条件 适用情景 当想选择合适的方式来最有效地利用企业资源时，查看此技能。技能描述 企业进行采购制度的选择时，需要根据不同物品和采购制度的特性，结合企业自身条件进行选择。任务三 选择采购制度 14重要知识 采购管理制度，是指企业对采购工作的管理，或采取中央集权方式的集中制，或采取地方分权方式的分散制，或采取集权和分权方式的混合制。一般来说，企业规模越小，分支机构分布越临近，产品种类越相似，采用集中制的机会越大；反之，则采取分散制或混合制。15集中制采购制度 优点：价格优惠。管理统一。降低成本。统筹规划。缺点：采购流程过长，时效性差；零星采购、区域性采购及紧急采购状况难以适应；非共用性物资集中采购，难以获得价格折扣；采购与使用分离，缺乏激励，采购绩效较差。适用范围：企业物资需求规模不大，采购量不大，即适用于小企业或分公司（分厂）较集中的企业；企业供应与需要同处一地，便于集中组织供应；为了管理与控制，需进行集中采购。例如目前一些连锁店大都采用这种制度。一.集中制采购制度16分散制采购制度 优点：针对性强；减少了内部物资的调拨手续，决策效率高，权责明确；能充分调动分公司（分厂）的积极性，有较强的激励作用。缺点：不利于采购资金的统一管理，浪费人力、物力、财力，无法享受价格优惠，容易增加采购成本；如果管理失控，将会造成供应中断，影响生产活动的正常进行。适用范围：这种采购制度适合于大型生产企业或大型流通企业；除了地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各区域的分厂物资需求有较大的差异时，也以采用这种采购制度。二.分散制采购制度17混合制采购制度 混合制采购制度是指将集中制采购制度和分散制采购制度组合成一种新型采购制度。依据采购物资的数量、品质要求、供货时间、价值大小等因素，需求量大且价值高，进口货物等可由总公司采购部集中采购；需要量小，价值低的物品，临时性需要采购的物资，由分公司和分厂的采购部门分散采购，但在采购中应向总公司反馈相关的采购信息。三.混合制采购制度18采购物品的共性要求 地理位置的分布 供应市场的结构 降低成本的潜力 专业技能的要求 价格浮动的影响 客户需求 四.采购制度的选择19 北京东方俱乐部是一家健身俱乐部，在北京有19家连锁店，总部设在海淀区。为了维持各个健身部的运作，每家俱乐部各自负责自己的采购事物，绝大多数不设库存而是随需随买。经过调查分析，以前随需随买的采购体系问题很大，公司得不到大批购买的价格优惠，因此公司决定简历集中采购体系。各分部如有需求，他们要填一份请购单，然后传真到总部，最后期限是每周下午5点。到下周一，总部派人将物品及时送达。采购人员如发现各中心所请购的物品不合适，有权加以否决或减少其采购量。每一健身中心拿出1000元应付可能随时发生的紧急采购。经过实行集中制采购，公司降低了采购成本，提高了采购效率。问题：北京东方俱乐部是如何集中采购的？20核心术语 优秀采购组织团队高效 适用情景 当想组建一支优秀的采购组织团队时，查看此技能。技能描述 未来的竞争不是一个人与另一个人的竞争，而是一个团队与另一个团队的竞争。团队的整体素质决定团队的竞争力及其工作质量。一支优秀的采购团队不仅能保证为企业的生产提供所需的物料和服务，争取到最低的成本，使存货和损失降低到最低点，还能在很大程度上提高自己产品质量和服务。如何才能打造一支优秀的采购组织团队呢？任务四 组建采购团队 21 重 要 知识 所谓采购组织团队，是指让员工适当打破原有的部门界限，直接面对供应商和企业采购战略目标并对公司的总体目标负责，以群体和协作优势赢得竞争主导地位的组织形式。221.建立共同的采购目标2.明晰人员角色3.积极培育团队意识4.定岗定责绩效考核5.培训学习提高素质6.坚持原则依法操作 角色认知又称为角色知觉，是指人对于自己所处的特定的社会与组织中的地位的知觉。一个完整的角色认知过程应该包括四个成分：角色认识、角色行为、角色期望、角色评价。组建优秀采购组织团队 23