考察接待方案.doc

接待方案
近日，我学院的合作校--英国B大学将派出以校长为首的15人代表团对我学院的办学条件、办学水平进行全面考察并洽谈相关合作事宜。为了确保接待工作的顺利进行，现制订接待方案如下：

一、 接待目的：本次B大学来访对我学院建设多科性、教学研究型的大学有重要的意义。因此，各相关人员应充分展示我院办学条件及学科建设、教学和科研水平，并以务实、精炼、高效、有序的工作作风展现我院优良校风，给英国B大学的代表团留下良好印象。

二、 接待宗旨：秉承“以人为本”的原则，热情，主动，周到，细致，谨慎，高效，安全，确保各项接待任务圆满完成。

三、 接待规格：建议采用对等规格。
注：由于B大学代表团以校长为首，建议主陪人员为我学院的张院长和党委书记金书记。

四、 考察时间：2013年12月20日--2013年12月22日

五、相关接待部门和具体接待事项如下：
（一）、组织结构：
总负责人：高叶（院办公室主任）
成员： 贺华（教导处主任）
金坤（人事部主任）
苏秦（财务处主任）
宁静（宣传部主任）
常姗（医务室主任）
（二）、安排食宿
 1、负责人：金坤
主要职责：①负责考察团入住金宝莱商务酒店食宿接待工作；
②负责指挥、协调、安排考察团考察期间各个时间段就餐、休息等事宜。

2、预定餐饮（表1）

时间

地点
用餐类型
数量
12月20号午餐
金宝莱商务酒店
工作餐
2桌
12月20号晚餐
金宝莱商务酒店
商务餐
2桌
12月21号早餐
金宝莱商务酒店
自助餐

12月21号午餐
A学院接待中心
工作餐
2桌
12月21号晚餐
金宝莱商务酒店
商务餐
2桌
12月22号早餐
金宝莱商务酒店
自助餐

12月22号午餐
A学院接待中心
工作餐
2桌

注：①食品供应，既要照顾外宾的饮食习惯，又要体现中国特色，品种齐全，营养丰富；
②食品要安全、卫生，同时要在食品旁标明过敏源。

3、预定住宿（表2）
房间标准
下榻酒店
入住天数（天）
价格标准（元／天）
房间数量(间）
商务套房
金宝莱商务酒店
2
440
2
高级商务房
2
300
13

注：①住宿房间已安排好，考察团成员可根据自身需求内部调整
②接待人员要做好成员信息登记工作。

4、考察团成员信息登记表 （表3）
序号
姓名
性别
年龄
宗教信仰
职务
爱好
到达时间
1
Will Smith
男
60
基督
校长
高尔夫、网球

2
Elizabeth William
女
55
基督
副校长
慢跑、自行车

…

15

（三）、接机及送机工作组
1、 负责人：宁静
主要职责：负责联系考察团的接机、送机及其他事务；
工作人员：记者1人（宣传部指派），负责摄像、照相事宜；
    接待人员5名（可指派学生），负责生活等相关事务工作；
翻译员5名（可指派学生），负责随行翻译。
   2、准备工作
 （1）准备：2013年12月19日前往机场实地考察。
    ①办理好相关手续，开放贵宾通道等相关事宜；
②设置临时接待点，备好接机标语及横幅等。
3、主要工作内容
  （1）具体负责接机、送机等相关工作。
  （2）物品配备：照相机一部、空调大巴一台、矿泉水，风油精，遮阳伞，纸巾等若干。   
（3）接机：
    ①就位。12月20日上午工作组成员到达机场。
    ②接人。考察团由接待人员确认后，接机负责人宁静先自我介绍，接过行李交工作人员。
  （4）照相。由随行记者对考察团人员进行机场拍照，摄像。
  （5）送往酒店。送考察团人员前往下榻酒店办理入住手续。
  （6）照片传回。照相结束后，第一时间内把照片传回宣传部。
  （7）报告。在把考察人员送到酒店后，将相关接待信息电话汇报院办公室。  
  4、送机：在机场设接待站，按照相关程序负责安全的送机服务。
（四）、医务组
1、负责人：常姗
    医生：牛宇、韩静
主要职责：负责医疗服务工作，二十四小时轮流值班，专家外出时随行服务，着装整洁，佩带工作证，态度主动、热情、和蔼。   
2、药品准备：速效救心丸，感冒药，健胃消食片，晕车药，风油精，创可贴，消毒水等。
（五） 、考察团会务工作安排（表4）
时间
事项
工 作 内 容
负责人
20日下午2∶00
参观校园
由接待人员引领考察团入院参观，主陪同人员为金书记和张院长。
高叶
下午3∶30-5∶00
欢迎会
在学院社科楼一号报告厅召开欢迎会，会上张院长将代表全体教职工、学生，欢迎贵宾的到来。参加人员为所有院领导、外语系老师、优秀学生代表。
高叶
下午7∶30
送客
将考察团送至酒店休息，并在酒店安排晚餐，主陪人员为金书记和张院长。
宁静
21日上午
9∶00--11∶00
交流会
早餐过后，上午9点钟接待组安排酒店车辆将考察团接至学校，在科研楼一号会议室展开交流会。我院教导处主任贺华向考察团成员介绍我学院的教学情况，师资力量和教研成果等。参会人员为院领导、教导处主任和相关老师。宣传组负责记录会议内容，拍照等。

金坤
宁静

下午2∶00-5∶30
参观教室
教导处主任、老师等在会议室与B大学考察团深入交流、共同探讨未来的合作事宜，并引领考察团参观学校教室、阅览室和图书馆，期间与学生亲切互动。
贺华
宁静
晚上6∶00-8∶00
送客
接待组将考察团送回酒店休息，安排晚餐，主陪人员为教导主任贺华
贺华
22日上午8∶00-11∶30
参观当地风景区
由接待人员带领考察团，游览当地有名风景区，名胜古迹。随行人员：医务室医生牛宇，另翻译人员5名，导游一名。
宁静
常姗
下午1∶00-3∶00
欢送会
午餐后，由教导主任贺华在欢送会上发言，B大学代表上台发表讲话，双方互赠礼物。
金坤
宁静
下午5∶00
送客
接待组办理酒店退房手续，用酒店空调大巴将考察团成员送至机场。
高叶
金坤

（六）、考察后续工作
1、宣传组对此次B大学的考察之行的跟踪报道进行总结、整理，并写成报告；
2、财务组将此次接待的预算做成表格，送往财务处审核；

（七） 、应急预案
1、车辆：为防止轿车或大巴在半路上抛锚或者出故障，人事部应提前安排校车及司机，以备不时之需；
2、会场：为防止会场音响、投影仪等电子设备出现故障，应在报告厅、会议中心多预留一间设备齐全、能容纳上百人的会议室；为防止工作人员人手不够，可以安排学生帮助完成接待工作；
3、紧急情况：为防止有考察团成员突发病变，医务人员应原地待命，备好急救箱及应急药物；保持会议厅及报告厅的绿色通道的畅通，以便突发情况疏散人群。

（八）、接待预算（附）

费用预算表（表5）

项目
单价
数量
费用
小计
备注
车辆
酒店大巴
1辆
240
240
校领导接送轿车的燃油费算入应急设备支出中
金宝莱商务酒店
商务套房

2间

440

1760

入住天数为2天

高级商务房
13间
300
7800
工作餐
500元／桌
2桌
1000
2000
2天
商务餐
1000元／桌
2桌
2000
4000
2天
自助餐
――
――
2000
4000
2天
景点门票
200元／张
15
3000
3000

接机送机用品支出
――
――
――
2000

机票
――
15
――
75000

礼物支出
――
――
5000
5000

应急设备支出
――
――
――
2000

总计

106800

（九）、工作要求
1、接待人员必须高度树立责任意识，以主人翁的姿态投身到接待活动中，以自己的言行维护学校的声誉和形象。
    2、接待期间，各部门负责人每天值班。正常情况下工作人员应保证通讯24小时畅通。
    3、各组工作人员要坚决服从接待工作领导小组的安排，一切从大局出发，克服困难，无条件服从人员及设备的调拨。
    4、接待期间全体接待人员应着装合理，工作热情大方，对于考察团的困难要热心帮忙解决，条件允许的应使用英文与考察团对话。
    5、除上述接待专项工作外，学校的各项常规工作要一如既往，不耽误老师的授课和学生学习。
以上方案妥否，请批示！

A学院办公室
二〇一三年十二月十八日