文件收发处理程序.doc

文件收发处理程序

1.  目的
规范外来文件及部门发文的管理，确保文件办理、签发程序有效控制。
2. 适用范围
适用于外来文件及部门发文的接收、标识、登记、呈批、审核、执行、发布及归档。
3. 术语和定义
3.1. 外来文件：指外单位(包括集团总部及各分公司)或部门对我部门发来的需要参考、办理或遵照执行的文件资料。
3.2. 部门发文：指发展规划部就经营管理各项事务以部门名义对内或对外以成文形式发布的通知、通报、请示、报告、报表、往来函件等行文。
3.3. 文件流转责任人：负责文件收发运作的工作人员。
3.4. 部门负责人：按权限审批文件。
4. 职责
4.1. 收文：负责对日常业务工作中接收到的外来文件交相应的文件流转责任人进行登记，依据批示执行办理，并回复执行情况。
4.2. 发文：根据业务需要，就有关事项草拟文件，并按审批情况行文发布。主要包括公司日常经营管理文件及项目现场工程文件两大类。
4.3. 文件流转责任人：负责部门文件的接收、登记、编号，并根据权限送审、督办、登记、分发、回收、移交归档等。
4.4. 部门负责人：审核、批准部门各类发文。
5. 工作程序
5.1. 收文
5.1.1. 收文类别及处理要求
a)公司部门发来的电子版本的文件：由各收件个人按公司要求转发并抄送文件流转责任人，需要办理回复的文件，待办理完毕后需将办理结果一同抄送，由流转责任人进行统一登记。
b) 外单位发来的非指令性文件：由部门负责人按部门职责范围确定办理方式，并记录办理情况，由文件流转责任人统一编号存档；如属于公共关系、需要多个部门汇签以及需要公司领导批示的文件，统一交综合部登记编号，办理完毕后统一存档。文件流转责任人每年移交综合部归档，可保存电子版本。编号方法示例：收字2011-0001。
c) 有关项目建设的常规性政府批文及相关资料，由经办人在收到后及时交文件流转责任人存档。
5.1.2. 文件接收：
a)对收到的各级各类外来的公司文件，由文件流转责任人负责收拆、登记、初审、送签、清退和保管；部门负责人的亲自收件，一律交收件人亲自处理；
b)文件流转责任人在要对收文要进行详细登记，并编号备查，编号规则：年度+四位流水号，如2011年第一份收文，编号为：发规收字2011-0001。
《收文登记表》主要包括来文机关、来文标题、送签领导、拟办意见等。
1.1.1. 文件处理与发放
a)对需要办理的公文，由文件流转责任人填写《收文登记表》，送部门负责人签批。文件流转责任人按照部门负责人的批示及时做好办理工作，防止积压误事;部门成员对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压.
b)对只需阅知的公文，由文件流转责任人填写《收文登记表》，送部门同事内部阅知；
c)公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。
1.1.2. 文件的执行回复
a) 各部门成员根据负责人批示在规定时限内办理或执行完毕有关事项后，需要将收文及反映办理情况的所有资料，回复给文件流转责任人统一归档保存。
b) 如无法办理或执行，经办人应以书面形式说明情况送部门负责人审核后回复文件流转责任人，经负责人批示同意后，回复情况与收文一起归档。
1.2. 发文
1.2.1. 根据业务需要，就某事项需要行文的，应注意以下几点：
a) 对以部门名义外发的文件，由部门负责人拟稿、审核。审核的主要内容：是否符合党和政府的方针、政策；是否符合文字规范；是否符合公文格式；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其它部门、地区的问题是否协调一致；审批手续是否符合要求；文字是否正确地反映了原来的意图、是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等。
b) 审修后的文件，由文件流转责任人填写《发文登记表》，经部门负责人审核后签发。
c) 文件经负责人签发后，由文秘人员负责按规范打印、装订、用印、发出、存档（一般存两份）。
d) 文件打印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现这种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损。密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所；
e) 印刷文件需认真校对，重要文件应实行复核甚至三校，以保证正确无误。校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。

附表一：
发展规划部 文件收发流程图

附表二：
收文登记表
收文
日期
收
文
号
来文
机关
来文
字号

文件
名称
摘 要 事 由
件数
附件
签收人
办理情况
日
月
字
号

附件三
发文登记表
日

月
发文
编号
原文
编号
发往
部门
抄送
部门
件数
文件标题
附件
签收
单位（部门）
签收人
备注