第三章--秘书“办文”工作.ppt

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间的来文进行汇集，也叫文件归档。来文收集是文书立卷归档的准备工作。秘书人员要认真细致，经常、及时地对来文进行收集，保证归档文件的齐全完整。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,一、发文文稿的形成,二、发文制作,三、分发,四、办毕文件的处理,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,一、发文文稿的形成,1.,拟稿,2.,会商,3.,核稿,4.,签发,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,一、发文文稿的形成,1.,拟稿,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,一、发文文稿的形成,2.,会商,会商时应注意如下诸点：,（,1,）协商的对象应齐全没有遗漏。,（,2,）协商过程中，如未就有关问题取得一致，应及时向有关上级机关反映情况，请求指示，如未获准，不得按自己的意见向下行文。,（,3,）协商时可采取多种具体方式，可以“跑会”，即主动到对方驻地去面商；也可以“函会”，即向对方寄发草稿和有关函件，请其签注意见后再寄回；也可以用会议方式同时召集有关机关或部门的责任者一起协商讨论，取得一致意见。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,一、发文文稿的形成,3.,核稿,核稿的重点在于以下几个方面：,是否需要行文，是否具备行文条件，发文名义是否合适，有无错用。,文种是否正确、规范，行文方向是否正确、准确，有无多头主送、滥抄滥报、违制越级行文等现象，公文能否对受文者产生预计的影响。,公文内容是否合法，是否真实准确、明确具体、界线清楚、前后一致、切实可行、详略得当。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,一、发文文稿的形成,3.,核稿,核稿的重点在于以下几个方面：,公文格式是否规范、正确，文体是否正确，结构是否齐全完整。,语言表达是否简明、得体、有条理，是否合乎语法、逻辑，是否准确，易于理解，没有歧义。主题是否明确显露，人名、地名、时间、数字、引文是否准确。标点是否正确，字迹是否工整清晰规范。,公文是否经过一定会议讨论通过，是否经过会商，是否需要上报。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,一、发文文稿的形成,4.,签发,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,一、发文文稿的形成,4.,签发,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,二、发文制作,1.,编号,2.,复核,3.,缮印,4.,校对,5.,用印,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,二、发文制作,1.,编号,编号即指编写发文字号，同时也包括编文件的份数序号。,发文字号即文件发文顺序的编号，按照发文的数量来编号，同一份文件只有一个发文字号，它是今后引用、检索文件的重要依据，必须按统一的规则确定。发文字号要能反映出该文件的制发机关，制发文件的年代和该文件在制发当年所发文件中的顺序，结构包括发文机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全数，用六角括号“,”,括入。序号不编虚位,(,即,1,不编为,001),也不加“第”字。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,二、发文制作,2.,复核,复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,二、发文制作,3.,缮印,缮印公文的具体要求是：第一要准确，应以签发的定稿为依据，从文字到格式，严格依据签发定稿不得擅自改动，如发现定稿中确有错漏之处需要改正，也应向上汇报，由拟稿人或审核人进行重新审核和修改；第二要规范，严格按规定的公文格式制版；第三要及时，指将公文在规定的时间内印制完成，急件应优先印制；第四要整洁清晰，确保印制出的公文不被污染，干净整洁，字迹清晰，易于阅读。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,二、发文制作,4.,校对,在缮印过程中应将印制出来的文本清样与定稿再次进行逐字逐句、逐个标点的校对。对数字、地名、人名等关键词语，更要反复校核，对公文的发文字号、密级、紧急程度、标题、主送单位、抄送单位、日期、印刷份数、页码等尤须逐一校核。注意消除和纠正排版错误，做到字体、字号、格式的统一。通常文稿不长，一校、二校即可；文稿较长或很重要，校对的次数相对要多一些。应使用统一的校对符号进行校对，防止因校对符号不一致而发生误解。重要公文还应将校对后的清样送领导人审阅、修改。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,二、发文制作,5.,用印,用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。加盖单位公章是机关行使职权的凭证，是公文是否有效的标志，也是公文格式的一个组成部分。,用印的文件必须是已签发的文件。要按规定用印，用印的位置应在发文日期上，做到上不压正文，下要骑年盖月，印章端正，印色朱红,浓淡适宜，印迹清晰。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,三、分发,是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。分发是发文工作的基础环节,包括书写封面、装入文件、封套封口、登记、发送文件等一系列工作。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,三、分发,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第二节 发文,四、办毕文件的处理,具体内容包括：立卷归档、清退、销毁及暂存处理等。对办毕文件进行妥善处置，是文书工作中不可忽视的程序，通过安排办毕文书的归宿，使文书工作善始善终，有助于充分发挥公务文书的全部功能和效用，避免失密泄密，防止无用信息对各项工作活动的干扰。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,一、文书立卷范围,二、立卷方法,三、立卷的基本流程,四、文件归档,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,一、文书立卷范围,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,二、立卷方法,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,二、立卷方法,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,三、立卷的基本流程,1.,预立卷,2.,立卷分类,3.,立卷组合,4.,卷内文件排列,5.,卷内文件的编号,6.,填写卷内备考表,7.,案卷装订,8.,拟写案卷题名和填写案卷封皮,9.,案卷排列,10.,案卷编目,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,三、立卷的基本流程,1.,预立卷,各立卷单位的专职文书处理人员或专,(,兼,),职档案人员，应根据历年文件材料形成的情况准备若干卷夹，及时收集属立卷归档的文件材料，依照本单位文件材料归档范围归入相应的卷夹内，便于保管利用和立卷。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,三、立卷的基本流程,2.,立卷分类,这是进行立卷的前提工作，即确定立卷类别和条目。,（,1,）立卷类别。类别是指公文材料的类属，一般是按组织机构分类，直接以机构名称作为分类类别，有多少机构就设多少类目。也可按内容与载体分类。设置立卷类别要与档案室档案分类保持一致，方便以后归档。,（,2,）条目。条目是指类别之下具体概括一组公文材料的题目。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,三、立卷的基本流程,3.,立卷组合,（,1,）本公司工作、生产、管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按单一问题组合。,（,2,）会议文件、工作计划、总结，及其他有重要查考价值的文件，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷，或数会一卷。,（,3,）各部门报送统计材料、表册和报告等文件，根据文件数量，可组一卷或数卷。,（,4,）重要的来信、来访材料，可按信件作者、信件的处理形式或反映的问题组合。,（,5,）简报、刊物，及其它特殊性文书材料，根据文件的数量，可以一期一卷或数期一卷。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,三、立卷的基本流程,4.,卷内文件排列,（,1,）内文件材料，一般按重要程度或时间顺序排列。,（,2,）批复、批示在前，请示、报告在后。,（,3,）正件在前，附件在后。,（,4,）正本在前，定稿在后（重要法规性文件的历次稿，依次排列在定稿之后）。,（,5,）发件在前，被转发件在后。,（,6,）非诉讼案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,三、立卷的基本流程,5.,卷内文件的编号,首先，对卷内文件进行编号，应按照排列顺序，用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号，空白页不编号，页号位置在每页材料正面的右下角，背面在左下角，一律用铅笔书写。,然后，还要进行卷内文件目录的编写。填写卷内目录，必须按规定格式逐件、逐项填写，要用计算机打印。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,卷内文件目录的编写要求,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,三、立卷的基本流程,6.,填写卷内备考表,（,1,）本卷情况说明。填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写，并签名，标注时间。,（,2,）立卷人。由责任立卷者签名。,（,3,）检查人。由案卷质量审核者签名（要求是立卷单位主要负责人或分管档案工作的负责人签名）。,（,4,）立卷时间。填写完成立卷的日期。,卷内备考表必须用碳素墨水填写。若卷内无情况说明，也必须将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,三、立卷的基本流程,7.,案卷装订,（,1,）打印卷内文件目录，卷内文件目录置于卷内文件之前。,（,2,）案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，订口和地脚与卷皮平齐，采用三孔一线法装订（,8,字形装订法）。,（,3,）案卷装订前，要检查案卷各部分排列顺序。,应为案卷封面,卷内文件目录,卷内文件,备考表,封底。,（,4,）不能和文件放在一起的同一问题或同一事件的照片、录音带、录像带、光盘等，要统一整理，分别存放，并在编目时注明互见号和存放地点。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,三、立卷的基本流程,8.,拟写案卷题名和填写案卷封皮,案卷题名即案卷标题，一般应由立卷人自拟、案卷题名要求结构完整，应由卷内文件的主要聘任责任者、问题、名称（名称不超过三个）组成，拟写时要求做到简明扼要，概括确切，文字通顺，正确地把卷内文件内容揭示出来。一般采用段落式标法，末尾不加句号。,填写案卷封面时，要求使用碳素墨水，用粗钢笔书写，字迹要工整、清晰，应逐项按规定填写类目名称（类目名称必须盖章）、案卷题名、起止时间、保管期限、件、页数、归档号（归档号必须用铅笔填写）。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,三、立卷的基本流程,9.,案卷排列,案卷装订和填写封皮后，就需对案卷进行系统排列，确定每一类目中案卷的前后顺序和安放位置，使案卷之间保持一定的联系。案卷排列要做到先将绝密档案单独排列，按案卷保管期限将案卷分开，将每一类目的案卷按一定标准进行排列。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,三、立卷的基本流程,10.,案卷编目,案卷目录表是直接用于登记案卷封皮上各项目的表格。其内容通常包括：案卷号、文书处理号、案卷标题、卷内文件起止日期、件数、页数、表格期限和备注等。,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,四、文件归档,1.,打印目录,2.,编写立卷说明,3.,案卷装盒,4.,归档验收,5.,办理移交手续,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,四、文件归档,某单位秘书王某在临时负责该单位办公室工作期间，为了给新购进的复印纸騰出存放地点，在既未请示领导又未亲自查看的情况下，擅自批准工作人员将1957年至1969年形成的档案从柜中搬出，装入麻袋堆放在机要室，后因办公室调整又转放到油印室。此后，在长达半年多的时间里，王某既没有安排档案管理人员整理、保管这批档案，又没过问这批档案的下落，使得这批档案最终被人误认为是油印室无用的废纸而予以销毁。,案例思考,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第三节 文书立卷归档,四、文件归档,事发后，单位责成王某作出深刻检查，并给予其行政警告处分。,思考:,王某为什么受到了行政警告处分?王某的案例对你有什么警示作用?,案例思考,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第四节 电子文件管理,随着计算机技术的日渐普及，信息存储的数字化变得越来越重要。如今，人们再也不需要面对堆积如山的文件，取而代之的是更加便利的电子文件。因此，秘书有必要熟练掌握电子文件管理的方法和技巧。,一、电子文件的特性,二、电子文件的处理,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第四节 电子文件管理,一、电子文件的特性,1.,数字化形态,2.,非识读性,3.,对电子技术和设备的依赖性,4.,信息的可变性,5.,信息与载体的可分离性,6.,电子文件的可共享性,7.,多种信息载体的集成性,第三章 秘书,“,办文,”,工作,第四节 电子文件管理,二、电子文件的处理,1.,电子文件的形成与积累,2.,电子文件的传输,3.,电子文件的整理,4.,电子文件的归档,第三章 秘书,“,办文,”,工作,1.某公司收到集团总公司发来的关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知文件，秘书姜珊将按照收文处理程序进行收文。,请三位同学为一组，一位扮演收发室人员，一位扮演秘书姜珊，一位扮演分公司领导，模拟收文过程。,课后实训,第三章 秘书,“,办文,”,工作,课后实训,第三章 秘书,“,办文,”,工作,2.大方公司是一家大型企业，每天都有大量的文件、邮件需要处理。但该公司存在文件传阅方式单一及管理不当的现象，一定程度上影响了工作的正常进行。公司拟在近期对办公室人员进行培训，培训重点是文件的传阅方式和要求。行政经理要求秘书吴月提供相关资料，并将文件传阅的方式和要求制作成PPT文件。,要求,：,假如你是吴月，请你完成上述任务，并将收集好的资料和做好的PPT文件以电子邮件的形式发给行政经理。,课后实训,第三章 秘书,“,办文,”,工作,3.远达公司为了开拓国际市场，组织相关人员到欧洲进行了实地考察，需要形成一份报告给集团公司。假定你是远达公司的行政秘书杨梅，下面是行政经理唐明需要你完成的任务:,(1)说明起草该文件的要求。,(2)说明该文件审核的具体方面。,(3)说明审核后的发文处理程序。,(4)说明分发的要求。,课后实训,第三章 秘书,“,办文,”,工作,4,将下列文件组成案卷，并拟定案卷标题，列出卷内目录。,（,1,）远方房地产公司人事部,2011,年工作计划,9,页,（,2,）远方房地产公司施工部,2011,年工作计划,8,页,（,3,）远方房地产公司人事部关于录用新员工的请示,15,页,（,4,）远方房地产公司关于录用新员工的批复,15,页,（,5,）远方房地产公司关于加强安全生产工作的决定,14,页,（,6,）远方房地产公司施工部关于“,912”,事故情况的报告,3,页,（,7,）远方房地产公司经理办公室关于暑期施工安全工作的紧急通知,5,页,（,8,）远方房地产公司人事部关于新员工培训工作的请示,6,页,（,9,）远方房地产公司关于新员工培训工作的的批复,2,页,（,10,）远方房地产公司经理办公室关于表彰奖励优秀员工的决定,5,页,（,11,）远方房地产公司经理办公室关于召开年终总结表彰大会的通知,9,页,课后实训,第三章 秘书,“,办文,”,工作,5.假定你是远达公司行政秘书杨梅，下面是行政经理唐明需要你完成的任务:,本公司档案分类确定采用年度分类法，要求判定档案文件所属年度，并把档案归入相应的年度内。,请你写,一,份关于如何正确判定档案文件所属年度的文字材料。,课后实训,结束,结束,