监理资料交付及存档细则-secret.doc

监理资料交付及存档细则

一、监理交付资料：
按本公司2000版质量体系文件要求，工程竣工验收后，项目总监负责向业主交付监理服务最终成果，它包括“竣工移交证书、工程质量评估报告、监理工作总结”。同时，需填写“监理服务最终资料交付回执”和“业务手册”，其中“监理服务最终资料交付回执”交工程部保存，“业务手册”交办公室保存。
二、存档资料：
   　工程竣工验收后三个月内，由项目总监负责组织项目监理部成员按照质量管理体系文件和其它有关规程规范的要求，对在施工监理过程中形成的监理资料进行整理、编审及装订工作，项目总监必须保证资料完整、准确、真实。资料整理的顺序可以按照施工过程分专业整理，将过程资料分成两大部分，一部分资料整理装订后交公司档案室存档，另一部分按照类别分别装档案袋交工程部保存，具体整理办法可以参照下列步骤进行：
   （一）首先按照监理资料的分类要求，将监理资料分成如下十一类： 
　　文件代号--- 文件名称   
　　01--- 监理合同   
　　02--- 项目监理规划及实施细则   
　　03--- 监理月报   
　　04--- 会议纪要   
　　05 ---分项、分部工程质量报验认可单   
　　06 ---质量事故的处理资料   
　　07--- 造价控制资料   
　　08--- 工程验收资料   
　　09--- 监理通知   
　　10 ---监理工作总结   
　　11--- 其它资料 
    其中需注意的监理资料有：
   “04 会议纪要”------应包括监理例会纪要和由监理负责主持的专业会议纪要，连同会议签到表一并装订成册交档案室存档。
   “05 分项、分部工程质量报验认可单”------监理公司档案室只存“分项、分部工程质量报验认可单”一张单子，其附件交工程部保存，为了便于查询，整理时务必将每个认可单后的附件进行编号，附件编号与原分项、分部工程质量报验认可单的台帐编号一致，连同原台帐装入档案袋交工程部保存。特别要引起注意的是：“分部工程质量报验认可单”必须齐全，工程中包括的分部，缺一不可。
   “07 造价控制资料”------包括预付款报审与支付证书、月付款报审与支付证书以及工程竣工结算等资料。
   “08 工程验收资料”------包括工程基础、主体结构等中间验收资料；设备安装专项验收资料；竣工验收资料；竣工移交证书等。
   “11 其它资料”------不能放在上述十一类资料中，但对工程项目有重大影响的又必须存档的资料，可以放在这一类文件中。
   （二）以上十一类文件资料经整理后，编写卷内目录，每类文件都需编写卷内目录，并根据卷内目录的序号，逐一对此类文件进行编号，其编号应与卷内目录的序号一致，所编号码放在每份资料首页的右上角，以便于查找。
成册时若一册太厚，可分册装订，但每册必须有封面，封面放在“监理档案卷内目录”之前。一个项目只做一个移交目录和一个备考表，放在第一册的封面后，成册顺序依次是：监理档案封面、监理档案移交目录、监理档案审核备考表、监理档案卷内目录。
（三）填写完毕签署齐全并经审核确认后，方可装订成册，以避免不必要的返工。
　（四）装订成册后，采用号码机给监理档案打连续页码，自“监理档案卷内目录”开始打连续页码0001、0002、0003、0004……，页码不能中断，必须是连续的，只在有字的一面打号，无字的一面不需打号，正面页码打在右上角(背面打在左上角)。
　（五）为便于检索，档案资料装订完后，应在“监理档案移交目录”的备注栏内，根据号码机所打的页码填写十一类资料中每一类资料的起始页码和终止页码，完成后交公司档案室存档，同时办理档案移交手续。
  （六）除了送档案室存档的资料以外，凡是与本工程有关的资料以及监理服务过程中所形成的资料文件均分类装档案袋交工程部保存，工程保修期结束后一年统一销毁。

　　　　　　　　　　山东天昊工程项目管理有限公司
　　　　　　　　　　2012年11月2日