第三章公文格式与稿本PPT课件.ppt

第三章 公文格式与稿本文书处理与档案管理2024/3/11 周一1学习目标知识目的：1.了解公文格式及其标准化的含义。2.掌握公文的格式和要求，掌握党政机关公文格式中各要 素的概念和编排规则。3.了解公文稿本，掌握不同的文稿和文本的含义。能力目标：1.能按照党政机关公文格式中各要素的编排规则和式 样制发公文。2.能运用公文格式与稿本的有关知识分析案例。文书处理与档案管理2主要章节 第一节 公文格式 第二节 文书稿本 文书处理与档案管理3案例导读 几年前，某市人民政府办公厅的文秘人员曾经联名给市政府领导同志写过一封公开信，信中希望各位领导支持和理解他们的工作，恳请领导按照公文处理的有关规定，在某些办文程序中不要“这样”而要“那样”，在行文规则的执行中应该“如此”而不应该“如彼”文秘人员人微言轻，为了自己的工作居然向顶头上司集体“上书”，其用心何其良苦，其作为何其无奈。在实践中，各级各类社会组织的文秘部门和文秘人员类似公开信中这样的反映和呼声非常普遍，这就是，恳请领导群体能够了解和掌握公文处理的一些基本知识，这些基本知识中，包括党和国家有关领导部门关于公文处理的有关规定，也包括公文处理的原则和技术方法的一些基本常识。近年来，大批的中青年干部走上领导岗位，他们当中相当一部分人并没有接受过公文处理专门知识的普及教育，不了解机关文书、秘书和档案工作中一些特殊的规律和要求，甚至对其中一些属于ABC 的常识性问题也是似是而非，因此在他们每天大量批阅、处理和撰写公文时就或多或少有一些“先天不足”。当前主要表现在以下几个方面：其一，不了解文种使用规范。最常见的问题是，久禁不绝的“请示”与“报告”的混用，从某种角度说症结在于有的领导对“请示”与“报告”长期混用，在向有关主管部门请求批准时要求文秘人员一律“打报告”；有的领导授意将内部使用的文种“汇报”、“措施”、“方案”等直接用于对外行文；有的领导对于乱用法规文种置若罔闻，甚至出现县政府和县人大常委会联合制发“条例”等所谓地方性法规的咄咄怪事。文书处理与档案管理4 其二，不了解公文格式规范。一些机关单位领导对于现行公文格式规范一知半解，又耻于向下级文秘部门（人员）请教，以致在工作中造成失误。如某中央企业的领导指示，本企业所有正式发文文头上全部要加印“签发人”标志，但后来在行文中出现了问题，企业领导又匆匆作出决定，在所有发文上一律取消“签发人”标志；至于违反规定在公文文面包括装订线外随处批字，签发公文像在私人物件上随意划个符号标个姓，漏签日期让文印人员随意添加以及对格式不规范不完整的文稿也签发放行等等做法并不鲜见。其三，不了解行文规则。当前行文中最常见的“犯规”动作，如一文多事，多头主送，越级行文，滥抄滥发，公文直接送给领导人个人，不相隶属的机关单位之间滥行“请示”与“报告”，对涉及其他部门、机关职权范围的公文未经协商一致径自上报下发，难以执行实施，多是经各级领导审批签发过关的，甚至有的还是个别单位的领导出于某种目的授意做的，比如办文中有的领导交代经办人：“这个事情重要，多印几份多送几个部门（送某某领导）”等等。资料来源：杨戎主编：公文处理案例精选【案例5-9】，四川人民出版社，2010年版，有删改。互动问题：1.公文格式有没有规范呢？怎样才能做到公文格式规范？2.案例中某些机关单位领导在公文格式规范方面有哪些不妥之处？应该怎样改进？文书处理与档案管理5第一节 公文格式 一、公文格式及其标准化 1.公文格式 公文格式，简言之，就是公文的表现形式，即各种公文文体的表现样式和形式。党政机关正式使用的公文，专门由党政机关以法规的形式确定其规范的样式，以保证其规范性、权威性、普遍通行性和有效性。文书处理与档案管理6知识拓展“格式”的来历 “格”和“式”本来属于古代公文的两种文体，后逐步演化为规格、式样。格，最初的含义是长木条，后来有限制、阻止、尺度、法式、标准、制度等含义。式，即法式。说文：“式，法也，从工，弋声。”后有规格、样式等意。新唐书刑法志序：“唐之刑书有四，曰律、令、格、式。令者，尊卑贵贱之等数，国家之制度也。格者，百官有司所常行之事也。式者，其所常守之法也。”唐六典：“律以正刑定罪”，“令以设范立制”，“格以禁违正邪”，“式以轨物程事”。由此可知，格和式原都是需要遵守的一些行政规范制度，而这些规范制度相对比较具体，人们的行为不能出“格”，不能犯“式”，后来用于文章写作的规范就称为格式，而这种格式主要是指文章应遵循的规格样式。资料来源：赵映诚主编：文书工作与档案管理，高等教育出版社，2007年版，第79页。2.公文格式标准化 公文格式标准化具有广义和狭义两个方面的含义：广义是指按照一定的公文格式规范标准，制作和印发公文。狭义是指党政机关的公文采取法定性的规范格式标准并严格贯彻执行。文书处理与档案管理7资讯浏览 党政机关公文格式国家标准发布实施 为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，近日国家质检总局和国家标准委发布了GB/T97042012党政机关公文格式国家标准，于2012年7月1日起正式实施。党政机关公文格式国家标准按照党政机关公文处理工作条例的有关规定，结合这些年来党政机关公文格式的实际应用，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则,使党政机关公文的表现形式更加规范。该标准的实施,有利于进一步提高各级党政机关公文制作水平和质量，有力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。资料来源：中国标准导报，2012年第07期文书处理与档案管理8二、公文格式各要素编排规则 党政机关公文格式国家标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分，以使公文页面美观、醒目。在公文中，首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。（一）版头（见图31）公文版头包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人与分隔线等部分。文书处理与档案管理9文书处理与档案管理10 1.份号 份号是指公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。公文如需标注份号时，一般用6位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。公文编制份号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围与分发对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份号掌握其是否有遗漏或丢失。文书处理与档案管理11 2.密级和保密期限 密级和保密期限是指公文的秘密等级和保密的期限。秘密等级是公文保密程度的标志，按照保密法规定划分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级。保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。公文如需标注密级和保密期限时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和保密期限之间应用“”隔开，形式为“绝密3个月”，表示该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。但如不标注保密期限，则只标注密级且密级两字之间应空1字距离。文书处理与档案管理12 3.紧急程度 紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。文书处理与档案管理13提醒您 确定公文紧急程度的注意事项 确定与标明文件的紧急程度是一项严肃的工作，是为了特别引起文书处理部门和承办人的注意，以保证文件的时效，确保一些紧急问题能得到紧急处理。确定公文紧急程度时应注意：一是不要随意将公文的紧急程度升格，防止滥标急件。二是紧急程度标明何种等级，应由公文签发人确定。文书处理与档案管理14 4.发文机关标志 发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关向上级机关申报，由本机关自定的，一定要明示其他行政机关，不能只是自己使用而别的机关不予认同。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，国家标准推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独使用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。文书处理与档案管理15 5.发文字号 发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号应用阿拉伯数字标注；年份应标全称，即“2013”不能标成“13”，且应用六角括号“”括入（不是用“”括入）；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如“国发20131号”。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。联合行文时，使用主办机关的发文字号。文件编排发文字号的作用主要有：一是统计发文数量，便于文件的管理；二是在查找和引用文件时可以作为文件的代号使用。文书处理与档案管理16知识拓展 发文机关代字常见编法 第一，在发文机关代字中包括文类的代字，如国办函字200032号，意为国务院办公厅2000年以函的形式制发的第32号公文。还有“参”代表参阅性公文，“批”代表某一类反复出现的批文、“任”代表任免性公文、“重纪要”代表重大会议纪要等，不要繁琐，简便实用而已。第二，在发文机关代字中包括承办单位的代字，如财农字200015号，意为财政部农业司2000年承办的第15号公文。这种编法体现出承办部门，便于上下级机关业务部门对口处理公文及公文分类处理和管理。但是公文数量较少的中小机关和基层单位不宜将代字复杂化，机关对外正式发文的发文字号用地域代字（体现隶属关系）加上机关代字即可。第三，如果属于机关单位的对内行文，其发文字号应该与包括承办部门代字的机关发文字号有所区别，如“财农字”已经作为财政部发文字号的机关代字，该部农业司的对内行文就不能再使用“财农字”作为发文字号的发文机关代字，使得以机关名义和内设机构名义两种不同性质的发文有所区别。第四，一般情况下，发文机关代字应该经发文机关正式行文时予以确认。一经确认不要随便更改，以免造成使用混乱。资料来源：杨戎主编：公文处理案例精选，四川人民出版社，2010年版，第111112页。资料来源：公文处理案例精选，杨戎主编，四川人民出版社2010年版，第111112 页。文书处理与档案管理17 签发人 在文件上标注签发人姓名，是表示文件生效并对文件内容郑重负责。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。7.版头中的分隔线 版头中的分隔线是位于发文字号之下4 mm处居中的一条与版心等宽的红色分隔线。文书处理与档案管理18（二）主体（见图32a、图32b）主体是反映公文主要内容的部分，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等部分。文书处理与档案管理19 1.标题 标题由发文机关名称、事由和文种三个要素组成。发文机关名称应是发文机关全称或者规范化简称。有固定发文机关标志的公文可以省去标题中的发文机关名称。事由是对公文内容的高度浓缩和概括。文种即党政机关公文处理工作条例中规定的15种公文种类。例如国务院公文国务院关于修改全国年节及纪念日放假办法的决定，其中“国务院”是发文机关，“修改全国年节及纪念日放假办法”是事由，“决定”是文种。公文中的标题一般用2号小标宋体字，编排于版头中分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。文书处理与档案管理20 2.主送机关 主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。确定主送机关可以按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。（如第二章“范例阅读”发展改革委关于加强小微企业融资服务支持小微企业发展的指导意见中主送机关的编排）文书处理与档案管理21提醒您 主送机关名称过多时怎样编排 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记部分进行标注。在版记部分标注主送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期的上一行、左右各空一字编排。“主送”二字后加全角冒号，后标注主送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个主送机关名称后标句号。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关的上一行，之间不加分隔线。文书处理与档案管理22 3.正文 正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。文书处理与档案管理23 4.附件说明 附件说明指公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名 发文机关署名是指署发文机关全称或者规范化简称。发文机关署名的格式要求将在后文与成文日期和印章的格式要求一并介绍。文书处理与档案管理24 6.成文日期 成文日期是指署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。文书处理与档案管理25小技巧 成文日期的确定原则 第一，主要的命令、决定、通告、通知等，以领导人签发日期为准；第二，两个以上机关联合发文，以最后一个机关负责人签发（或签署）的日期为准；第三，会议通过的公文，以通过的日期为准；第四，一般性的公文，以实际印发的日期为准；第五，电报，以发出日期为准。文书处理与档案管理26 7.印章 公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。(1)加盖印章的公文 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。文书处理与档案管理27 （2）不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。（3）加盖签发人签名章的公文 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。文书处理与档案管理28提醒您 印章使用中的注意事项 第一，印章用红色，不得出现空白印章；第二，有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章；第三，当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。文书处理与档案管理29 8.附注 附注是指公文印发传达范围等需要说明的事项。公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。9.附件 附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。文书处理与档案管理30 （三）版记（见图33）公文的版记部分由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关、印发日期和页码等组成。文书处理与档案管理31 1.版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（一般高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（一般高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。2.抄送机关 抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。文书处理与档案管理32 3.印发机关和印发日期 印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。4.页码 页码是指公文页数顺序号。公文的页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。文书处理与档案管理33 三、公文的特定格式 1信函格式 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，一般使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方 文书处理与档案管理34 2.命令（令）格式 发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，一般使用红色小标宋体字。发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。3.纪要格式 纪要标志由“纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，一般使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。文书处理与档案管理35 四、公文格式的其他要求 1.幅面尺寸 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm297 mm。2.版面要求 页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，文字的颜色均为黑色。公文一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。文书处理与档案管理36 3.制版要求 版面应干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。4.印刷要求 公文应双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。5.装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成90，无毛茬或缺损。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。文书处理与档案管理37提醒您 装订公文的注意事项 使用骑马订或平订装订公文，应当做到一下三点：第一，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差4mm；第二，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；第三，骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。文书处理与档案管理38 6.公文中的横排表格 A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。7.公文中计量单位、标点符号和数字的用法 公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。文书处理与档案管理39第二节 公文稿本 一、公文稿本的含义 公文稿本指的是同一文件在撰写、审核、印制过程中根据文书处理的需要而形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿和文本。二、文稿 文稿主要是公文形成前期所产生的文字材料。文稿主要有两种：一是草稿，二是定稿。（一）草稿 草稿分为广义和狭义两种。狭义的草稿主要指作者根据腹稿草拟成文的初始稿件。广义的草稿还包括讨论稿、修改稿、送审稿、草案、修正案等。（二）定稿 定稿是文件的标准稿，是经过修改审阅后，由机关领导人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，它是发出的正式文件的标准和依据。文书处理与档案管理40 三、文本 根据定稿印制的文件成为文本。文书文本主要有：正本、副本 正本是根据定稿印制或缮写的，供向外发出用的正式文件文本。正本应具有标准的格式，上面有发文机关盖章或发文机关领导人的签署。它是收文机关处理工作的依据，具有法定的实际效用。文书形成后期，由于实际工作的需要，往往使正本文件产生许多增殖或变态文本，这些文本如果是与正本全文相符的，统称为副本。文书处理与档案管理41 （二）、存本 存本指的是发文机关留存的印制本，它是作为发出的正本的样本留作查考用的。存本是由正本转化来的，其转化的条件就是它失去了“发给主送机关”的特征，而被作者自己留存下来，作为与定稿相对照和检查正本文件发出后是否达到了预期目的之用。当发生疑问时，用存本与定稿核对，以分清内部责任；用存本与正本相核对，以分清与外部的责任。所以，保留存本时，应与定稿留存一起，同时整理归档。（三）、试行本、暂行本 试行本和暂行本主要是用于条例、规章、办法等法规性的文件。试行本是在文件制发机关认为文件内容还不够成熟，有待于通过实践总结经验，才能最后修改定稿时，为了稳妥起见，往往先用试行本的方式发布试行。暂行本是制发机关认为一时还来不及制定详细周密的规定时，先发一个暂行的文件，经过一定时期，积累经验，经过修订后再发布正式规定。（四）、两种以上文字文本 同一份文件，有时也有两种以上文字的文本。文书处理与档案管理42 本章小结 本章主要介绍公文格式和稿本两方面的有关知识。公文格式是指各种公文文体的表现样式和形式。我国党政机关公文格式的构成要素包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等，这些要素都应符合各自的编排规则。同一文件在撰写、审核、印制过程中根据文书处理的需要而形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿和文本称之为公文稿本。文稿主要有草稿和定稿两种。公文的文本有正本、副本、存本、试行本、暂行本和两种以上文字文本等。文书处理与档案管理43复习与应用本章练习题 1什么是公文格式？我国党政机关公文格式由哪些部分组成？2什么是公文稿本？各种公文稿本的性质和作用是什么？3下列发文字号的格式是否规范，为什么，请修改。（1）京农办（2013）57号 （2）沪教人2012 第5 (3)豫档字2005000008 (4)新发2009年23号 (5)2009晋组027号 (6)津卫计(2009)四号 文书处理与档案管理44技能训练任务 任务一 1训练目标：掌握公文的格式和要求，掌握份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等要素的概念和编排规则。2.训练内容：(1)在标准A4纸上画出公文用纸的页边和版心尺寸。（2）利用计算机软件，参照党政机关公文格式国家标准中的“式样”，制作公文首页版式、末页版式、附件说明页版式、带附件公文末页版式和信函格式首页版式。3.训练要求：符合党政机关公文格式国家标准的有关要求，格式正确，要素齐全，样式规范。文书处理与档案管理45任务二 1训练目标：熟悉公文的格式和要求，能按照党政机关公文格式要求和式样制发公文。2训练内容：（1）国务院关于机构设置的通知 （2）中华人民共和国国务院令第641号 （3）吉林省2013年人防工作会议纪要 3.训练要求：将以上三份公文（公文内容见第二章中的“范例阅读”）分别按照党政机关公文格式、命令格式和纪要格式的规范格式和编排规则加以排版，画出整份公文的图示，包括版头、主体和版记的各要素。（三份公文中未出现的格式要素可以自行拟制）文书处理与档案管理46