电子邮件应用规范与公文写作-卢绪文.ppt

卢绪文电子邮件与公文写作电子邮件电子邮件撰写应用公文公文应用文法定公文v史上最牛女秘书互动请大家写一封邮件，发到主题：向你的上级请示工作（具体工作可以根据自己工作或合理假设）一、电子邮件撰写要点1、标题v画龙点睛：标题是邮件的眼睛v不要空标题v标题要简洁准确v标题要真实反映邮件的重要紧急性v一封信一个主题，不可大杂烩v回复邮件时要更改标题v标题千万不要出现错别字（拼音输入法可能带来同音别字）标题应避免的事项v标题行中提到的熟人，收件人并不认识。v为了吸引他人的注意力，标题中使用了黄色笑话或者脏话。v标题类似于“我怎样才能与你取得联系呢”。v谎言（例如，“我们拾到了你的钱包”）2、内容v称呼v问候v正文v落款3、附件v附件一定要在正文中提示、说明、打包v超大附件的处理4、主送、抄送与密送vTo的人是要受理这封邮件，理应对邮件予以回应。v而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以回应，当然如果CC的人有建议，当然可以回mail。v而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。5、回复v及时回复v自动回复v判断邮件的轻重缓急v尽量在原邮件基础上回复：形成专题v注意回复对象二、电子邮件应用规范1、简洁v简洁沟通是信息泛滥时代的必然要求v向新闻联播学习沟通的层次主题：我们的执行报告及相关材料张总：您好!我是ABC公司的销售助理刘明。通过对贵公司和我公司共同的潜在客户群进行仔细研究，我公司创建了一份评估及执行报告。这份报告有多种不同的格式，希望您有时间看一下。贵公司是个很大的零部件生产商，在我们的客户群中，也有许多零部件厂商及相关企业，我公司为他们提供零部件装配服务（阳光制造厂就是其中之一，该公司也是贵公司的供应商，他们的业务经理李经理内建议我与您联系）。我公司的网址是，您在网站上能找到更详细的信息。登录该网站，单击“客户列表”菜单栏。浏览第16个项目曾经合作过的零部件企业。单击此图标，可以看到我将要和您讨论的公司的列表。关于这些公司，我希望能有机会和您讨论一下。我希望您能尽快与我电话联系，也希望能有机会就这些公司的情况与您交流意见。我的电话是010-555-5555。另外和您说一下，我们的客户参考资料质量很高，如果您能尽快联系我，我相信您肯定不会失望的。刘明原稿主题：李伟经理推荐合作洽谈就职于阳光制造厂的李伟经理是我们公司的客户之一，他建议我和您见一面，讨论一下今年的零部件装配计划。周二下午2点在您的办公室见，好吗？公司主页：办公室电话：[phone]移动电话：139-555-5555刘明修改后2、清晰v目的清晰：让收件人清楚这封邮件的目的，明白自己要做什么v逻辑清晰：紧扣主题；通过序号v国家公文格式：一、（一）3、礼貌v称呼：根据与收件人的关系用合适的称呼v语气：艺术沟通，避免生硬v寒暄语：不要以为“谢谢”是废话4、规范v统一的企业邮箱 v规范的文字格式（字体字号，拼写检查）v统一的落款模板（附模板建议）v慎用表情图片与字符v不用或避免应用网络语言，诸如3Q、IFU等5、慎重v点击“发送”前请仔细检查 检查重点：标题、附件、单位、姓名、性别、职务、v对发送内容、发送对象自己检查v注意是否涉密6、其他v定期整理邮件（收阅、处理、分类、删除）v一次邮件交待完整信息v企业邮箱与个人邮箱要分开互动请大家写一封邮件，发到主题：模拟你的上级回复你刚才请示的工作三、常用法定公文写作简明准确规范时效权威句中无余字，篇内无赘语一字入公文，九牛拔不出31542公文 公文种类 党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例 （中办发201214 号）（一）决议 （二）决定（三）公告 （四）通告（五）意见 （六）通知（七）通报 （八）报告（九）请示 （十）批复（十一）纪要决议东方金钰2013年第二次临时股东大会决议 重要内容提示：本次会议没有否决或修改提案的情况本次会议召开前没有补充提案的情况 一、会议召开和出席情况。（一）股东大会召开的时间：（二）股东大会召开的地点：（三）出席会议的股东和代理人情况：二、议案审议情况。三、律师见证情况。决定v适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。v导言(决定缘由)写明决定的原因、目的、根据、意义，语言简洁、概括。v主文(决定事项)阐明具体内容、落实的措施、解决办法、规定的要求等。v结尾可提出希望、号召、实施要求。关于对关于对xxxxxx同志的处理决定同志的处理决定 xxx，男，1970年6月出生，1986年7月参加工作，原为中国xxx总局办公室助理调研员。2005年8月公费赴美国学习；2007年8月回国后，因对xxxxxx集团公司为其安排的工作不满意，始终未到单位上班，并且从此与单位失去联系。根据国务院企业职工奖惩条例的有关规定，决定从即日起将xxx同志除名。xxx集团公司劳动工资部 二八年三月十四日决议与决定的区别v关于建国以来党的若干历史问题的决v关于接受辞去市人大常委会委员职务请求的决v关于开展安全生产月活动的决v关于政府工作报告的决v关于进一步加强企业破产案件审理工作的决v关于授予等十人为公司2008年杰出员工的决公告东北制药集团股份有限公司董事会说明公告 本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确、完整，没有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。针对近期媒体关于对公司原料药停产等问题的，公司董事会核实后作出如下说明：1、关于生产线停产检修的说明：目前公司仅对原料药生产线进行停产，其他原料药正常排产。本次生产线停产的原因为年度计划内正常检修停产，预计停产检修60天左右。2、关于公司目前运营情况的说明3、公司原料药业务未来规划的说明特此公告。东北制药集团股份有限公司董事会东北制药集团股份有限公司董事会二二0 0一三年八月十二日一三年八月十二日 通 告中国三祖集团通告尊敬的三祖经销商、代理商朋友：您好！三祖营销团队将牢牢坚持中国三祖集团的四项营销基本原则（坚持渠道保护原则、坚持诚信原则、坚持品牌化道路原则、坚持合作双赢原则）本公司经研究决定，从即日起停止对任何有意向经销商来访工厂的行为，任何有意向的经销商可以前往中国三祖集团浙江三祖全球营销中心洽谈业务！特此通告。中国三祖集团2013年10月3日意 见v适用于对重要问题提出见解和处理办法。v导言简明扼要地将制定意见的缘由及背景情况阐述清楚。v主文通常从领导单位的高度，较为概括地提出见解和处理办法，为下级贯彻执行提供发挥主观能动性的空间。切忌过于具体、琐碎、耳提面命。如意见内容篇幅较长，应分出层次。v结尾可对如何贯彻意见提出有关要求。v特点：针对性强，指令性和约束性弱。关于加强通信管道资源管理的若干意见关于加强通信管道资源管理的若干意见 各省、自治区、直辖市电信公司:随着电信市场竞争的不断加剧，通信管道资源的建设、管理与租用等方面的矛盾日益增加。在一些经济较发达地区，当地政府提出组建通信管道公司，对城市通信管道实施“统一规划、统一建设、统一管理和有偿使用”；有些地方政府要求将中国电信原有的管道资源一并收归当地政府统一管理。为维护企业合法权益，促进市场公平、有序竞争，现就加强中国电信的通信管道资源管理、经营等问题，提出以下几点意见：一、中国电信集团公司是中央国有通信企业，多年来中国电信所属各级企业在全国范围内投资建设或购买的通信管道属中央国有资产，是国家公众通信网不可分割的组成部分。根据国务院关于组建中国电信集团公司有关问题的批复（国函20006号），中国电信集团公司是“国家授权投资的机构和国家控股公司的试点。”因此，集团公司拥有并授权所属省级公司享有已投资建设或购买的通信管道的管理权、使用权与受益权，并受到法律的保护。二、在新形势下，各地电信企业在管好、用好已有管道资源的同时，对新建通信管道，除自建外，也可以根据实际情况，因地制宜，按市场规则，采取合作、合资等多种形式与其他单位联合共建。但对于涉及原有存量资产的处置问题，须报经集团公司审批。三、各地电信企业在通信管道的投资建设、经营管理中，要自觉接受当地电信主管部门的监管，遵照中华人民共和国电信条例等政策法规，依法经营管理。同时，对实践中出现的新情况、新问题及时上报集团公司。通 知v使用最多的文种。适用于布发（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。v主送单位准确、清楚，严忌错漏。v导言简洁清晰，高度概括。v主文明确具体，针对性和可行性要强。v指示性通知指示性通知 该类通知主要用于在开展某项工作时，或针对工作中出现的带有普遍性的问题，对下级机关作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策等。关于（拟采取措施）的通知（主送单位）：近期，（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。根据（依据），为了（目的主旨），经研究，决定（拟采取措施），现就有关事项通知如下：一、。二、。三、。（通知的具体内容）（提出要求）。发文机构署名（印章）年月日v会议通知 该类通知主要用于函告召开有关专题或系统会议。关于召开会议的通知（主送单位）：为了（目的），根据（依据），（主办单位）定于年月日在（地点）召开会议。现将有关事项通知如下：一、会议内容：。二、参会人员：。三、会议时间、地点：。四、其他事项：（一）请与会人员持会议通知到报到，（食宿费用安排）。（二）请将会议回执于年月日前传真至（会议主办或承办单位）。（三）（其他需提示事项，如会议材料的准备等）。（四）联系人及电话：附件：1参会名额分配表 2会议回执 发文机构署名（印章）年月日 通 报v适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。v介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚，分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。结尾写明所做 出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。v特点：典型性、针对性、准确性、真实性、时效性；用词严谨，注重写实，掌握分寸。v情况通报 该类通报主要用于在一定范围内通报重要工作情况和动向，以指导有关工作。2011年度中央企业报送公文评价和优秀公文通报（发文单位）关于情况的通报（主送单位）：年月日，（单位）在（地点）发生事故（事件）。（事故或事件的性质）。为了（目的），进一步加强工作，防止此类事故（事件）的发生，现将事故（事件）情况通报如下：一、（事故或事件的原因分析）。二、（对有关单位和人员的处理情况）。三、（应吸取的教训和拟采取的措施等）。发文机构署名（印章）年月日公告、通告、通报、通知的区别v关于特大事故情况的通vXX电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通v关于启用印章的通报 告种类繁多，工作量大，使用频率高。适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。报告是一种陈述性的上行文。报告是上级制定方针政策、指导工作、进行决策的重要依据之一，也是下级取得上级的理解、信任、支持、指导的重要途径。报告的特性种类v特性 1、鲜明的汇报性。2、特定的陈述性。v种类 综合、专题、工作、情况、调查、答复、建议、例行、报送v除例行报告外，发生下列情况时应及时、主动向上级写报告：1、为获得上级的指导；2、发生重大情况或特殊问题；3、已完成上级交办或布置的事项时；4、答复上级的询问时；5、报送文件时。报告的写作要点v报告要注重时效，情况真实不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准确无误v报告语言要简洁，篇幅要短小突出重点，层次分明，v不夹杂请示事项，不与请示混淆。v向领导提交较大篇幅或重要报告时，最好同时准备说明材料（写作意图、背景等）。（单位）关于有关情况的报告（紧急报告）（主送单位）：年月日（最近、近日），（概述拟反映或报告的有关问题）。为了（行文目的），现将有关情况报告如下：一、（情况过程和最新事态）。二、（原因及后果分析）。三、（已采取的措施及作用）。四、（下一步拟采取的措施）。五、（需引起上级单位重视或关注的问题）。发文机构署名（印章）年月日（单位）关于有关情况的报告（主送单位）：根据要求（根据批示精神，或根据转来的要求），我们对情况进行了认真研究（我们对问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下：一、（事件的过程、原因等）。二、（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。三、（下一步拟采取的措施）。特此报告。发文机构署名（印章）年月日（单位）关于工作情况的报告（主送单位）：根据要求（或以来），我们（概述工作背景或基本情况），对工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：一、（工作基本情况）。二、（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。三、（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。四、（下一步工作安排和思路）。发文机构署名（印章）年月日请 示v使用范围较广，频率较高。适用于向上级单位请求指示、批准。v一事一文。v主送单位一般只写一个。v导言开门见山提出请示缘由，要充分有力。v主文中心内容突出，事项集中，条理清楚。v正常情况下，应事前请示，不越级请示。v如提出2个以上方案，应有倾向性意见。v在附注处注明联系人的姓名和电话。v开头部分写请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简明。v主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要。v结尾部分写希望要求，要注意规范。可否（妥否、当否），请批示；是否可行，请批示；以上请示，望予审批等。（单位）关于请求协调解决问题的请示（主送单位）：目前，我公司（遇到的问题或困难）。为了（目的），根据（依据），现就（意图主旨）请示如下：一、（问题的由来）。二、（问题的不利影响）。三、（解决问题的积极意义）。四、（请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议）。妥否，请示。发文机构署名（印章）年月日（联系人及电话：）（单位）关于问题的请示（主送单位）：近日，（在某项工作中遇到问题）。现将有关问题请示如下：一、（有关情况）。二、（遇到的问题）。三、（请示内容，即请求上级单位对问题作出指示）。妥否，请示。发文机构署名（印章）年月日（联系人及电话：）（单位）关于（事由）的请示（主送单位）：为了（目的），根据（依据），我公司拟（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：一、（基本情况）。二、（请示事项的必要性和可行性及其意义）。三、（具体方案和请示事项）。妥否，请示。发文机构署名（印章）年月日 （联系人及电话：）请示与报告的区别与联系v二者行文方向相同都是上行文。v对上级的要求不同。“报告”不要求上级批复，“请示”则要求上级批复。v行文的时间不同。“报告”是事中或事后行文，“请示”是事前行文。v结尾用语不同。“报告”结尾用“特此报告”或不用结束语，报告事项完了全文即结束。“请示”结尾一般用“可否，请批示。”批 复v使用频率较高。适用于答复下级单位的请示事项。v核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。v针对性强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。v请示内容较多的，可分条列项地答复。v对不同意的事项，应说明不同意的理由。v如需要，可从上级单位的角度强调一些事项，或提出希望、要求、号召。关于有关问题的批复（主送单位）：你公司关于的请示（文号）收悉。根据（依据），经研究，同意你们关于（请示主旨）。请你们在工作中切实加强领导，确保。发文机构署名（印章）年月日关于有关问题的批复（主送单位）：你公司关于的请示（文号）收悉。鉴于，根据的有关规定（依据），现就有关问题（请示主旨）批复如下：一、原则同意。二、（具体要求）。请你们（提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求）。发文机构署名（印章）年月日纪要v适用于记载、传达会议情况和议定事项。在会议文件（记录）基础上经过 整理加工而成。v忠实原意，所记事项准确无误。v条理清晰，层次分明，详略得当。v执行事项要有较强的可操作性。v用第三人称语气叙述。v固定格式：标题、会议基本情况、记载事项、版记。v会议记录资料收集认真记录直接索取资料利用电子设备纪要 年月日，同志主持召开会议，、等同志（领导）参加了会议。同志传达了精神，通报了有关情况，并作了重要讲话；会议听取了关于工作情况汇报，讨论了；审议了等项。会议认为，。会议强调，。会议指出，。会议经过审议，议定以下事项：（一）。（二）。（会议根据，审议并原则通过了、等，并责成根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据要求，就解决等问题提出了的意见）出席：（单位）（姓名）、（单位）（姓名）、（单位）（姓名）四、常用应用文写作计划v计划不如变化快？那也得计划v工作计划案例：企业、部门、个人工作计划总 结 单位或个人对某段时期、或某项工作、或某个任务结束后进行的回顾检查，肯定成绩和经验，找出不足和教训，并从中归纳出某些规律性的东西，以促进 和推动以后的工作。总结是对自身实践活动的本质概括和理性认识。通常使用第一人称的写法，以叙述、说明、议论等表达方式为主。绝大多数总结是为自身而写，或是为了向上级单位、领导同志、会议代表 汇报，以求得指导、帮助、批准。导言，简单扼要地交待总结的问题，或介绍背景，或提示主要经验、成绩、效果、教训。正文，做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。结尾，精炼简洁地表明以后努力的方向，或打算、措施。个人总结 态度端正 突出成绩 逻辑清楚 数据说话 详略得当发言稿主持稿致辞稿演讲稿v模仿借鉴改进超越v熟读唐诗三百首，不会吟诗也会吟v学而时习之，不亦乐乎祝各位的公文写作与处理水平步步登高！谢谢！谢谢！Thanks!