综合办公室功能与要求介绍及使用说明.doc

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综合办公室功能与要求介绍及使用说明
目 录
综合办公室功能与要求介绍及使用说明 1
1. 综合办公室功能说明 1
2. 综合办公室区域设置与规划要求 3
3. 公共功能区域规划要求 3
4. 物品订单及采购要求 3
5. 设备、设施、物品陈列标准 5
6. 建设、验收、启用流程 6
综合办公室建设验收启用流程 7

1. 综合办公室功能说明
综合办公室为指定的远见分支机构及关联企业（以下统称客户机构）员工提供办公硬件和日常办公服务。具体如下：
1.1 硬件功能
1) 办公位置
2) 会议室及配套设施和视频会议软硬件系统
3) 洽谈室及配套设备
4) 卫生间
5) 储物柜
6) 通用办公设备(一体机、服务式接入电话、
7) 饮水机
1.2 办公服务
1) 办公行政服务
A. 前台接待：来客接待
B. 报刊管理，快递代办
C. 卫生保洁
D. 当地工商营业执照办理
E. 印章、营业执照等重要资料的代管
F. 按约定流程进行文件的审核及加盖印章
G. 电话卡代办、手机费用代缴代扣
H. 各类补贴申请文件的保管
I. 办公行政表格
J. 会议室管理
K. 邮箱、邮件系统管理和服务
L. OA系统管理和服务
M. 日清、周报统计
N. 办公耗材等
O. 会议管理
P. 视频会议管理及相应的培训
Q. 办公设备维护与管理
R. 公寓住宿管理
S. 代理宾馆预订
T. 代理机票预订
U. 员工工牌制作
V. 茶歇及广播体操的播放
W. （特许）合同管理
X. 公共政策和制度的宣传
Y.
2) 人力资源服务
A. 考勤记录及假期的统计管理
B. 人员管理
C. 当地报纸招聘、招聘会代办
D. 员工招聘：知新课堂
E. 入离职手续办理
F. 工作交接的监督实施
G. 员工转正、晋升流程和手续办理
H. 公共培训的组织和管理：企业文化、行政人力流程
I. 当地劳动合同、社保、公积金手续的办理
J. 员工档案管理
K. 薪酬核算
L. 劳动纠份处理
3) 财务服务
A. 出差费用代为报销
B. 借款代办
C. 约定款项代收
D. 费用统计
E. 税务代办
F. 发票代开
4) IT服务
A. 网络及无线网络服务
B. 根据要求配备电脑
1.3 管理职能说明
1) 综合办公室由行政人力总部统一管理，提供相应的硬件设备设施。
2) 设置1-2名行政管理人员并向行政人力总部汇报工作，提供1.2条款规定的服务。需要额外办公服务时，请向行政人力总部提出申请。
3) 入驻机构员工必须接受办公室行政人员的正常管理，有违规行为的各相关信息反馈至对应机构负责人。
4) 监督和投诉
入驻机构对向办公室行政人员提出意见和建议，也可以以电话、邮件等形式向行政人力总部直接反馈。
2. 综合办公室区域设置与规划要求
2.1 主办公区
3-4组办公隔断（每组办公隔断为一个“十”字隔断级合，提供4个办公位置）
2.2 行政人员办公区
0.5组办公隔断，提供2个办公位置。配备台式电脑一台、固定电话一部，钉书机等。
3. 公共功能区域规划要求
3.1 会议室
靠房间一侧设立，配备短边直线长边孤线形会议桌及8把座谈椅。根据房型设计并确定。面积不小于20平。
3.2 洽谈室
靠墙或拐角设置，配备圆面蘑菇形会议桌，标准直径1.2米。面积不小于9平。
3.3 卫生间
沿用房屋原结构和位置或根据房型及下水道确定。
3.4 打印区
一体式打印机、热敏传真机。
3.5 文件柜摆放区
放于办公室门对角或对角偏左/右位置。
3.6 文化宣传墙
主办公区周围墙面，不少于6幅。
4. 物品订单及采购要求
类别
名称
尺寸
单位
数量
说明
办公桌椅
4人位办公隔断
2400mm*1200mm
组
2

橱柜
文件柜
LV-037
个
1
分公司文件存放
置物柜
LX-063
组
1
每人配1个
快挂劳文件柜
LX-138
个
1
放到桌子底部
办公设备
考勤机
中控
台
1

办公电脑
联想杨天商用电脑
台
1
行政助理工作使用
无线路由器

个
1
网络安装使用
8620s猫

个
1
网络安装使用
宽带安装
带宽2兆
兆
2
包年，办公使用
固话线路

条
1
接听加盟咨询电话
打印机一体机

台
1
打印复印扫描传真
会议室设备
会议桌椅组合
标配
套
1

液晶网络电视

台
1

投影机
1024*768
台
1

84寸投影仪幕布
1700*1250
个
1

电脑主机
联想扬天电脑
台
1

全向麦克
clearone
个
1

视频线\无线键盘等
1
套
1

视频会议摄像头
三星
个
1

会议室电脑柜
标配
个
1

立式饮水机

台
1

办公用品
电话卡
联通
张
待定
根据分公司人数
公牛插排
6米、3米
个
2

软木板
80*120
块
2
喜报、通知类使用
报刊架

个
1
加盟资料摆放
打孔文件夹
c3寸档案夹
个
2

A4文件夹

个
2

A4纸

箱
1

打孔器

个
1

订书机

个
1

计算器

个
1

剪刀

把
1

壁纸刀

把
1

胶水

瓶
1

透明胶带

个
2

双面胶带
宽11mm
个
2

宽透明胶带
宽45mm
个
2

直尺
33cm钢板尺
把
1

笔

盒
1
每盒10支装
远见记事本

本
10

一次性纸杯

包
1

费用、差旅费报销单

本
2

印泥

盒
1

装饰类
分公司招牌

套
1
引导咨询客户
分公司证件框

套
1

企业/品牌荣誉奖牌

套
1

企业文化/理念挂画

副
4

地图

套
1
根据分公司管辖区域
大会议桌花

套
1
花瓶、绢花或干花
小会议桌花

套
1
花瓶、绢花或干花
落地绿色植物
大
盆
2

玻璃隔断防撞条

套
1

百叶窗帘
根据实际情况
个
待定

清洁物品
笤帚簸箕

套
1

拖把套装

套
1

抹布

包
1

洗洁精

瓶
1

去污粉

包
1

资料
分公司行政、人力管理制度

套
1

各品牌加盟宣传册
三折页
张
100
加盟宣传册各100张
各品牌加盟资料

套
1
各类手册
营销类书籍

套
1
总部提供书籍名单

5. 设备、设施、物品陈列标准
5.1 主办公区
1) 办公隔断：位于办公大厅中央位置
2) 打印矮柜：长边与墙面平行。
3) 空调：柜式立地摆放。
4) 文件柜：靠墙摆放。
5) 储物柜：同上。
6) 饮水机：公共办公区靠墙摆放。
5.2 会议室：
会议桌摆放于中映位置。投影仪吊顶，电脑放于专用柜内摆放于会议室门对面墙角。
5.3 洽谈室
中间摆放洽谈圆桌，周边配备5把座椅，进门靠墙一侧摆放记录座椅一把。
5.4 卫生间
配备坐便器、吸顶式排气、洗手盆、照妆镜、
6. 建设、验收、启用流程
见附件一。
附件一：
综合办公室建设验收启用流程
行政人力总部
营建部
使用部门/机构
贸易公司
办公室启用
YES
NO
验收通过

组织验收
YES
NO
验收通过

实施装修
装修验收
营建设计
对设计方案进行审核并确认
签订租赁合同
房源查勘和论证

行政人员招聘

确认标准订单并采购

订单物品配送安装

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