办公用品申购、领用、发放管理制度.doc

办公用品申购、发放、领用管理办法（V1.0）
一、 总则
为加强公司办公用品申购、领用、发放管理，本着“节约成本，提高效率，规范流程，明确责任”的原则，倡导“健康优质、绿色环保、勤俭节约”的现代办公方式，特制定本办法。
二、 适用范围
公司各中心、部门及全体员工。
三、 办公用品分类
1、 固定资产类办公用品：办公电脑（笔记本）、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、投影仪等。
2、 高值非消耗类办公用品：办公家具、验钞机、电话机、打孔机、装订机、U盘、移动硬盘、衣架、白板、书报架、电风扇、电脑包等。
3、 高值消耗类办公用品：墨盒、硒鼓、色带、碳粉、网线、电话线等。
4、 低值消耗类办公用品：
Ø 笔类：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、白板笔、记号笔、荧光笔、激光笔等；
Ø 册类：文件夹（盒/筐）、拉杆夹、按扣夹、单夹、板夹、拉边袋、档案盒（袋）、名片夹（盒/册）、支票夹等；
Ø 纸本类：笔记本、彩条纸、N次贴、便签纸等；
Ø 刀器类：计算器、订书器、推钉器、起钉器、剪刀、裁纸刀、转笔刀、刀片等；
Ø 夹钉类：装订条（圈）、推钉夹、燕尾夹、订书钉、别针、曲别针、大头针等；
Ø 耗材类：打印/复印纸、传真纸、复写纸、鼠标、键盘等；
Ø 其他类：刻录盘、胶水（棒）、胶带、双面胶、涂改液（带）、笔筒、尺子、橡皮、印台（油）、电池、塑封皮、公司印刷品、纸杯、茶叶、咖啡、瓶装矿泉水等；
四、 办公用品的申购、发放、领用
1、 办公用品申请需填写《办公用品申购单》，办公用品的申请人为各中心秘书。
2、 各中心秘书须于每月20日前，根据各中心的办公用品需求填写《办公用品申购单》，且注明申请领用人姓名及领用项目明细（高值非消耗类办公用品单位价值超过100元，需填写呈批单），交由所属中心领导及主管副总审批后，呈送总经理审批，并将《办公用品申购单》提交行政部统一采购。
中心领导审批
各中心秘书表
领用人申请

主管副总审批

总经理审批
行政部采购

3、 未在本办法规定日期内提出购买申请的中心，则视为当月无购买需求。
4、 行政部于申请当月月底采购完毕，统一发放至各中心秘书处，由各中心秘书发放至具体使用人，原则上行政部不对个人发放。
5、 行政部将根据日常办公需要，对常用办公用品进行批量购买，在保证正常办公需求的前提下，保持定量库存。临时急需用品，可根据情况进行采购。
6、 各中心常用消耗类办公用品月用量标准根据各中心、部门三个月加权平均数为依据。此标准为暂定数，可依据每月平均用量进行合理调整。
7、 对于高档耐用、但不常用的办公用品，各中心间应尽量协调相互借用，原则上不重复购置。办公设备出现故障，由行政部负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜。造成设备损坏的，按公司相关管理规定处理。
8、 各中心要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。部分办公用品：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、线圈本（换芯）、记号笔、瓶装胶水（可灌装）、涂改液、计算器、鼠标、键盘、打印纸（正反面使用）等，鼓励大家以旧换新，低碳、经济使用。
9、离职员工在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(消耗类办
公用品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理相关手续。
10、自本制度执行之日起，打印纸将采取“各领各用”原则，行政部将不在
原公用办公设备处提供打印纸，请各中心秘书每月根据使用量提前申请，以满足日常工作需求。
五、 办公用品费用分摊
1、 各中心申购的办公用品费用，计入其日常费用中。行政部于每月30日前，对领用的办公用品费用进行核帐，经各中心领导审核签字确认后，上报财务中心入账。
2、 《办公用品申购单》审批人（各中心领导）为办公用品费用控制的责任人，应按标准严格控制费用，把好申购关。
3、 原15、16层办公区公用办公设备，根据办公区域、使用情况划归到各中心，所产生的办公耗材费用，按比例分摊到各中心（详见附件：办公设备耗材、维修管理）。
六、 相关表格
《办公用品申购单》（见附件）。
七、 本办法的实施
本管理办法自下发之日起执行。
本管理办法分支机构参照执行。
北京九五一九零信息技术有限公司
2011-3-14
附件一：公用办公设备耗材、维修管理
附件二:《办公用品申购单》

附件一：公用办公设备耗材、维修管理及费用分摊
1、15、16层公用办公设备概况：
打印机3台、彩色打印机1台、传真机2台、复印机1台、碎纸机1台、扫描仪1台。
2、原15、16层办公区公用打印机，根据办公区、使用情况划分到各中心，所产生的办公耗材及设备维修费用，按比例分摊到各中心，具体如下：
①A座16层公共区HP2015打印机由技术中心、业务中心、市场中心共同使用，费用分摊比例为3：4：3；
②A座15层公共区HP1008黑白打印机由信息服务事业部、行政部共同使用，费用分摊比例为7：3；
③彩色打印机由市场中心保管，同时联合信息服务事业部、行政部共同使用，费用分摊比例为6：3：1；
⑤A座15层公共区HP2100黑白打印机由信息资源中心单独使用，费用由其承担；
⑥A座16层财务室HP1008黑白打印机、针式打印机由财务中心单独使用，费用由其承担；
⑦复印机、碎纸机、扫描仪等维修、耗材费用由行政部承担。
3、打印机、复印机硒鼓，碳粉、针式打印机色带，传真机墨盒等，由行政部根据各中心需求统一进行更换、维修，费用按规定的分摊比例，分摊到各中心，并报财务审核入账。
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