书信礼仪与公文礼仪课件.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,第十章 书信礼仪与公文礼仪,1,书信礼仪与公文礼仪课件,第1页,对外书信联络已成为涉外工作一部分，电话服务又使书信礼仪内容得到了扩充。,书信是反应你外表、鉴赏力和性格一面镜子。一个优异秘书，以他（她）所写含有条理和整齐之感书信，为企业（社会组织）争得良好形象和信誉。,2,书信礼仪与公文礼仪课件,第2页,书信是单方面地表示感激，无辅助伎俩，难度大，要进行必要培训。书信有一定格式，使用语言也有一定规范。,3,书信礼仪与公文礼仪课件,第3页,1、书信礼仪,一、英文信格式,（1）信头；,（2）信内地址（只限于正式商业信）；,（3）称呼；,（4）正文；,（5）结尾套语；,（6）署名；,（7）信封写法。,4,书信礼仪与公文礼仪课件,第4页,1、信头,欧美国家把发信人地址详细写在信内正文上端，包含发信日期；,与汉字信地址写法次序相反，英文信地址从门牌号、街道地域至市、省、国名、日期也与写汉字信不一样，年要放在后面；,排列格式或分为直排和斜排两种，标点符号用不用都行。,5,书信礼仪与公文礼仪课件,第5页,关于日期写法:,例:20 3月30 日,美国人 3、30、2005,欧州人 30、3、2005,中国人 2005、3、30,国际标准化组织 2005、03、30,6,书信礼仪与公文礼仪课件,第6页,2、信内地址,是在信内写明收信人姓名和企业地址。在社交信中，可省去不写，但商业信中是不能少。,正确形式是：,收信人地址放在信头左边，,发信人地址放在信头右边。,信内地址有时也能够写在署名下面左边。,7,书信礼仪与公文礼仪课件,第7页,（A）社交信 称呼写在信头半寸之下（左面留一寸空白）美国 “My dear”比“Dear”客气；称呼后加“:”。英国 正相反,称呼后加“，”,3、称呼,8,书信礼仪与公文礼仪课件,第8页,（B）商业信,在商业信中，普通用称呼都是：,“Dear Sir”,“Grentleman”、“Dear Madam”,和,“Madames”,。,凡是女人，不论她是否结婚均用,“Dear Madame”,来称呼。,9,书信礼仪与公文礼仪课件,第9页,4、正文,书信是最主要部分。,社交信分正式、非正式两种，在正式信札中，日期和钟点不可用缩写。,商业信：一纸不可写两面，加添信纸上要有页码。,写英文信最好以打印形式。（但便函不宜用打印）,10,书信礼仪与公文礼仪课件,第10页,5、结尾客套,结尾客套写在正文下面二、三行位置，大都从信纸中央写起，只有第一个字要大写，末了放一个逗号。,11,书信礼仪与公文礼仪课件,第11页,6、署名,写信人在结尾客套下面略偏右地方签上自己姓名。打印信，习惯上仍需要亲笔署名。,商业信中，署名上面能够用打字机打出企业名称，下面也可打出他职位。,12,书信礼仪与公文礼仪课件,第12页,7、信封写法,西方国家写信封格式：,收信人地址写在信封正面右下方，先写收信人姓名、门牌号、所在城市、（地域）、国家，各占一行。,寄信人地址写在信封正面 左上角或是后面。,13,书信礼仪与公文礼仪课件,第13页,二、社交信,社交信顾名思义是作为人们社交活动伎俩书信，如邀请信、祝贺信、感激信、慰问信。,14,书信礼仪与公文礼仪课件,第14页,邀请信在社交活动中使用得相当广泛。邀请信普通都较简短，写时要注意礼节，又要诚恳热情，要把相关邀请对象、活动内容、时间、地点等交代清楚，以免发生差错。,1、邀请信,15,书信礼仪与公文礼仪课件,第15页,邀请信内容：,向对方表示简短寒暄或问候；,说明邀请对方参加什么活动以及邀请原因；,说明活动安排细节；,如有必要，请被邀请方确认能否应邀,16,书信礼仪与公文礼仪课件,第16页,2、感激信,感激信在国际交往中是一个常见书信形式。当受到邀请、接待、慰问，接到礼品以及得到他人帮助之后，都应及时地给对方写感激信，以示礼貌。,感激信没有固定格式，不宜写得过长，繁简明适度，语言要热情，用词恰当。,17,书信礼仪与公文礼仪课件,第17页,3、庆贺信,分正式和普通两种。前者用于政府间、组织间、官员间。用语非常拘谨，使用一些客套话，后者多用于个人交往，用词亲切，不拘格式，含有个人感情色彩。,书写庆贺信时，语言要求简练概括，遣词造句要求充满热情、喜悦，使人感到温暖和愉快。,18,书信礼仪与公文礼仪课件,第18页,4、慰问信,慰问信是对他人表示慰藉、问候、勉励、关切专用信件。信件分正式和非正式两种。前者用于国家间、团体间、政府官员间。,慰问信要写得及时，行文简练，感情真挚、词语朴实。,19,书信礼仪与公文礼仪课件,第19页,三、商业信,1、商业信通则,商业信笺纸张，要求用高质量证券纸。,商业信笺应印上企业名称、地址和电话号,码、注册办公地址、传真号码。,商业信笺不可用有颜色纸。,与外商通信第一封信回信可按对方来信,时落款形式给对方回信，商用信使用语言比社交正规，用词也更严谨。,20,书信礼仪与公文礼仪课件,第20页,2、介绍信,分,私人介绍信,和,正式介绍信,两种。,私人介绍信,与普通书信相同，普通要写信封。,正式介绍信,是写信人因公把自己同事介绍给某单位或某个人。正式介绍信要求语言和格式严谨、规范，普通不写信封（面呈）。,21,书信礼仪与公文礼仪课件,第21页,3、推荐信,推荐信要求：,介绍被推荐者基本情况；,介绍被推荐人老实、才能以及离职理由；,实事求是，不作过奖之辞。,22,书信礼仪与公文礼仪课件,第22页,4、辞职信,辞职信简单扼要，要有礼貌，应简述辞职理由。,23,书信礼仪与公文礼仪课件,第23页,四、怎样打电话,“在打电话时，有三个原因组成你个性：,声音、态度、彬彬有礼言词,。”（美国，尤金 埃里克）,打电话要态度友善、语气温和，考究礼貌。,礼貌用语是使用电话一个主要规则。,24,书信礼仪与公文礼仪课件,第24页,1、电话起始语,英文惯用问候语“哈罗”（Hello）,汉字起始语（礼貌语）“您好！”,打电话时称呼要准确。,25,书信礼仪与公文礼仪课件,第25页,2、语气语气,善于控制和利用语气是打电话一项基本功。要语气温和、音量适中、吐字清楚。,26,书信礼仪与公文礼仪课件,第26页,3、电话续接,电话交际是发话、受话共同信息交流。,发话人要注意是否听清楚。,受话人不要随便打断发话人谈话。,突然打断对方谈话是很不礼貌。,如在通话时电话突然中止，应由先打电话一方重拨电话。,接电话碰到对方有主要事，要边听边记下关键点。,挂断电话，应先道别。,27,书信礼仪与公文礼仪课件,第27页,4、与国外电话联络,两个基本要求：,准确,；,高效,；,需要时间长电话最好事先预约。在事务,性电话中严格守时是尤其主要。,在欧美尤其是德国，早晨9时以前，下午,1-3点之间和晚餐不打电话。,28,书信礼仪与公文礼仪课件,第28页,五、名片,名片是个人用作交际或送给友人纪念一个介绍性媒介物。,名片在中国已经有多年历史。,29,书信礼仪与公文礼仪课件,第29页,1、在交际中日本人名片使用,名片上使用英语和本国语言两种文字。,日本人是名片用得最多得国家，日本人生活离不开名片。名片作用是多方面神奇。,30,书信礼仪与公文礼仪课件,第30页,名片是见面礼；,名片是介绍信；,名片是礼品卡；,名片是通知书；,名片是借款单。,31,书信礼仪与公文礼仪课件,第31页,2、英文名片,英文名片，妇女用名片比男士要大些。,夫妻能够共同用一张名片。,名片除社交性名片外，还有商业或者职业性名片或非正式名片。,非正式名片是双折卡片，比普通名片大，可写下简短留言。非正式名片亦能够看成请柬用。,32,书信礼仪与公文礼仪课件,第32页,3、名片功效,名片用作自我介绍，是社交场所最简单自我介绍方式。其功效主要有：建立今后联络所必须信息，便于长久保留。,使人们在初识时能充分利用时间交流思想感情。,使用名片能够使人们初识时言行举止更得体。使用名片无须与他人见面便能与其相识。,33,书信礼仪与公文礼仪课件,第33页,如在邮局寄发名片，可代替信件表示祝贺、感激、辞行、吊唁、慰问、介绍等意，可在名片左下角用铅笔写上表示一定含义法文小写字母来表示。,34,书信礼仪与公文礼仪课件,第34页,常见有：,p.f.-敬贺 p.c.-谨言,p.f.c.-认识 p.r.-谨谢,p.p.-介绍 p.p.c.-辞行,p.m.-备忘 p.f.n.a.-贺新年,35,书信礼仪与公文礼仪课件,第35页,2、公文礼仪,常见文书是日常工作运行相关书面联络、通讯、指令等公文性质文字材料，含有礼仪应酬、宣传鼓动等公共关系作用。,公文是指机关团体、企事业单位在处理各种事物中形成体式完整、内容系统各种书面材料，如命令、指令、决定、通知、请示、批复、汇报、公函、柬帖等。,36,书信礼仪与公文礼仪课件,第36页,一、公文礼仪特点,1、公文格式,公文格式包含：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文日期、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。,37,书信礼仪与公文礼仪课件,第37页,2、行文关系化,公文关系应有原有行政关系、职能关系、隶属关系为依据。应一级一级依次行文，不越级行文，拟制包括部门职权公文，主办单位要主动与相关部门会商，在征得一致意见后联合行文，平行或不相隶属单位之间，只能使用平行文。抄、送、发关系要明确。,38,书信礼仪与公文礼仪课件,第38页,3、辞章逻辑化,提升公文写作技巧、写作水平是考究礼仪详细表现。,文书写作中词语组合要严密准确，不能产生歧义。,39,书信礼仪与公文礼仪课件,第39页,二、公文礼仪规则,1、各级国家行政机关行文关系，应依据各自隶属关系和职权范围确定。,2、政府各部门在自己权限内，能够相互行文，能够同下一级人民政府相关业务部门相互行文，也能够依据本级政府授权和相关要求，对下一级直接行文。,3、向下级机关主要行文，应抄送直接上级机关。,40,书信礼仪与公文礼仪课件,第40页,4、凡部门之间未对相关问题协商一致时，一律不得各自向下行文。,5、政府各部门能够联合行文。,6、各级国家行政机关不得越级请示，因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过机关。,41,书信礼仪与公文礼仪课件,第41页,7、请示公文，普通应一文一事，除领导直接交办事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。,8、受理双重领导机关上报公文，应依据内容写明主报机关和抄报机关，由主报机关负责回复请示问题，上级机关向双重领导下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。,9、经过同意在报刊发表国家行政机关公文，应视为正式公文依照执行。,42,书信礼仪与公文礼仪课件,第42页,三、公文办理礼仪要求,1、公文办理普通包含：登记、分办、批办、承接、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。,2、凡需办理公文，文书部门应依据内容和性质，送领导人指示或送交相关业务部门办理。紧急公文，文书部门应提出办理时限。,43,书信礼仪与公文礼仪课件,第43页,3、凡包括其它部门或地域问题，主办机关应主动与相关部门或地域协商、会签，上报公文，如相关方面意见不一，要如实反应。,4、已送领导人指示或交相关业务部门办理公文，文书部门要负责检验催办，预防漏办和延误。,44,书信礼仪与公文礼仪课件,第44页,5、公文写作中要符合国家政策、法律，人名、地名、数字、引文要准确属实，时间要详细年月日，数字书写普通用汉字，同一公文中数字写法要前后一致。使用简称时必须先用全称，并加以说明。,6、各级行政机关发出公文，由机关领导人签发。主要或包括面广，由正职或主持日常工作副职领导人签发。有公文，可由秘书长或办公室主任依据授权签发。,45,书信礼仪与公文礼仪课件,第45页,7、各级领导人审批公文要认真负责，文件主批人要签署自己意见、姓名和时间。,8、拟写、签发公文时应使用黑色钢笔或毛笔。,9、各级国家行政机关办公室在将公文送领导人签发之前，应认真做好审核重点；是否需要行文、公文内容、文字表述、文件使用、格式等是否符合相关要求。,46,书信礼仪与公文礼仪课件,第46页,10、上级机关发文，除绝密或注明不准翻印以外，经下一级机关秘书长或办公室主任同意，能够翻印，转发、翻印时，要注明翻印机关和时间。,11、传递秘密公文时，必须采取对应保密办法、确保文件安全。,12、公文办完后，应依据文书立卷、归档相关要求，及时将公文定稿，正文和相关材料整理立卷。,47,书信礼仪与公文礼仪课件,第47页,13、公文立卷应依据其特征，相互联络和保留价值分类整理，确保齐全、完整，正确反应本机关主要情况，便于保管、查找和利用。,14、立好案卷，应按照相关要求定时向档案部门移交。个人不得保留存档公文。,15、没有存档价值和存查必要公文，经过判别和主管领导人同意，可定时销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专员监督，确保不丢失、不漏档。,48,书信礼仪与公文礼仪课件,第48页,四、惯用公文写作礼仪要求,1、简报,简报是一个对公务活动、工作情况作简明报道公文，普通在组织、单位内部印发，含有向上级反应、向下属与平行单位通报情况作用。要求一是简明扼要，二是快速及时，三是真实准确，四是符合格式。,简报分会议简报、工作简报、情况简报三类。,49,书信礼仪与公文礼仪课件,第49页,2、会议统计和会议纪要,会议统计是指用书面文字形式，把会议基本情况、议题、决议等相关内容如实地统计下来，以备事后查考材料。,会议纪要是指摘要记述会议概况、议程和会议基本精神、决议内容等一个公文。,50,书信礼仪与公文礼仪课件,第50页,3、公函,公函是上下级和同级机关不相隶属单位之间在商洽、联络工作、问询、回复问题以及委托和通知某一事项、情况时所使用公文类型。,51,书信礼仪与公文礼仪课件,第51页,思索题：,1、名片功效有哪些？,2、商业信通则主要内容是什么？,52,书信礼仪与公文礼仪课件,第52页,