医院人事档案精细化管理措施研究.pdf

2023.39商情管理纵横人事档案管理是医院档案管理体系的重要组成部分，医院的人事档案详细的记录了医院职工的相关信息，全面而客观的反映了医院职工的综合信息，为医院人力资源管理工作提供了重要的依据。传统粗旷式的人事档案管理模式已经不能适应医院人力资源管理的需求，为了保证医院人事档案管理的质量，必须积极的推进医院人事档案的精细化管理。纵观目前各医院人事档案的精细化管理现状，仍然存在一些诸如：人事档案管理意识薄弱，管理观念滞后、管理模式陈旧，专业人才不足、档案开发利用率低，管理存在漏洞、管理机制不全，管理制度欠缺、档案管理信息化低，管理手段落后等问题，这些问题的存在都直接或间接的影响了医院人事档案精细化管理的推进，因此，加强对医院人事档案精细化管理措施的研究势在必行。一、医院人事档案人事档案是医院十分宝贵的资源，客观的记录了医院职工的个人工作经历，基础的人事档案内容包括个人的学习、学历以及政治面貌、思想道德品质等基本信息，同时也涵盖了医院职工在入职医院以后的工作表现、业务能力、社会关系以及理念工作经历中所受的奖惩情况等等，真实的反映了医院职工的个人情况，是医院人力资源管理的重要依据。医院人事档案具有全面性、现实性、动态性以及机密性的特点，充分的利用医院人事档案资源，能够为医院选拔医疗人才、提高自身临床、教学、科研工作力量提供有力的依据，进一步促进医院健康、可持续发展。二、精细化管理精细化管理是一种科学化的管理理念，人事档案精细化管理是医院现代化管理的必然要求，精细化人事档案管理能够帮助医院减少管理资源占用，降低管理成本，精益求精的开展日常人事档案管理工作，提升人事档案的管理质量和水平。精细化管理理念更强调管理质量，以管理工作的严密性和精细化有效的保障人事档案管理工作的质量。在管理实践中反复斟酌、调试，及时对管理问题进行调整，并积极研究创新的精细化管理手段，推动人事档案管理的可持续发展。精细化管理的基本原理是社会分工精细化以及服务质量精细化，对于医院人事档案精细化管理而言，管理团队的执行力以及工作职责的细化分工是推动人事档案精细化管理的首要前提，科学而系统的精细化管理体系，是医院人事档案精细化管理措施落地执行的重要保障。三、医院人事档案精细化管理意义人力资源是医院发展的核心，人事档案管理质量的好坏直接决定了人力资源水平的高低，精细化的人事档案管理是医院从根本上保证人事档案管理质量的有效途径。以精细化的管理手段，明确医院人事档案管理的目标，并对目标进行细化分解，严格落实管理责任，保证医院人事档案管理的目标化和精细化效果。医院人事档案精细化管理的意义主要体现在以下四个方面：首先，医院人事档案精细化管理对于医院的发展起到了风向标的作用。精细化的医院人事档案管理，能够直观的向医院展示医院全体职工的基本信息，包括职工的工作能力、综合素质等方面，全面掌握医院的人才配比，为后续进行医院人力资源的优化调整提供重要的参考依据。精细化人事档案管理全面而完整的记录了职工的工作经历，并按照医院科室、部门进行合理的分类，有效的提升了医院人尽其才的管理水平。其次，医院人事档案精细化管理为医院选择以及任用人才起到了桥梁的连接作用。精细化的人事档案管理既能完整的记录每一个医院职工在职的全部信息，又能对重点节点信息进行标注，同时又能统一存储在安全的管理室，在需要时可以随时的进行调用，又不担心档案泄漏问题。精细化人事档案管理能够充分调动医院职工的工作热情，进一步推动医院稳定发展。第三，医院人事档案的精细化管理对于医院人才考核具有决策作用。就医院本身来讲，为了保证医院持续稳定的发展，需要对在职职工进行定期医院人事档案精细化管理措施研究孙力民（河北省平泉市医院）【摘要】随着医疗体制改革的推进，人事档案管理成为了医院管理工作的核心，人事档案是医院尽心人力资源管理的重要依据，科学、规范的做好医院人事档案管理工作是医院管理工作的重中之重。精细化管理是一种全新的管理理念，在医院人事档案管理中意味着分工精细化以及质量精细化，为了顺应医疗体制改革的趋势，需要积极推进医院人事档案的精细化管理，实现医院的规范化管理。然而，在医院实际的人事档案管理实践中，存在着或多或少的问题，在一定程度上阻碍了医院人事档案精细化管理的进程。本文主要以医院人事档案和精细化管理理念为切入点，通过阐述医院人事档案精细化管理的意义，详细的分析了当前医院人事档案精细化管理现状，针对性的总结了人事档案精细化管理的应对措施。【关键词】医院 人事档案 精细化管理 措施105商情2023.39管理纵横的考核，而人事档案记录了职工的全方面的信息，包含了工作技能、态度以及综合素质的评价等等内容，是医院进行人才考核以及职称评定的重要依据。最后，医院人事档案的精细化管理能够推动医院的现代化发展。做好医院人事档案的精细化管理后，可以将精细化的管理理念延伸到整个医院的医疗管理体系中，使医院的发展紧跟科技信息发展的趋势，持续扩大服务范围，进一步规范医院的日常管理工作，提升管理质量和管理效率，进一步推动医院的现代化发展。四、医院人事档案精细化管理存在的问题4.1 医院人事档案管理意识薄弱，管理观念滞后医院的人事档案管理是我国医疗事业的特色内容，也是一种原始的人才信息记录的管理工作，对于医院多项工作的开展具有至关重要的作用。然而，医院领导层常常会忽视人事档案管理的重要性，认为人事档案管理工作是一项耗费人力、物力、财力的无意义工作，在这种意识的引导下，医院各级职工自然而然的忽略了人事档案管理工作，转而将工作重点放在医疗服务工作上。随着医院规模的扩大，人事档案信息持续增加，传统人事档案管理观念存在滞后的情况，已经不能满足医院发展的需求，缺少精细化的管理理念，大部分医院的人事档案管理工作流于形式，对于医院的发展没有起到应有的作用。由于人事档案精细化管理意识薄弱，导致医护工作人员在配合人事档案管理工作时不够积极主动，最终使人事档案精细化管理推进困难。4.2 医院人事档案管理模式陈旧，专业人才不足医院人事档案管理模式陈旧主要体现在随着医疗改革的推进，传统的人事档案管理模式并未得到更新换代，同时由于人事档案信息涵盖面广泛，内容复杂，在传统人事档案管理模式下，医院职工人事档案收集管理工作开展困难，很多医院的人事档案信息存储并不完整，信息遗漏的情况处处可见，重要信息的遗漏导致医院的人事档案管理工作无法发挥应有的作用和效果。人事档案管理工作并不是简单的信息收集和存储工作，人事档案管理人员需要较高的档案管理专业能力以及医疗工作的业务能力，同时要兼具高水平的政治素养。根据众多医院的统计数据表明，部分医院的人事档案管理人员都非专业人才，存在兼岗情况，专业能力的缺失直接导致了人事档案精细化管理推进的困难。4.3 医院人事档案开发利用率低，管理存在漏洞在大众的观念中，医院的主要工作是开展医疗服务工作，而医院自身也将工作中心转移到提升医疗服务质量，促进医院和谐关系之上，缺乏对人事档案精细化管理的正确认识，即使医院按照管理规定进行了人事档案管理工作，但在日常工作中对人事档案的开发利用率仍旧不高，这也是医院人事档案精细化管理的漏洞所在。医院人事档案精细化管理是医院开展人力资源管理工作的重要依据，但大部分医院的人事档案精细化管理工作仍然停留在初级阶段，档案利用率不高，缺乏完整的医院人事档案数据库，在人事档案调用时困难重中，很难形成可持续运营的人事档案精细化管理工作链。精细化人事档案管理工作尚在发展初期，经济效益仍在排在档案利用效益之前，一定程度上也影响了人事档案的管理质量。4.4 医院人事档案管理机制不全，管理制度欠缺医院人事档案精细化管理工作无法发挥出应有的效用，主要是由于医院缺乏人事档案管理机制，档案管理部门的职能不够清晰，缺乏自上而下的人事档案分级管理机制。人事档案涉及的内容较多，在档案收集上，人事档案管理部门很容易只收集重要的书面档案材料，而忽略其他的档案，或者在档案收集中转上管控不到位导致档案的丢失等等。人事档案精细化管理制度欠缺也是制约医院人事档案管理发展的重要因素，由于医院领导层认为人事档案管理工作属于后勤行政管理工作，不会对医院产生直接的经济效益，导致医院对于人事档案管理制度的规定比较少，医院的人事档案精细化管理工作始终停留在较低的水平，无法真正意义上发挥其应有的效用。4.5 医院人事档案管理信息化低，管理手段落后随着信息化的发展，网络信息化技术已经在各行业中进行推广普及，网络信息化技术能够有效的提高医院人事档案精细化管理的工作效率。然而，由于医院的资金规划以及投入并未给人事档案信息化软件设备和信息化平台预留足够的资金，导致人事档案精细化管理工作职能实现简单的查阅、存储以及保管的功能，无法从人事档案中获取更多的有效信息。同时由于医院人事档案信息化建设程度不高，导致管理手段落后，人事档案精细化管理工作仍旧依靠人工手动操作，人事档案管理效率低下。尽管大部分医院已经逐渐意识到信息技术对人事档案精细化管理的重要性，逐渐启动人事档案信息化管理平台，但由于缺乏对线上人事档案的精细化管理以及定期维护，导致医院人事档案精细化管理工作流于表面，对于医院的发展无法起到实质性的作用。五、医院人事档案精细化管理问题应对措施5.1 加强宣传教育，提升人事档案精细化管理意识针对医院人事档案管理意识薄弱，管理观念滞后的问题，医院需要加强宣传教育，提升医院全体职工，尤其是领导层的人事档案精细化管理意识。只有加强领导层对于人事档案精细化的管理意识，才能形成一种自上而下的精细化管理氛围。从医院日常的人事档案管理工作中入手，加强管理层的巡查和过问，加强工作指导，表现出对人事档案精细化管理工作应有的重视程度。同时，从资金投入和会议宣传上侧重对人事档案将细化管理的重视，一是从硬件设施上给予人事档案精细化管理的物质基础支撑，二是通过宣传讲座让全体医护人员认识到人事档案精细化管理工作对于医院管理的重要性。引导他们自发、自觉的配合医院人事档案的精细化管理工作。1062023.39商情管理纵横提升医院人事档案精细化管理意识，树立精细化人事档案管理理念，对主要的还是要营造一种精细化管理的医院管理文化氛围，在实际工作开展中，受到精细化管理文化氛围潜移默化的影响，提升医院整体管理水平。将人事档案的精细化管理工作的重要性对医院全体职工进行多次重复的宣贯，进一步明确医院人事档案精细化管理工作的重要性，尤其是帮助医院人事档案管理人员养成良好的精细化管理工作思维，找准自身工作定位，做好人事档案管理工作。精细化档案管理理念要根植于每一个医院职工和人事档案管理工作者的每一个工作环节中，不论是医院领导还是基层职工都要加强对人事档案精细化管理工作的重视程度，加强全体职工对于人事档案精细化管理工作的认知，充分发挥人事档案管理在医院稳定发展中的作用。提升人事档案管理精细化意识，树立全新的精细化档案管理理念，要求人事档案管理人员将人事档案管理工作内化成自己潜意识中的动作，提高日常档案管理工作的效率。意识驱动行动，医院人事档案管理的精细化离不开管理意识和管理理念的形成，只有树立精细化的档案管理理念，才能做好适应时代需求的医院人事档案管理工作。5.2 创新管理模式，培养专业档案精细化管理人才医院的人事档案管理工作相对复杂，因此，对于人事档案精细化管理人员的专业素养要求较高。培养专业化的人事档案精细化管理人才，是实现医院人事档案精细化管理的重要路径。人事档案精细化管理工作人员需要从自身出发，坚持精细化的人事档案管理理念，针对人事档案管理工作环节中的重点内容进行研究分析，梳理人事档案管理工作中的重难点内容，针对性的提升自己的专业化能力，促进人事档案精细化管理工作效率的提升。从医院自身的角度出发，要对人事档案精细化管理人员的管理专业知识进行持续性的更新，使其能紧跟时代发展的趋势，适应多变的工作环境。专业能力的提升也需要制定专项的培训计划，为保证培训效果，可以在培训结束后进行专项的考核测试，进一步推进专业化人事档案精细化管理人才的建设培养工作。创新医院人事档案管理模式，专业化的精细化管理人才是关键，做好人事档案的精细化管理工作也是变相的为医院保留和培养优质的人力资源，人才是医院扩大规模发展的重要基础。人事档案管理人员需要具备良好的思想政治素质以及过硬的专业能力，首先，在进行人员招聘和选拔时，要尤其注重上述两项能力和素质，人事档案管理人员入职后，积极开展培训工作，在全新的人事档案精细化管理模式中进行实操演练。在培训计划的制定上，要将理论知识的培训和专业技能的实操进行有机的结合，通过培训工作的开展，强化医院人事档案管理人员对于精细化人事档案管理理论知识的掌握程度，帮助人事档案管理人员熟悉常规的人事档案精细化管理工作流程，促进新入职员工加速的融入医院快节奏的工作氛围，提高人事档案精细化管理工作的效率。加强对专业的人事档案精细化管理人才的培养，能够尽可能多的减少精细化档案管理中细小问题的发生，从而进一步保障医院人事档案精细化管理工作的质量。最后，对于专业的人事档案精细化管理人才的培养，尤其要注重人员的稳定性，做好人事档案管理人员的职业规划路径，尽可能将档案管理工作专职化，避免过重的工作职责导致人事档案精细化管理工作由于分心或精力不足而导致质量下降。5.3 做好精细化管理，建立人事档案精细化数据库随着医院规模大扩大，医护人员也在逐年上升，同时由于个人择业观的不同，每年也会流失很多的医护人才，医院的人事档案一直处在一个动态发展的平衡中。但由于在医院实际的人事档案管理中，不同科室以及不同部门的人事档案在整理归档过程中不能及时、规范的得到管理，可能会导致人事档案混乱放置，或者人事档案资源丢失的情况，这对于医院人事档案的开发利用而言是十分不利的。因此，加强对医院人事档案的精细化管理，使用数字化信息技术手段，建立专属于医院的人事档案精细化数据库，是有效应对上述情况的措施。在人事档案精细化数据库中，各部门、各科室的人事档案可以被集中分类管理，通过大数据云端处理功能，将全部人事档案进行完整的储存，在发生人员异动时能够及时的进行调整，保证医院人事档案的实效性。人事档案数据库既能满足医院人事档案集中化的管理需求，也能满足人事档案精细化的管理需求。在人事档案数据库建立之前，首先要对医院的人事档案信息有一个全面的了解，确保在档案信息的分类时能够保证其合理性，为了便于对人事档案数据库的秩序化管理，需要同步配备人事档案的查询系统，完善档案统计和借阅统计功能。同时，要特别关注人事档案数据库的安全性管理，合理的设置防火墙，防止不法分子通过网络系统侵入医院的人事档案数据库，造成不必要的人事档案的泄漏。在人事档案数据库中，为了实现医院人事档案的精细化管理，需要对医院人事档案进行分区管理，便于后期对于人事档案进行便捷的调用。建立不同的人事档案存储空间，将不同部门、不同科室的人事档案信息进行分别存储。人事档案数据库的建立是医院开展人事档案精细化管理工作的重要途径，人事档案数据库的存在为医院领导了解职工信息提供了便捷的通道，有利于医院整体管理水平的提升，促进医院稳定、健康、可持续的发展。5.4 健全管理机制，完善人事档案精细化管理制度医院的人事档案管理工作并不是简单的信息收集、整理以及储存的工作，相反它是一项系统性以及专业化、多元化极强的工作，人事档案精细化管理工作的每个环节都息息相关，同时有互相制约，因此，健全医院人事档案精细化管理机制，能够有效的规避掉人事档案管理工作中可能寻在的风险和偏差。医院人事档案精细化管理机制，首先能明确人事档案精细化管理过程中，涉及到的全部部门的工作职责，直观的将人事档案管理工作的主要工作内容摊开展107商情2023.39管理纵横示，方便上级领导进行工作的协调和推动。健全的人事档案精细化管理机制能够根据人事档案精细化管理不同的环节，进行核心工作内容的有效分析，为档案管理员开展工作提供指导。为了更好的健全医院人事档案精细化管理机制，可以重点收集人事档案管理人员在实际工作中遇到的问题，组织专项交流会确定针对性的解决方案，持续完善医院人事档案精细化管理机制。医院开展人事档案的精细化管理工作，需要有相应的管理制度作为支撑依据和根本保障。医院人事档案精细化管理制度的确立，要从人事档案管理的实际出发，保证精细化人事档案管理资源的合理配合以及利用。将医院人事档案精细化管理的要求和标准投放到人事档案精细化管理制度中，保证人事档案精细化管理的规范性。医院人事档案精细化管理制度的完善要建立在传统的医院人事管理制度之上，并对其进行设计和创新，保证人事档案精细化管理制度能够充分发挥管理依据和支撑的作用，为医院人事档案精细化管理水平的提升奠定坚实的基础。随着信息技术在人事档案精细化管理工作中的应用推广，关于信息化人事档案管理制度也要重新完善制定，一是要保证人事档案信息能够及时、准确的录入人事档案数据库；二是要确保人事档案的隐私安全，在人事档案数据库共享权限的设定时，要尤其注意权限级别，以制度规定的方式进行体现，确保医院人事档案管理人员在开展人事档案精细化管理工作时有据可依、有章可循。5.5 完善档案系统，提升人事档案精细化信息程度完善医院人事档案精细化管理系统，提升医院人事档案精细化信息建设程度是医院进行人事档案精细化管理的有效途径。随着信息化的普及应用，医院的信息化建设也在不断的深化，应用信息化技术进行人事档案的精细化管理工作，能够结合大数据本身的优势进行档案精细化管理工作方式的创新，提升人事档案精细化管理工作的效率。信息技术的应用使原本的医院人事档案形式由纸质版档案扩充为电子版档案，利用电子档案在计算机终端的存储，能够防止出现人事档案丢失的情况。但是，使用信息技术手段进行人事档案精细化管理也存在一定的弊端，那就是网络环境的不安全性，因此，采用信息技术管理手段进行人事档案精细化管理的过程中，要严格管理网络环境，避免因病毒入侵造成电子档案数据丢失的情况出现。建立完善的人事档案精细化管理网络系统，能够为人事档案管理信息化的推进进程添砖加瓦，净化网络环境，能够降低不良网络因素对于人事档案精细化管理工作的影响，保证信息化人事档案管理工作的顺利开展。在当前的信息化时代，运用信息技术工具提升医院人事档案管理工作的精细化程度符合时代发展对医院管理的要求。先进的信息化设备是人事档案精细化管理系统稳定运行的关键因素，人事档案精细化管理系统包括信息采集系统、共享系统、调用系统等多个组成部分，由于信息技术在医院人事档案精细化管理中的应用尚在起步阶段，档案管理系统的完善可以借鉴其他行业的先进经验与技术，争取将医院人事档案精细化管理工作提升到行业的标准水平。为了方便人事档案通过信息技术手段实现转移和共享，可以建立集成信息共享平台，为同行业或其他单位进行人事档案的调用提供便利条件，提升医院人事档案的开发利用率。另外，人事档案精细化管理系统的使用还要考虑人事档案的安全性，通过一定的技术手段，保证医院人事档案精细化管理的信息安全性。六、结语综上所述，医院人事档案精细化管理对于医院发展具有十分重要的意义，尽管当前医院的人事档案精细化管理现状不容乐观，但是只要我们坚持加强宣传教育，提升人事档案精细化管理意识；创新管理模式，培养专业档案精细化管理人才；做好精细化管理，建立人事档案精细化数据库；健全管理机制，完善人事档案精细化管理制度；完善档案系统，提升人事档案精细化信息程度，就能保障医院人事档案精细化管理的质量及水平的稳定提升。参考文献：1李燕丽.医院人事档案精细化管理措施探析J.办公室业务,2022,(7):49-50.2侯吉红.精细化管理在医院档案管理中的应用策略研究J.品牌研究,2022,(5):102-103.3张叶妹.精细化管理背景下公立医院人事档案管理的改革方向及价值J.饮食保健,2021,(25):107-108.4刘丽.6S 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