PowerPoint演示文稿的图表制作.doc

浅谈PowerPoint演示文稿的图表制作

撰写人：袁世伟

内容摘要
一、图表在演示文稿中的作用
二、如何在演示文稿中创建并插入图表
三、编辑数据表
四、编辑图表
五、数据的获取
六、动画设置
七、结束语

正文

一、图表在演示文稿中的作用
用演示文稿上课是计算机辅助教学的一个发展。使用PowerPoint不仅可以制作普通的演示文稿，还可以插入图表等元素，制作成更精美的演示文稿。
图表是组织并展现数据的有力工具，它是演示文稿中常用的表现手法，与文字表述方式相比，它更能体现内容的对应性及内在联系。
图表几乎能描述任何数据信息，对数据进行统计和直观显示。所以当需要用数据来说明问题时，图表有很强的说服力并引人入胜。所以图表是制作课件不可缺少的素材。
当今，多媒体技术的迅猛发展，使图表的编辑并不复杂，所以课件中巧妙地应用图表，已经得到人们的青睐，并在教学中得到广泛应用。
图表的优点，并不能一概而论，只有恰到好处的图表应用，在演示文稿中才能起到画龙点睛的作用。教学实践证明：不认真编制图表的演示文稿在论述问题时往往显得有些苍白无力，无论是内容还是手法上好像有些缺欠。
例如为了说明煤炭工业多年来，取得了令世界瞩目的光辉业绩，取得蓬勃发展。可以用以下图表说明

我国近几年煤炭产量图表

2009年我国煤矿各类事故所占比例

二、如何在演示文稿中创建并插入图表呢？
1、可以从一些资料中进行复制

鉴于现代化媒体涉猎的内容广泛，扑捉的手段也比较方便，上述图表就是从查找的资料中下载得来的。纵观上面的图表，我们可以觉察到，从一些原始资料中进行复制的图表来的方便、画面简单和明了。但会给我们有种不遂人意的感觉。因为它姗姗来迟，时间久远甚至超过一个年代，颇有些“生不逢时”。若用来举证，未免有些乏力。加之过于平淡，难以让人赏心悦目。
2、在演示文稿中创建并插入图表
值得庆幸的是PowerPoint自带了一个程序Microsoft Graph，可以用来在演示文稿中创建并插入图表。当我们选择菜单命令【插入】/【图表】、在常用工具栏中单击“插入图表”按钮或在【幻灯片版式】任务窗格中，选择标题和图表版式这三种方式中的任何一种时，都会启动Microsoft Graph程序，此时Microsoft Graph的常用工具栏、格式工具栏以及菜单就取代了PowerPoint的工具栏和菜单。并且页面上会出现带有默认数据的数据表和图表窗口。这样为我们创建图表提供了极大方便。
但话又说回来，虽然电脑有超凡的能力，而充其量不过是一个工具，称其为“电手”可能更恰当。儿歌中说到“人有两件宝，双手和大脑，双手能做工，大脑能思考。用手不用脑，工作做不好，用手又用脑，才能有创造。”道理很简单，要想创建完美的图表，还需要我们良苦用心，仔细构思，然后指挥电脑按照我们的意图去工作。

三、编辑数据表
1、数据表
插入图表后，窗口会自动显示默认的数据表和图表样本。图表样本是根据数据表样本形成的。所以编辑图表，需先编辑数据表。
数据表由单元格组成。单元格地址由列字母（A、B、C等）和行序号（1、2、3等）表示。
另外，图形标志若出现在行序号，表明图表按行排布，如果标志出现在列字母上，数据就按列排布。
2、输入文本及数据
我们的工作首先是输入文本其次是输入数据。
（1）选定第一行的第一单元格，输入项目内容，例如用“海州矿”替代原来的“东部”。如图所示：

（2）按Enter键，进入第二行的第一单元格，输入相应的文本内容例如用“太平矿”替代原来的“西部”。以此类推。

（3）根据需要可以添加或删除一部分内容。
（4）按Tab键可以依次向右移动一个单元格，编辑文本或数据。
最后，图表依据数据表的新内容而变化。也可以按“方向键”进入下一单元格。
• 3、可以把Excel的数据复制到演示文稿中。还可以把Excel的图形直接拖到演示文稿中。

四、编辑图表
1、选择类型
PowerPoint提供了14种基本类型图表，其中每种基本类型又包括2到7种不等的子类型。极大方便我们的选择或修改。
例如： 柱形图。
它是由一系列垂直条组成，通常用来比较一段时间内两个或多个项目的相对数值。或用于显示某一项目在某几个特定的时间段内的数据变化特征。 也可以比较几个项目在某几个特定的时间段内的差异。图形显示的比较清晰、直观，并能同时对比各个项目在某特定时间内的差异。但对于单个项目来说，因各个时间段的变化不是连续的，所以不能反映出项目的变化的明显差异及变化规律。例如下图就是对比几年不同国家煤矿百万吨死亡率的图表。
柱形图在煤矿安全培训中是一种使用比较广泛的图表类型。
2004~2008世界主要采煤国百万吨死亡率

又如饼图，它显示了数据系列的项目相对于项目总和的比例大小，直观地分析项目的组成结构与比重 ，一目了然地进行描述， 是分析用的首选图类。它在对比几个数据在其形成的总和中所占百分比值时最有用。整个饼代表总和，每一个数用一个楔形代表。
虽然饼图只能表达一个数据列的情况，但因为表达比较清楚明了，所以在实际工作中得到广泛应用。例如水、火、瓦斯、煤尘、顶板及其他类事故所占的比重。
2005年我国煤矿各类事故所占比例

再有折线图，它是由首尾相连折线组成，若某类型数据有几种情况，可由几条不同的折线组成。用来显示一段时间内某事件的发展趋势。例如表达我国煤矿百万吨死亡率逐年下降，就可以用折线图。
当然， PowerPoint提供图表类型还有很多，因在煤矿安全培训的课件中使用比较少，就不再累述。
除了使用Microsoft Graph中的标准图表外，还可以创建自定义图表类型以满足课件的编制。
选择方法：双击演示文稿中的图表框，进入图表编辑状态。
右击图表区域，在下拉菜单中选择“图表类型”命令，打开【图表类型】对话框。在“图表类型”中选择一种类型，然后在右侧“子图表类型”中选择一种类型，单击【确定】按钮
2、设置图表或部分图表的格式
PowerPoint图表是由标题、坐标轴、网络线、图例、数据标签、背景等部分组成。为美化图表，可以对图表或其一部分进行格式化。
方法1、选中图表或图表的一部分，右击，在弹出的菜单中选择【设置…格式】命令，打开相应的对话框，在对话框中进行设置，单击【确定】按钮即可。
方法2、右击图表区域，弹出下拉菜单，选择“图表选项”命令，弹出【图表选项】对话框，在其中进行设置，完毕后，单击【确定】按钮。
方法3、在图表区域单击激活，然后在工具栏中，选择【图表对象】文本框，在下拉菜单中选择一条命令，并在工具栏中利用按钮进行设置。
3、部分图表的具体设置
（1）配色方案
在插入图表的幻灯片状态下，在幻灯片设计的任务窗格中选择配色方案在一种，在下拉菜单中选择“应用所选幻灯片”命令。
（2）图表区域的设置
在图表编辑状态下，选择图表，在工具栏中选择“图表对象”，在下拉菜单中选择“图表区域”命令，然后在工具栏中，选择【字体】、【字号】、【字体颜色】、 【填充颜色】等按钮进行设置。
（3）背景墙格式的设置
在背景墙区域右击，在弹出的下拉菜单中选择“设置背景墙格式”命令，弹出【背景墙格式】对话框，分别对“边框”和“区域”相关内容进行设置。单击【确定】按钮。
（4）坐标轴格式的设置
在坐标轴区域右击，在弹出的下拉菜单中选择“设置坐标轴格式”命令，弹出【坐标轴格式】对话框，分别对“刻度”和“字体”等进行设置。单击【确定】按钮。
（5）图例格式的设置
在图例区域右击，在弹出的下拉菜单中选择“设置图例格式”命令，弹出【图例格式】对话框，分别对“图案”和“字体”和“位置”等进行设置。单击【确定】按钮。
（6）网格线格式的设置
在网格线上右击，在弹出的下拉菜单中选择“设置网格线格式”命令，弹出【网格线格式】对话框，分别对“图案”和“刻度” 等进行设置。单击【确定】按钮。
（7）数据标签的设置
在图表区域右击，在弹出的下拉菜单中选择“图表选项”命令，弹出【图表选项式】对话框，选择“数据标签” 选项卡选择“值”。单击【确定】按钮。
（8）三维视图格式的设置
在图表区域右击，在弹出的下拉菜单中选择“设置三维视图格式”命令，弹出【设置三维视图格式】对话框，在“上下仰角” 和“旋转”在进行设置。单击【确定】按钮。
（9）标题的设置
在图表区域右击，在弹出的下拉菜单中选择“图表选项”命令，弹出【图表选项】对话框，选择“标题” 选项卡，并做相应设置。单击【确定】按钮。
五、数据的获取
既图表在课件中具有举足轻重的地位，那么图表中的数据是如何获取的呢？
我们常说：“心想事成”，其实，成功往往属于专心且有准备的人。数据的获取，并不一定在编制演示文稿时才去查找。数据的获取，需要我们长期、有准备地、不间断地去收集。随时把那些符合教学内容的数据保存起来，一旦需要时，就可以及时调出来，编入幻灯片中。
2004~2009年国有煤矿与乡镇煤矿百万吨死亡率比较

六、动画设置
在课堂上，放映演示文稿时，幻灯片中的图表在时间和空间上的变化，极易吸引人们的注意力，引用这种动态手段，丰富了教学内容，强化了教学效果，所以课件的制作少不了运用动画效果。为达到这一目的，可以通过“自定义动画”来实现。
故根据需要我们可以设置动画，如图所示：
各 部 产 量

七、结束语
课件中的图表的应用，是我们培训工作者所关注、关心的一项课题。提高课件的图表制作水平，是提高演示文稿的编写质量重要一环。培训工作者不妨开动脑筋搞好这项工作。现今，安全培训领域百花齐放、百家争鸣，不同的工作者有不同审美情趣和制作技巧，编写出的课件各有千秋，许多同仁在课件的图表的使用上构思独到、技艺高超，令人敬佩。让我们携手并肩，互相交流，相互学习，共同进步。让不断涌现出的优秀的演示文稿，在煤矿安全培训工作中发挥其重要作用，使煤矿安全培训工作呈现一派盎然生机。