Excel-枢纽分析PPT学习课件.ppt

,*,按一下以編輯母片標題樣式,按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,Excel,製作樞紐分析表,樞鈕分析表精靈,產生樞紐分析表的資料,使用樞紐分析表,調整樞紐分析表,製作樞紐分析圖,2,樞鈕分析表精靈,Excel,雖然可以進行資料的分析，但對象限於具有一定規則的資料。面對繁雜、毫無順序可言的流水帳資料，,Excel,再怎麼厲害也很難分析出其中的意義，這時候就要改用樞紐分析表。,像這種流水帳般的資料，很難看出哪個時期哪一款手機賣得最好,3,樞鈕分析表精靈,樞紐分析表讓您只拖曳幾個欄位，就能將流水帳資料自動分類，同時顯示分類後的小計資訊。如果想用不同方式觀察資料，只要再次移動欄位的位置，立刻又會顯示不同的結果。,在全配的手機銷售組合下，四月份銷售較好的是,Panasonic,牌的手機,4,樞鈕分析表精靈,選取要製作樞紐分析表的任何一個儲存格，點選功能表上的資料樞紐分析表及圖報表功能，叫出樞紐分析表和樞紐分析圖精靈。,在第一個步驟裡，於分析資料的來源中選擇,Microsoft Office Excel,清單或資料庫，於報表的型式中選擇樞紐分析表，選擇好後按下一步按鈕。,5,樞鈕分析表精靈,接著要選取建立資料表的來源範圍，這裡,Excel,會自動選取儲存格所在的表格範圍，如果沒什麼問題，直接按下一步按鈕。,6,樞鈕分析表精靈,範圍選擇好後，接著選擇將樞紐分析表放在新工作表，按下完成按鈕。,7,樞鈕分析表精靈,按下完成按鈕後，就會產生一個新的,Sheet4,工作表，於工作表中會有一個空白的樞紐分析表，並顯示樞紐分析表工具列及樞鈕分析表欄位清單。,產生樞紐分析表的資料,-,版面配置,-,加入欄位,9,版面配置,一開始所產生的樞紐分析表都是空白的，因此必須手動加入欄位。在加入欄位之前，來看樞紐分析表的版面配置。,分頁欄位,列欄位,欄欄位,資料欄位,10,版面配置,欄欄位與列欄位：這兩個欄位都是用來將資料分類的項目，基本上沒有什麼差別，只不過一個位於直欄，一個位於橫列。,資料欄位：放置要被分析的資料，也就是直欄與橫列項目相交所對應的資料，通常是數值資料。,分頁欄位：限制下方的欄位只能顯示指定的資料。,11,加入欄位,Excel,會從樞紐分析表的來源範圍，自動分析出欄位，通常是將一整欄的資料當作一個欄位。,這些欄位可以在樞紐分析表欄位清單中看到，如果沒有看到請按下樞鈕分析工具列上的工具鈕，開啟樞紐分析表欄位清單。,12,加入欄位,選取樞鈕分析表欄位清單中的廠牌欄位，將它拖曳到欄欄位。拖曳到欄欄位上方時游標會出現 符號。,13,加入欄位,拖曳過去後，欄欄位就使用廠牌欄位當作直欄的分類。,14,加入欄位,繼續將交易日期欄位拖曳到列欄位；將數量欄位拖曳到資料欄位；將配備欄位拖曳到分頁欄位。,則最基本的樞紐分析表就完成了。從樞紐分析表中，可以看出在這段時間裡，各廠牌的手機分別賣出多少隻，以及每天又是賣出幾隻手機。,15,加入欄位,16,加入欄位,除了用拖曳的方法將欄位加入到樞鈕分析表外，也可以直接在樞鈕分析表欄位清單中選擇要加入的欄位，再按下新增至選單鈕，選擇要加入的位置即可。,17,加入欄位,其實使用樞紐分析表精靈時，也可以設定版面的安排，只要在它的第,3,個步驟畫面中，按下版面配置按鈕，就可以拖曳欄位調整版面了。,18,加入欄位,既然安排版面是用拖曳的方式，那麼要刪除欄位的話，也是用拖曳的方式。只要在樞紐分析表中，將不需要的欄位拖曳回樞鈕分析表欄位清單中，此時游標旁會出現符號，放開滑鼠，這個欄位就從版面中消失了。,使用樞紐分析表,-,標籤與資料,-,顯示與隱藏資料,-,篩選資料,-,群組,-,分頁顯示,20,標籤與資料,使用樞紐分析表之前，必須先知道標籤與資料的差別。欄欄位與列欄位上面的項目，都是標籤；資料欄位上的數值，則是資料。,標籤是資料分類的依據。如果一個欄位同時擁有好幾個分類，例如：欄欄位同時包含廠牌和機型分類，大分類的標籤會包含多個次分類的標籤，也就是在廠牌標籤下，會包含好幾個機型的標籤。,21,標籤與資料,大類別的標籤,次類別的標籤,標籤,資料,22,顯示與隱藏資料,資料欄位會顯示很多資料，有的對應到大分類的標籤，有的對應到次分類的標籤，隸屬各種標籤的資料混雜在一起，會無法產生樞紐分析的效果，因此必須適時地隱藏明細資料。,什麼是明細資料？對大分類而言，次分類的資料就是明細資料。例如：機型是廠牌下的一個次分類，因此對應到機型標籤的資料，就是廠牌標籤的明細資料。如果把機型標籤的資料隱藏起來，就可以只檢視廠牌標籤的資料。,23,顯示與隱藏資料,選取,Alcatel,標籤,按下隱藏詳細資料工具鈕,Alcatel,標籤下的明細資料就會被隱藏起來,24,顯示與隱藏資料,如果要再次顯示明細資料，同樣選取大分類的標籤，按樞紐分析表工具列的按鈕，其下分類標籤的詳細資料就會顯示出來。,如果直接選取欄位，例如：廠牌欄位，按工具鈕，則廠牌標籤下的每一個明細資料都會被隱藏起來，也就是機型標籤的資料都會暫時隱藏。,25,篩選資料,樞紐分析表的每個欄位旁邊都有按鈕，它是用來作篩選的。按任何一個欄位的按鈕，取消勾選不想顯示的標籤。,26,篩選資料,按下確定按鈕，則沒有勾選的標籤，都不會顯示出來。用這種方法可以篩選資料，只留下想要的部分。,27,篩選資料,在分頁欄位按下按鈕，從中選擇一個項目，則下方所有的資料都會被限定在這個項目的範圍裡面。,28,群組,選取交易日期欄位，在上面按下滑鼠右鍵，選擇群組及顯示詳細資料群組功能。,29,群組,開啟數列群組對話方塊，在間距值欄位分別點選月和季，點選好後按下確定按鈕。,30,群組,回到工作表後，原本的交易日期欄位，會改成以季和月份呈現，就可以看出某一季的手機銷售量是多少。,31,分頁顯示,選取分頁欄位，按下樞鈕分析表工具列上的樞紐分析表，在選單中選擇分頁顯示。,32,分頁顯示,開啟分頁顯示對話方塊，選擇要使用的欄位（分頁欄位有可能同時擁有多個欄位），選擇好後按下確定按鈕。,33,分頁顯示,回到工作表後，則每一個分頁欄位的項目，都會成為一個新工作表的標籤名稱，同時這個分頁項目的資料，會呈現在新的工作表上。,調整樞紐分析表,-,欄位設定,-,設定表格選項,-,改變報表格式,35,欄位設定,修改名稱,選取一個欄位，按下樞紐分析表工具列上的工具鈕。,36,欄位設定,開啟樞鈕分析表欄對話方塊，在名稱欄位輸入要修改的名稱，輸入好後，按下確定按鈕，欄位所顯示的名稱就會改變。,37,欄位設定,資料摘要方式,選取資料欄位的加總的業績項目，按下樞紐分析表工具列上的工具鈕，開啟樞紐分析表欄位對話方塊。,38,欄位設定,在摘要方式方塊中選擇最大值，選擇好後按下確定按鈕。,39,欄位設定,則原本資料欄位的業績資訊，會改為顯示最大值。,40,欄位設定,資料欄位的摘要資訊，不僅可以呈現數值，還可以表現各個標籤所佔的比例。,選取資料欄位的加總的數量項目，按下樞紐分析表工具列上的工具鈕，顯示樞紐分析表欄位對話方塊。,按下選項按鈕，在資料顯示方式欄位選擇總列數的百分比，都設定好後按下確定按鈕。,41,欄位設定,回到工作表後，則,Excel,就會將標籤的數值佔同一列總計的比例，以百分比顯示。,42,欄位設定,儲存格格式,樞紐分析表其實跟普通的儲存格一樣，它的背景色彩和字型都可以任意改變，只要選取樞紐分析表中的儲存格，在上面按下滑鼠右鍵，選擇儲存格格式，就可以改變儲存格的格式、對齊或填色。,其中關於資料欄位的儲存格格式，像是要不要顯示貨幣符號、要顯示幾位小數位，除了按右下滑鼠鍵，選擇儲存格格式，再點選數字標籤去修改之外。也可以按下工具鈕，進入樞紐分析表欄位對話方塊，按下數值按鈕，同樣可以修改。,43,欄位設定,小計,選取列欄位第一季分類標籤，按下樞紐分析表工具列上的工具鈕，開啟樞紐分析表欄位對話方塊。,44,欄位設定,在小計欄位點選自訂選項，再選擇加總的方式，選擇好後按下確定按鈕。則在每一個季分類標籤下，都會顯示整季資料的加總小計。,45,欄位設定,46,欄位設定,排序,在自動排序選項欄位，選擇遞減選項，而使用欄位就是廠牌，設定好後按下確定按鈕。,47,欄位設定,回到樞鈕分析表欄位對話方塊後，再按下確定按鈕，回到工作表後，廠牌分類的標籤，會按字母順序由大排到小。,48,設定表格選項,在樞紐分析表的最右側和最下方，總有個總計欄位，這是,Excel,自動產生的，用來顯示每一欄和每一列加總的結果。,如果不需要這兩個部分，要如何修改？另外，樞紐分析表中空白的部分表示沒有資料，不妨加上一個破折號，表示該欄位沒有資料。,以上這些需求，都可以在樞紐分析表的表格選項裡修改。,49,10-4-2,設定表格選項,在樞紐分析表工具列上，按下樞紐分析表按鈕，於選擇中選擇表格選項，開啟樞鈕分析表選項對話方塊，取消勾選欄總計和列總計選項，則最右邊和最下面就不會出現總計資訊。,50,設定表格選項,另外勾選若為空值，顯示選項，在欄位裡輸入，則沒有資料的欄位，會顯示一個破折號。,51,改變報表格式,除了一一改變儲存格的格式外，針對樞紐分析表，,Excel,也提供了像自動格式那樣的格式組合，叫做報表格式。,它提供了一些事先搭配好的格式組合，除了儲存格底色、字型的不同外，它還會改變資料欄位、欄欄位、列欄位的位置。,52,改變報表格式,在樞紐分析表工具列按下工具鈕，從自動格式設定對話方塊中，選一種格式，選擇好後按下確定按鈕，樞紐分析表的外表就會整個改變，連欄欄位、列欄位、資料欄位的位置也會被重新安排。,53,改變報表格式,樞紐分析表套用預設的報表格式,54,製作樞紐分析圖,先建立樞紐分析表後，在樞紐分析表工具列上按下工具鈕，,Excel,會立刻產生一個新的,Chart1,工作表，它的內容就是樞紐分析圖。,55,製作樞紐分析圖,樞紐分析圖上有顯示欄位，可以任意拖曳移動或刪除。,