采购与付款业务流程.doc

*******有限公司采购业务流程

一、 供应商的选择与管理
1、采购部门人员填写供应商基本信息表
供应商网络建设由采购部门负责，初选择供应商时，采购部门应索取供应商资质证明：税务登记证副本复印件（国税）、营业执照副本复印件，如果是新增的供应商，供应商还需提供样品，由质检人员/技术人员/生产人员（或第三方）测试出具测试报告，然后采购部门人员填写供应商基本信息表。
2、 采购、生产技术、财务部门评审供应商
采购部门人员填写供应商基本信息表完后，采购部主管召集采购经办人、工程技术人员、质检人员、财务会计等开会讨论或现场评审，从供应商的供货能力、质量保证情况、价格优势等方面对供应商综合能力进行评价，所有参加评审的人员在供应商评审表中签字确认。
3、单位负责人或其授权人评定供应商
分管副总经理对供应商评审表的各项信息进行综合评定，并参考综合评审意见，最终确定合格供应商，并在选定的供应商的评审表中书面签字确认。

二、 材料采购
1、计划员填写申购单
计划员根据生产销售计划/项目需求情况，通过查实库存原材料、在途材料，成品存量和最低库存量，计算出采购需要量，填写请购单，然后交分管领导复审。
2、复审申购单
分管领导复审复审申购（表）单的采购材料名称、采购数量是否正确，复审无误在申购单/采购申请表上签名确认。
3、采购员与供应商拟订合同/订单
采购员根据审核的申购单从合格供应商名录挑选出进行供应商比质比价后，选择质优、价廉的供应商（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），同时拟订采购合同。
4、采购部经理审核合同/订单
采购部主管审核拟订的采购合同/订单，审核内容包括：所选供应商在合格供应商名录之内（不在供应名录内的，需分管副总经理特批），采购的产品名称、规格、数量等是否与申购单相符，单价是否合理与市价相符等。
5、分管副总经理合同审核
为了确保采购合同/订单的合法、准确、有效，分管副总经理需对合同条款完备性、合同主体、合同内容等是否合法正确进行审查，审核无误后报总经理审批。
6、总经理合同审批，董事长批准执行。
总经理对分管副总经理审核内容是否正确进行复核签字后报董事长批准执行。
7、采购经办人/经理与供应商签署合同/订单
采购经办人/经理依呈签结果，作为授权代表与供应商签署采购合同/订单，并进行采购，并提交一份财务备案，用作安排付款和会计核算。

三、固定资产采购
固定资产采购由需求部门根据工作需要提出申请，经与公司领导沟通同意后、采购过程参照材料采购 执行。

四、货物入库
1. 收料员进行收料清点
仓库是原材料数量验收主管部门, 供应商送货到指定放置地点（如待检区）后，收料员将申购单和供应商提供的送货单进行核对，在确认申购单和供应商送货单品名、规格一致情况下清点数量，清点数量确认无误后在送货单上签字。
2. 收料员通知检验员检验
对需要检验的原材料（指生产性原材料），收料员收料后，收料员通知检验员进行检验对于不合格的，填写检验报告反馈采购部门，由采购部门与供应商协商处理方法以及要求供应商改进。
3. 仓管员办理入库
验收合格的，仓管员填制入库单。入库单连续编号。入库单至少一式三联，仓管员（收料员）一联，交财务一联、，采购部一联，入库单需由仓管员（收料员）签名确认并据之办理材料入库并登记库存管理台账。采购部门收到物控部门库单需统一存放，并与日后供应商递来发票核对，确认无误后，送会计部门。

四、付款与应付账款管理
付款
采购部依据采购合同/订单中的双方承诺（货到付款、预付款、分期付款、信用期限内付
款）以及货物入库情况提出付款申请，由采购经办人填写付款申请书申请付款并附相关合同等资料（具体操作参付款费用支出流程）。