物流公司内部控制存在问题探析——以JX公司为例.pdf

-57-www.ivypub.org/msr Management Science and Research Volume 12 Issue 7,July 2023,PP.57-62 Analysis of Internal Control Problems in Logistics Companies Taking JX Company as an Example Yuting Liao School of Economics and Management,East China Jiaotong University,Nanchang,Jiangxi,330013,China#Email: Abstract In todays global economic integration,logistics has become one of the main driving forces for national economic development,every enterprise is facing fierce competition from both domestic and international sources,and in order to maximize profits,strengthening enterprise management has become increasingly important.Whether the internal control system established and implemented in a company is sound and suitable for its own characteristics is an important indicator of measuring the success of modern enterprise management.This article takes JX Company as an example to explore internal control issues in the enterprise.In response to the problems,it proposes to improve the internal control system of the enterprise,clarify the responsibility subjects of JX Companys internal control,establish a stable internal control environment,effectively control internal security control,fixed asset management,and accounts receivable management system.It is hoped that JX Company can improve its internal control in the development process and provide some reference experience for similar logistics companies.Keywords:Internal Control;Responsible Subject;Asset Management and Control 物流公司内部控制存在问题探析 以 JX公司为例 廖钰婷 华东交通大学，江西南昌 330013 摘 要：在全球经济一体化的今天，物流已经变成了国民经济发展的主要动力之一，各个企业都面临着来自国内外的激烈竞争，要想使企业获取最大利润，加强企业管理就变得越来越重要。在一家公司中所建立执行的内部控制制度是否健全并且合适自身特色是衡量现代企业管理成功与否的重要标志。本文以 JX 公司为例，对企业内部控制问题探究，针对问题提出健全企业内部控制制度，明确 JX 公司内部控制责任主体，从而建立稳定的内部控制环境，有效控制内部安全管控、固定资产管理，以及应收账款管理制度，希望能够提高 JX 公司在发展中的内部控制，并为类似的物流公司提供一定的借鉴经验。关键词：内部控制；责任主体；资产管控 引言 物流已经变成了国民经济发展的主要动力之一，在国家基础产业中扮演着非常重要的角色1。近几年来，尤其是因为电子商务的井喷式发展，快速交付市场呈几何级数的趋势迅速扩大。快递作为物流行业中一个最主要的产业，具有非常广阔的市场前景。自我国市场竞争日渐激烈，企业实施内部控制已经成为了日常管理的必然趋势2，以此希望通过内部控制来预防危机的发生。如今公司的内部控制已与风险管理相结合，但仍缺乏全面的内部控制法规，这样就会导致企业在设立风险管控的内部控制部门时，可能因不明确职责而-58-www.ivypub.org/msr 面临“无从下手”的困境2。完善的内部控制系统有利于加强公司内部控制管理的核心业务，增加公司竞争力，成为各项工作顺利进行的基本保障。通过这种方式，企业的经济效益可以不断地提高，与此同时还可以促进企业的可持续发展4。本文以 JX 公司的发展现状为基础，结合内部控制相关理论以及快递行业特点，分析公司内部控制过程中的欠缺，并提出相关建议，从而促进 JX 公司的健康稳定发展，并为类似物流公司提供一定的借鉴经验。1 JX公司简介 JX 公司负责为当地客户提供快件通信服务和物流服务。它是 JX 省最主要的快递物流服务商。近年来，在其母公司的领导下，严格执行党中央，国务院，省委，省政府的要求，围绕集团公司“一体两翼”的业务发展战略，坚持以创新和转型发展为基调，利用互联网思维规划发展，利用市场化机制促进发展，致力于打造具有行业领先，社会认同和员工幸福感的现代邮政企业。同时，JX 公司加快了农村电子商务，金融和包裹投递业务的发展，充分发挥“三流一致”的优势，在这个基础上满足了多层次需求，实现了非常正确的社会多元化。特别是在推动农村电子商务发展的过程中，JX 公司在国情和地方条件下立足，提出了“让优质农产品不再难以服务出售”的服务定位，以服务农村，协助农业，致富农民为宗旨。大力推进 JX 省电子商务扶贫项目的实施，得到了国务院总理，中央国家领导人，省委，省政府主要领导的高度认可。截止 2017 年，JX 省邮政人员就业人员 14000多人，实现营业收入 42.2亿元。而统计到 2018年 9月，全省邮政业务实现总收入 31.07亿元，位居全国第 17 位;同比增长 11.5，居全国第 9位。JX 公司是一个非常典型的线性功能组织，企业内部设有总经理与两个分管经理外，下属设置了七个职能部门：总务部主要负责公司公关事务，并且制定企业内部相关规定，主要从事后勤工作；计划财务部则是负责财务数据的核算、财务报表的制定等资产报表制定；速递业务部门则是负责当地速递业务的发展规划，从中开发速递业务满足市场消费者需求，并且也对业务客户提供维护工作。物流业务部门主要负责物流业务的经营与管理，并维护物流信息平台，与速递业务部门相似，都是业务部门；网运部及封发部负责制定网路规划以及网路的优化工作，对快递物流业务揽收、投递时限以及封发处理等；客户服务部主要负责专业客户服务体系的构建，对客户的资源整合，参与客户的开发与分层管理，并日常经营中负责后勤环节。2 JX公司内部控制问题分析 2.1 内部控制制度不完善 JX 公司目前处于不断改革发展的阶段，其内部控制制度，仍属于行政管理模式，并且由于其内部控制制度的改革时间较短，所以没有形成符合现代市场环境的内部控制管理与运行制度。同时，在公司的内部控制系统中，对管理人员的考核与任命，具有十分浓重的行政色彩，现代企业内部控制制度下的激励约束机制还不是很健全。如此一来，在公司的日常经营过程中，员工的业绩水平不高，也不会对其的职位与薪酬有任何的影响，内部员工缺乏危机意识，没有根据企业的发展需求，来不断的调整其制度要求，反而可能会出现因为不法行为，企业经济效益造成损害的问题，在这种环境下，对企业未来的长远发展计划，是有一定影响的5。此外，JX 公司内部控制系统缺乏外部环境对公司的制约。首先，由于 JX 公司是一家国有企业，在控制权方面只有国有股份，公司在资本市场的业绩要求缺乏压力，减少了内部控制的需求。同时，JX 公司所处行业正处于调整阶段，各种法律法规仍存在许多漏洞，加剧了企业内部控制的不完善6。其次，国有企业与资本控股企业不同，管理人员都是直接采用上级的委托，管理人员自身并没有对企业迫切发展的压力；再次，尽管 JX 公司也参与到了市场竞争当中，但是更多的业绩仍然是依赖于国家政策与资源，这也使得公司对市场资源的调节有限；最后，尽管公司的相关制度都相对完善，但仍缺乏统一的内部控制制度。-59-www.ivypub.org/msr 2.2 内部控制责任主体不明确 JX 公司成立不久，处于市场探索阶段，公司没有建立起符合现代企业的管理制度，真正的公司治理结构尚未完全建立，最高层所给予的监督作用已经严重削弱。公司的成立是由于行政的划拨重组，而不是由投资者经营，就出现了企业内部控制责任主体不明确的问题。在发生风险后没有针对个人去进行责任惩罚，这样一来就影响到了对本企业内部控制体系的制定与实施，再加上在实践过程中管理人员不觉得内部控制是对企业的整体发展战略有着非常大的影响，仅仅是简单的利用会计管理手段，没有把内部控制提升到公司的管理层，内部控制的实施和制定只会做表面功夫，完全是为了应付上级单位检查，这也就造成企业基层人员看轻企业内部控制。在实际开展内部控制工作时多是将其作为上级单位分派的工作，本身没有意识到内部控制不合理会造成公司经营的各种风险。另外，在岗位设计方面没有将岗位职责有效分配，缺乏相互制衡的效果，不仅会给企业造成经济上的损失，而且还会降低原有的工作效率7。2.3 缺乏稳定的内部控制环境 在电子商务势头强劲地发展，就使得快递行业也随之蓬勃，并且逐步成为当地重要的支柱产业之一，JX 公司将其发展战略定位于电子商务快递业务，希望通过将电子商务业务的资费调低后与其他企业抗衡，但是因仍高于竞争对手的价格，所以为了再次降低价格而全程采取了陆运的方式。虽然 JX 公司规模较大，但是因为运输网路复杂，平时经营需要资费不仅比竞争对手高，而且可以提供给消费者的运输服务与质量都不如对手。虽然近年来快递业的整体规模不断扩大，但 JX 公司的市场份额和收入并没有大幅增长。这使得 JX 公司将发展战略转移到了国内精品路线标准快递业务，虽然企业致力于不断开发并优化运输路线，从而减少中间运输环节的速度，对资金费用也重新设定，但是公司在激烈的市场竞争中还是没有获得突破性进展，收入与之前相比没有明显增加。JX 公司是从原本的邮政系统分离而来，所以公司内部员工，尤其是管理人员与营销人员大多都是邮政行业转型而来，整个团队的年龄、学历都存在严重的问题，正式职工与劳务派遣工的比例差距也较大，关于内部风险控制专业人员更是不足。首先，JX 公司的人力资源结构非常不合理，作为人员密集型产业，公司内部管理人员越多，就越会加大公司自身需要支付的管理成本；其次，业务人员的正式工占比较少，而劳务派遣工随时可能出现离职的问题，这就增大了人员流动；最后，风险控制人员中学历层次高的较少，无法满足改善内部控制的需要。另外，该企业的内部员工，51的为高中以下，28的为高中和中学，大专学历的为 14%，本科学历及以上的只 7%，整体来看，员工的素质普遍不高。2.4 缺乏有效的控制和监督活动 JX 公司因自身特殊性，并没有具体的投融资项目，企业在日常经营过程中存在的最大风险就在于资金安全方面，因为产业特点 JX 公司每天都会由大量营业资金流入，而在公司工作结束后银行等金融机构已经过了工作时间，所以当日营业资金不能当地存入公司制定的收入账户中，这增加了资金管理的风险。同时，JX 公司也没有针对资金管理风险制定规范化的防控措施，只是简单地进行了一些资金保护措施，加大了 JX 公司资金丢失的情况。例如，JX 公司在 2016 年就出现过营业资金丢失的问题，虽然丢失的资金不多，但是公司管理人员并没有加强防控措施，也没有对具体的责任人进行相应的处罚措施，可以看出，JX公司在资本活动管控中仍然有较大漏洞。JX 公司在固定资产管理方面更加杂乱，企业在与邮政部门资产分割时，资产明细与固定资产数据不相互匹配，存在实物与账目不符合的情况，尽管让财务人员进行了专项清理，但是仍然有一些资产匹配不上，因此只能够将这部分资产划为账外记录，增加了额外的工作负担，而且有些固定资产自 JX 公司分营后一直处于闲置状态，并没有将其投入经营生产环节中使用。JX 公司固定资产管理中大多是由网运部负责资产的手法与维护。根据内部控制的需求，企业在购入或者售出固定资产时，需要向上级单位作出相关资产-60-www.ivypub.org/msr 申请报告，并且对所有购入的资产的安排好应有的使用计划或者是对售出固定资产资金的流向的追踪报告8。然而在实际情况中，网运部门都会超额购入固定资产，造成了企业部分设备限制在长裤中，增大了企业成本花销。另外，不再对固定资产维修或者调换时，应该与财务部门沟通后进行，但是实际中经常忘记与财务部门沟通，造成财务部门固定资产数据统计与实际不符，无形中提高了企业内部管理的压力。3 完善 JX公司内部控制的建议 3.1 健全企业内部控制制度 首先，为了改善 JX 公司不完善的内部控制制度，先必须建立一套符合现代企业管理的制度，从而满足在日常经营中的运行机制，尤其是要将原本行政式的管理措施，转变为符合市场需求的经营管理体制，并在内部各个岗位做到责任分解，将每个岗位人员的权责以及绩效情况作出导向，逐步培养企业内部工作人员的竞争与风险防控意识，不断完善 JX 公司内部控制制度。在这一基础上还要建立企业内部控制的考核与评价体系，对各个部门与人员的工作情况进行评价考核，紧紧围绕内部控制的要素展开应用，分别对企业内部控制各个环节判断是否存在设计上的缺陷，以此对内部控制进行整改。其次，还要改善外部监督缺乏的问题，通过监管部门提高 JX 公司所处市场的秩序环境，并且严格要求企业内部控制各项标准，以此提高 JX 公司内部控制监管机制，取消倾向于 JX 公司经营的资源倾斜，使其在市场上可以充分竞争，激励其去健全及改革内部控制，加强自身的核心竞争力。第三，只有各部门和相关员工都相对独立执行属于自身的职责才能有效实施内部控制9。往往由于相关部门和相关人员的勾结或不作为会失败，因此，有必要建立健全监督机制，不断评估内部控制操作的质量，即评估内部控制设计，操作和整理活动。这个过程需要全体都不断完善内部控制活动，加强内部监督和控制机制，而达到上述的说明最有效的方法就是进行内部控制审计。内部控制审计评估内部控制的健全性和有效性，评估相关部门和人员对内部控制系统的实施情况，并监督内部控制系统的全面有效实施。同时，通过会计审计可以促进内部控制制度的完善，为企业内部控制人员提供更加强有力的理论知识。由于内审机构在设立时有着足够的影响力，因此直接可以在最高权力机构的领导下，确保在履行职能时不受其他方面的影响，这是加强内部控制系统的措施。其职能包括对会计账户进行管理，还包括审计和评估内部控制系统，并且给公司内部的最高管理层提供最后结论的报告，以确保企业内部控制系统更加健全而且严谨。3.2 明确内部控制责任主体 因 JX 公司是国有企业，所以企业内部控制主体不包括公司所有者，但是为了完善 JX 公司内部控制体系，还应该对内部的管理人员、基层人员等员工都明确个人的责任与义务。尤其是企业管理人员更需要作为受委托代理人的身份，为了促进企业内部控制的建设和实施，我们不能简单地认为内部控制体系的制定是为了应对更高层次的单位。我们必须从个人的角度重视内部控制，并持续地在企业的环境中宣传，每个员工都要清楚内部控制在公司发展中的重要性。同时，JX 公司上级单位也应该将内部控制的工作进程与实施，纳入对 JX 公司管理人员的绩效考核当中，督促 JX 公司管理人员能够有效完成内部控制的责任与收益需求，保障内部控制可以在企业内实施。另外，JX 公司在追求市场利益与盈利能力的过程中，还应该加强对风险管理的意识，通过系统化的学习利用上级单位给予的内部控制规范，努力在 JX 公司内部形成一种文化氛围。并为内部控制的建设提供基本条件。3.3 建立稳定的内部控制环境 建立和实施稳定的发展战略，与企业内部控制体系建立与环境的优化密不可分，合理的发展战略可以对企业内部控制全面预防，与此同时可以评估在整个企业经营中可能遇到的面临的风险，然后未雨绸缪地-61-www.ivypub.org/msr 设计控制活动的过程，这样一来可以有效地评估公司在整个运营过程中的内部控制活动。这样一来的话通过基于此地制定合适的发展战略，就可以满足健全整个的市场状态。对此，首先要建立企业发展战略的制定部门，可以将 JX 公司内部机构设置与人员安排规范化，还要设立战略委员会，成员必须了解物流公司运营的特殊性，时刻对市场变化保持敏感度，保证 JX 公司在未来的情况与市场进程相符。此外，在制定企业发展方略时，还要着重关注影响 JX 公司发展的内外部因素，并对其进行综合分析，保证发展战略可以稳定实施，在发生更改时也不会与预期目标偏离较大，减少资源的浪费。为改进 JX 公司的人力资源结构，首先要对公司现有的人力资源情况分析并按期评估，结合企业未来的发展规划与可持续战略目标，合理的评估企业未来需求的人才，提前招聘和培训相关人员，从而合理规划好人力资源管理政策。具体而言，可以采用以下几个方面：首先，对人力资源部门进行综合诊断，以评估现有的人力资源状况，并且将人力资源合理分类，去除“混日子”的员工，使得人力资源结构合理化；第二，预估公司中对员工招聘的要求，从而提前预测人员变动的供给，确切地判断出企业未来需要的员工水平，这样就可能在招聘的时候带着准确的目的去寻找；第三，对企业内部部分的岗位人员进行更新，将不适应企业发展的老员工实施内退招揽新鲜血液；第四，提高 JX 公司内部正式员工比例，将重要的岗位采取转正措施，增加员工的企业归属感。3.4 建立有效的控制和监督机制 从目前的情况来进行分析能够知道，JX 公司的管理控制人员在进行资产管理过程中，并没有将其放入实际考察的范围中，这也使得资产出现了损失，所以需要通过内部调控增加资金安全管控，使其更加了解企业整个的内控流程过程中，存在不合理的情况，然后对所了解的情况进行归纳分析并对其进行处理，使其更好地用于商业目的。为了确保 JX 公司自身管控与进行调控机制顺利执行，需要对内部资金运营的情况进监督，加强 JX 公司在当日产生的资金监督，确保这部分资金可以被合理的保存。同时，对企业部门职能进行强化，使其能够进行相互制约，预防徇私舞弊的发生，对重要岗位轮换进行监控，以及按期检查的机制，优化内在的审核以及调控.在整个公司中需要制定在固定资产管理方面的规范，而这些需要从以下几方面来一步步进行。首先，是对固定盘点制度进行优化。JX 公司需要重新审核自己的库存系统和库存流程，并规定资产需要严格要求同时到位。财务部门以库存为主管，进行库存处理，这其中不仅仅只是对其中的数量进行核对，因为还需要针对每一项固定资产的使用情况和过程进行观察和记录并且也需要对所有的闲置资产，确定用不到的情况下进行处理或销毁；其次，在流程中可以对固定资产的报废制度进行健全性改良。对于资产报废方面需要经过专门鉴定部门鉴定，在营运部门签署审核意见，财务部门对资产信息进行核实后才能够对固定资产实施报废；最后，安排合适的员工对所购入使用的固定资产保养与维护制度进行优化。JX 公司需要制定切实可行的制度以便来对所有的固定资产进行维护从而延长其寿命，这样就可以减少在固定资产处理上的损失和成本并且提高利用率，而在以上的行为最后，我们一定要明确固定资产在入账之后的管理部门，以此种方式加强管理。4 结语 在全球经济一体化的今天，每家公司都需要面对国内外的激烈竞争，要想使企业获取最大利润，加强企业内部控制管理变得越来越重要。本文研究了 JX 公司的内部控制，发现内部控制系统是一个动态过程而不是静态的制度过程。内部控制制度包括建立内部控制制度，不断完善公司目标和内部控制活动的实施和监督。但是 JX 公司在日常经营中内部控制存在企业内部控制制度不完善，致使内部控制责任尚不清楚，再加上缺乏稳定的内部控制环境，企业内部发展战略的建立与实施不科学，并且人力资源的结构也不合理，造成 JX 公司在资金活动管控、固定资产管理以及应收账款回收方面存在问题，关于完善企业内部控制制度提出建议，希望能够从中明确 JX 公司内部控制责任主体，使其公司可以建立稳定的内部控制环境，优化发-62-www.ivypub.org/msr 展战略与人力资源结构，建立有效的控制和监督机制，让 JX 公司资金管控、固定资产管理以及应收账款收回都有所保障，帮助企业提高了在市场中的核心竞争力。参考文献 1 袁仪佳.企业内部控制存在的问题及对策研究以某物流公司为例J.商讯,2022(21):9-12.2 魏木兵.关于构建国有企业内部控制评价体系的思考J.今日财富(中国知识产权),2020(03):130-131.3 张志花,黄金.中小企业内部控制问题及对策分析J.中国管理信息化,2018,21(17):30-31.4 王开亮.中小企业内部控制问题及对策研究J.中国商论,2018(12):10-13.5 田肖.中小企业内部控制问题及对策研究J.时代金融,2018(12):36-43.6 易韵笛.物流企业内部控制研究以 A 公司为例J.物流科技,2023,46(10):13-15+25.7 刘潇雅.我国中小企业内部控制问题及建议J.合作经济与科技,2018(6):110-111.8 冯玉环.基于风险管理的企业固定资产内部控制研究J.中小企业管理与科技,2023,No.695(02):135-137.9 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