采购工作制度15篇.docx

采购工作制度15篇【第1篇】罗一医院物资采购工作制度 第一医院物资采购工作制度 一、采购员必须充分掌握市场信息,收集市场物资情况,预测市场供应变化,为医院物资采购提出合理化建议; 二、严把质量关,认真检查物资质量,力求价格低廉,供货及时; 三、采购的物资要适用,避免盲目采购造成积压浪费; 四、严格按采购计划办事,执行物资预算,遵守财经纪律; 五、外加工订货,要对生产厂家及物资的性能、规格、型号等进行考察,将结果与使用科室协商,择优订货; 六、签订合同,必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等; 七、及时与库房联系,做到购货迅速,减少运输中转运环节,降低库存量。 【第2篇】行政采购工作制度 一个公司对于行政采购工作的管理,有哪些规范的行政管理制度呢以下整理了完整的行政采购管理制度资料,请参考。 第一条目的 为规范*(以下简称公司)行政物资管理,明确行政物资管理流程,保证公司行政物资合理配置,特制定本制度。 第二条本制度所称行政物资管理 指用于公司日常行政办公的非生产相关物资的采购、入库、领用、维修、报废、清查等一系列管理工作。 第三条行政物资分类 公司行政物资主要分为两大类,分别为固定资产类和低值损耗品类。 一、固定资产(价值2000元以上),如打印机、电脑、空调、投影仪等; 二、低值损耗品(价值1999元以下): (一)价值50元1999元的低值损耗品,如电话、传真机、文件柜、办公桌椅等; (二)价值49元以下的低值易耗品,其中包括部门所需品和个人所需品。 1、部门所需品:传真纸、复(写)印纸、打印纸、墨水、胶水、订书机、回形针、计算器、文件栏、笔筒、文件夹等。 2、个人所需品:签字笔(芯)、圆珠笔(芯)、铅笔、笔记本、双面胶、回形针、信笺纸等。 第四条管理部门 行政部是公司日常办公用品的管理部门,负责行政物资的管理工作。 第五条适用范围 本制度适用于公司全体组织及个人。 第一章行政物资采购 第六条行政物资采购条件 以下两种条件至少满足一种时,应着手办理行政物资采购相关事宜: 一、各部门需要而公司库房没有备存该类行政物品; 二、库房该类行政物资数量低于规定最低库存量。 第七条行政物资采购流程 一、在满足物资采购条件时,行政部跟据库存记录,提出采购申请,填写行政物资采购申请单(详见附件1); (一)价值499元以下的低值损耗品,由分管行政的副总经理审核,总经理审定; (二)价值500元以上的行政物资,由分管行政的副总经理、总经理双审核后董事长审定; 二、行政部物资管理相关人员凭审定后的行政物资采购申请单交采购部联系采购; 第八条行政物资采购要求 一、行政物资一般由采购部向供应商采购,电子类行政物资(如个人计算机),可以经董事长同意并授权相关部门(如信息部)采购; 二、行政部应建立行政物资库存量档案,每月限定时间清查账本,发现库存物资不够应及时添置。 第二章行政物资入库 第九条行政物资入库条件 经质量检验部门、信息部门等检验合格的采购物资可以办理物资入库手续。 第十条行政物资入库流程 一、采购部将采购来的行政物资交给物资管理相关人员管理; 二、物资管理人员再次清点购销合同和行政物资采购申请单上所列各项指标,对照质量和数量; 三、清点无误后根据入库物品、时间、型号等填写行政物资入库明细表(详见附件2)同时备份存档。 第十一条行政物资入库要求 一、拒绝不合格或手续不齐全的物资入库,杜绝只见入库单不见实物的现象; 二、入库时,行政部相关人员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目,如发现物资数量、质量不合格时,不得办理入库手续; 三、如有多领的行政物资需要退库时,必须由物资管理员填写物资入库单,办妥手续后方可入库; 四、人员离职时,由物资管理员将分派给个人的行政物资收回入库,如物资回收时因保管、使用不当或故意损坏造成损失,由使用者酌情赔偿。 第三章行政物资领用 第十二条行政物资领用依据 一、被规划为公司固定资产的行政物资,在员工入职时按各职等对应标准,报分管行政的副总经理审核,总经理审定后发放,原则上不再增补,若破损、残旧需更换的必须向行政部提出申请; 二、低值损耗品的领用可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用频率(如圆珠笔每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况随时调整发放频率,同时低值损耗品的领用实行以旧换新原则,但纯消耗品不在此列(如信纸等); 第十三条行政物资领用流程 一、不同价值的行政物资的领用流程如下: (一)价值在10元以下的低值损耗品,由申请领用人直接在行政部物资领用登记簿上注明领用品名、数量、领用日期等即可领用; (二)其它价值的行政物资由领用人填写行政物资领用申请单(详见附件3),按同等价值行政物资采购报批标准申请,并经行政部负责人和分管行政副总经理双审核,总经理审定后方可领用,同时在领用登记簿上注明明细; 三、行政部将行政物资领用申请单附着在行政物资出库明细单后存档,按照物资领用单上所列名目向领用人发放行政物资。 第十四条行政物资领用要求 一、本着节约与自愿的原则,可不领用或少领用的应尽量节约; 二、需要以旧换新的行政物资,如发生遗失,更换时视具体情况给予一定经济赔偿; 三、新入职职员到职时如需要领行政用品的,由人力资源部按流程统一向行政部提出行政用品申领要求; 四、物品领用后,遵从谁领用,谁管理的原则。个人物资由申请者个人负责,部门物资由该部门负责人负责,具体界定范围参考本制度第三条; 五、领用的行政物资严禁个人带回家使用; 第四章行政物资报修 第十五条行政物资的报修条件 以下两种条件同时满足可将损坏物资交至行政部联系维修,其中属个人物资由个人提出报修申请,部门物资由该部门负责人申请。 一、价值为50元以上的低值损耗品或固定资产; 二、物资在正常工作当中由于自然磨损等原因造成非人为损坏。 第十六条行政物资报修流程 一、损坏物资为电脑、传真机等电子产品,由物资使用人先行联系信息部技术人员进行初期检查、维修、调试; 二、经信息部调试确定为发生严重损坏的电子类行政物资、非电子类行政物资,由物资使用者向行政部提出维修申请,并填写行政物资报修申请单(详见附件5),按照物资采购相应审批标准由相关负责人审核、审定; 三、行政部物资管理员凭审定通过的行政物资报修申请单联系维修单位维修,并将申请单存档; 四、修理完毕后由管理员归还使用人员,并做维修记录,物资使用者在记录单上签字; 五、维修时如需更换零部件需报修人员按照物资采购流程和物资领用流程办理相关手续。 第十七条行政物资报修要求 一、由于使用不当等个人原因造成物资损坏的,也可报行政部维修,但产生费用须个人承担; 二、把个人办公物资借给他人而造成损坏的,维修费用由借出者个人承担; 三、行政部作维修记录时必须将行政物资报修申请单附在维修簿上存档,以便公司日后的物资清查管理。 第五章行政物资报废 第十八条行政物资报废条件 以下两种条件同时满足可办理行政物资报废: 一、被划分为公司固定资产的行政物资; 二、使用期满并丧失使用效能或由于各种原因造成损坏且无法修理或无维修价值。 第十九条行政物资报废流程 一、物资损坏部门负责人向行政部提出物资报废要求; 二、由行政部物资管理员填写行政物资报废申请单(详见附件7),详细填写物资分类号,编号,名称,规格型号,单价,数量等资料; 三、物资管理员将申请表交至行政部负责人处组织相关人员进行初审,并提出报废初审意见,有再利用价值的交还报修人员,无再利用价值的交由分管行政副总经理和总经理双审核,董事长审定并作报废处理; 四、行政部物资管理人员根据行政物资报废申请单所列名目,向部门收回报废物资; 五、行政部物资管理员凭行政物资报废申请单到财务处销账,做到帐、物同时注销。 第二十条行政物资报废要求 一、为保证物资经常处于良好状态和账实相符,除因无法妥善存放的物资专项报废外,物资报废每年年终进行一次; 二、固定资产报废必须由相关领导、专业人员、行政部部长、财务人员等相关人员会同鉴定,按照物资报废流程严格执行; 三、因个人或部门保管、保养不善造成的物资报废,应由个人或部门负责人写出详细报告并根据损失程度承担经济赔偿; 四、报废物资一经批准报废,必须将实物交回行政部处理,不得随意丢弃; 五、凡有修旧利废价值的,应充分实现其再利用价值,进行物资维修工作,不得随意做报废处理。 第六章行政物资清查 第二十一条行政物资清查条件 公司应对价值100元以上的行政物资做定期清查核算。 第二十二条行政物资清查流程 一、在行政物资清查工作开始之前,由行政部负责人布置清查工作,确定清查范围、时间和应达到的要求; 二、行政部相关人员从台帐上将所有符合清查条件的行政物资与实际物资进行核对,并跟据行政物资领用申请单、行政物资入库明细单和行政物资出库明细单做具体校对,同时物资管理人员应停止行政物资的收发活动,将物资分类摆放有序,严禁实物流动; 三、物资清查中发现帐实不符,应及时查明原因,以书面形式给出相应处理意见(如盘亏的从账面销除,盘盈的估价入账等),并按照价格根据物资采购报批标准上报相关负责人审核、审定; 四、由审定人确定差异处理决定和对相关责任人的处置决定。 第二十三条行政物资清查要求 一、行政部负责人每月月末进行行政物资清查,每年年末会同物资使用部门、财务部等部门进行年度盘点,并将工作记录装订成册保管存档; 二、清查过程中要分配专人负责清点、专人负责记录、专人负责监督。清查过程中,除了要保证清点数量准确外,还要关注各类行政物资的价值有无减损、有无超储积压、浪费等现象; 三、清查过程中如有固定资产需作报废处理的,必须按审批程序经相关领导审核批准后才可处理,否则一律不准自行调整; 四、清查中若遇固定资产缺失或质量上的问题(如超期、老化、变质或损坏等),应及时用书面的形式向相关领导汇报,如因台帐管理人员等由于疏忽等自身原因造成公司固定资产帐实严重不符,须视具体情况给予经济处罚。 第七章附则 第二十四条行政物资管理严格按照本制度执行,责任落实到岗位,失责将按相关制度惩处。 第二十五条本制度的修订及解释归属行政部。 第二十六条本制度签发之日起生效,若与此前相关文件冲突,以本制度为准。 【第3篇】酒店采购工作管理制度 喜来登大酒店采购管理制度 为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度: 一、 采购管理部门 酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作. 二、 采购部工作基本要求 1. 所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意 2. 所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单 3. 所有采购物品的品质须保持一惯稳定 4. 采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责 5. 采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会 6. 所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库. 7. 采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购 8. 采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销 9. 禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜 10. 采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利. 三、 采购审批程序 1.申购单审批程序: 使用部门经理(仓库主管) 资产会计复查 董事同意 采购部询价 财务总监 稽查部 行政办 董事会 申购单返回采购部 2.单位价值1000元以下或批量价值在2000元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查. 2. 单位价值1000元以上或批量价值在2000元以上的物品采购审批程序: 采购部寻找至少三家厂商比较价格品质 评定小组确定供货商 采购部与供货商共同草拟合同或采购协议 财务审批 行政办审批 董事会审批盖章或签字 执行合同或协议 (评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成) 3.赊购(月结)物品采购审批程序 蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行. 各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查,根椐市场调查的价格,与供应商确定固定的一个月的供应价,在此确认期间内,供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料. 四、 采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进酒店采购成本的控制与监督. 五、 供应商管理 1. 财务部应定期(每月或每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商. 2. 选用供应商角度采用1+2+n原则,所谓1+2+n是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、n个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商,大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资,一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量,也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。 3. 采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象. 【第4篇】酒店日常采购工作制度 某酒店日常采购管理制度 第一章 总则 第一条 为保证酒店采购工作的计划性和统筹性,合理控制成本,促进内部协调,加强内部控制,提高工作效率,特制定日常采购管理制度(以下简称制度)。 第二条 本制度适用酒店经营管理日常采购工作。 第三条 本制度由总则、组织机构及职责、采购工作内容、采购程序、采购业务实施规范、责任与奖罚和附则七个部分组成。 第二章 组织机构及职责 第四条 组织机构 酒店库房部负责库存物资管理,根据库存物资消耗情况提报库存物资的补库计划。库房部对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购,导致酒店受损或无法正常运转负责。 使用部门负责根据日常经营和管理的消耗进行科学合理预测,提报月度采购计划需求。 酒店设立专职采购部,牵头组织编制定期采购计划,并全面负责酒店物资采购的具体实施工作。采购部隶属酒店财务部系统,业务上同时接受管理公司采购部业务监督与考核。 酒店成立定价评审小组:由采购部经理、使用部门负责人(食品原材料定价须由厨师长和餐饮部负责人同时参加)、财务负责人、总经理组成,酒店总经理任组长。各酒店食品原材料固定周期内的定价由评审小组评定后执行。 第五条 酒店采购部组织架构 第六条 采购部经理工作职责 1、负责持续完善酒店采购制度,细化采购流程,规范台账管理,确保采购质量,控制采购成本,提高采购效率,保证物资采购管理体系的完整与科学。 2、根据公司招标管理相关规定,牵头组织实施酒店权限内的招标采购。 3、掌握物资使用情况和库存物资动态,牵头组织有关部门根据实际经营情况,合理、科学地编制并审核年度、季度、月度采购计划。配合成控部门做好物资平衡工作,及时处理呆滞物资,加速物资周转。 4、组织实施酒店日常物资采购供应工作,审核所有采购申请单、订货单,按程序上报经审批后实施采购。 5、建立和维护价格管理体系,定期了解市场行情和价格信息,坚持货比三家的原则,落实询、比、定价,控制物资采购成本。 6、开辟和维护优质供货渠道,落实1+2+n的供应商管理方式,保证供货的及时性和质优价廉。 7、按公司规定加强合同的管理,严格把关合同条 款,保证合同的正常履约,防止经营风险。 8、负责下属的业务知识和业务技能培训。 9、完成领导及上级业务部门交办的其他工作。 相关权限: 1、部门备用金的支配权。 2、对采购程序执行情况的奖惩建议权。 3、下属考核权与奖惩权。 4、部门日常行政工作的安排。 第七条 杂品类采购工作职责 1、熟悉酒店各部门对杂品的需求以及仓库存货情况,掌握物品市场的供应情况以及各类物品的价格行情和信息。并对搜集回来的资料进行归类整理。 2、以采购计划为依据,负责审核各部门的采购申请单,与仓库密切沟通,避免出现库存积压现象,确保不出现重复采购。 3、坚持货比三家的原则,对各部门申购单和申购计划做好询比定价,并报相关领导审批。 4、采购完毕,要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保价格合理、质量可靠,对不符合采购要求的物品负责办理退货或调换工作。 5、严格执行公司各项制度,办理各类付款的签批手续。 6、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。 7、根据酒店的实际经营情况,积极拓展供应渠道,主动发现市场新产品,调整新货源并及时上报,为酒店节省采购成本。 8、保质保量完成领导交办的其他工作。 第八条 食品类采购工作职责 1、全面负责店内所有烟、酒、食品类物品的采购工作,保证营运部门工作的连续性、时效性。 2、熟悉酒店各部门对食品的需用要求以及仓库存货情况,掌握食品市场的供应情况以及各类物品的价格行情和信息。并对搜集回来的资料进行归类整理。 3、坚持货比三家的原则,做好食品原材料的询比定价工作。并报相关领导审批。 4、确保所购食品来源的合法性、安全性,保证各类食品证件的齐全。 5、采购完毕,要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保价格合理、质量可靠,对不符合采购要求的食品负责办理退货或调换工作。 6、严格执行公司各项制度,办理各类付款的签批手续。 7、根据酒店的实际经营情况,积极拓展供应渠道,主动发现市场新产品,调整新货源并及时上报,为酒店节省采购成本。 8、负责供应商信息库的不断更新及合同台账维护工作。 9、保质保量完成领导交办的其他工作。 第三章 采购工作内容 第九条 采购方案制定 采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性的要求,同时避免过量采购带来的压库风险,且价格要符合市场行情,达到控制成本的目的。合理的采购方案制定要考虑以下几个方面: 1、数量:申购数量由使用部门提报(建议订货量,以及申报理由),仓库校核(考虑合理库存量和实际库存量),采购部门依据上述条 件对实际采购数量进一步核算。在满足经营的前提下,压低控制库存量,减少资金占压。对于日常消耗量大且波动价值较低物资,可适当增大安全库存。 2、质量和价格:须采取供应商实物封样或者照片封样的方式保证验货标准的统一,质量必须经使用部门确认。严格按照询比定价的原则执行价格结算,采购单上须标明三家以上可比供应商的报价及联系方式,坚持同等质量比价格。 3、进货地点:按照在比价的前提下就近购买的原则,确保供货及时性。 4、供应时间:以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据,在供应商协议上明确约定供应时间,以防缺货影响经营管理。 5、供应商:建立可靠稳定信誉好的供应商档案,确保拥有1+2+n的供应商资源,以公平的竞争机制实现优质、优价、及时的物资供应,除非特别采购请示,日常采购应由合格供应商供应。 第十条 采购计划制定 采购计划包含计划内申购(月度采购计划)和计划外申购(采购申请单)。 1、审批后的采购计划最终汇总采购部组织实施,必须明确所需物品的名称、规格、质量、数量及到货时间要求,到货时间须满足采购周期的一般要求。 2、因采购计划编制不当而造成浪费和损失,按照所负 责的节点分别由申报部门、库房、采购负责。对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购,其损失由库房负责;对于日常消耗估测严重不准造成的超额或短缺,其损失由使用部门负责;对于计划审核测算错误或供货不及时造成的损失由采购部负责。 第十一条 申购 申购的分类:计划内申购和计划外申购 1、计划内申购是指由仓库按酒店批准的常备物品采购计划按供货周期分批进行的申购。 2、计划外申购是指确属日常需要,但是在计划中没有涵盖,临时提出的采购,各部门填写采购申请单(见附件一:采购申请单)经库房校核、采购部核算后逐级上报审批。 第十二条 采购实施 1、对于大宗物资(指全年大批量、单件价值高或单项品种达到一定规模的物资)采取招标的办法进行采购。具体工作事项可参照酒店管理公司招标采购管理制度。 2、采购部根据分工,按照审批后的采购计划或者采购申请单,向供应商发出供货通知,并过程督进,保证及时性。 3、定价小组根据所提供的供应商资料,经多轮报价,多轮谈判确定最低价格或者性价比最高的供应商。 4、鲜活食品每15天进行一次定价,每类物品供应商应先报价。采购部、财务部、餐饮部三方派人对市场调研,提供书面价格资料,经过报价-询价-核价-多轮谈判-最后由定价小组签批后执行。 5、非鲜活类日常物资采购要坚持货比三家的工作原则,询价阶段要有使用部门人员共同参加,定价小组经多轮比价、议价后定价,最终选定的物品和价格要经使用部门确认。 6、对于新品种除按正常的采购申报外,还须提供样品、试验报告,经使用部门负责人确认后(重要物质还需酒店总经理确认)方可购买。 7、办公用品归口管理部门为办公室,库房申请办公用品补库需经办公室审核,然后转采购部执行。工程维保材料的申购归口部门为工程部,电脑耗材的申购部门为酒店电脑部。 8、非采购人员通知供应商下达的采购指令,一律无效。除专职采购人员,其他任何部门、任何人都不得干预采购工作。 第十三条 付款 采购物品经库房验收入库并经使用部门出具物品合格验收单后方可按照合同或协议规定付款(按合同执行的预付款除外)。月结类固定供应商付款时应注意以下几点: 1、考虑到员工餐厅厨房食品原材料与餐饮部厨房食品原材料有可能出现同种物品价格会有所区别,可以分开上报。 2、经营中的常规付款都应制定计划,各单店于每月10日前上报本月的付款计划(见附件二:本月付款计划),经管理公司财务总监、总经理及董事长批准后执行。计划内付款各单店可直接支付。 3、对于日常付款过程中出现以下情况之一的付款,各单店须上报管理公司审批(见附件三:付款申请单): (1)对于实际需要付款的额度超出审批计划; (2)对于计划外的紧急采购付款超过5千元(含5千); (3)日常零星支出中,计划内单一事项额度超过2万元(含2万); (4)日常零星支出如总额超出计划,计划外支出。 第十四条 物资进店管理 1、所有进店支持的谈判必须要有财务负责人和总经理共同参加进行。 2、进店支持要在保证公司利益、维护酒店声誉的前提下进行,禁止供应商返利与商品加价后进店。 3、进店费用最佳方案为现金且一次性支付。 第四章 采购程序 第十五条 计划内采购程序(月度采购计划) 计划内采购程序的制定是为了加强各部门计划性有序管理,将零散采购变为集中采购。所有的采购行为都要跟着台账等基础工作的补充进行。具体执行顺序如下: 使用部门负责人库房主管成本会计财务负责人总经理采购部 1、各部门负责人需根据部门日常消耗测算出下月月度采购计划,于每月20日报库房校核。 2、库房将各部门月度采购计划汇总,结合库存物资合理储备量编制库存物资常备物品采购计划并上报(可参照中软库存系统)。 3、成本会计审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划储备量设置是否合理。 4、财务负责人审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划是否超出部门本年度预算,并对设置原则进一步分析合理性。 5、酒店总经理对月度采购计划拥有最终的审批权。 6、采购部依据审批后的采购计划执行购买,有合格供应商的通知供应商送货,没有合格供应商的连同使用部门共同调研筛选后上报审批,确保次月10日前到货。 第十六条 计划外采购程序 具体执行程序如下: 使用部门负责人库房主管采购部财务部负责人总经理采购部购买收货 采购申请单应一式四份(见附件一:采购申请单) 第一联、采购部存档 第二联、申请部门留存 第三联、财务全面把控 第四联、仓库部门使用 各流程负责人职责如下: 1、申请部门负责人:应根据自身部门消耗与储备情况酌量填写,并注明所需物品的详细名称、规格、质量、所需数量、用途、申报原因等,确实有必要购买,方可签字确认。 2、库房主管:应仔细审核部门所填写的物品采购单,若库房有存货或有替代品应及时通知使用部门让其领货。避免浪费,然后签字确认。 3、采购部:对部门提供的采购单要迅速组织相关负责人调研,价格与质量要经使用部门确认后上报。采购单上要明确写明三家的报价及联系人、联系方式,然后部门经理签字向上一级传递。 4、财务负责人:对采购部送来的采购单进一步分析,看是否超出本年度采购预算,签字确认送至总经理审批。 5、总经理:对采购单有最终审批权。 6、采购部:根据最终审批下来的采购单组织购买。 7、库房部:库房部依据审批下来的采购单与使用部门、采购部三方共同验收货物。对于供应商送交库房物品,库房部应予详细核对,对不符合要求的物品。绝不允许收货。 第十七条 紧急采购程序 原则上酒店不允许紧急采购,除非极为特殊的情况。但紧急采购必须严格遵守相关制度与程序,具体程序如下: 1、紧急采购适用范围:重要接待、工程抢修、突发事件等不可预见性事件或总经理认为紧急采购的物品。 2、有关紧急采购必须先通知财务负责人和总经理,若总经理不在时须报知值班经理,并获得签字同意。 3、在采购部当班期间,紧急采购原则 上交由采购部执行。使用部门填写采购单(标注紧急采购事由)后交采购部。接到紧急采购任务后,根据采购分工,由采购经理安排采购事宜。 (1)对于库存商品,有固定供应商送货的,马上通知供应商送货。 (2)需要外出购买的,直接拿备用金购买。如金额较大,使用部门填写借款单,交财务负责人和总经理签批后采购部取现金购买。物品买回后补填采购单交库房填写价格,报账时附上。 4、在采购部非工作时间内,紧急采购可由使用部门实行,但必须严格遵守相关制度和程序。 5、使用部门在收到货物时需记录注明收货名称、数量、规格及收货时间,并经部门负责人批准后尽快转给库房。若库管员当班,应通知库管员验货。 6、紧急采购的采购申请单需事后12小时内及时送交部门负责人、采购经理、财务负责人和总经理补签。 7、所有紧急采购相关的财务程序必须在3个工作日内上报并审批完毕,借款人应确保紧急采购发生的款项在5个工作日内偿还,否则财务部将会按相关制度执行处罚。 第十八条 食品原材料采购程序 蔬菜、水果、肉类、水产等鲜货类执行直拨物资采购申报程序 1、厨房报单员每天根据营业情况及库存物资情况确定次日所需物资品种及数量,详细填制每日市场采购单(见附件四:每日市场采购单)并交厨师长、餐饮部负责人签字(若厨师长不在时,需指定授权人)。 2、厨房报单员在下午4:30点前应将签批后的每日市场采购单交采购部,逾期未将每日市场采购单送至采购部,采购部将不予订货。若要补充当日晚餐所需部分物资时,需将补充申请单于当日下午1点前报采购部。 3、每日市场采购单具体执行流程如下: 使用厨房提单员厨师长餐饮部负责人采购部通知供货商直接供货 每日市场采购单应一式叁联,第一联采购部存档,第二联收货部使用,第三联使用厨房留用。 4、各流程负责人职责如下: (1)厨师长:仔细检查各个冷库、菜库,根据存量在采购单上明确所需食品的名称、数量、规格,避免浪费或者不足。若特殊食品要写明具体品牌,在采购单上签字确认。 (2)餐饮部负责人:应根据实际消费倾向情况审核食品原材料订货量,避免食品储备不足或超量储备,然后签字确认。 (3)采购部:先审核餐饮部送来的采购单,看是否有特殊商品需单独购买,然后及时通知供货商明早送货。 (4)供货商:接听到采购部的订单电话后及时备货,确保食品质量,保证及时供货。 第十九条 食品原材料类询、比、定价程序 1、询价地点: 各单体酒店所在地及周边一级批发市场。 2、询价、定价人员: 采购部牵头,协调财务部、厨房或员工食堂各指定专人负责参与询价工作。制定价格时,由参与询价人员共同谈判制定。务求准确、公正以维护酒店利益。具体流程如下:供应商报价询价核价议价定价执行。 3、基本报价: 每月1日、每月16日为供应商报价日,要求供应商对其负责的项目进行报价,并对部分遗漏单品进行补充。 4、询价: 每月2日、每月17日为市场询价日,财务成本会计、餐饮部厨师、食品采购员到酒店及周边一级批发市场进行调查及询价,并要有询价记录。 5、核价和议价: 根据市场调查后的情况,由采购部经理、财务负责人、餐饮部负责人共同与供应商再次进行核价、议价。 6、定价: (1)定价原则:酒店采购定价不高于市场批发价格。 (2)每月3日、18日召开定价会议,确定采购定价。 (3)确定最后价格后,由厨房厨师长、采购部经理、餐饮部负责人签字确认,财务部负责人审核,总经理审定。 7、执行: 将最终审核后的价格交财务部执行,财务部、采购部、餐饮部、库房各留一份价格清单进行存档。 8、核价周期: (1)干货、调料、冻品、粮油、酒水: 定价周期为一个月一次,每月17日为询价执行日。经单店总经理签字确认后于每月20日早8点前将定价单上报管理公司采购部,定价周期为本月20日至下月19日。 (2)蔬菜、水果、禽类、肉类、海鲜类: 定价周期为一个月两次,每月2日、17日为调研日。经单店总经理签字确认后每月5日、20日早8点前将定价单上报管理公司采购部,定价周期分别为本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。 第二十条 固定资产采购程序 各酒店在编制年度财务预算时确定下年度固定资产购置计划,报管理公司及地产总公司批准后,按照计划购置固定资产。预算范围内的固定资产购置,由拟购部门申请固定资产购置,财务部门审核,酒店总经理、管理公司审批后,由采购部统一购置。 不可预见的计划外购置固定资产,可以追加购置计划,经酒店、管理公司及地产总公司批准后采购。严禁未经批准的预算外资产购置行为。 1、固定资产购买 采购部在购买固定资产前应进行多轮询价、议价,提供固定资产询价单,询价单列明至少三家同类同规格产品价格信息,坚持同等质量比价格,同等价格比质量的原则。询价单要附经使用部门确认的多轮报价、谈判记录。经财务核实后交使用部门确定所需资产,采购部按使用部门要求办理采购业务。 2、固定资产验收 购置的固定资产由资产使用部门和财务部负责实物验收,验收合格的固定资产验收单由经办人、验收人、主管领导签字确认后,连同固定资产购置申请、购置发票交财务部门办理报账事宜。 酒店财务部根据验收单登记固定资产明细表,表上记载资产名称、规格型号、单价、购入日期、保管部门和存放位置等(见附件五:固定资产明细台账)。此表作为备查账,方便酒店年度固定资产盘点和资产调拨、报废等工作。 第二十条 印刷品、宣传类物品采购程序 1、定样 (1)需求发起部门要确定印刷品的内容。酒店所有印刷品的式样、格式需经营销部美工制定稿样。 (2)美工的印刷稿样需交需求发起部门负责人签字认可。 (3)有关酒店经营事项的重要稿样,还需经酒店总经理在稿样上签字审批,并报批酒店管理公司。 2、申购 (1)需求发起部门填写采购申请单,申请单要求附美工稿样、品质要求。 (2)采购部经理根据附有美工稿样的申购单签字审批,并按程序办理审批手续。 3、下单 根据已审批的印刷品申购单,采购部联系印刷商并提供稿样给印刷商。采购部应协调过程中沟通和打样,经美工认可并在样品上签字,方可通知印刷商印刷,保证印刷商按期交付。 4、收货 (1)美工、申购部门、采购部根椐印刷品申购单以及相关部门签字审批后的样品予以验货。 (2)对于供应商送交库房的印刷品,收货部应予详细核对,对不符合要求的印刷品,绝不允许收货。 5、对于过程中品质把关不严,造成低质物品进店,由各个环节相关人员承担责任与损失。 第五章 其他相关工作规范 第二十一条 采购业务的相关工作 当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。过程中出现以下问题应规范操作。 1、采购订单取消。分为以下两种情况: (1)酒店取消订单: 如因某种原因,酒店根据需要取消己发出之订单,采购部应规避供应商可能提出的赔偿,制定预案并及时谈判,争取双方均不造成损失。 (2)供应商取消订单: 如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部一方面要第一时间补充其他供应商并立即通知需求部门,保障酒店利益