趣味运动会各部门分工细要表.doc

趣味运动会各部门分工细要表

部门
所分配任务
截止时限
备注
负责人签名及意见
外联部
1， 对外招商，筹措资金。
2， 礼品采购。
10月25号
1， 建立商家档案。
2， 活动结束慰劳干事。
正部长：
副部长：
意见：
文娱部
1， 物色主持人1~2名，并于截止时限上交名单。
2， 于10月19号到办公室领取打印好的宣传单，并于截止时限前对进行本系班对班宣传，人手由部长自行调配。
3， 策划并排练节目2~3个，活动日开始前除主席团外要求所有参演人员不得对外泄露表演内容。
4， 全程背景音乐以及所需表演用音乐的制作。于截止时限前交于主席团并做流程说明。
任务1：10月20号
任务2：10月22号
任务3：10月24号
任务4:10月22号。
1， 主持人及表演人员着装自备。
2， 针对任务3，截止时限前请完成所有准备并邀请主席团成员到场考察所有节目。
3， 活动结束慰劳干事。

正部长：
副部长：
意见：
宣传部
1， 申请校道放置宣传板，情况特殊，请立即着手执行。
2， 制作宣传板2块，一块放于校道处，一块放于本系楼下。
3， 制作宣传海报一份。
4， 背景板一块，尺寸于10月18号（即周一）随主席团至场地商议决定。
5， 场地布置，分前期准备和临场准备。
6， 安排部门临时调度人员，给予材料，协助制作项目规则简介。
任务1：10月19号。
任务2：10月20号。
任务3：:10月21号。
任务4：10月25号。
任务5：10月25号。
任务6：10月25号及10月26号（即活动开始前）。
1， 校道放置申请尽快完成，具体操作不明之处可询问现任部长。
2， 针对任务2，放置于校道的宣传板请优先完成。
3， 针对任务5，6，由于临场准备工作量较大，可申请调动其他部门干事协助完成。
4， 活动结束慰劳干事。
正部长：
副部长：
意见：
公关部
1， 前往各系及院学生会递送邀请函并附上宣传单，并按要求说明细要。
2， 对外代表本系学生会联系各系及院学生回复并负责其疑问答复。
3， 确定各系及院应邀名单并上交主席团。
4， 活动日于签到处接待友系应邀人员。
5， 活动日的奖品管理。
任务1，10月21号。
任务2,10月21号—10月24号。
任务3,10月24号。

1， 递送邀请函时要求干事着装整洁，注意礼貌用词，积极联系并耐心回答疑问。
2， 向干事说明公关部代表本系门面，尤其于活动开展时必须注意形象。
3， 他系及院负责人的联系方式已收集完成，请于会议结束后向主席团索取。
4， 活动后慰劳干事。
正部长：
副部长：
意见：
青协
1， 活动开展时准备急救箱一个，以备意外情况。
2， 负责派出人手协助宣传部制作（环节一：障碍接力）项目的规则简介，调出人员请服从宣传部部长安排，完成后上交至体育部。（调出人员事宜，请务必仔细阅读备注！）
3， 后勤待命。
任务1：10月26号（即活动日）
任务2：10月22号。
1， 鉴于本次活动情况特殊，如果往后需要调动人员到其他部门协助工作，请务必向干事说明这不属于本部门职能工作，仅出于组织协助，尽量营造“外语系大家
庭，相互帮助”的理念。
2， 针对任务2，以此任务例，仅为协助性任务，要求部长必须向干事说明！
3， 活动后慰劳干事。
4， 活动结束慰劳干事。

正部长：
副部长：
意见：
体育部
1， 向主席团索要五大项目规则，并向干事仔细说明，分配干事到此5个项目执行裁判工作，每个项目2人，无须上交工作名单，但安排妥当须像主席团回复。
2， 已安排人员将制作好的规则简介交至贵部，请安排干事集齐，并于活动日分点安置好。
3， 后勤待命。
任务1：10月21号。
任务2：10月22号。
任务3：10月22号。
1，活动结束慰劳干事。

正部长：
副部长：
意见：
学习部
1， 负责派出人手协助宣传部制作（环节三：对号入座）项目的规则简介一张，调出人员请服从宣传部部长安排，完成后上交至体育部。（调出人员事宜，请务必仔细阅读备注！）
2， 活动最终积分统计。
3， 后勤待命。

任务1：10月22号。
任务2~3：活动日。
1， 鉴于本次活动情况特殊，如果往后需要调动人员到其他部门协助工作，请务必向干事说明这不属于本部门职能工作，仅出于组织协助，尽量营造“外语系大家庭，相互帮助”的理
念。
2， 活动结束慰劳干事。

正部长：
副部长：
意见：
办公室
1， 制作并打印积分卡35张，电子版制作完成上交主席团，核查后打印。
2，根据策划的游戏项目， 制作宣传单电子版给主席 团，核查无误后打印。
2， 负责派出人手协助宣传部制作（环节四：对号入座）项目的规则简介一张，调出人员请服从宣传部部长安排，完成后上交至体育部。（调出人员事宜，请务必仔细阅读备注！）
任务1：10月20号。
任务2：10月20号。
任务3:10月22号
1， 鉴于本次活动情况特殊需调动人员到其他部门协助工作，请务必向干事说明这不属于本部门职能工作，仅出于组织协助，尽量营造“外语系大家庭，相互帮助”的理念
2， 活动结束慰劳干事。。

正部长：
副部长：
意见：
生活部
1， 负责派出人手协助宣传部制作（环节二：指手画脚）项目的规则简介一张，调出人员请服从宣传部部长安排，完成后上交至体育部。（调出人员事宜，请务必仔细阅读备注！）
2， 活动时安排干事保持现场清洁工作。
3， 后勤待命。

任务1：10月22号
1， 鉴于本次活动情况特殊，如果往后需要调动人员到其他部门协助工作，请务必向干事说明这不属于本部门职能工作，仅出于组织协助，尽量营造“外语系大家庭，相互帮助”的理念。
2， 活动结束慰劳干事。

正部长：
副部长：
意见：
组织部
1， 负责派出人手协助宣传部制作（环节五：相拥而行）项目的规则简介一张，调出人员请服从宣传部部长安排，完成后上交至体育部。（调出人员事宜，请务必仔细阅读备注！）
2， 后勤待命。

任务1：10月22号
1， 鉴于本次活动情况特殊需要调动人员到其他部门协助工作，请务必向干事说明这不属于本部门职能工作，仅出于组织协助，尽量营造“外语系大家庭，相互帮助”的理念。
2， 活动结束慰劳干事。
正部长：
副部长：
意见：

PS：请各部门严格按照此表内容执行任务，有疑问请在会议时仔细咨询主席团，接受任务后因客观原因无法按时完成的须及时向主席团说明原因，如若有意见请附上。
此表每部门一份以示工作内容透明公正，主席团一份，共11份。最终签名及意见请在会议结束离席前集中填写在主席团手中的表格上。负责人签字既表示完全理解任务内容，离席签字后由于负责人个人疏忽或无听清，阅读任务安排等原因导致工作出现重大问题的由该任务签字人负全责。