市国土资源局档案管理规章制度.docx

市国土资源局档案管理制度 一、立卷归档制度 （一）、国土资源管理每一项工作完成后，有关部门应将一套 收集完整的成果材料向档案部门移交归档。确保档案的归档率、 完整率、案卷合格率。 （二）、归档的材料必须做到内容齐全、完整、准确，图件 清晰，字迹工整，发文 规范，装订整齐，审查手续完备。 （三）、国土资源管理档案所涉及的地籍管理类、土地利用规 划类、耕地保护类、建设用地管理类、国土资源有偿使用类、矿业权管理类、执法监察类等材料，应在办理完毕后按归档目录，由项目负责人审定后即向档案部门移交。第一年度的文书档案必须在第二年上半年向档案部门移交。会议材料在会议结束后及时交办公室归档。其它归档材料由各职能部门整理立卷后，在第二年一季度向档案部门归档。会计档案、人事档案实行分类管理的原则。 （四）、双方在办理移交时，档案部门发现案卷质量不合格，要求补充完整或改正后再移交，移交方不得以任何理由不交、缓交或任意添加与本案卷无关的材料。 （五）归档材料由兼职档案员或指定的专人向档案部门移交，交接后经清点审查无误，交接双方在移交清单上签字。移交清单一式两份，交接双方各持一份备查。 （六）、档案部门对移交的成果材料应及时登记、造册、编目、录入计算机管理，档案实体送专门库房上架保管，并提供利用。 二、档案查阅制度 （一）、查阅、利用、复制档案，应有明确的目的、范围、时间。单位利用档案，须持有合法证明；个人利用档案应出具身份证明，申报具体用途，可利用个人捐赠、寄存、移交的档案和与个人有关联的档案；不得跨越利用范围，查阅所在单位和他人的档案。 （二）、隶属下级单位利用上级单位档案，需征得上级单位同意，持上级单位介绍信或法人委托书，方可利用档案。 （三）、国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检、监察、督察等部门持介绍信或调查专用证明，有权利用与本公务有关的档案资料。 （四）、律师利用档案资料出示律师调查证明、委托书、律师证，利用委托单位或者个人的档案资料。 （五）、中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案，并可在我局局域网上公开查询。任何单位和个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。 （六）、土地登记资料公开查询依照（国土资源部第14号令土地登记资料公开查询办法）执行。 （七）、保护期内地质资料查阅利用依照（国土资源部第16号令地质资料管理条例实施办法）第三章执行。 （八）、咨询。 （九）、内部利用档案按局规执行。查阅档案在查阅室，公务借出，需注明借出时间，经局领导同意，限期归还。 （十）、利用档案的单位和个人应爱护档案，不得任意添加材料、不得遗失、涂改、拆散、勾画、剪裁、污损、批注、转借和泄密。 三、图纸管理制度 （一）凡归档的底图或蓝图应移交档案室统一保管。 （二）修改补充图纸底图应经领导书面同意，修改内容较少时，可在图上“杠改”或“刮改”，并在修改处标注“修改标记”。修改内容较多时，另绘新图，与原图一并保存，并作说明。 （三）图纸管理一律以地域或地图分幅分类。放入图柜管理的图纸按坐标分幅号和象限行列式平放或吊挂；案卷附图采用折叠手风琴式；大图幅采用卷放保管。 （四）归档图纸必须齐全完整，分类编号正确。 （五）定期对存放的档案、图纸进行检查、补充，发现破损、变质应立即修复或复制。 四、档案保密制度 （一）公民有保守和履行国家秘密的义务。凡涉及国家秘密的工作部门和工作人员应加强保密教育。 （二）国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。属于国家秘密文件、资料在收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁中，应严格执行党和国家的保密政策和保密制度。 （三）档案资料的管理实行岗位分工负责制。提供利用档案履行登记审批手续。 （四）经审查，属保密范围的档案、资料应在保密载体上加以标识，标注密级和保密期限。定期进行定密项目的检查、修订和升解密工作。 （五）开放档案报请上级主管机关批准后公布。 （六）利用档密的单位和个人未经许可无权修改。 五、档案销毁制度 （二）经过鉴定，对没有保存价值或者已到保管期限的档案进行销毁。 （三）由档案部门提出准备销毁的档案清单，经档案鉴定销毁工作小组和主管档案业务和审批部门批准。 （四）经批准销毁的档案，应继续保存一段时间后再销毁，防止 因疏忽或因某些档案潜在作用未被发现而造成无可挽回的损失。 （五）销毁档案应在指定的地点，有两人以上监销，并在销毁档案清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，销毁人员和监销人员在清册上签字，以示负责。 六、档案库房技术管理规定 （一）加强档案基础设施建设，档案库技术管理由档案人员负责。行政主管部门定期检查指导。 （二）档案库房设置防盗、防火、防晒、防尘、防有害物和防污染等安全措施。 （三）档案库房温度控制在14-242%，相对湿度控制在45-60%5%；复印室温度控制在18-28，相对湿度控制在50-65%；声像库温度控制在20-25，相对湿度控制在50-60%；磁带库温度控制在14-24，相对湿度控制在40-60%； 有设备的库房日变化幅度不超过5%；选用白炽灯作人工照明，照度不超过100勒克斯。 （四）定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，发现问题，及时报告，并采取措施予以处理。 （五）保持良好的工作环境和卫生环境，非库房工作人员未经许可，不得进入档案库房。 七、奖惩规定 （一）大力宣传和表彰热爱档案工作，熟悉档案业务，工作认真负责，刻苦钻研，埋头苦干，廉洁奉公，作风正派的档案干部。 （二）对在国土资源管理档案的收集、整理、分类、归档、提供利用和现代化管理等工作中成绩显著的专兼职档案工作人员由档案部门每年评选一次，予以表彰和奖励；并报请上级行政主管部门备案，作为考核和评定技术职称的依据。 （三）在国土资源管理档案工作中，违反有关规定，造成档案损失、丢失、泄密、涂改，擅自提供复制以及由于玩忽职守造成档案损失的个人和负有直接责任的主要领导人，由其所在单位的上级机关，依据档案法规定给予行政处分；构成犯罪的，提请司法机关追究刑事责任。 （四）对违反本规定，没有及时将国土资源管理档案进行收集归档的部门或单位，在年度档案互查中，由档案检查小组提出申请报告，经审议后，由其主管部门通报批评，造成严重后果的，其主要责任人应给予行政处分。第6页 共6页