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库房管理制度与规定
（一）验收与入库
1、验收。接到购进物品，要求根据《采购签呈》与原始发票进行检查点数，检查规格和质量，验收合格后按规定入库。
库管要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库：（1）未经总经理或部门主管批准的采购；
（2）与合同计划或请购单不相符的采购物资；
（3）与要求不符合的采购物资；对于鲜货、餐料的验收监督，严格把好质量、数量验收关，对不够斤量的物资，除按实际重量验收外，还应要求供货补足或按实际重量计算金额付款。对于专用部门的物品及原料原则上由使用部门派专人进行验质，由库管员检验数量。库管员及验收人员应严把质量关，对于有质量问题的商品及物品，应拒绝接收，并退回供应商。
2、入库。库管员及时填写《入库单》，经过采购经手人、库管员、主管签字后完成。清单一式三联，库管员、财务、采购各自留存报销入账。《入库单》所列项目应认真填写，确保准确无误。如有赠送的物品，按单价和数量正常填写入库单，并在名称后面标注为赠送，金额填写为零即可；所有物品及商品入库时全部按最小单位填写入库单，如瓶，个，支等，不允许以件，箱等单位填列。
3、因生产急需或其他原因不能形成入库的物资，库管员要到现场核对验收，并及时补填《入库单》。
4、库管员应对所管物品的种类、品名、数量、规格、单价、入库日期等项目进行造册、登记、录入电脑；仓库帐簿的记账原则是：简单、清楚、及时、准确。为便于记账和便于查找，应按总账、分类账的记账顺序，分别对不同种类、品
名、规格、单价的所存物品按不同日期依次进行入库登记。
（二）出库管理
1、出库管理。各部门在领用物品时，要填写经部门经理签字的《物品领用申请单》方可到库房领取，超过计划领用必须报总经理审批；出库时要填写《出库单》，并由出库人签字确认。
2、库管员根据进货时间必须遵守“先进先出”的仓库管理制度原则。对于仓库积压物资和部门长期不领用的物品，要及时反映并催促各有关部门尽早处理，如在临界期一个月内与供应商沟通进行调换临界期的食品及酒水、调料等，如有滞销品应及时调换为畅销品，并做好出、入库单据的处理，以免造成不必要的损失和浪费。
3、库管员在发放物品时，应按出库单所列品种、规格、数量逐项核准，逐项点发。如果缺货不得用替代品，不得更改单据上任何品名和数字。物品出库后要相应减掉账目数字，以保证账物相符。
4、任何人不办理出库手续，不得以任何名义从库内拿走物资，不得在货架或货位中乱翻乱动，库管员有权制止和纠正其行为。
（三）库房管理
1、物品摆放：物品应按照性质、种类、品名、规格、入库日期等分别码放，码放要合理科学，清洁整齐，防止积压损坏，造成不必要的损失；码放时应做到定位、定架、定号，一目了然，易于盘库，易于清点；
2、物品摆放的原则：“二齐、三清、四号定位”。二齐：物资摆放整齐、库容干净整齐；三清：材料清、数量清、规格标识清；四号定位：按区、按排、按架、按位定位。
3、库存。库存信息及时呈报。须对数量、文字、表格仔细核对，确保报表数据的准确性和可靠性。
4、库房盘点。库管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点，若发现误差须及时找出原因并更正。每月月末进行一次盘点，盘点由库管员进行，财务部监督。严格按照账目核实出入库单、出库单及现货库存，并列出详细的物料库存明细表，经审核后上报。如盘点与实际库存相符，应签名备档，如出现误差，要经调查落实后书面报告上级领导；
5、破损、丢失物品、以旧换新的管理
文具类（黑色中性笔、笔芯、荧光笔、剪刀、美工刀、笔筒、文件夹、硒鼓、墨盒等）、百货类（清新剂、杀虫剂、碧丽珠、手电筒、胶手套、瓶装洁厕剂、瓶装洗手液等）、餐具、布草备品类用品，领用时，需以旧换新。旧物品需交仓库验证后方给予发放新品。
对于餐具、布草、酒水等，如在使用过程中出现破损，需向主管领导和库管员报损，并上交破损物品。经库管员鉴定完毕，拍照存档，并保管破损物品，定期在主管部门监督下统一销毁。丢失的，需照价赔偿。
鑫财集团人事行政部2013年7月19日
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