浅议婚姻登记档案管理工作中存在的问题和应对策略.pdf

522023年 第22期 兰台内外科学管理实践创新随着我国婚姻登记档案利用率逐年升高，在婚姻登记档案管理工作中存在的问题也日益凸显，传统的婚姻登记档案管理已不再适应新时期社会发展需求，需要不断改革优化婚姻登记档案管理工作，提升婚姻登记档案管理水平，实现婚姻登记档案规范化管理。一、婚姻登记档案管理工作开展的必要性婚姻登记档案管理工作开展是十分有必要的，一方面，由于婚姻登记档案利用率逐年上升，在很多地方都需要用到婚姻登记档案，如在生育子女、子女入学、贷款购房、户口迁移和遗产继承等方面都需要使用婚姻登记档案。为此，必须做好婚姻登记档案管理工作，确保婚姻登记信息不被泄露和遗失，以满足婚姻登记档案的使用需求，确保各项工作能够高效、顺利开展。另一方面，由于我国法律法规普及，使得人们的法律意识有所增强，人们越来越重视自身档案能否被妥善保管，为此，需要进一步加强婚姻登记档案管理，提高婚姻登记档案管理水平，以便能够更好地管理当事人的婚姻登记档案。另外，婚姻登记档案涉及内容比较多，包括结婚登记、离婚登记和补发婚姻登记等内容，做好婚姻登记档案管理工作，能够确保婚姻登记信息全面准确，明确当事人的婚姻登记情况，为后续其他工作开展提供依据，有利于维护社会团结稳定。二、婚姻登记档案的特点婚姻登记档案内容包括结婚登记、离婚登记和补发婚姻登记等，档案里留存着各类型登记流程形成的凭证。婚姻登记档案不同于其他民政档案，具有其独特性。目前来看，婚姻登记档案特点包括以下方面：一是婚姻登记对象的特定性，具体体现在登记对象必须是一对且拥有婚姻关系的两个人，既不可以是单独的个体，也不可以一个人单独建立档案。二是婚姻登记内容的指向性，婚姻登记档案内容主要包括在婚姻相关登记流程中形成的各种凭证、当事人以及法院部门提供的各种信息材料，这些凭证和信息材料指向性明确，主要内容为婚姻经营状况，能够直接反映当事人的婚姻状态，不会包含其他内容，所以，婚姻登记内容的指向性明确。三是婚姻登记内容具备保密性，由于婚姻档案涉及个人信息比较多，档案必须具备保密性，保证婚姻当事人信息和隐私不会被泄露。若遇特殊情况，应依据有关规定和流程，需出示相关法律文件，依法使用当事人的婚姻登记档案，确保当事人合法权益不被侵犯。四是婚姻登记档案不受时间限制，普通民政档案会有保管年限，但是，婚姻登记档案保管不会受时间限制，由婚姻登记部门统一管理，不存在时间长短的划分问题。三、婚姻登记档案管理工作中存在的问题和不足1.档案管理意识薄弱婚姻登记档案管理意识薄弱是档案管理工作中最为突出的问题，一方面，档案管理意识不强，婚姻登记部门管理层没有充分认识到档案管理工作的重要性，没有严格按照相关规定开展档案管理相关事宜，使得档案管理工作贯彻实施不到位，严重阻碍档案管理工作高质高效开展。另外，婚姻登记档案管理存在分散性，档案可能分散在民政局和街道办事处等部门机构，不利于档案查找利用，会耗费管理人员大量的时间和精力，严重影响档案管理工作效率和工作质量。另一方面，婚姻档案管理人员缺乏责任意识，消极怠工，对待婚姻登记管理工作不认真负责，不能及时、完整地做好婚姻登记档案立卷、归档和移交等工作，最终导致婚姻登记档案资料不全，甚至会出现档案遗失问题。浅议婚姻登记档案管理工作中存在的问题和应对策略文/马华丽 摘要：婚姻登记档案管理是民政档案管理工作中重要的组成部分，婚姻登记档案涉及内容比较多，在具体管理中，存在许多问题和不足，很容易出现婚姻档案使用不规范和档案信息被泄露等问题，严重危害当事人的合法权益。为此，需要积极对档案管理中存在的问题和不足进行分析，研究制定优化档案管理工作的策略措施，确保能够高质高效地开展婚姻登记档案管理工作。文章分析了婚姻登记档案管理工作开展的必要性，并介绍婚姻登记档案的特点，探讨婚姻登记档案管理工作中存在问题和不足的同时，提出优化婚姻登记档案管理工作的方法策略。关键词：婚姻登记；档案；档案管理；问题；策略作者简介：马华丽（1971），女，汉族，山东郓城人，大专，副研究馆员，研究方向：婚姻登记档案管理。532023年 第22期 兰台内外科学管理实践创新2.婚姻登记档案管理制度不健全婚姻登记档案管理工作在档案管理制度制定方面也有一些不足，存在档案管理制度内容不科学和不合理的现象，没有明确档案管理工作内容，也没有制定婚姻登记档案管理工作相关规定，不仅导致档案管理人员工作积极性不高，还会扰乱档案管理工作开展秩序，档案管理工作不规范，大大降低了档案管理工作的效率。例如，在工作考核机制方面，会存在考核机制不科学和不健全问题，未设置科学、合理的考核标准，考核工作也得不到贯彻实施，使档案管理人员工作行为得不到有效约束，导致出现消极怠工现象，不利于婚姻登记档案管理工作高效开展。3.婚姻登记档案管理人员综合素质水平不高婚姻登记档案管理工作遇到的最大问题就是档案管理水平不高，究其原因在于档案管理人员综合素质水平不高，专业技能水平和职业道德水平偏低。造成档案管理人员综合素质水平不高的原因主要包括以下方面：一是档案管理人员缺乏对档案管理工作的正确认识。有些档案管理人员没有充分认识到档案管理工作的重要性，对待档案管理工作缺乏认真、负责的态度，不能严于律己，导致档案管理人员出现消极怠工和徇私枉法等违规行为，严重影响婚姻登记档案管理工作有序进行；二是人员流动性较大。由于工作需求和工作变动等原因，婚姻登记档案管理人员调动频繁，人员流动性较大，有些工作人员刚刚掌握档案管理工作内容，就被调离安排到其他工作岗位，降低了档案工作的连接性。并且，工作交接时常也会出现一些问题，不利于婚姻登记档案后续工作高效顺利开展；三是档案管理人员培训力度不够。有些婚姻登记部门忽视了对档案管理人员培训的重要性，认为培训活动只是浪费时间和精力，没有积极组织开展专业技能和职业道德培训活动，使得档案管理人员专业技能水平和职业道德素质水平得不到提高，不利于婚姻登记档案管理工作推进。4.婚姻登记档案利用不合规许多工作的办理都需要用到婚姻登记档案，随着档案利用率不断提高，档案利用方面问题日益凸显，主要是婚姻登记档案利用制度不完善，导致出现档案利用不合理和不规范问题。由于缺乏完善的档案利用制度，使得档案利用流程不规范，各岗位人员责任分工不明确，在提供婚姻登记档案利用服务时，会出现档案管理人员未严格按照流程办事的问题。例如，未严格审核利用者身份信息、保密措施不到位和未详细登记利用情况等，使得档案管理工作遇到许多困难，不利于婚姻登记档案管理工作合理合规开展，也会造成婚姻登记当事人信息被泄露问题，严重损害当事人的合法权益，影响社会和谐稳定。5.婚姻登记档案查询效率不高婚姻登记档案管理工作还存在档案查找效率不高的问题。一方面，多年累积使得婚姻登记档案比较多，且大多数为纸质版档案资料，虽然婚姻登记档案逐渐由纸质档案向电子资料档案转变，但仍有许多以前积累的档案还没转换成电子档案，如果在电子档案中没有查找到需要的婚姻登记档案，则需要在纸质档案中逐个查找，在这种情况下，不仅会大大降低档案查找效率，而且会增加工作人员的工作负担，耗费工作人员大量时间和精力；另一方面，婚姻登记电子档案信息系统还不完善，缺乏统一的婚姻登记档案管理软件。另外，电子档案系统网络安全防护工作不到位，会出现网络安全漏洞，使电子档案系统受到黑客攻击和病毒入侵等方面威胁，会增加婚姻档案信息被泄露的风险。四、优化婚姻登记档案管理工作的方法策略1.强化婚姻登记档案管理意识为了确保婚姻登记档案管理工作高效顺利开展，还应进一步强化婚姻登记档案管理意识。首先，需要提升领导层的档案管理意识，让领导层认识到档案管理的真正价值和作用，严格按照法律法规开展婚姻登记档案管理工作，并加大对档案管理工作的资源投入，将档案管理工作落到实处，不断提高档案管理工作水平，确保婚姻登记档案管理工作高效顺利开展。其次，应进一步增强档案管理人员的责任意识，需要明确档案管理各岗位职责权限，让档案管理人员充分认识到档案管理的重要，通过积极有效的措施加强对档案管理人员责任意识的培养。同时，应将岗位职责落实到每个人，严格执行档案管理问责制度，确保档案管理人员管理行为合法合规，以便能够不断提升档案管理人员的责任意识。最后，需要提升档案管理服务意识，应加强婚姻登记部门与人民群众的联系，做好沟通交流工作，充分了解民众需求，从人民群众角度出发，给予更好的服务，从而可以提高人民群众对档案管理工作的满意度，有利于树立政府部门机构的良好形象。2.完善婚姻登记档案管理制度为了应对婚姻登记档案管理工作中存在的问题，还需要不断完善婚姻登记档案管理制度，应依据档案管理工作实际情况，综合考虑多方面因素，不断完善档案管理制度，以便确保档案管理制度的科学性、合理性。首先，应进一步加强婚姻登记档案管理制度的贯彻实施，档案管理人员应严格按照档案管理制度开展档案管理工作，明确划分档案管理职责权限，将责任落实到每个岗位、每个人，确保婚姻登记档案管理制度得到合理、有效的运用。其次，建立健全档案利用制度，进一步规范542023年 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兰台内外科学管理实践创新婚姻登记档案利用流程，督促档案管理人员严格按照流程办事，做好档案利用者身份信息审核工作，加强婚姻登记档案保密措施，避免出现婚姻登记档案信息被泄露问题，保护婚姻当事人的信息隐私安全。再次，完善档案移交制度，明确档案移交的工作流程和注意事项，同时，需要加大力度规范档案移交工作，确保婚姻登记档案在移交过程中不会出现遗失问题。最后，需要完善档案管理人员的考核制度，应明确考核内容和考核标准，依据档案管理岗位实际情况，有针对性地制定考核指标，并确保考核内容和考核指标科学、合理，通过考核可以提升档案管理人员的综合业务能力。3.提高婚姻登记档案管理人员综合素质为了确保婚姻登记档案管理工作高效推进，应建设高素质的婚姻登记档案管理团队，对现有档案管理人员进行业务能力培训，同时，应加强档案管理人员职业道德素养的建设，以便能够提高档案管理人员综合素质水平。婚姻登记部门可以开展多种多样的培训学习活动，如邀请档案管理专家，为现有档案管理人员组织档案管理知识讲座，也可以定期组织开展档案管理工作座谈会，开展婚姻登记电子档案实操培训课，以便提升档案管理人员综合业务能力。同时，需要加强档案管理人员良好的职业道德价值观培养，如播放道德素养方面宣传片，也可以宣讲先进个人事迹，提升管理人员的道德素养，有助于婚姻登记档案管理人员的良好职业道德价值观培养，提高其思想政治觉悟水平，能够有效避免出现徇私枉法和贪污腐败现象。另外，需要确保档案管理人员工作的稳定性，降低人员的流动性，尽量避免人员频繁调动，做好档案工作交接，保持档案管理工作的连续性和有效性。4.加强婚姻登记档案管理政务公开为了确保婚姻登记档案管理工作高质高效开展，需要严格遵守婚姻登记档案管理办法，按照办法规定科学、合理地开展档案管理工作，依法开展档案查询、借阅和利用等工作，不断提升婚姻登记档案依法行政水平。同时，需要加强档案管理政务公开，将婚姻登记档案管理相关内容向社会各界公开，具体包括档案管理工作原则、业务咨询电话、登记条件以及收费标准等，接受社会各界监督，通过监督反馈能够了解在档案管理工作中的不足之处，以便及时整改，进一步提升婚姻登记档案管理水平，有利于婚姻登记档案管理工作高质高效开展。5.加强婚姻登记档案管理信息化建设为了确保婚姻登记档案管理工作的高质量和高效率，应进一步加强婚姻登记档案管理信息化建设。一方面，应积极建立电子档案并集中录入，可以从其他部门借调部分员工缓解录入人员紧缺问题，将以前的纸质档案分批分次全部录入电子档案系统。在此期间，需要明确规定电子档案录入的要求和标准，保证婚姻登记电子档案一致性，有利于婚姻登记电子档案整理、分类和归档。建立健全婚姻登记电子档案，能够大幅度提升婚姻登记档案查找效率，也会减轻管理人员的工作负担，节省管理工作人员大量时间和精力，有利于提升婚姻登记档案管理的效率。另一方面，需要不断完善婚姻登记电子档案信息系统，优化创新婚姻登记档案管理信息化技术，婚姻登记管理部门应结合实际情况，加大对档案管理技术的研发，充分利用计算机、光盘和云存储等设备功能手段，积极引进新的信息管理技术，更好地完善电子档案信息系统，达到整合和细化婚姻登记档案资源的目的。同时，加强电子档案系统网络安全防护工作，及时更新优化系统，避免电子档案信息系统出现网络安全漏洞，提升电子档案系统的安全性，降低婚姻档案信息被泄露的风险。五、总结综上所述，相关部门应采取积极有效的手段，不断提升婚姻登记档案管理水平，确保婚姻登记档案管理工作高质高效开展，以便能够更好地维护人民群众的合法利益，保证社会和谐稳定。参考文献：1陈明玉.婚姻登记档案管理工作中存在的问题及解决对策J.黑龙江人力资源和社会保障，2021（014）：106-108.2顾岩.婚姻档案管理相关问题及应对策略J.中文信息，2021（011）：85-86.3付华.新形势下如何做好婚姻登记档案规范化管理工作探讨J.数码设计，2021，010（009）：161.4何文丽.新时代婚姻登记档案管理问题探究J.中国民政，2022（22）：30-32.5王立奇.浅析婚姻登记档案信息整合管理工作J.新丝路：上旬，2021（004）：165.（作者单位：郓城县婚姻登记处）