DB12∕T 1103-2021 专用邮政信箱寄递服务规范(天津市).pdf

ICS 03.240 CCS M 80 12 天津市地方标准 DB12/T 11032021 专用邮政信箱寄递服务规范 Service specification of special-purpose postal box 2021 - 12 - 31 发布 2022 - 02 - 01 实施 天津市市场监督管理委员会 发 布 DB12/T 11032021 I 目次 前言 . II 引言 . III 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 基本要求 . 1 通用要求 . 1 4.1 编码规则 . 2 4.2 号码管理 . 2 4.3 申请开通 . 2 4.4 受理场所 . 2 4.5 审核时限 . 2 4.6 停用 . 2 4.7 信息变更 . 2 4.8 档案保存 . 3 4.9 5 服务环节 . 3 收寄 . 3 5.1 内部处理 . 3 5.2 投递 . 4 5.3 其他 . 4 5.4 6 安全管理 . 4 7 信息备案 . 4 参考文献 . 5 DB12/T 11032021 II 前言 本文件按照 GB/T 1.1-2020标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。 本文件由天津市邮政管理局提出并归口。 本文件起草单位：天津市邮政管理局。 本文件主要起草人：嵇林雪、赵娜、孟丽、赵国君、王陈雪、韩力荣、黄海津、陈晨、陈晓菊、魏猛。 DB12/T 11032021 III 引言 随着经济社会发展， 为满足党政军机关、 社会团体等对专用邮政信箱寄递服务日益增长的用邮需求，根据因地制宜与满足需求多样性相结合的原则，出台地方标准。 此地方标准从专用邮政信箱开通、 使用及停用全流程进行规范。 对于投诉、 申诉与赔偿等内容， 中华人民共和国邮政法 、 邮政普遍服务标准相关条款基本满足当前服务需要，因此不做特别规定。 DB12/T 11032021 1 专用邮政信箱寄递服务规范 1 范围 本文件规定了专用邮政信箱的术语和定义、 设置基本要求、 服务环节、 安全管理、 信息备案等内容。 本文件适用于提供专用邮政信箱寄递服务的邮政企业和相关的其他组织和人员。 2 规范性引用文件 本文件没有规范性引用文件。 3 术语和定义 GB/T 10757-2011、YZ/T 0005.2-2001界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 专用邮政信箱 special-purpose postal box 专用邮政信箱为非实体信箱， 是邮政企业按规定原则， 使用统一编号的邮政信箱号码代替收件单位名址信息提供服务的邮件寄递方式。 专用邮政信箱分为中央重大专项工作类、市级重大专项工作类、普通类。 3.2 中央重大专项工作专用邮政信箱 special-purpose postal box for major special projects of the central government 中央各党政军机关、中央企业在开展巡视、督察、督导等工作时所开办、使用的专用邮政信箱。 3.3 市级重大专项工作专用邮政信箱 special-purpose postal box for major special projects at city level 市委、市人大、市政府、市政协、市纪委、市政法委开展巡察、督察、督导等工作时所开办、使用的专用邮政信箱。 3.4 普通专用邮政信箱 general special-purpose postal box 党政军机关、社会团体、企事业单位开展专项事务等工作时所开办、使用的专用邮政信箱。 4 基本要求 通用要求 4.1 4.1.1 专用邮政信箱不能以自然人用户名义开通。 4.1.2 市级重大专项工作专用邮政信箱比照中央重大专项工作专用邮政信箱规范执行。 4.1.3 专用邮政信箱使用单位应积极配合邮政企业签订专用邮政信箱服务协议。协议签订后专用邮政信箱方可正式启用。 4.1.4 邮政企业以外的其他企业不得从事专用邮政信箱寄递服务。 DB12/T 11032021 2 编码规则 4.2 普通专用邮政信箱号码由5位阿拉伯数字组成。 中央、市级重大专项工作专用邮政信箱号码由大写英文字母A+5位阿拉伯数字组成。 号码管理 4.3 邮政企业应对专用邮政信箱号码进行规范管理： 每个号段对应一个区域范围； 每个受理邮政营业场所应有一定数量的固定控制号码段； 同一受理邮政营业场所内，号码按排序连续使用； 每个专用邮政信箱只编列一个号码，不可加编附号； 专用邮政信箱停用后，同一号码两年内不得重复使用。 申请开通 4.4 申办单位申请开通专用邮政信箱所需材料有： 有效的单位法定凭证副本复印件（加盖公章）； 法定代表人身份证复印件、介绍信（加盖公章）或委托授权书原件（加盖公章）； 经办人身份证复印件； 申请开通专用邮政信箱的用途、使用单位、邮件投递的详细地址、单位名称、联系人、联系方式、启用时间、停用时间及其他特殊服务情况等信息。 受理人员查验以上材料原件及复印件后，邮政企业予以受理并留存相关申请材料。 受理场所 4.5 每个行政区内至少设有1处开办专用邮政信箱业务的邮政营业场所，并应在各营业场所对外公示全市开办场所名址信息及联系方式。 中央、市级重大专项工作专用邮政信箱由各区邮政分公司直接受理。若遇特殊情况，区邮政分公司可协商上门办理。 审核时限 4.6 4.6.1 中央、市级重大专项工作专用邮政信箱 邮政企业在接到申办单位申请材料后宜在1日内完成审核流程，按照申办单位申请日期予以开通使用。 4.6.2 普通专用邮政信箱 邮政企业在接到申办单位申请材料后宜在3日内完成审核流程，按照申办单位申请日期予以开通使用。 停用 4.7 邮政企业在专用邮政信箱使用时间截止前3日，与使用单位对接停用事宜。使用单位对专用邮政信箱停用后的邮件处理另有要求的，需于专用邮政信箱停用日期前3日，办理相关手续。 信息变更 4.8 DB12/T 11032021 3 使用单位对专用邮政信箱相关信息提出变更需求的， 需携带专用邮政信箱申请开通时所要求的相关材料，到原开办专用邮政信箱的邮政营业场所进行信息变更。中央、市级重大专项工作专用邮政信箱应于1日内完成申请审核，普通专用邮政信箱应于3日内完成申请审核。信息变更审核完成后，按照申请单位指定日期生效。 档案保存 4.9 邮政企业应当妥善保管专用邮政信箱开通、 信息变更及停用等相关信息记录和业务档案， 保存期限不少于两年。 中央、市级重大专项工作专用邮政信箱开通、信息变更、投递清单及停用等档案应单独装订并及时上交保存。 5 服务环节 收寄 5.1 5.1.1 实名收寄 除寄往专用邮政信箱的信件无需实名收寄外， 邮政企业应当对寄往专用邮政信箱的其他邮件严格执行实名收寄制度。收寄邮件时，应要求寄件人出示有效身份证件，对寄件人身份进行查验。寄件人拒绝出示有效身份证件，邮政企业不予收寄。 寄往中央、市级重大专项工作专用邮政信箱的邮政特快专递信函、光盘、U盘等信息载体，比照信件处理。 5.1.2 收寄验视 寄往专用邮政信箱的信件，必要时邮政企业可要求用户开拆，进行验视，但不应检查信件内容；用户拒绝开拆的，邮政企业不予收寄。对信件以外的邮件，邮政企业收寄时应当场验视内件；用户拒绝验视的，邮政企业不予收寄。 5.1.3 特例处理 5.1.3.1 寄往专用邮政信箱的邮件，应足额缴纳资费。 5.1.3.2 欠资信件的处理遵循以下原则： 从邮筒（箱）开取出的寄往中央、市级重大专项工作专用邮政信箱的欠资信件，邮政企业不得以欠资为由退回信件或者拒绝收寄； 从邮筒（箱）开取出的寄往普通专用邮政信箱的欠资信件，如写有寄件人名址的，按退回邮件相关规定处理；如无寄件人名址，加盖欠资戳记并注明欠资金额，按欠资邮件收寄。 5.1.3.3 寄往中央、市级重大专项工作专用邮政信箱的邮件不接受回执与保价。 内部处理 5.2 5.2.1 邮政企业应确保专用邮政信箱邮件传递畅通，保证邮件及时分拣、封发。对寄往中央、市级重大专项工作专用邮政信箱的邮件，要单独制定与其相符的操作流程。 5.2.2 在出口分拣环节，严格按照专用邮政信箱所在的省（市、自治区）、地市（区）进行分拣；进口分拣环节，根据专用邮政信箱实际地址或与投递局段的对应关系，分拣到相应的投递局段。 5.2.3 对寄往中央、市级重大专项工作专用邮政信箱的邮件，单独设置分拣格口，单独封发。在重大活动期间，对寄往中央、市级重大专项工作专用邮政信箱的所有邮件应进行安全检查。 DB12/T 11032021 4 5.2.4 邮政企业对中央、市级重大专项工作专用邮政信箱投递邮件量进行登记统计。 投递 5.3 5.3.1 投递方式 主要有按址投递、用户领取以及与用户协商的其他方式。 5.3.2 投递频次 邮件投递频次应满足下列要求： 城区每天不应少于 2 次（春节及特殊时期不少于 1 次）； 乡、镇人民政府所在地每周不应少于 6 次； 乡、镇其他地区每周不应少于 5 次； 邮政企业与专用邮政信箱使用单位协商投递频次。 其他 5.4 5.4.1 中央、 市级重大专项工作专用邮政信箱未经使用单位书面同意， 节假日期间不得中断投递服务。使用单位要求临时调整投递时间、频次、方式等的，按信息变更程序处理。 5.4.2 专用邮政信箱停用后，邮政企业不再受理该专用邮政信箱的相关业务： 收寄日戳或邮件查询结果显示的收寄日期，为专用邮政信箱停用当日或此前日期的邮件，以及停用后邮筒（箱）开取出的平常信件，邮政企业按照与使用单位签订的专用邮政信箱服务协议相关条款执行； 使用单位未提出专用邮政信箱停用后邮件处理特殊要求的，邮筒（箱）开取出的寄往该专用邮政信箱的平常信件，按照无法投递邮件处理。 6 安全管理 对寄往中央、市级重大专项工作专用邮政信箱的邮件，邮政企业应当安排专人进行分拣，专袋储6.1 存、转运，单独缮制投递清单；安排专门的车辆，选派政治可靠、业务素质高的从业人员，及时将邮件投递到指定地点，交由指定接收人员签收。从业人员之间发生岗位交接的，邮政企业应当记录、保存交接信息，确保责任落实到人。 邮政企业应当加强对专用邮政信箱邮件寄递服务质量的管理，保障邮件寄递服务迅速、准确、安6.2 全、方便。 邮政企业应建立健全专门管理制度，规范作业流程，完善各项措施，保障专用邮政信箱开通、停6.3 用和邮件收寄、运输、分拣、投递等行为的规范化。在邮件上加盖日戳时，应避免损坏内件。 邮政企业及其从业人员不得泄露或者违法提供专用邮政信箱使用信息和邮件信息。 6.4 7 信息备案 邮政企业应于中央、市级重大专项工作专用邮政信箱开通当日，将相关信息报市级邮政管理部门7.1 备案。中央、市级重大专项工作专用邮政信箱备案信息发生变化的，邮政企业在信息变更当日向市级邮政管理部门报送变更备案信息。 普通专用邮政信箱信息在信箱开通当日或信息变更当日报属地邮政管理部门进行备案。 邮政企业应当按照邮政管理部门的要求报告相关运营信息。 7.2 DB12/T 11032021 5 A A 参考文献 1 GB/T 10757-2011 邮政业术语 2 YZ/T 0005.2-2001 邮政业务词汇第 1 部分：基本概念 3 YZ/T 0129-2016 邮政普遍服务标准 4 YZ/T 0147-2015 寄递服务用户个人信息保护指南 5 中华人民共和国主席令第六号 中华人民共和国反恐怖主义法 6 中华人民共和国主席令第二十五号 中华人民共和国邮政法 7 中华人民共和国交通运输部令 2015 年第 19 号 邮政普遍服务监督管理办法 8 中华人民共和国交通运输部令 2018 年第 24 号 邮件快件实名收寄管理办法 9 中华人民共和国交通运输部令 2020 年第 1 号 邮政业寄递安全监督管理办法 10 国邮发201412 号 无法投递又无法退回邮件管理办法 11 国邮发201977 号 中央重大专项工作专用邮政信箱邮件寄递服务管理规定（试行）