浅谈水利工程监理的档案管理.doc

-精品word文档 值得下载 值得拥有-摘要：水利工程档案是指从水利工程项目提出、立项、审批、验收等工程建设及工程管理过程中形成并应归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料的总和。档案管理是水利基本建设项目管理工作的重要组成部分，也是建立与加强水利工程档案的管理是项目建设管理工作的需要。关键词：水利工程；管理水利工程的档案管理1、档案管理的必要性水利是国民经济的基础产业，而且居于电力、交通、通信等基础产业的首位。水利工程档案是是在水利工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是对工程进行检查、维护、管理、使用的依据和凭证，是全面反映工程建设竣工情况的真实记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对工程质量起着监督和验证作用，其质量对工程质量和工程使用有着直接和深远的影响。近年来，随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案仍存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。水利基本建设项目工程档案资料管理规定明确规定“进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程与阶段和竣工验收时，要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量，并在验收后，及时整理归档。”科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供利用，是实现水利工程档案自身价值和档案工作的根本目的。水利科技档案作为发展水利事业必不可少的依据，在水利科研、规划设计和生产建设中发挥着愈来愈大的作用。水利科技档案管理也理所当然地成为生产管理、计划管理、科技管理的重要组成部分。如果没有建立相应的工程档案工作，工程档案就会处于无人管理状态，这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都十分不利，其结果必然会影响工程的建设、管理与验收工作。2、现阶段水利工程档案管理存在的问题2.1 对加入WTO和国家重点建设项目管理体制改革带来建设项目档案管理变化缺少研究和思考。 近年来，重点建设项目管理工作发生了很大变化，国家对建设管理体制改革正逐步推进，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度逐渐完善，有形建筑市场正在加强，到2001年底全国58的有形建筑市场已实现与政府监管机构的职能分离，科技成果转化与信息化建设力度加强，有10多个省制定了推广应用新技术，限制淘汰落后技术的管理规定和实施细则。为适应WTO与国际惯例接轨的需要，政府转变职能，行政审批进行改革，对不适应深化改革、扩大开放新形势的部分规章和规范性文件进行了系统的清理、修订，使项目档案内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改，工程档案还没有纳入新的管理机制，如何与国际惯例接轨，如何尽快建立完善项目档案法规制度，目前缺乏研究和应对措施。2.2 对档案工作重视不够。国家重点建设项目大都点多线长，且施工队伍流动性强，目前还没有形成有效档案组织管理网络，一是档案工作人员网络不健全，档案人员的职责不清：二是档案资料流向网络不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，导致人走档案走，人走档案没人做的现象出现，影响了档案工作的质量。2.3 档案管理水平普遍较差，在项日档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。从近几年参与我公司组织实施的重点水利工程项目的施工单位档案管理情况来看，许多施工企业档案管理体制上不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制，在制度执行上也存在“软”的现象。2.4 档案专业人才缺乏，知识结构老化，知识层次低。在重点水务工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志多，工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少，熟悉档案法规和制度，熟练撑握网络技术，软件制作，用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。 3、如何做好水利工程档案管理工作3.1完善招标文件工程建设处根据国家档案法、保密法及水利部科学技术档案管理暂行规定等有关法规，对档案资料的收集、立档、管理、利用及安全保密等方面作了严格规定。为提高水利工程档案管理水平，建设处采取走出去、请进来的办法，请档案业务专家指导、帮助建档立册。为改善档案保管条件，该处注重加强档案室建设，配备了铁制橱、灭火器、吸尘器、空调、裱糊等一系列设备，保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等八防要求。同时，还配备了计算机、录像机、照相机等现代化管理设备，基本上实现了档案管理与利用的现代化，使各类档案资料条目清楚，存放有序，管理规范，从未发生过档案资料的丢失、损坏、泄密等现象。3.2 提高档案管理人员的业务素质和工作能力 针对工程档案管理人员业务水平不高的实际，必须以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。3.3 加大投入，实现档案管理手段现代化 档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志。它包括以下几方面: 保管条件的现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化，档案工作手段现代化，咨询业务智能化等方面。要实现档案资料的数据化管理和网络化的报送、传递，满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供了方便、快捷、高效的档案服务。3.4 制定和完善切实可行的措施。要认真落实档案工作领导责任制，将档案收集工作纳入工程质量行政领导人和参建单位工程质量领导人的责任制，明确从项目法人到各职能部门，从总监到监理工程师等有关工程技术人员应负的责任，确保建设项目档案收集工作落到实处。各相关单位要把水利工程文件资料的形成、积累、整理和归档工作纳入科研、生产、基建的前期工作及有关规章制度和办法中，并列入有关专业技术人员的职责范围进行考核。在项目完成或告一段落后，其档案由承担项目的施工企业按要求进行系统整理，交业主档案管理部门审查验收。对文件材料归档不符合要求的项目，不得进行鉴定验收。为使档案管理人员更好地履行职责，增进对应归档文件材料情况的了解，各单位要让档案管理人员参加科研课题、设计项目的有关会议；产品项目的评审、鉴定；工程竣工验收和设备开箱等工作，以确保应归档文件材料的完整、准确、系统性。4、总结档案资料不同于一般的历史资料，对工程的运行、安全有直接影响，在日常工作中，必须严格按照规章制度办事，重视对项目档案人才的培养和激励机制，不断总结完善建设项目档案管理的经验，使档案资料能更好的为我们的水利工程项目服务。