采购部管理制度-采购管理原则-采购计划编制办法.doc

深圳中科莱恩精机 采购科管理办法 文件类别: 作业规范 文件编号: WI-PO-001 撰写单位: 制造部 版 本: A / 0 发行日期： 机密等级: 机密 一般 核 审 制 准 核 定 合计页数: 共 4 页1、总则 1.1、为保证公司正常采购连续性和秩序，使采购作业合理化，努力提升采购质量，降低采购成本，特制定本办法。 1.2、本办法适用于公司生产、售后必需各种原辅材料等物料的采购管理规定。2、管理原则和体制 2.1、采购活动与个人利益有联系时，采购员不得参加任何采购决策或活动。采购员与供应商存在亲属关系，或由于采购员与供应商的关系而可能带来个人利益时，采购员不得参加任何采购决策或活动。 2.2、在采购询价、合同技术谈判及商务谈判过程中，必需有两人及以上人员参加。 2.3、采购活动必需遵守国家有关法律、法规，采购人员要自律规范，各尽其职，严禁吃拿卡要，杜绝人情采购。 2.4、参加采购活动的员工都要以对公司利益高度负责的精神，努力提升采购质量，降低采购成本，自觉接受监督，要力求节约、反对浪费、清廉、高效履行使命。 2.5、各项采购活动都要遵循“公开、公平、公正和“集体采购、货比多家、择优选购的原则，选定符合使用要求,性价比高的物资设备。2.6、机械加工件、五金件、标准件及外协加工采购，要从维护公司利益出发，本着“诚实、信用、平等互利、协商一致的原则，引入2-3家供应商参加竞争并报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素基础上，进行综合评价，并与供应商进一步议价后制定最终价格。临时性应急采购的物品除外。2.7、大宗物料采购要遵循采购会审、合同会签原则，物品采购之前 ，必需经采购评审小组会议协商后批准采购；小型物料采购或紧急采购经制造部负责人和技术总监签字确认后采购。2.8、采购不得参加货物和服务的验收。采购的数量、质量、交货问题的解决，应由采购部依据合同要求及有关标准与供应商协商完成。2.9、采购人员采购的加工件或标准件必需与采购单所列要求规格、型号、材质、数量一致。在市场条件不能满足采购部门要求或者成本过高的状况下，及时反馈信息供采购申请部门更改采购单作参照。3、采购合同管理 3.1、订单合同按公司合同评审规定审核后，盖章后发至供应商，原件交采购文员存档，制造部协理留取复印件监督检察。 3.2、合同修改3.2.1 采购合同签订发出后，如必需进行修改内容的，要向采购评审小组报告，在获得审批后实施。 3.2.2 双方签订合同补充条款，清楚记录有关改动或补充的内容，合同双方签名盖章，补充条款作为原合同的附件一起执行并存档。3.3、合同执行状况反馈3.3.1 关于已执行的采购活动，由协理对供应商进行评估及评价，评估、评价每月底进行一次，评估、评价内容主要以供应商履行合同状况、产品质量、履约时限、价格等进行全方位评估评价，协理要出具评估、评价书面材料。3.3.2 采购物料出现延期后，采购科长要及时知会市场部、研发部、制造部、财务部等相关部门。3.3.3 采购物料出现质量问题后，由研发部、制造部提出建议，报技术总监。采购部接到看法后，必需书面或发邮件的形式反馈回供应商，要求供应商换货或退货。3.3.4 采购部与供应商协商不成，或造成损失的，由财务核算损失，采购部负责追索。4、采购权限 4.1、合同评审由技术总监、研发部负责人、制造部负责人、协理、采购科长5人组成评审小组，会议评定现场签字确认后组织采购。 4.2、采购员按月度采购计划单、急用材料计划单或专用材料计划单以下统称采购计划单在合格供应方范围内进行选择，以低于或等于物资价格目录表的价格与选定的供应商洽谈，合同进入评审程序。 4.3、物资价格由于市场原因上浮或下降时，采购科长有权对物资价格在3%范围内上下浮动，但要说明原因。价格上下浮动超过3%的，提请技术总监和制造部负责人批准。超过10%由合同评审小组共同批准。 4.4、对一次性采购2000元以内的物资，且价格低于价格目录表规定的，由采购科科长签字确认后直接采购。4.5、对一次性采购2000元以上2万元以内的，由技术总监、制造部负责人、采购科长审批。4.6、对一次性采购2万元以上的，经评审小组共同评审后采购。5、供应商管理 5.1、采购员按采购计划在各自分管的类别范围内，要求2-3家或以上合格供应商以书面形式报价；由采购文员汇编比质比价单，经采购科长审核后，由采购员依据比质比价结果选择供应商洽谈合同，进入评审程序。5.2、供应商报价必需书面报价，报价单经评审小组评审后，确定最终供应商。供应商报价单由采购文员存档备查，5.3、物资采购合同执行核销制度。采购员要对供应商的合同兑现率，供货及时性进行跟踪，由采购文员按类归档建册，相关附件及资料一并存档备查，6、 采购跟单6.1、采购跟单员负责采购计划执行的全过程跟踪，即物资到货期的催办及时率、物资的质量合格率、计划的兑现率、售后服务等。 7、采购计划编制管理7.1、按照研发部门下达的采购任务，协理要按月编制月度物料管控计划，并上报制造部、技术总监审批。 7.2、依据研发部采购任务及物料管控计划，按主要材料和辅助材料编制材料申请计划，由制造部负责人签字确认后，每月28日前报送下月度采购申请计划及月度生产修理计划。 7.3、材料申请计划报采购部主管，采购部主管接到申请计划按产品材料定额审订后，及时按采购内容及采购货期分解任务到职能采购员。采购员在接受供应指示单内平衡利库后，由采购文员编制出月度采购计划，经采购科长、制造部负责人签字确认后采购。 7.4、急用材料是生产计划变更或突发性生产任务必需要上报的物资必需用计划。由技术总监、制造部负责人签字确认，采购科长安排采购任务。金额超过2万元以上的紧急采购，报总经理审批。对急用材料，采购部门要急事特办，加快落实，不得延误。 7.5、审批：列入工程项目编号的主要材料和辅助材料由技术总监、制造部负责人签字确认后进行采购，一般性材料经制造部负责人签字后采购。 8、采购方式8.1、采购方式分限价采购、比质比价采购、招议标采购三种方式； 8.2、限价采购：公司制定二、三类、常规采购等物资价格目录表，并定期依据市场行情进行修订和调整。二、三类、常规采购或一次性采购5万元以内的，采用限价采购； 8.3、比质比价采购：采购金额在5万元50万元之间，采用比质比价采购。 8.4、采购采购金额在50万元以上的，采用招议标采购； 9、交货和验收管理 9.1、交货：货物/服务应按采购合同规定的期限交货到指定的地点，供应商延期交货，采购员有权依据合同的相关条款向供应商索赔。 9.2、货物的验收由品管部人员负责，采购员应安排时间一起参加验收工作，确认收到采购货物。 9.3、验收要以已定购并符合采购合同订单条件的产品为准。 9.4、验收前，采购员负有保管采购物料的职能。 9.5、采购员要及时、完整、准确地将所有收到的货物进行造册记录，与品管部人员交接并共同签字确认。 9.6、采购员核对采购合同交货通知单上的内容，核对单据上列明货物的品种、规格等是否与采购合同上的要求一致。 9.7、通过点数、测量等方法核对实收货物/服务的数量是否与采购合同上的数量一致；检验货物/服务的质量。 检查实际交货日期与采购合同上要求的交货日期是否一致； 9.8、对验收的货物填写入库单，并安排入库和专人保管； 9.9、关于验收中发现的问题，采购员应及时报告主管，并按批准看法及时处理； 9.10、验收问题处理 9.10、1 关于验收中发现的问题，采购员应及时报告主管，并按批准看法及时处理； 9.10、2 当数量不够时，应马上要求供应商补足数量并依据合同有关条款采用相应措施。 如有必需要，安排重新下达采购订单，履行采购程序； 9.10、3 如验收时发现货物存在质量问题，无法达到合同规定的要求，应依据实际状况向 供应商要求折扣或退货，并依据合同的条款对由此给公司造成的损失提出索赔 9.10、3 任何关于退货和索赔事项必需尽快报告采购科长、制造部负责人及技术总监，提 出相应对策，使采购损失降到最低。10、 采购检察监督及处罚规定 10.1、采购管控监督：采购管控主管要从采购流程的开始，一直到采购结束的全过程进行监督管控，发现问题要及时出具书面材料，知会研发部、制造部、采购部门，并直报总经理。 10.2、财务监督：在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除评审小组审批外，财务部门要全程参加，主要负责价格的核查及审计，发现问题要出具审计书面材料知会制造部和采购部。采购部门要自觉接受检察以及对采购活动的监督和质询。10.3、处罚条例。10.3.1 出现人情采购问题，处以采购员500元经济处罚，采购科长同时负有管理责任，处以300元经济处罚。10.3.2 出现受贿行为，处以采购员5000元经济处罚，采购科长负有管理责任，处以3000元经济处罚。情节重大的，报国家公安部门立案，走司法程序。10.3.3 在时间和能力范围可以达到的状况下，出现采购迟误行为，处以采购员200元经济处罚，采购科长负有管理责任，处以100元经济处罚。10.3.4 出现跟单失误，导致采购物料未按规定质量和时限到达，处以跟单人员200元经济处罚，采购科长负有管理责任，处以100元经济处罚。11、附则 11.1 本办法由采购科解释、补充，由公司总经理颁发生效。