供应链管理部职责(修订).doc

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部 门 职 责 表
部门基本信息
部门名称
供应链管理部
直接上级
总经理
部门职能
具 体 职 责
制度建设
负责制定、修订订单管理相关的制度及标准，报批后组织实施。
负责制定、修订仓库管理、出入库及物流相关的制度及标准，报批后组织实施。
负责制定、修订本部门内部的管理制度，上报备案后组织实施。
制定鼓励自营进口业务的奖励办法。
计划管理
根据公司经营年度方针目标，制定本部门年度方针目标并上报上级主管领导审批。
负责部门各岗位年度、季度、月工作计划安排。
制定安全库存的品目数量表，并按实际需要及时调整。
安排演示样机的使用。（有事业部的，其事业部所管辖的产品演示样机的使用安排由事业部负责。）
内部管理
监督、检查部门员工对公司制度执行情况。
监督、检查部门员工工作任务的分配、协调及绩效考核工作。
审批本部门员工外出、请假、用车、报销。
负责组织本部门内员工开展相关的产品学习、岗位及业务技能的培训工作。
部门档案管理。
定期召开部门内部会议，内部沟通及传达上级指示。
ERP相应模块的维护和使用（销售订单、采购订单、仓库、收发货、货期查询等模块）。
组织本部门员工活动，促进员工的交流。
部门内部的日常管理
负责本部门保管的公章、合同章、营业执照、型式证书的使用和保管。
供应链管理
制订并组织实施提高效率、控制成本供应链战略，并负责贯彻实施。
订单跟进
接收办事处的销售订单，对订单的基本信息与合同进行复合。（不对价格、配置、交期及其他的商务条款负责。）
对内贸合同销售订单中的物料与库存进行比对。将有库存的产品在储备到ERP销售订单内。销售订单中有而库存没有的物料，当符合订货条件时根据供应商不同分别下采购订单给香港客户服务部、本部门采购人员或客户服务部。
对外贸合同及人民币免税合同的销售订单，当符合订货条件时下采购订单给香港客户服务部。
根据销售订单的交期要求，跟进采购订单。答复办事处对交期的查询。对交期异常的订单及时向办事处反馈。
对内贸合同销售订单，当符合出库条件时安排出库，按订单要求安排发货，在ERP内过账，并通知办事处销售助理跟进客户收货。
对外贸合同及人民币免税合同的销售订单，当符合出库条件时安排出库，按订单要求通知香港客户服务部发货，在ERP内过账，并通知办事处销售助理跟进客户收货。
按销售订单要求安排在广州本地的仪器标定。（其他区域只能请办事处或售后部协助。）
根据办事处的要求，代办事处向财务部申请合同执行所需的费用、履约保证金或履约保函、质量保证金或质量保函。
接收和执行经分管领导审批的特殊订单，如库存订单、换货订单、外借订单和赠送订单。
接收和执行客户服务部的返修订单。
接收和执行客户服务部的配件采购订单。
接收和执行集团公司下其他子公司的采购订单。
国内采购
收集与公司业务相关的国内供应商信息，并与其建立联系。
根据办事处的要求向国内供应商索要项目所需的销售方案，包括价格、配置、产品资料、投标所需的各类商务文件。并对这些资料进行存档保管。
根据采购订单的要求，合理选择供应商，按采购订单要求及时交付合格产品或服务。包括与供应商签订采购合同、向财务部申请支付采购货款、通知供应商发货、跟进到货情况、追回符合财务部要求的发票并处理需要与供应商联系的售后事宜。
协助香港客户服务部采购国内供应商提供的产品或服务。
对供应商的信誉、产品质量和服务质量进行评价，并建立供应商档案。为日后的采购积累经验。
物流管理
规划及改进公司的物流系统。
负责广州的货物保管工作，负责指导、监督其他各办事处的货物保管工作，确保公司货物的安全。配合财务每月进行实物盘点。并提交盘点报告。
负责广州仓库的选址和租赁。保证货物安全、控制仓储费用。
选择合适的物流公司，与其建立联系。负责广州的货物运输工作，负责指导、监督其他各办事处的货物运输工作，根据销售订单、采购订单的出入库指令，安排检货、包装和运输。确保货物以最低成本、最快速度运输；
选择合适的保险公司，与其建立联系。为所有运输的货物投保，并且在发生货损时协助客户办理理赔手续。
负责处理公司内部的货物调拨、预留申请，保证货物得到合理利用；
定期对存货进行分析和处理，保证库存水平的合理。对滞销产品进行处理。
负责对经仓库的货物进行拍照，制作装箱单文件（packing list），给公司其他部门参考。
进出口业务
负责公司货物的进出口报关工作，保证货物以最低成本、最快速度完成报关。主要是广州、上海、北京三个口岸。
负责代理进口合同的所有报关工作， 包括协助办事处草拟销售合同，参与商务条款的评审，负责申请办理免表，货物报关， 清关，仓储及运输等有关工作。
负责协助售后部办理返厂维修仪器的退关和进关手续。
负责协助市场部及事业部办理演示样机的临时进口手续。
负责与海关联络。其他与进出口有关的相关工作。
质量检验
对采购订单入库的产品在入库前对其数量、质量进行清点和检验。
对销售订单出库的产品在出库前对其数量、质量进行清点和检验。
对在质检过程中发现的不合格品进行处理。
其它
上级临时安排的其他工作。
接口关系
接 口 职 责
内部关系
HK客户服务部
采购境外供应商的产品及其发货事宜。
确认外贸合同的收款情况。
安排外贸合同发货。
市场部
为市场部提供演示仪器，相关的采购、进关、保管及运输等事宜。
办事处
处理办事处销售订单。
为办事处提供演示仪器，相关的采购、进关、保管及运输等事宜。
财务部
确认内贸合同的收款情况。
支付合同执行的过程需要支付款项。
支付国内采购所需的货款。
支付进口报关所需的税费。
支付仓储、运输和购买保险需要的费用。
配合财务定期对仓库进行实物盘点。
客户服务部
对仓库盘点及出入库质检过程中发现的坏货进行鉴定和维修。
协助因产品质量原因造成的退换货，进行鉴定，并给予处理意见。
协助制作和采购部分国产设备和配件。
协助安排返厂维修仪器的退关和进关。
事业部
为事业部提供演示仪器，相关的采购、进关、保管及运输等事宜。
外部关系
国内供应商

加工厂

海关

报关公司

计量院
标定
物流公司

保险公司

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