青岛市建设工程造价咨询档案管理规定.doc

青岛市建设工程造价征询档案管理规定（试行）

第一章 总则
第一条 为规范我市建设工程造价征询档案管理工作，明确工作责任，提高造价征询业务质量水平和成果文献的可追溯性，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省工程造价征询档案管理办法》，结合本市实际，特制定本规定。
第二条 工程造价征询档案是指工程造价征询公司从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审定到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文献和材料。工程造价征询公司完毕造价征询业务后必须逐项建立档案，并登记造册，建立造价征询业务台账。
第三条 工程造价征询档案属于长期保管文献，工程造价征询公司应当从组织、经济、管理等措施入手，按照集中统一管理的基本原则，建立、健全工作制度，规范工作标准，以达成档案完整、准确、安全和有效运用的规定。
第四条 工程造价征询公司应提高工程造价征询档案现代化管理水平，运用计算机对档案进行编目、检索、借阅管理和综合运用，为造价征询工作提供准确、方便、快捷的信息与服务。
第五条 工程造价征询公司应建立专门的档案室，配备政治、业务素质能胜任档案管理工作的档案管理员。
第六条 造价征询档案原则上由项目负责人负责整理、移交，档案管理员负责接受、装订立卷、保管、提供查阅等工作。项目负责人应在造价成果文献出具后30日内将完整的档案资料移交档案室，档案管理员应在档案移交后15 日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。
第七条  工程造价征询公司应采用有效措施对工程造价征询档案进行安全保管，并切实加强对涉及商业秘密档案的管理。
第八条 工程造价征询档案自归档之日起，保存期应不少于5年。

第二章 立卷原则及内容
第九条 造价征询档案立卷应遵循以下原则：
1.遵循工程造价征询文献材料的形成规律，保持卷内文献材料的系统联系；
2.对的分析和鉴别文献材料的保存价值，拟定保管期限；
3.保证档案资料的真实性；
4.保证档案资料充足，满足该造价征询工作的需要；
5.档案资料整理应规范，按委托项目分别立卷，卷内文献材料应完整，审批和签章手续完备，材料的制作和书写必须规范、清楚，易于长期保存和查阅。
第十条 造价征询档案归档材料应按照造价征询业务的准备、实行及终结三个阶段分类进行组织。
（一）业务准备阶段归档材料：
1.工程造价征询协议或司法鉴定委托书；
2.工程造价征询作业计划书（见附件1）。
（二）业务实行阶段归档材料：
1.委托方提供资料清单（见附件2）；
2.设计方案及初步设计文献（投资估算、设计概算编审）；
3.工程招标文献及有关资料（工程量清单、招标控制价、投标报价、造价控制及结算编审等）；
4.商务标书、施工协议及相应的补充协议（结算编审、造价控制）；
5.送审工程概算、预算、结算书；
6.设计变更单、施工签证（造价控制、结算编审）；
7.甲供材料、设备明细单（造价控制、结算编审）；
8.影响工程造价的有关会议纪要、文函；
9.施工现场勘察记录（造价控制、结算编审）；
10.施工组织设计、施工方案（造价控制、结算编审）；
11.重大问题会审记录；
12.其他影响工程造价的有关材料。
（三）业务终结阶段归档材料：
1.造价成果文献；
2.工程造价征询质量控制流程单（见附件3）；
3.客户满意度调查表（见附件4）；
4.分析表及工作底稿。
造价成果文献应同时保存纸质和电子文档，计算底稿可仅保存电子文档。
第十一条 工程造价征询档案电子文档应符合以下规定：
1.按单项工程建成文献包，文献包名称应包含时间、项目名称、征询类型；
2.项目文献包内应分别设定造价成果文献、工作底稿、征询依据文献（电子图纸、图片可存于依据文献）、其他文献等分项文献包；
3.格式统一，规范管理。除统一保存在安全硬盘中外，每一项目电子文献包还应刻录成光盘，在本项目纸质档案封面的背面做一纸袋，将光盘放入纸袋内。

第三章 案卷编目及装订
第十二条 造价征询档案案卷应按以下规定编目：
1.编写案卷页码：单页码居右下角，双页码居左下角；空白页不编排页码；案卷封面、卷内文献目录、案卷情况说明不编排页码。
2.编写案卷封面（见附件5），应涉及以下内容：
（1）立卷工程造价征询公司全称；
（2）造价征询业务类别：分为投资估算、设计概算、施工图预算、工程量清单、招标控制价、投标报价、工程结算、工程决算的编制与审核；工程造价鉴定；全过程造价控制等；
（3）案卷标题：指造价征询项目的全称；
（4）时间：指卷内文献材料所属的起止年月；
（5）保管期限；
（6）件、页数：“件”指卷内文献材料的总件数；“页数”指卷内文献材料的总页数；
（7）归档号：应按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号。
3.编写案卷情况说明（见附件6），应涉及以下内容：
（1）卷内文献缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理员填写；
（2）立卷人：由立卷者署名；
（3）检查人：由案卷质量审查者署名；
（4）立卷时间：指完毕立卷的时间。
4.编写卷内文献目录（见附件7），应涉及以下内容：
（1）序号：应以卷内文献排列先后顺次填写序号；
（2）文号：指文献制发单位的发文字号；
（3）作者：指文献制发单位或个人；
（4）内容：指文献的标题。文献没有标题或标题不能说明文献内容的，可自拟标题，但需外加“〈〉”号；
（5）日期：指文献形成的年、月、日；
（6）页号：指卷内文献所在之页的页码；
（7）备注：留待对卷内文献变化时作说明之用。
第十三条 造价征询档案案卷应按以下规定装订：
1.案卷装订排列：案卷封面—案卷情况说明—卷内文献目录—文献材料—封底。
2.案卷情况说明、卷内文献目录应采用A4规格用纸，封面、封底宜采用120克至150克牛皮纸。
3.单卷厚度超过40mm的，可分卷立卷。

第四章 附则
第十四条 本规定由青岛市城乡建设委员会建筑工程管理局负责解释。
第十五条 本规定自2023年1月1日起执行。

附件：1.工程造价征询作业计划书
2.委托方提供资料清单
3.工程造价征询质量控制流程单
4.客户满意度调查表
5.案卷封面
6.案卷情况说明
7.卷内文献目录

附件1

工程造价征询作业计划书

项目名称

业务类别

项目负责人

征询报告初稿时间

质量目的

项目概况

工作内容

征询人员组成及分工
姓名
分工内容
备 注

项目实行计划安排

重点、难点问题的具体实行措施

附件2

委托方提供资料清单
第 页
序号
提 供 资 料 内 容
提报份数
原件（是、否 ）返回
备 注
原件
复印件

附件3

工程造价征询质量控制流程单

项目名称

征询类别

委托单位

协议编号

约定作业期
年 月 日至 年 月 日
项目负责人

专业征询
人员
姓 名
专 业
资 格
姓 名
专 业
资 格
1.

2.

3.

4.

自
校
意
见

专业征询人员1署名（并盖资格章）： 年 月 日

专业征询人员2署名（并盖资格章）： 年 月 日

专业征询人员3署名（并盖资格章）： 年 月 日

专业征询人员4署名（并盖资格章）： 年 月 日

复
核
意
见

项目负责人署名（并盖资格章）： 年 月 日
审
核
意
见

技术负责人署名（并盖资格章）： 年 月 日

附件4

客户满意度调查表

您对 公司在 项目工程造价征询服务工程中：
1.征询人员服务态度的评价：
□很满意 □满意 □一般 □不满意 □很不满意
2.征询服务及时性的评价：
□很满意 □满意 □一般 □不满意 □很不满意
3.征询人员技术水平的评价：
□很满意 □满意 □一般 □不满意 □很不满意
4.与客户沟通能力的评价：
□很满意 □满意 □一般 □不满意 □很不满意
5.征询服务成果的评价：
□很满意 □满意 □一般 □不满意 □很不满意
6.征询服务收费合理性的评价：
□很满意 □满意 □一般 □不满意 □很不满意
7.协议履行限度的评价：
□很满意 □满意 □一般 □不满意 □很不满意
依据以上1-7项评价结果，您对征询服务的总体评价：
□很满意 □满意 □一般 □不满意 □很不满意
回访对象（公章）
年 月 日

附件5

案 卷 封 面
（咨 询 企 业 名 称）
（咨 询 业 务 类 别）

（案 卷 标 题）
自 年 月至 年 月
保管期限

本卷共 件 页
归 档 号

附件6

案卷情况说明

本卷情况说明：

立卷人：
检查人：
立卷时间：

附件7

卷内文献目录
第 页
序号
文 号
作 者
内 容
日 期
页号
备 注