企业档案工作规范精简.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,1,企业档案工作规范,解读,2,企业档案工作规范,是我国第一部全面规定企业档案工作行为的行业标准。,2009,年,11,月,2,日发布,2010,年,1,月,1,日起实施,3,企业档案工作规范,的主要特点,1,、管理创新,2,、观念创新,3,、经验基础,4,、信息化方向,4,企业档案工作规范,的内容结构,第,1,章：范围,第,2,章：规范性引用文件,第,3,章：术语和定义,第,4,章：档案工作总则,第,5,章：档案工作组织,第,6,章：档案工作制度,第,7,章：档案业务工作,第,8,章：档案信息化建设,第,9,章：档案工作设施设备,附录,A,企业文件归档基本范围与保管期限参考表,附录,B,表格式样,5,第,1,章 范围（略）,第,2,章 规范性引用文件（略）,第,3,章 术语和定义（略）,6,第,4,章 档案工作总则,四方面内容：,1,、企业档案和企业档案工作的性质和地位,2,、企业档案工作的管理体制,3,、企业档案工作目标、任务与手段,4,、企业档案工作的基本原则,7,第,4,章 档案工作总则,1,企业档案和企业档案工作的性质和地位,企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。,企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。,体现对档案与档案工作价值与地位的认识提升,8,第,4,章 档案工作总则,2,企业档案工作的管理体制,企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。,资产管理原则：以企业资产关系为纽带,表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。,集中统一管理原则：实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准,9,第,4,章 档案工作总则,3,企业档案工作目标、任务与手段,企业档案工作目标：是满足企业各项活动在证据、法律责任和信息等方面的需求。,企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。,企业档案工作的手段：运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发。,10,第,4,章 档案工作总则,4,企业档案工作的基本原则,维护档案的完整、准确、系统与安全。,强调维护档案完整性、准确性、系统性、安全性是企业依法应履行的责任要求。,11,第,5,章档案工作组织,加强组织体系建设，旨在为企业档案工作的开展提供组织保障，理顺企业档案工作的领导关系及工作体系。,两方面内容：,1,、组织系统建设,包括四个方面：,领导、机构、人员、体系,2,、管理职责建设,包括,四个方面：,企业、企业部门、档案部门、档案人员,12,第,5,章档案工作组织第,1,节组织系统建设,1,档案工作领导,企业应确定档案工作的分管领导,确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人,确定档案部门的负责人,2,档案机构设置,企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构,大型企业应设立档案馆,3,档案人员配备,企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员,各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员,企业应保持档案人员相对稳定,4,档案工作体系,企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系,13,第,5,章档案工作组织第,2,节企业管理职责,五项职责：,1,企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。,2,企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。,3,企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。,4,企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照档发字,19986,号文件（,国有企业资产与产权变动档案处置,）的要求进行，其他企业可参照。,5,企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。,14,第,5,章档案工作组织第,3,节企业部门职责,四项职责：,1,企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。,2,企业各职能或承办部门及项目文件形成者，应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。,3,专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。,15,第,5,章档案工作组织第,3,节 企业部门职责,4,企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见,ISO 15489.1,第七章、,ISO 15489.2,和档发字,20025,号文件要求。,ISO 15489.1,档案管理通则,:,机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任。文件管理职责应由机构内所有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及形成文件的其他人员，应在岗位职责描述和同类说明中对其文件管理责任作出明确规定。,不同岗位的文件管理职责：高级管理层应该承担最高层次的责任，以确保文件管理规划的成功实施；文件管理专业人员对文件管理的方方面面负责；企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的资源，负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保管文件，同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络；系统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。形成、接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有责任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。,16,第,5,章档案工作组织第,4,节档案部门职责,五方面职责：,1,统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。,2,负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。,3,指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。,4,监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。,5,依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。,17,第,5,章档案工作组织第,5,节档案人员要求,四方面要求：,1,档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。,2,档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。,3,档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。,4,档案人员应定期接受档案业务培训。,18,第,6,章档案工作制度,19,第,6,章档案工作制度,1,、企业档案工作规章：是指企业明文公开的制度，是企业根据国家有关档案工作法律法规要求，结合企业实际制定的有关企业档案工作基本的规定性要求。,2,、企业档案管理制度：是要求企业相应的工作或环节应遵守的有关档案管理的规定。,3,、企业档案业务规范：是指企业档案工作具体业务的规范性要求。,三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制度体系。,1,、企业档案工作规章，以企业名义制定，重在明确档案工作在企业的地位和作用；,2,、企业档案管理制度，以主管档案工作的职能部门名义制定，重在约定共同遵守的企业档案管理规定；,3,、企业档案业务规范，以主管档案工作的职能部门名义制定，重在企业档案管理的具体操作要求。,20,第,6,章档案工作制度,档案工作制度建设应遵循的原则：,1,、规范性,必须遵守宪法和法律，符合国家的方针、政策，符合国家、行业、地方的相关规定。,2,、实效性,必须结合企业实际和工作实践，讲求实际，注重实效，具有针对性、操作性、适用性、可行性和实效性。,3,、合规性,必须严格程序，按照企业规定的程序出台，作为企业的规章制度、办事规程或行为准则，通过审核批准、颁布实施、共同遵守。,4,、协调性,应纳入本企业各项制度体系，与之成龙配套，相互一致，避免不协调和规定不一致的现象。,5,、准确性,必须内容全面，表述准确，逻辑合理，简明易懂。,6,、配套性,必须要同时制定能够保障制度体系有效实施的控制措施和制约机制。,21,第,6,章 档案工作制度第,1,节 工作规章,共要求建立四个方面的工作规章：,22,第,6,章 档案工作制度第,2,节 管理制度,管理制度,文件,归档制度,电子档案,管理制度,档案管理系,统操作制度,档案,保密制度,档案,利用制度,档案,统计制度,鉴定,销毁制度,档案,保管制度,共要求建立八个方面的管理制度：,23,第,6,章 档案工作制度第,3,节 业务规范,共要求建立四个方面的业务规范：,24,第,7,章 档案业务工作,包括九方面内容：,企业档案工作与业务活动,文件的形成、积累 业务部门,文件整理与归档,档案收集工作,档案整理工作,档案保管工作 档案部门,档案鉴定工作,档案统计工作,档案利用工作,25,第,7,章 档案业务工作第,1,节 企业档案工作与业务活动,企业档案工作与业务活动,有着不可分割的联系，,应实施以下工作措施：,1,、三纳入,2,、四参加,3,、四同步,26,第,7,章 档案业务工作第,1,节 企业档案工作与业务活动,1,三纳入,企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成。,纳入企业领导工作议事日程,纳入企业规章制度及工作流程,纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制,27,第,7,章 档案业务工作第,1,节 企业档案工作与业务活动,2,四参加,企业档案部门或档案人员应参加以下活动，负责检查应归档文件的完整、系统：,产品鉴定,科研课题成果审定,项目验收,设备开箱验收,28,第,7,章 档案业务工作第,1,节 企业档案工作与业务活动,3,四同步,企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求,检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况,验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况,项目总结应同时作好项目文件归档交接,29,第,7,章 档案业务工作第,2,节 文件的形成、积累,1,文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。,2,文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。,30,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档,四个方面的要求：,1,、文件的整理,2,、文件的归档范围,3,、文件的归档时间,4,、文件的归档要求,31,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件整理）,1,文件整理原则与方法,整理原则,:,遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。,32,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件整理）,整理方法,管理类文件的整理应该符合,文书档案案卷格式,GB/T9705,、,归档文件整理规则,DA/T22,和,山西省,实施细则,晋档字,2002,号,16,号的要求；,科技文件的整理应该符合,科技档案案卷构成一般要求,GB/T11822,的要求；,项目建设文件的整理应该符合或可以参照,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范,DA/T28,的要求；,会计文件的整理应该符合,会计档案管理办法,财会字,199832,号文件和,会计档案案卷格式,DA/T39-2008,的要求；,职工管理文件的整理应该符合,企业职工档案管理工作规定,劳力字,199233,号文件的要求；,照片文件的整理应该符合,照片档案管理规范,GB/T11821,的要求；,录音、录像等磁性载体文件的整理应该符合,磁性载体档案管理与保护规范,DA/T15,的要求；,电子文件的整理应该符合,电子文件归档与管理规范,GB/T18894,、,公务电子邮件归档与管理规则,DA/T32,和,电子公文归档管理暂行办法,（国家档案局第,6,号令）的要求。,33,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件归档范围）,2,文件归档范围,归档范畴,企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。,国有企业文件归档范围应符合档发,20044,号文件要求。,34,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件归档范围）,归档来源,本企业形成的文件；,本企业引进项目、外购设备等接收的文件；,所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；,本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；,本企业执行、办理的外来文件。,35,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件归档范围）,归档范围和保管期限表,企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订文件归档范围和保管期限表,确定文件归档范围和保管期限可参照、但不限于附录,A,项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见,DA/T 28,服务类型企业各类文件归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围，应结合企业活动和专门业务编制,36,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件归档范围）,归档范围和保管期限表编制要求,:,必须形成企业共同执行的业务规范，或企业归档制度的重要组成部分；,必须依照国家和行业的有关规定，结合本企业经营管理范围和业务活动的具体情况制定；,必须尽可能的具体化、详实化，具备可操作性；,各级国资委监管的国有企业其归档范围和保管期限表需经各级档案行政管理部门审查备案。,关于附录,A,的说明：,附录,A,给出的是资料性附录。,附录,A,不完全作为档案的分类标准。,附录,A,首次给出了企业档案保管期限的建议。,37,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件归档时间）,3,文件归档时间,文件材料的归档时间主要有两种：,定期归档,随时归档,经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档,科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档,产品生产及服务业务应定期或按阶段归档,38,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件归档时间）,产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档,外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。,会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。,电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。,39,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件归档时间）,磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致,更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。,40,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件归档要求）,4,文件归档要求,对归档文件有七个方面的要求：,1,、收集整理责任要求,2,、归档文件质量要求,3,、归档文件原始性要求,4,、非纸质文件和外文材料归档要求,5,、归档文件份数要求,6,、合作项目文件归档要求,7,、归档手续要求,41,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件归档要求）,1,收集整理责任要求,企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。,2,归档文件质量要求,归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备,(,打印机、复印机、扫描仪等,),的标称质量要求。,3,归档文件原始性要求,归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。,42,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件归档要求）,4,非纸质文件和外文材料归档要求,非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。,5,归档文件份数要求,归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。,43,第,7,章 档案业务工作第,3,节 文件整理与归档（文件归档要求）,6,合作项目文件归档要求,两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件归档。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。,7,归档手续要求,文件形成部门应就归档文件填写,档案交接登记表,（见附录,B,的图,B.1,）。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。,44,45,第,7,章 档案业务工作第,4,节 档案收集工作,两个要求：,做好文件归档的交接工作,做好档案与资料的收集工作,两种形式：,对内收集,对外收集,46,第,7,章 档案业务工作第,4,节 档案收集工作（文件归档的交接）,1,文件归档的交接,文件形成部门应按期将,档案交接登记表,随同已整理的文件向档案部门移交,档案部门接收时应认真核对，并检查案卷质量。双方在,档案交接登记表,签字后各保留一份,47,第,7,章 档案业务工作第,4,节 档案收集工作（档案与资料的收集）,2,档案与资料的收集,企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案,企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案,企业可根据需要收集宣传报导本单位的新闻资料,企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料,企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料,48,第,7,章 档案业务工作第,5,节 档案整理工作,1,区分全宗,2,科学分类,3,按类排列,4,编制档号,5,编制目录,6,编制全宗卷,49,第,7,章 档案业务工作第,5,节 档案整理工作,1,区分全宗,档案部门应区分全宗进行档案的分类、排列与编目。,全宗：是一个独立的机关、团体、企事业单位或人物在各项活动中形成的档案有机整体，它是档案部门对社会组织的档案进行管理的基本单位。,对于企业，构成立档单位的条件主要有：,具有企业法人资格；,属于独立经营的经济核算实体。,一般情况下，一个企业的全部档案就是一个全宗，但当企业的生产关系、资产关系、基本职能发生变化时全宗划分就要发生变化。,50,第,7,章 档案业务工作第,5,节 档案整理工作,2,科学分类,分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。,类别号可采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。,分类方案的编制要求,规范性、适用性、整体性、严整性、包容性、相对稳定性、可扩充性,分类方案的编制结构,由三部分组成：,编制说明,类别,(,类目,),表,类别,(,类目,),号编制,档案分类的编制方法,依据国档发,199120,号,工业企业档案分类试行规则,行业规定,51,分类方案示意图,（组卷）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,01,经营管理,01,经营决策,02,生产经营计划,03,统计工作,04,财务管理,05,资产管理,06,物资管理,07,产品销售,08,合同管理,09,信用管理,10,知识产权管理,02,生产管理,01,生产调度,02,质量管理,03,能源管理,04,安全生产,05,科技管理,52,分类方案示意图,（组卷）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,02,生产管理,06,环境保护,07,计量工作,08,标准化工作,09,档案和信息工作,03,行政管理,01,行政事务,02,安全保卫工作,03,法律事务,04,审计稽查工作,05,劳动人事与人力资源管理,06,教育培训工作,07,外事工作,04,党群管理,01,党务工作,02,组织工作,03,宣传统战工作,04,纪检与监察工作,53,分类方案示意图,（组卷）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,04,党群管理,05,工会工作,06,共青团工作,08,民间团体工作,05,产品生产,01,产品种类或型号,06,科研开发,01,课题,07,项目建设,01,按工程项目或建筑项目,08,设备仪器,01,按设备仪器种类或型号,09,会计业务,01,会计凭证,02,会计账簿,03,财务报告,04,其他,10,职工管理,01,在岗职工,02,退休职工,03,离岗职工,04,死亡职工,54,分类方案示意图,（组卷）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,11,声像档案,01,录音带,02,录像带,03,照片,04,底片,05,其他,12,实物档案,01,奖状,02,证书,03,奖牌,04,锦旗,05,奖杯,06,其他,13,电子档案,2008,公元纪年,2009,公元纪年,2010,公元纪年,55,分类方案示意图,（件）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,01,经营管理,2010,公元纪年,01,经营决策（企划部）,02,生产管理,2010,公元纪年,01,生产调度（调度室）,03,行政管理,2010,公元纪年,01,行政事务（办公室）,04,党群管理,2010,公元纪年,01,党务工作（党委办）,05,产品生产,01,产品种类或型号,06,科研开发,01,课题,07,项目建设,01,按工程项目或建筑项目,08,设备仪器,01,按设备仪器种类或型号,09,会计业务,01,凭证,10,职工管理,01,在岗职工,11,声像档案,01,照片,12,实物档案,01,锦旗,13,电子档案,2010,公元纪年,56,分类方案示意图,（件）,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,01,管理类档案,2008,公元纪年,01,行政事务（办公室）,02,安全保卫（保卫科）,03,法律事务（法律事务部）,04,劳动人事（人力部）,05,教育培训（培训部）,2009,公元纪年,01,行政事务（办公室）,02,安全保卫（保卫科）,2010,公元纪年,01,行政事务（办公室）,57,分类方案示意图,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,05,产品生产,01,*,产品,01,*,型号,02,*,型号,03,*,型号,02,*,产品,01,*,型号,06,科研开发,01,*,课题,02,*,课题,03,*,课题,07,项目建设,01,*,项目,02,*,项目,03,*,项目,08,设备仪器,01,生产设备,01,*,设备,02,*,设备,03,*,设备,02,辅助设备,01,*,设备,03,办公设备,01,*,设备,58,分类方案示意图,标识,一级类目,标识,二级类目,标识,三级类目,11,特殊载体,档案,01,电子文件,01,公元纪年,02,照片,03,底片,04,录音带,05,录像带,06,奖牌,07,奖杯,08,锦旗,09,证书,10,奖状,11,印章,12,其他,59,第,7,章 档案业务工作第,5,节 档案整理工作,3,按类排列,全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。,档案排列要求,:,要满足用户按问题查询利用档案的客观需要,档案实体上架应按大类分别排列，不能交叉混排,要尽量减少不必要的案卷排列空架或频繁倒架现象,归档文件和案卷应在最末级类下依次排列,60,第,7,章 档案业务工作第,5,节 档案整理工作,4,编制档号,根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见,DA/T 13,。,档号编制方法,:,档号编制原则：,唯一性,合理性,稳定性,扩充性,简明性,档号编制要求：,结构清楚、位置固定,含义明确、指代唯一,位置醒目、标识清晰,61,第,7,章 档案业务工作第,5,节 档案整理工作,档号编制结构,可采用,“,全宗号,分类号（或项目代号或目录号）,案卷号（或件号或盘、盒、张号）,”,结构,表示可选,全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。,例：,1,-,01,01,-,20,全宗号 分类号 卷号,1,-,01,2011,01,-,16,全宗号 分类号 件号,62,第,7,章 档案业务工作第,5,节 档案整理工作,互见号,互见号是反映同一内容其它载体档案保管单位的档号。,纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。,互见号应注明在案卷或档案盒内备考表固定的位置。,63,第,7,章 档案业务工作第,5,节 档案整理工作,5,编制目录,按全宗、类别、保管期限编制档案目录。,企业档案目录的种类：,总目录,归档文件目录,全引目录,案卷（分类）目录,底图目录,会计档案目录,特殊档案目录,专题目录,64,65,66,67,68,第,7,章 档案业务工作第,5,节 档案整理工作,6,编制全宗卷,全宗卷：是档案管理部门在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。企业档案部门应当对所保管的每个全宗都以全宗为单位编制全宗卷。,全宗卷可单独管理,全宗卷的主要内容和编制方法见,DA/T 12,（,全宗卷规范,）,企业档案部门应当对所保管的每个全宗都以全宗为单位编制全宗卷。,69,第,7,章 档案业务工作第,6,节 档案保管工作,提出三个方面的要求：,1,、档案、底图、磁性载体文件的存放和备份要求；,2,、档案入库前的修护要求；,3,、库房管理要求。,70,第,7,章 档案业务工作第,6,节 档案保管工作,1,档案、底图、磁性载体文件的存放和备份要求：,档案存放应依据档案载体选择档案柜架,底图不宜折叠,磁性载体应选择防磁设施,重要档案应异地备份,2,档案入库前的修护要求,:,档案入库前一般应去污、消毒,受损的档案应及时修复或补救,对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护,71,第,7,章 档案业务工作第,6,节 档案保管工作,3,库房管理要求：,库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能（见,JGJ25,）。,库房温、湿度应符合各类载体的保管要求，有温湿度登记（登记表参见附录,B,的图,B.2,）。特殊载体材料保管见,DA/T15,第,7,章。,库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。,库藏档案应定期清理核对,做到账物相符。库藏档案发生变化时应记录说明。,72,第,7,章 档案业务工作第,7,节 档案鉴定工作,提出六个方面的要求：,1,、企业档案鉴定组织的建立,2,、企业档案的保管期限的确定原则,3,、企业档案保管期限的划分,4,、永久保管档案的界定,5,、定期保管档案的界定,6,、到期保管档案的鉴定,73,第,7,章 档案业务工作第,7,节 档案鉴定工作,1,企业档案鉴定组织的建立,企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和保管期限到期档案提出鉴定意见。,2,企业档案的保管期限的确定原则,档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会现实和今后工作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。,3,企业档案保管期限的划分,档案保管期限一般分为永久和定期两种,会计档案的保管期限执行,会计档案管理办法,74,第,7,章 档案业务工作第,7,节 档案鉴定工作,4,永久保管档案界定,凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管。,永久保管档案：,凡是反映本企业主要职能活动、重大活动和基本历史面貌的,在工作查考、经验总结、科学研究等工作中需要长远利用的,对本企业、国家和社会有长远利用价值的,75,第,7,章 档案业务工作第,7,节 档案鉴定工作,5,定期保管档案界定,凡是反映本企业一般工作活动，在一定时间对本企业各项工作有参考利用价值的文件，列为定期保管。,定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为,30,年和,10,年两档。,定期保管档案：,凡是反映本企业一般工作活动的；如果是本企业在相当长的时期内需要查考的档案，可定为,30,年；如果是在较短时期内需要查考的档案，可定为,10,年。,会计档案定期保管期限分为,3,年、,5,年、,10,年、,15,年、,25,年,定期保管的档案必须标明时限，不可直接注明,“,定期,”,。,76,第,7,章 档案业务工作第,7,节 档案鉴定工作,6,到期保管档案的鉴定,企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定,经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限,对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册（参见附录,B,的图,B.3,），经企业法定代表人批准后进行监督销毁,销毁清册永久保存,77,第,7,章 档案业务工作第,8,节 档案统计工作,包括三方面要求：,1,档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。,2,建立档案工作统计台账，主要内容包括：档案馆（室）藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。,3,档案统计工作应保持连续性。,78,第,7,章 档案业务工作第,9,节 档案利用工作,共八个方面要求：,1,、加强检索系统建设,2,、设定利用者权限,3,、进行利用登记,4,、采取多种利用方式,5,、编写汇总性汇编材料,6,、编写综合性专题材料,7,、编写分析性研究材料,8,、举办档案陈列或展览,79,第,7,章 档案业务工作第,9,节 档案利用工作,1,加强检索系统建设,档案部门应加强档案检索系统建设，开发档案信息资源，及时、有效提供档案利用服务。,加强检索系统建设有效提供服务，应符合以下要求：,1,、检索信息要覆盖全部库藏。,2,、检索功能要匹配合理。,3,、检索功能要适合库藏特点和特定的利用需要。,4,、要保持基本检索工具的稳定。,80,第,7,章 档案业务工作第,9,节 档案利用工作,2,设定利用者权限,企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限,超越权限的利用需经有关领导审批,利用者权限管理要求：,严格按照本企业档案利用制度和保密制度的有关规定,按照部门和岗位（职位）的不同分别设定利用权限,超越利用权限的，要按照规定的程序履行审批手续,保护知识产权,81,第,7,章 档案业务工作第,9,节 档案利用工作,3,进行利用登记,利用档案应按规定进行登记（借阅登记表参见附录,B,的图,B.4,）,利用效果突出的宜进行登记（利用效果登记表参见附录,B,的图,B.5,）,82,第,7,章 档案业务工作第,9,节 档案利用工作,4,采取多种利用方式,可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。,档案利用服务的主要方式：,直接查阅服务,电话调阅服务,网上查阅服务,开架阅览服务,出借服务,展览和陈列服务,复制服务,证明服务,咨询服务,无论采取哪种利用方式，都要严格执行档案利用制度的规定，并做好相关的利用登记。,83,第,7,章 档案业务工作第,9,节 档案利用工作,5,编写汇总性汇编材料（一次信息加工）,企业宜对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编、荣誉证书集等。,主要形式：专题汇编,84,第,7,章 档案业务工作第,9,节 档案利用工作,6,编写综合性专题材料（二次信息加工）,企业宜对档案信息进行综合整理，形成专题材料，如大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备的更新换代、市场的变化等。,主要形式：专题材料,85,第,7,章 档案业务工作第,9,节 档案利用工作,7,编写分析性研究材料（三次信息加工）,企业宜对档案信息进行分析研究，形成深层次加工材料，如历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。,主要形式：分析研究成果,86,第,7,章 档案业务工作第,9,节 档案利用工作,8,举办档案陈列或展览,企业可利用档案举办档案陈列或展览。,87,第,8,章 档案信息化建设,从六个方面提出要求：,1,、档案信息化目标与原则,2,、电子文件的归档,3,、传统载体档案数字化,4,、电子档案的保管,5,、档案网络化服务,6,、档案管理系统软件,88,第,9,章 档案工作设施设备,是对企业开展档案工作所需要的实施设备的配置提出的要求。,六个方面的要求：,三个用房要求；三个用具要求。,三种用房要求：,档案库房；业务技术用房；阅览及陈列室,三种用具要求：,档案装具；保护设备；技术设备,89,第,9,章 档案工作设施设备第,1,节 档案库房,1,档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等不安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。,2,档案库房楼层地面应满足档案及其装具的承重要求。,3,档案库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间。,90,第,9,章 档案工作设施设备第,2,节 业务技术用房,1,业务技术用房应满足接收、整理、修复档案的实际需要。,2,企业可根据工作需要设置档案接收、整理、裱糊、消毒、复印、数字化、缩微以及安全监控等用房。,91,第,9,章 档案工作设施设备第,3,节 阅览及陈列室,阅览室应邻近办公室和档案库房，环境安静。,陈列室（展览室）宜设置在适于观览的场所。,92,第,9,章 档案工作设施设备第,4,节 档案装具,1,档案柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。应根据非纸质载体档案需要选择有专用保护功能的柜架。有条件的可采用密集架。,2,各类档案卷盒规格、式样和质量应符合,GB/T 9705,、,GB/T 11822,、,DA/T 22,和,GB/T 11821,的要求。,档案卷盒的要求：,管理性档案卷盒符合,GB/T 9705,文书档案案卷格式,、,DA/T22-2000,归档文件整理规则,、晋档字,200216,号,山西省,实施细则,的要求；,科技档案卷盒符合,GB/T11822,2008,科技档案案卷构成的一般要求,；,会计档案卷盒符合,DA/T 39,2008,会计档案案卷格式,；,照片档案卷盒符合,GB/T11821,89,照片档案管理规范,93,第,9,章 档案工作设施设备第,5,节 保护设备,1,档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。,2,根据库房管理需要可配置除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。,3,有条件的企业应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、监控等设备。,94,第,9,章 档案工作设施设备第,6,节 技术设备,1,配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。,2,配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。,3,配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。,4,根据需要可配备,CAD,绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。,95,谢谢,!,Email:,gengyonghong168,Tel:[phone],