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Excel表格的35招必学秘技(学会计的快来转载，留着以后用)也许你差不多在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也只是如此，甚至了无新意。但我们平日里许一次又一次重复的得心应手的使用方法只只是是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧进手，领会一下关于Excel的不样风情。一、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中，要是想让大于等于2000元的工资总额以“红色显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色显示，低于1000元的工资总额以“棕色显示，其它以“黑色显示，我们能够如此设置。1.翻开“工资表工作簿，选中“工资总额所在列，执行“格式条件格式命令，翻开“条件格式对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于选项，在后面的方框中输进数值“2000。单击“格式按钮，翻开“单元格格式对话框，将“字体的“颜色设置为“红色。2.按“添加按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色；小于1000，字体设置为“棕色)。3.设置完成后，按下“确定按钮。瞧瞧工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。二、建立分类下拉列表填充项我们经常要将企业的名称输进到表格中，为了维持名称的一致性，利用“数据有效性功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在Sheet2中，将企业名称按类不(如“工业企业、“商业企业、“个体企业等)分不输进不同列中，建立一个企业名称数据库。2.选中A列(“工业企业名称所在列)，在“名称栏内，输进“工业企业字符后，按“回车键进行确认。仿照上面的操作，将B、C列分不命名为“商业企业、“个体企业3.切换到Sheet1中，选中需要输进“企业类不的列(如C列)，执行“数据有效性命令，翻开“数据有效性对话框。在“设置标签中，单击“准许右侧的下拉按钮，选中“序列选项，在下面的“来源方框中，输进“工业企业，“商业企业，“个体企业序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。再选中需要输进企业名称的列(如D列)，再翻开“数据有效性对话框，选中“序列选项后，在“来源方框中输进公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类不填进单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类不的企业名称列表中选择需要的企业名称填进该单元格中。提示：在以后打印报表时，要是不需要打印“企业类不列，能够选中该列，右击鼠标，选“隐躲选项，将该列隐躲起来即可。三、建立“常用文档新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义选项，翻开“自定义对话框。在“命令标签中，选中“类不下的“新菜单项，再将“命令下面的“新菜单拖到菜单栏。按“更改所选内容按钮，在弹出菜单的“命名框中输进一个名称(如“常用文档)。2.再在“类不下面任选一项(如“插进选项)，在右边“命令下面任选一项(如“超链接选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表等)，建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中“常用文档菜单中某个菜单项(如“工资表等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接翻开选项，翻开“分配超链接对话框。通过按“查寻范围右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls等)文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4.以后需要翻开“常用文档菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接选项拖到了“常用文档菜单中，但并不碍事“插进菜单中“超链接菜单项和“常用工具栏上的“插进超链接按钮的功能。四、制作“专业符号工具栏在编辑专业表格时，经常需要输进一些特别的专业符号，为了方便输进，我们能够制作一个属于自己的“专业符号工具栏。1.执行“工具宏录制新宏命令，翻开“录制新宏对话框，输进宏名?如“fuhao1?并将宏保持在“个人宏工作簿中，然后“确定开始录制。选中“录制宏工具栏上的“相对引用按钮，然后将需要的特别符号输进到某个单元格中，再单击“录制宏工具栏上的“停止按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特别符号的输进“宏。2.翻开“自定义对话框，在“工具栏标签中，单击“新建按钮，弹出“新建工具栏对话框，输进名称“专业符号，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令标签中，选中“类不下面的“宏，将“命令下面的“自定义按钮项拖到“专业符号栏上(有多少个特别符号就拖多少个按钮)。3.选中其中一个“自定义按钮，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏选项，翻开“指定宏对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5.关闭“自定义对话框，以后能够像使用一般工具栏一样，使用“专业符号工具栏，向单元格中快速输进专业符号了。五、用“视面治理器保持多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面治理器吧。1.翻开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐躲选项，将不需要打印的行(或列)隐躲起来。2.执行“视图视面治理器命令，翻开“视面治理器对话框，单击“添加按钮，弹出“添加视面对话框，输进一个名称(如“上报表)后，单击“确定按钮。3.将隐躲的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加好其它的打印视面。4.以后需要打印某种表格时，翻开“视面治理器，选中需要打印的表格名称，单击“显示按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印按钮，一切就OK了。六、让数据按需排序要是你要将职员按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，如何办?可采纳自定义序列来排序。1.执行“格式选项命令，翻开“选项对话框，进进“自定义序列标签中，在“输进序列下面的方框中输进部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间等)，单击“添加和“确定按钮退出。2.选中“部门列中任意一个单元格，执行“数据排序命令，翻开“排序对话框，单击“选项按钮，弹出“排序选项对话框，按其中的下拉按钮，选中刚刚自定义的序列，按两次“确定按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。七、把数据完全隐躲起来工作表局部单元格中的内容不想让扫瞄者查阅，只好将它隐躲起来了。1.选中需要隐躲内容的单元格(区域)，执行“格式单元格命令，翻开“单元格格式对话框，在“数字标签的“分类下面选中“自定义选项，然后在右边“类型下面的方框中输进“；(三个英文状态下的分号)。2.再切换到“保卫标签下，选中其中的“隐躲选项，按“确定按钮退出。3.执行“工具保卫保卫工作表命令，翻开“保卫工作表对话框，设置好密码后，“确定返回。通过如此的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，确实是根基使用Excel的透明功能也不能让其现形。提示：在“保卫标签下，请不要往除“锁定前面复选框中的“号，如此能够防止不人删除你隐躲起来的数据。八、让中、英文输进法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输进英文，有的单元格中要输进中文，反复切换输进法实在不方便，何不设置一下，让输进法智能化地调整呢?选中需要输进中文的单元格区域，执行“数据有效性命令，翻开“数据有效性对话框，切换到“输进法模式标签下，按“模式右侧的下拉按钮，选中“翻开选项后，“确定退出。以后中选中需要输进中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输进法(输进法列表中的第1个中文输进法)自动翻开，中选中其它单元格时，中文输进法自动关闭。九、让“自动更正输进统一的文本你是不是经常为输进某些固定的文本，如?电脑报?而苦恼呢?那就往下瞧吧。1.执行“工具自动更正命令，翻开“自动更正对话框。2.在“替换下面的方框中输进“pcw(也能够是其他字符，“pcw用小写)，在“替换为下面的方框中输进“?电脑报?，再单击“添加和“确定按钮。3.以后要是需要输进上述文本时，只要输进“pcw字符?现在能够不考虑“pcw的大小写?，然后确认一下就成了。十、在Excel中自定义函数Excel函数尽管丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们能够自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1.执行“工具宏VisualBasic编辑器菜单命令(或按“Alt+F11快捷键)，翻开VisualBasic编辑窗口。2.在窗口中，执行“插进模块菜单命令，插进一个新的模块模块1。3.在右边的“代码窗口中输进以下代码：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.关闭窗口，自定义函数完成。以后能够像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?1.执行“格式工作表背景命令，翻开“工作表背景对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插进按钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。3.按“格式工具栏上的“填充颜色右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板中，选中“白色。通过如此的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(事实上，是图片被“白色遮盖了)。提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符“&来合并文本要是我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符“&就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插进两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输进公式：=B1&C1&D1。2.再次选中D1单元格，用“填充柄将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3.选中E列，执行“复制操作，然后选中F列，执行“编辑选择性粘贴命令，翻开“选择性粘贴对话框，选中其中的“数值选项，按下“确定按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果差不多实现，但现在要是删除B、C、D列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值。生成绩条常有朋友咨询“如何打印成绩条如此的咨询题，有许多人采取录制宏或VBA的方法来实现，这关于初学者来讲有一定难度。出于此种考虑，我在那个地点给出一种用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩保持在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输进公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！A，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(ROW()+4)/3)+1)，COLUMN()。2.再次选中A1单元格，用“填充柄将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄将上述公式复制到A2至G185单元格中。至此，成绩条全然成型，下面简单修饰一下。3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式工具栏“边框右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线选项，为选中的区域添加边框(要是不需要边框，能够不进行此步及下面的操作)。4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用工具栏上的“格式刷按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。按“打印按钮，即可将成绩条打印出来。十四、Excel帮你选函数在用函数处理数据时，经常不明白使用什么函数对比适宜。Excel的“搜索函数功能能够帮你缩小范围，选择出适宜的函数。执行“插进函数命令，翻开“插进函数对话框，在“搜索函数下面的方框中输进要求(如“计数)，然后单击“转到按钮，系统即刻将与“计数有关的函数选择出来，并显示在“选择函数下面的列表框中。再结合查瞧相关的关怀文件，即可快速确定所需要的函数。十五、同时查瞧不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查瞧其它工作表中(Sheet2、Sheet3)某个单元格的内容，能够利用Excel的“监视窗口功能来实现。执行“视图工具栏监视窗口命令，翻开“监视窗口，单击其中的“添加监视按钮，展开“添加监视点对话框，用鼠标选中需要查瞧的单元格后，再单击“添加按钮。重复前述操作，添加其它“监视点。以后，不管在哪个工作表中，只要翻开“监视窗口，即可查瞧所有被监视点单元格内的数据和相关信息。十六、为单元格快速画边框在Excel2002往常的版本中，为单元格区域添加边框的操作对比苦恼，Excel2002对此功能进行了全新的拓展。单击“格式工具栏上“边框右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框选项，或者执行“视图工具栏边框命令，展开“边框工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示：要是画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就能够往除掉错误的边框。要是需要画出不同颜色的边框，能够先按工具栏右侧的“线条颜色按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。这一功能还能够在单元格中画上对角的歪线。十七、操纵特定单元格输进文本的长度你能想象当你在该输进四位数的单元格中却填进了一个两位数，或者在该输进文字的单元格中你却输进了数字的时候，Excel就能自动判定、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来讲，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份的单元格中，为了输进的统一和计算的方便，我们盼瞧“年份都用一个四位数来表示。因此，我们能够单击“数据菜单的“有效性选项。在“设置卡片“有效性条件的“准许下拉菜单中选择“文本长度。然后在“数据下拉菜单中选择“等于，且“长度为“4。同时，我们再来到“出错警告卡片中，将“输进无效数据时显示的出错警告设为“停止，并在“标题和“错误信息栏中分不填进“输进文本非法!和“请输进四位数年份。字样。特别显然，当要是有人在该单元格中输进的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错缘故，并直到你输进了正确“样式的数值前方可接着录进。奇异吧?事实上，在Excel的“数据有效性判定中，还有许多特别类型的数据格式可选，比方“文本类型啊，“序列大小啊，“时刻远近啊，如你有喜好，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的荣耀呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们明白每次翻开Excel，软件总是默认翻开多张工作表。由此就可瞧出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，因此首先就需要同步输进。因此，在许多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输进同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3(要是我们想关联的表格不在一起，能够按住Ctrl键进行点选)。现在，我们瞧到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组字样，我们就能够进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输进多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。然而，仅仅同步输进是远远不够的。比方，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该如何办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑菜单的“填充选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表。这时，Excel会弹出“填充成组工作表的对话框，在那个地点我们选择“格式一项，点“确定后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。十九、改变文本的大小写在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，事实上只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特别函数。例如改变文本的大小写。在Excel2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分不是：“=UPPER(源数据格)，将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)，将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)，将文本转换成“适当的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输进小写的“excel，然后在目标单元格中输进“=UPPER(A1)，回车后得到的结果将会是“EXCEL。同样，要是我们在A3单元格中输进“mr.weiwei，然后我们在目标单元格中输进“=PROPER(A3)，那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei了。二十、提取字符串中的特定字符除了直截了当输进外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输进，尽对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比方职员名单、籍贯等信息。要是我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT(源数据格，提取的字符数)函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符输进到此位置。因此，要是你想提取姓名的话，那么要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数)函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直截了当从数据中间提取几个字符。比方我们要想从A5单元格中提取“武汉两个字时，就只须在目标单元格中输进“=MID(A5,4,2)就能够了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也确实是根基第4和第5两个字。二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个对比复杂的咨询题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词根基上使用的“th后缀，但大但凡以“1、“2、“3结尾的数字却分不是以“st、“nd和“rd结尾的。而且，“11、“12、“13这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th结尾的。因此，实现起来大概特别复杂。事实上，只要我们理清思路，寻准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请瞧：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st,nd,rd),th)。该公式尽管一长串，只是含义却特别明确：要是数字是以“11、“12、“13结尾的，那么加上“th后缀；要是第1原那么无效，那么检查最后一个数字，以“1结尾使用“st、以“2结尾使用“nd、以“3结尾使用“rd；要是第1、2原那么都无效，那么就用“th。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。二十二、用特别符号补齐位数和财务打过交道的人都明白，在账面填充时有一种约定俗成的“平安填写法，那确实是根基将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$之类的符号。事实上，在Excel中也有类似的输进方法，那确实是根基“REPT函数。它的全然格式是“=REPT(“特别符号，填充位数)。比方，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2&REPT(#,16-LEN(A2)即可；要是我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#号填充至16位，就要改为“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3；另外，要是我们想用“#号将A4中的数值从两侧填充，那么需要改为“=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)；要是你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$符号的话，那就改为：“=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)，一定能满足你的要求。二十三、创立文本直方图除了重复输进之外，“REPT函数另一项衍生应用确实是根基能够直截了当在工作表中创立由纯文本组成的直方图。它的原理也特别简单，确实是根基利用特别符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的对比效果。比方我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列作为直方图中“预算内月份的显示区，将“G列那么作为直方图中“超预算的显示区。然后依据表中已有结果“D列的数值，用“Wingdings字体的“N字符表现出来。具体步骤如下：在E3单元格中写进公式“=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0),)，也拖动填充柄至G14。我们瞧到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直瞧，简单明了。二十四、计算单元格中的总字数有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感喜好，需要计算单元格中的总字数。要解决那个咨询题，除了利用到“SUBSTITUTE函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM函数来删除空格。比方现在A1单元格中输进有“howmanywords?字样，那么我们就能够用如下的表达式来关怀：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),)+1)该式的含义是先用“SUBSTITUTE函数创立一个新字符串，同时利用“TRIM函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格的数量，最后将空格数+1，就得出单元格中字符的数量了。二十五、关于欧元的转换这是Excel2002中的新工具。要是你在安装Excel2002时选择的是默认方式，那么特别可能不能在“工具菜单中寻到它。只是，我们能够先选择“工具菜单中的“加载宏，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具选项，“确定后Excel2002就会自行安装了。完成后我们再次翻开“工具菜单，单击“欧元转换，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们能够通过鼠标设置货币转换的“源区域和“目标区域，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示应该实是根基“100欧元分不转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。因此，为了使欧元的显示更显专业，我们还能够点击Excel工具栏上的“欧元按钮，如此所有转换后的货币数值根基上欧元的样式了。