DB3305∕T 211-2021 民政社会救助档案管理规范(湖州市).pdf

ICS 03.080.20 A14 DB3305 浙江省湖州市地方标准 DB 3305/T 2112021 民政社会救助档案管理规范 2021 - 11 - 15 发布 2021 - 11 - 16 实施 湖州市市场监督管理局 发 布 DB3305/T 2112021 I 目 次 前言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 基本要求 . 1 5 工作流程 . 2 6 档案收集 . 2 7 整理与归档 . 3 8 利用 . 5 9 移交 . 5 10 鉴定 . 5 11 销毁 . 5 12 档案信息化 . 5 附录 A（规范性附录） 社会救助档案的归档规范 . 6 附录 B（规范性附录） 检索工具 . 7 附录 C（资料性附录） 档案工作用表 . 13 DB3305/T 2112021 II 前 言 本文件按照GB/T 1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则给出的规则起草。 本文件由湖州市民政局提出。 本文件由湖州市民政标准化技术委员会归口。 本文件主要起草单位：长兴县南太湖社会创新中心、湖州市民政局、长兴县民政局、长兴县档案管理局。 本文件主要起草人：杜少杰、邱永芳、罗广平、谭秀芬、沈自强、王斌、杜琦、姚燕。DB3305/T 2112021 1 民政社会救助档案管理规范 1 范围 本文件规定了民政社会救助档案管理的基本要求、 工作流程、 档案收集、 整理与归档、利用、移交、鉴定、销毁、档案信息化等内容。 本文件适用于民政社会救助档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 DA/T 31 纸质档案数字化规范 GB/T 9705 文书档案案卷格式 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 3 术语和定义 3.1 民政社会救助档案 在民政部门管理职责范畴内，在最低生活保障、最低生活保障边缘、支出型贫困、特困供养人员、临时救助等社会救助的审核、审批、日常管理和服务工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 4 基本要求 4.1 组织管理 应实行统一领导、分级实施、分类管理、集中保管的原则。县（区）级民政部门、乡镇（街道）应当分别建立民政社会救助档案,其中纸质档案管理要求应符合DA/T 31的要求。 县（区）级民政部门负责本地区民政社会救助档案管理工作的领导，将档案管理工作纳入本地区社会救助工作中统筹规划、组织协调、检查审核；县（区）级档案行政管理部门负责本地区民政社会救助档案管理的监督指导；各乡镇（街道）按照分工负责要求，做好本级社会救助档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。 4.2 人员要求 应明确分管领导，配备专（兼）职档案管理人员， 并保持相对稳定，档案管理人员应具备专业知识，熟悉业务。乡镇（街道）民政助理员应兼本辖区社会救助档案管理工作。 DB3305/T 2112021 4.3 制度建设 4.3.1 应建立立卷归档、保管、保密、利用、移交、统计、鉴定、销毁、登记备份、岗位职责等各项制度，确保档案的真实性、完整性、系统性和有效性。 4.3.2 档案管理部门应对可能发生的突发事件和自然灾害制定应急预案，提高对各种险情的应急抢险能力,最大限度地防止灾害对档案可能造成的损害。 4.4 档案室管理 县（区）级民政部门、乡镇（街道）应将民政社会救助业务档案保管纳入本级综合档案室集中统一管理。有条件的单位也可单独设立专门档案室，档案室的安全管理应符合档案库房“八防”标准要求。同时，根据需要配备适应档案现代化管理要求的信息技术设备及网络系统。 注：档案库房“八防”包括防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。 5 工作流程 档案管理工作流程包括收集、整理与归档、统计、利用、移交、鉴定、销毁。 开始收集档案整理分类维护保管向县溫I交国II合档案利用袢窠更新鉴定否档案销毁审核是流程结束DB3305/T 2112021 3 6.1 范围和期限 社会救助档案的归档规范和保管期限见附录 A。 6.2 收集要求 收集归档的民政社会救助文件材料应真实有效、信息完整、字迹工整、数字准确、图样清晰，签字盖章、日期等具有法律效力的标识完整齐备，印刷书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保管要求。 7 整理与归档 7.1 分类 应分为5个类别，具体是：最低生活保障家庭档案（类别代码DB）、最低生活保障边缘家庭档案（类别代码DBB）、支出型贫困家庭档案（类别代码ZP）、特困供养人员档案（类别代码TG）、临时救助档案（类别代码LJ）。 7.2 组卷 组卷应采用“年度-类别-县乡两级代码”方法，案卷原则上按照“一户一档”的方式整理归档。同一类别同一户主内文件材料排列顺序相对一致。 7.3 档号编制 档号编制由全宗号、年度、档案类别、县（区）级代码、乡级代码、案卷号、顺序号组成。 档号结构示例如下： J0722021DB330522 103 001001 顺序号 案卷号 乡级代码 县（区）级代码 档案类别代码 年度 全宗号 其中，全宗号由县（区）级国家综合档案馆给定；档案类别号按照档案分类填写；县乡两级代码按照行政区域代码划定填写；案卷号按照同一年度同一类别顺序依次编流水号，从“001”开始依次标注；顺序号为一案卷内文件材料的流水号，从“001”开始依次标注。 7.4 编目 目录应包括案卷级目录和卷内文件目录。 DB3305/T 2112021 4 7.4.1 案卷级目录 应编制案卷级目录，案卷级目录著录项目应包括：档号、全宗号、年度、档案类别、县（区）级代码、乡级代码、案卷号、案卷题名、保管期限、总页数、备注。档案案卷目录见附录表B.4 。 7.4.2 卷内文件目录 每卷应编制卷内文件级目录，卷内文件目录著录项目应包括：顺序号、文件编号、责任者、文件题名、文件形成时间、页号、备注。卷内文件目录见附录表B.2。 7.5 页号 卷内文件材料有书写内容的页面均应编制页号， 单面书写的文件材料在其右上角编写页号； 双面书写的文件材料，正面在右上角、背面在左上角编制页号。 7.6 案卷封面 每卷应编制案卷封面。按照“一户一卷”要求填写案卷封面内容，案卷封面项目包括：全宗名称、档案类别、案卷内容、卷内文件起止时间、保管期限、卷内件数和页数、归档号。案卷封面见附录表B.1。 7.7 卷内备考表 7.7.1 每卷应填写卷内备考表。卷内备考表置于每卷档案最后一页，并与每卷档案合并装订，卷内备考表见附录表B.3。 卷内备考表项目内容包括： 本卷情况说明； 立卷人：由责任立卷者签名； 检查人：由案卷质量审核者签名； 立卷时间：填写完成的立卷时间。 7.7.2 本卷情况说明内容包括： 填写卷内文件缺损； 修改； 补充； 移出； 销毁。 7.8 装盒 7.8.1 编写要求 档案盒应填写档案盒封面和档案盒背脊内容。档案盒封面由全宗名称、档案类别构成；档案盒背脊由全宗名称、年度、档案类别号、起止案卷号构成。档案盒背脊见附录表 B.6。 7.8.2 字迹要求 档案盒上各项目应逐项按规定使用符合耐久性要求的字迹材料， 字迹工整、 清晰， 也可按要求打印。每个案卷装订后装入档案盒内，可一卷或多卷装入盒内。 7.8.3 尺寸要求 DB3305/T 2112021 5 档案盒的制作材料及外形尺寸应符合国家相关标准要求。外形尺寸应符合 GB/T 9705要求。 7.9 统计 应建立民政社会救助档案统计台帐，对档案的收进和移出、保管数量、借阅、销毁等档案实体和利用情况，进行及时、准确统计和登记。统计表和统计汇总表见附录表C.4和C.5。 8 利用 应供社会救助管理部门使用， 除依法公示的内容外不得对外公布， 未经许可不得对外公布有关统计数据。上级单位、监察机关、审计机关、公安机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅社会救助档案。其它单位、组织和个人要求查阅社会救助档案需经主管领导审批。任何利用者要严格遵守借阅制度，不得丢失、抽取、篡改、销毁档案。社会救助档案利用登记单见附录表C.6。 9 移交 9.1 应按照国家和省有关档案法律法规要求向县（区）级国家综合档案馆移交档案。 9.2 移交档案时，由交接双方对照移交清册核对案卷数量，查验案卷质量、内容和检索工具，确保档案真实完整、账物相符。 10 鉴定 每年开展一次民政社会救助档案鉴定工作， 成立鉴定工作领导小组， 由档案管理人员和业务部门人员，至少两名工作人员以上，共同对档案进行鉴定。 11 销毁 对确无保存价值的档案，应报县（区）级以上人民政府民政部门审核，经同意后形成销毁报告及清册，社会救助材料销毁表按附录表C.3格式编制，并报县（区）级档案行政管理部门备案，严禁擅自出卖或销毁档案。销毁档案时应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密，档案销毁后应出具销毁报告，监销人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。档案销毁清册应归入全宗卷保存。 12 档案信息化 12.1 电子文件归档 电子文件归档应符合GB/T 18894的要求并做好整理、保管、备份、利用等工作。应利用信息化技术管理档案，建立民政社会救助档案目录数据库和全文数据库，实现计算机检索。开展纸质档案数字化扫描工作，实现全文数字化。 12.2 登记备份 每年向县（区）级档案行政管理部门做好民政社会救助档案数字化成果登记备份工作。 DB3305/T 2112021 6 A A 附 录 A （规范性附录） 社会救助档案的归档规范 社会救助档案的归档规范和保管期限见表A.1。 类目 类别 （代码） 案卷类别 归档范围 保管期限 （代码） 社 会救 助档案 最低生活保障 （DB） 申请审批材料 社会救助申请表（含授权书） ；申请人身份证复印件；社会救助家境调查表；证明材料；公示材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 变更审批材料 变更证明材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 注销材料 注销证明材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 最低生活保障边缘家庭 （DBB） 申请审批材料 社会救助申请表（含授权书） ；申请人身份证复印件；社会救助家境调查表；证明材料；公示材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 变更审批材料 变更证明材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 注销材料 注销证明材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 支出型贫困家庭 （ZP） 申请审批材料 社会救助申请表（含授权书） ；申请人身份证复印件；刚性支出证明材料；社会救助家境调查表；证明材料；公示材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 变更审批材料 变更证明材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 注销材料 注销证明材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 特困人员供养 （TG） 申请审批材料 社会救助申请表（含授权书） ；申请人身份证复印件；刚性支出证明材料；社会救助家境调查表；证明材料；公示材料；供养协议；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 变更审批材料 变更证明材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 注销材料 注销证明材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） 临时救助 （LJ） 申请审批材料 社会救助申请表（含授权书） ；申请人身份证复印件；社会救助家境调查表；证明材料；公示材料；乡镇（街道）初审材料、县（区）级人民政府民政部门审批材料。 30年（D30） DB3305/T 2112021 7 B B 附 录 B （规范性附录） 检索工具 检索工具包括案卷封面样式（见表B.1)、卷内文件目录（见表B.2)、卷内备考表（见表B.3)、档案案卷目录（见表B.4)、档案盒正面（见表B.5)、档案盒背脊（见表B.6)。 表 B.1 案卷封面 全宗名称（立卷单位全称） 档案（档案类别） 自 20 年 月至 20 年 月 保管期限 本卷共件 页 归 档 号 全宗号 类别号 案卷号 J072 DB.330522103 或 DB2020.330522103 001 DB3305/T 2112021 8 表 B.2 卷内文件目录 顺序号 文件编号 责任者 题名 形成日期 页号 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 DB3305/T 2112021 9 表 B.3 卷内备考表 本卷情况说明： 立卷人： 检查人： 立卷时间： DB3305/T 2112021 10 表 B.4 档案案卷目录 案卷目录案卷目录 档号 全宗号 年度 档案类别 县 （区）级代码 乡级代码 案卷号 案卷题名 保管期限 总页数 备注 DB3305/T 2112021 11 表 B.5 档案盒正面 全宗名称（立卷单位全称） 档案（档案类别） DB3305/T 2112021 12 表 B.6 档案盒背脊 全宗名称立卷单位全称 类别号类别号 DB 330522103 年年 度度 2020 起止卷号起止卷号 1-20 DB3305/T 2112021 13 C C 附 录 C （资料性附录） 档案工作用表 档案工作用表包括社会救助材料交接单（见表 C.1)、 社会救助材料归档交接单（见表 C.2)、社会救助材料销毁表（见表 C.3)、社会救助档案统计表（见表 C.4)、社会救助档案统计汇总表（见表 C.5)、社会救助档案利用登记单（见表 C.6)。 表 C.1 社会救助材料交接单 序号 所属乡镇、街道 救助者姓名 救助类别 形成年月 页数 备注 移交人 接收人 经办人员： 档案管理人员： DB3305/T 2112021 14 表 C.2 社会救助材料归档交接单 序号 保管期限 所属乡镇、街道 救助类别 案卷号 件数 页数 备注： 移交部门 接收部门 经办人员： 复核人： 部门（章）： 年 月 日 经办人员： 复核人： 部门（章）： 年 月 日 DB3305/T 2112021 15 表 C.3 社会救助材料销毁表 保管单位（章）： 序号 救助类别 案卷号 归档单位 归档日期 保管期限 已保管年限 档案鉴定工作小组意见 档案鉴定领导小组工作意见 组长（章）： 年 月 日 组长（章）： 年 月 日 销毁人（章）： 监销人（章）： 销毁日期： 年 月 日 DB3305/T 2112021 16 表 C.4 社会救助档案统计表 保管单位（章）： 救助类别救助类别 案卷类别案卷类别 计量计量 数量数量 最低生活保障 （DB） 申请审批材料 变更审批材料 注销材料 最低生活保障边缘家庭 （DBB） 申请审批材料 变更审批材料 注销材料 支出型贫困家庭 （ZP） 申请审批材料 变更审批材料 注销材料 特困人员供养 （TG） 申请审批材料 变更审批材料 注销材料 临时救助 （LJ） 申请审批材料 DB3305/T 2112021 17 表 C.5 社会救助档案统计汇总表 所属乡镇街道： 统计日期： 年 月 救助类别救助类别 保管期限保管期限 上期末上期末 本期新增本期新增 本期减少本期减少 本年末本年末 卷数 件数 页数 卷数 件数 页数 卷数 件数 页数 卷数 件数 页数 最低生活保障 （DB） 30年 最低生活保障边缘家庭 （DBB） 30年 支出型贫困家庭 （ZP） 30年 特困人员供养 （TG） 30年 临时救助 （LJ） 30年 制表人： 复核人： 分管领导： 制表日期： 年 月 日 注：统计日期指档案形成年月，制表日期指统计表日期。 DB3305/T 2112021 18 表 C.6 社会救助档案利用登记单 编号： 利用人 利用单位 利用日期 利用内容 利用目的 利用方式 阅览 复制 外借 其他 利用效果 备注 制表人： 利用人（签字）： 制表日期： 联系方式： DB3305/T 2112021 19 参 考 文 献 1 社会救助暂行办法（国务院令第649号） 2 浙江省社会救助条例（2014年7月31日浙江省第十二届人民代表大会常务委员会第十一次会议通过） 3 浙江省民政厅转发民政部关于指导村 （居） 民委员会协助做好社会救助工作的意见的通知 （浙民助2015147号） 4湖州市急难救助基金管理使用办法(湖民通201511号) 5浙江省民政厅 浙江省财政厅关于进一步完善临时救助制度的通知(浙民助2014238号) 6最低生活保障审核审批办法（试行）(民政部2012年12月12日) 7浙江省最低生活保障办法(浙江省人民政府令第358号) 8国务院关于全面建立临时救助制度的通知(国发201447号) 9浙江省社会救助家庭经济状况认定办法(浙民助201513号) 10中华人民共和国档案法 （2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订） 11机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号） 12各级各类档案馆收集档案范围的规定（国家档案局令第9号） 13机关档案管理规定（国家档案局令第13号） _