档案整理基本方法座.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,.,*,伟邦档案,档案整理基本方法讲座,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,.,*,伟邦档案,档案整理基本方法讲座,档案整理基本技能,主讲人陈明,2010.05.29,1,.,文件材料立卷方法既是古今中外从事文书、档案工作研究者探索的课题，又是从事具体立卷工作者的难题。,前 言,2,.,一、文书档案的整理基本技能,文书档案的整理主要有两种方法：一是按卷整理，也就是我们平常所说的传统文书整理方法；另一种是按件整理，也就是归档文件整理。,3,.,文书档案的整理（卷）,收集,剔除不必归档的文件材料,分类组卷,卷内文件排列,拟写案卷标题,复查调整,编页号,填写卷内文件目录,拆除金属物,裱糊,装订,填写案卷封面,填写备考表,案卷排列,编制案卷目录,4,.,文书档案的整理（件）,文件的收集,剔除,装订,编页号,确定保管期限,归档文件的分类,归档文件的排列,编号,编制目录,填写备考表,装盒,填写档案盒封面、盒脊,编盒号,排列上架,5,.,文件的收集,本单位在生产建设和管理活动中形成的，具有查考利用价值的，作为文书档案保存的各种纸质文件材料。,6,.,收集的重点,本单位自生文件材料,；,上级及其他机关针对本村颁发的文件材料。,7,.,注意,收集的文件是否是生效文件。,文件是否收集齐全完整。,收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。,8,.,剔除,对文件材料的剔除,一份文件归档与不归档，要站在本村的角度上来权衡，有用则留，无用则不留。,对归档文件上金属物的剔除,如钉书针、大头针、回形针等。,9,.,防止两种倾向,把关不严，凡文必档。,要求过严，使该归档的文件被剔除，给以后利用造成困难。,10,.,装订,归档文件的装订，是归档文件整理工作的基础环节。采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用。,11,.,组件,归档文件的整理是以件为单位进行的。,一般情况下,一份文件就是一件,。,12,.,文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，也可单独为一件）；,正文与附件为一件（附件数量太多或太厚的，也可各为一件）；,文件附有文件处理单、拟办单或领导批示、签批条的，应与文件同为一件；,原件与复制件为一件；,13,.,转发文与被转发文为一件；,来文与复文为一件；,各种报表、名册、图表等按其原来的装订方式，一册或一本为一件。,14,.,排序,正本在前，定稿在后；,正文在前，附件在后；,原件在前，复制件在后；,转发文件在前，被转发文件在后；,批复性文件在前，来文在后；,有文件处理单的，应作为文件的首页与文件一同归档。,15,.,装订方式,采用左侧装订的，应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐。,采用左上角装订的，应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐。,16,.,装订材料,选择粗细适中的棉线或不锈钢钉书针装订进行装订,17,.,三点一线装订,18,.,不锈钢钉,19,.,缝绳机走线,20,.,编页号,以件为单位编页号，凡有文字、图表的页面均应编制页号。如果是几份文件同为一件时，逐页编制总页号。,注,:,页号的位置应编在文件的右下角或左上角。,21,.,确定保管期限,对于一件归档文件，如何确定它的保管期限，要站在本单位的角度来考虑，总的原则是：由价值决定期限，价值高则期限长，价值低则期限短。,22,.,上级文件,针对本单位的机构设置、领导人任免、人员编制、职称评聘、表彰先进或处分的文件,永久,反映本单位主要职能活动的文件,反映本单位非主要职能活动的文件,贯彻执行,政策性、法规性,30,年,10,年,注：上级文件包含上级主管机关、,非主管机关和平级机关的文件,23,.,本级文件,反映本单位历史面貌、领导决策、人事、主要职能活动的文件,永久,反映本单位非主要职能活动的文件,一般事务性、参考性、临时性的文件,30,年,10,年,注：本单位正式发文要从文件的内容价值考虑。情况简报一般放在,30,年立卷。,24,.,下级文件,典型性、综合性的文件,一般事务性、参考性、临时性的文件,30,年,10,年,注：,下级机关报送的文件材料可遵循不报就不归，报了就归的原则。,25,.,归档文件的分类,通用的分类方法是年度,保管期限,机构（问题）。在平时的工作中，可按二级分类法或三级分类法进行。,26,.,二级分类法,就是将归档文件先按年度分类，再在年度下按保管期限分类（简单地说：就是先分年度，再分保管期限）。,按年度,保管期限分类,例：,2007,年,永久、,30,年、,10,年,2008,年,永久、,30,年、,10,年,2009,年,永久、,30,年、,10,年,27,.,三级分类法,就是先将文件按年度分类，每个年度下按机构（问题）分类，再在机构（问题）下按保管期限分类。,按年度,机构（问题）,保管期限分类,例：,2007,年,党群政务,永久、,30,年、,10,年,综合治理,永久、,30,年、,10,年,社会保障,永久、,30,年、,10,年,28,.,1,、年度,将文件按其形成年度分开，,把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开,。,注：只考虑文件形成年，不考虑文件内容针对的年度。,29,.,2,、问题,将文件按其内容所反映的问题分开，把反映同一问题的文件集中在一起，以保持与同一问题有关的文件之间的历史联系。,30,.,党群类,行政类,干部任免,中层干部任免,主要领导干部任免,干部免职,干部任职,如：党委书记、党委委员、团支部书记、工会主席等,如：乡（镇）长、局长等,如：科长、股长等,如：书记、局长等,人事工作,31,.,3,、机构,将文件按编委批准的内设组织机构,分开，把同内设机构的文件集中在一起。,32,.,两点要求,分类方案必须科学实用，保证文件无交叉，无遗漏。,分类方案应保持相对稳定，确实需要调整时，只能微调，不可大动，以免造成混乱。,33,.,归档文件的排列,归档文件在确定保管期限、分清年度以后，应按问题相对集中，使文件类型鲜明清楚。在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间，重要程度排列。,34,.,按时间顺序排列,同一事由的归档文件，按文件形成的时间顺序排列。,按重要程度排列,不同事由的归档文件，按事由的重要程度排列。,主要职能活动中形成的文件排列在前，其他工作形成的文件排列在后；,35,.,综合性工作形成的文件在前，具体业务工作形成的文件在后；,按责任者或承办部门集中排列；,按不同问题分别集中排列；,会议文件、统计报表等成套性文件也可以集中排列。,36,.,编号,归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。,37,.,归档章的项目有全宗号、年度、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。,全宗号,年度,室编件号,机构（问题）,保管期限,馆编件号,（,页数）,必须使用符合档案保护要求的字迹材料填写，如碳素墨水。,禁止使用圆珠笔、铅笔、红蓝墨水等不耐久的书写材料填写。,38,.,全宗号,22,年度,2008,室编件号,26,机构（问题）,办公室,保管期限,永久,馆编件号,（,页数）,10,页,全宗号：,是档案馆给立档单位编制的代号。,年度：,是文件的形成年度，采用公元纪元，以四位阿拉件数字标注，如,2008,年，应标注为“,2008”,而不能简化为“,08”,。,保管期限：,按归档文件划定的保管期限填写，是哪种保期限就填写哪一种。,室编件号：,按归档文件排列顺序编写的件号填写，由档案室负责填写。,类别：,填写类别的规范化简称，采用机构分类的，填写机构名称，采用问题分类法分类的，填写问题类名。,页数：,填写一件文件的总页数，即一件文件最后一页的页码。,39,.,归档文件目录设置的项目：,件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注,。,件号,责任者,文 号,题 名,日 期,页 数,备 注,编制目录,40,.,1,、件号,件号,责任者,文 号,题 名,日 期,页 数,备 注,001,002,件号：,指归档文件的室编件号。,41,.,2,、责任者,件号,责任者,文 号,题 名,日 期,页 数,备 注,001,杭州市政府,002,杭州市人事局,责任者：,指制发文件的单位或个人。填写时应写全称或通用简称，责任者过多时可适当简略，即第一个责任者,+,本单位。,42,.,注意,（,1,）应使用全称或通用简称；不能使用本部、本委、本局等含义不明，难以判断的简称。,（,2,）以落款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。,（,3,）报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。,43,.,（,4,）联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务，责任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一，应把本单位必须填入责任者内。如为查阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。,44,.,（,5,）问文与复文作为一件时（请示与批复、函与复函、转发与被转发等），只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。,（,6,）未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。,45,.,3,、文号,件号,责任者,文 号,题 名,日 期,页 数,备 注,001,杭州市政府,杭政,2008,8,号,002,杭州市人事局,杭人,2008,52,号,文号：,指发文字号，应填写机关代字、年度、文件顺序号。,46,.,注意,（,1,）要照实抄录，不能省略。,（,2,）联合发文，填写主办单位文号即可。,（,3,）期刊类文件，如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。,47,.,（,4,）报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的文号即可。,（,5,）不能填写如“会议文件之一”等文件顺序号，“情况反映”等刊物名称,。,48,.,4,、题名,件号,责任者,文 号,题 名,日 期,页 数,备 注,001,杭州市政府,杭政,2008,8,号,关于全面加强农村基层组织建设的意见,002,杭州市人事局,杭人,2008,52,号,关于构建城乡统筹基层党建新格局的通知,题名：,指文件标题。一般应照实抄录，副标题不抄录，文件没有标题或标题不清楚的，应补充拟定标题，并加中括号,。,49,.,注意,（,1,）凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题名填写，不得随意更改或简化。,（,2,）因为在第,2,栏中已经标明责任者，所以在“题名”这一栏中只需填写问题和文种。,如：杭州市政府有一份文件，完整的题名是,杭州市政府关于构建和谐社区的通知,。,题名栏只需填入“,关于构建和谐社区的通知,”。,50,.,（,3,）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名（包括补充和改换题名），外加方括号,填写。,如：,中共杭州市委组织部印发的任免文件，有,的题名中仅有“通知”两个字，则必须补充拟写,文件事由，加在文种之前，以便查阅，可拟写,为“,关于干部任免的,通知”,。,原题名只有文种的，应根据文件内容补充拟写文件题名。,51,.,如,：“关于贯彻执行中发,200829,号文件的,通知”，从文件题名中看不出文件的内容，实,际上是关于加强社区档案工作的领导的文件，,填写题名时，应补充为“,关于贯彻执行中发,200829,号文件,加强社区档案工作的领,导,的通知,”。,文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。,52,.,如：,原标题,中共杭州市委组织部关于陈业秀等同志,职务任免的通知,。在这个通知里，有我们市档案局,钱云祥一名同志的职务任免。那么，市档案局存档此,文件时，标题要重新拟为,关于钱云祥等同志职务任,免的通知,。,原标题不针对立档单位事由（问题）但文件内容中涉及到立档单位的，应按实际内容改换原标题。,53,.,（,4,）对于一些请示件，批复不另行文。,如：杭州市档案局写给潘祖光副市长的请示：,杭州,市档案局关于召开档案工作表彰大会的请示,，,潘祖,光,副市长作了批示，不再另外行文答复，此时，文件,处理单与请示件为一件，题名可以拟写为：,关于杭,州市档案局召开档案工作表彰大会的批复,，责任者,一栏填写为“潘祖光副市长”。,领导只是在文件处理单上做了意见或者批示，没有正式行文答复，这张文件处理单就可以看作是复文。,54,.,只在,请示件上签批请示意见，可在请示件题名的后面补充。,如,：“,关于购买复印机的请示、,批复,”,。,55,.,（,5,）正件与附件为一件时。,如：原标题,关于进一步加强我市精神文明建设,的决定,，附件是：市民公约。那么题名应为：,“,关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：,市民公约）,”。,如果附件多，内容比正件重要，又是单件装订，附件的题名要依次列出，题名前加“附件,”,。,正文题名不能反映出附件内容的，要在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。,56,.,（,6,）会议记录应填写每次会议的主要内容。,如：,会议记录,1,、,；,2,、,。,会议纪要的填写：,会议纪要（第,期）：,。,简报、令、情况反映等填写方法类同会议纪要形式。,57,.,（,7,）干部、党员、知识分子花名册，,干部定期统计报表，党员统计报表等填写形式。,如：,国家机关、企事业单位干部定期统计报表,拟写为：,年干部定期统计报表,58,.,5,、日期,件号,责任者,文 号,题 名,日 期,页 数,备 注,001,杭州市政府,杭政,2008,8,号,关于全面加强农村基层组织建设的意见,20080106,002,杭州市人事局,杭人,2008,52,号,关于构建城乡统筹基层党建新格局的通知,20080912,日期：,即文件的形成日期，填写时应以,8,位阿拉伯数字标注，前,4,位为年，后,4,位为月日。月日不是两位数时，数前补“,0”,。,59,.,注意,1,）文件未注明日期的应根据文件内容考证出来并填上；,2,）只有年无月日的标为“,0000”,。,60,.,6,、页数,件号,责任者,文 号,题 名,日 期,页 数,备 注,001,杭州市政府,杭政,2008,8,号,关于全面加强农村基层组织建设的意见,20080106,20,002,杭州市人事局,杭人,2008,52,号,关于构建城乡统筹基层党建新格局的通知,20080912,15,页数：,填写每一件归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。一份文件由几个部分组成的，把几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数。,61,.,注意,若在空白页加盖归档章，则此页也算作一页。,62,.,7,、备注,件号,责任者,文 号,题 名,日 期,页 数,备 注,001,杭州市政府,杭政,2008,8,号,关于全面加强农村基层组织建设的意见,20080106,20,缺批复,002,杭州市人事局,杭人,2008,52,号,关于构建城乡统筹基层党建新格局的通知,20080912,15,备注：,填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。备注栏填写不下时，可在备注栏内加注“*”号，将具体内容移入备考表中填写。,63,.,归档文件目录封面,归档文件目录,全宗名称,年 度,保管期限,机 构,（问题）,全宗号,22,年 度,2008,保管期限,永久,机构（问题）,起 止,件 号,室,1,57,馆,杭州,市档案局,2008,永 久,64,.,一、杭州市卫生局文书档案采用组织机构年度分类法，文件整理按照文件级整理，文件按机关党委、办公室、人事保卫科、医政科（中医管理科）、预防保健科、基建财务科、干部保健办公室、市献血办、市爱卫办顺序排列。,二、市卫生局二,00,八年度文书档案共整理,1235,件，其中永久,1034,件、,30,年,38,件、,10,年,161,件。,整理说明,杭州市卫生局文件材料整理说明,65,.,目次,目 次,永 久,类别名称,起止件号,盒号,所在页号,党委,1,40,1,1,办公室,41,58,2,6,办公室,59,94,3,8,人保科,85,110,4,13,医政科,111,116,5,15,防保科,117,124,5,16,基财科,125,136,5,17,干部保健办,137,147,6,17,市献血办,148,167,6,18,市爱卫办,168,201,7,19,66,.,件号,责任者,文 号,题 名,日 期,页 数,备 注,001,中共杭州市委,杭委,2008,8,号,关于,XX,等同志任免的通知,20080106,2,002,中共杭州委组织部,杭组干,2008,52,号,关于,XX,等,4,名同志任免的通知,20080912,15,归档文件目录,盒 号：,1,保管期限：永久,归 档 文 件 目 录,67,.,备考表：,放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明,。,盒内文件情况说明,整理人：,.,检查人：,.,年 月 日,.,填写备考表,68,.,盒内情况说明,：,本盒第,12,件为复制件,第,16,件有铅笔书写的字迹,.,第,27,件缺杭州市组织部,200862,号,关于,XXX,的批复,。,整 理 人：,检 查 人：,立卷时间：,盒内情况说明：,填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。属于归档文件整理阶段发现的情况，由整理归档文件的人员负责填写；属于档案管理阶段发现的情况，由档案人员负责填写。,69,.,整理人：,即负责整理归档文件的人员姓名。,盒内情况说明：,本盒第,12,件为复制件,第,16,件有铅笔书写的字迹,.,第,27,件缺杭州市组织部,200862,号,关于,XXX,的批复,。,立 卷 人：李 明,检 查 人：,立卷时间：,70,.,检查人：,即负责检查归档文件整理质量的人员姓名。,盒内情况说明：,本盒第,12,件为复制件,第,16,件有铅笔书写的字迹,.,第,27,件缺杭州市组织部,200862,号,关于,XXX,的批复,。,立 卷 人：李 明,检 查 人：张山,立卷时间：,71,.,日期：,归档文件整理完结的具体时间，即年、月、日。,盒内情况说明：,本盒第,12,件为复制件,第,16,件有铅笔书写的字迹,.,第,27,件缺富阳市组织部,200862,号,关于,XXX,的批复,。,立 卷 人：李 明,检 查 人：张山,立卷时间：,2009,年,6,月,30,日,72,.,装盒,归档文件按室编件号的顺序装盒。,按保管期限装盒，不同保管期限的归档文件不能混装在同一盒中。,末盒应预留空位，以便装入遗漏文件。,73,.,装盒完毕，应在档案盒封面上填写全宗名称，即单位名称。,杭州市档案局,填写档案盒封面、盒脊,74,.,全宗号,年 度,2008,保管期限,永久,机构（问题）,办公室,起 止,件 号,室,1,45,馆,盒号,25,全宗号,：按照市档案馆给各单位定的全宗号填写,。,年度,：用,4,位阿拉伯数字填写,保管期限,：填写永久、,30,年,或,10,年,75,.,全宗号,年 度,2008,保管期限,永久,机构（问题）,办公室,起 止,件 号,室,1,45,馆,盒号,25,4,）机构（问题）：,填写分类方案中相应机构（问题）的类目名称。,5,）起止件号：在“室”栏填写该盒内排列最前和最后的归档文件的件号,用“”把这两个件号连接起来。“馆”栏暂不用填写,。,76,.,编盒号,按保管期限逐年编制总的顺序号。以四位数字标注，如,00019999,。,77,.,将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次侧立放入档案柜内。,排列顺序：自上而下，自左至右。,排列上架,78,.,分类,装订,填写案卷封面,编制会计档案目录,编制案卷号,二、会计档案的整理基本技能,79,.,分类,类别,年度,保管期限,类别定为四类即会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其它类。,年度指会计资料形成的年度。,会计档案保管期限分为永久和定期两种。其中定期又分为,25,年、,15,年、,10,年、,5,年、,3,年五种。,80,.,装订,凭证,、去掉金属物，选取适当厚度（一般不超过,5,厘米）。,、以上边和左边整齐为准，右边和下边要求折叠整齐。,C,、用棉线在左上角装订，并用纸包封装订角。,D,、加盖骑缝章。,81,.,装订,帐簿,B,、左侧装订：三点一线。,C,、对订本式帐簿（死页帐），不需拆去空页，按已有填写内容的页面编顺序号，或在使用前已编上连续页号，可直接利用原有页号。,D,、对活页式、卡片式帐簿活页帐，应拆除硬封面，抽出空页，重新，另加封面、封底，装订成册。,、按自然形成的帐簿，一册一卷,。,82,.,装订,报表,D,、编制卷内目录（同文档），加加封面。,E,、左侧装订，三点一线。,A,、月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，也可合为一卷。,B,、决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订。,C,、财务情况说明、财务报告等要与报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。,83,.,装订,其它类,A,、,调节表、对账单等装订成册 。,B,、,发票或收据存根联整本的不用装订。,C,、移交清册、档案目录、销毁清册等装订成册。,84,.,填写案卷封面,全部会计档案均按要求填写,案卷封面。,杂卷题名格式,立档单位名称,年度,文件内容,文件名称,例,杭州市人事局,二,OO,八年度,现金出纳,帐,85,.,编制会计档案目录,要求同类别同期限编制,案卷号,案卷标题,起止 时间,保管 期限,案卷 张数,备注,会计档案目录,类别：,86,.,编制案卷号,同类别同保管期限统一编号,凭证可以一年一编，也可以至,10,年一编,87,.,收集,挑选照片,排列,编号,拟写说明,编制目录,三、照片档案的整理基本技能,88,.,收集,反映本单位主要职能活动和重要工作成果的照片,反映上级领导来本单位指导、视察的照片,反映本单位各种荣誉的照片,反映本单位历史、单位面貌的照片,89,.,挑选照片,同一内容的若干张照片，择其主要照片归档。,归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。,90,.,排列,按“年度,问题”进行分类，在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。,注,：照片不需要区分保管期限,91,.,照片号,案卷内照片的顺序号。,底片号,一个单位编一个流水号。,参见号,与本张,(,组,),照片有联系的其他档案的档号。,格式,(,类别,),档号,(,文书档案,)13258,编号,92,.,拟写说明,以一组照片为单位拟写总说明,事由,反映事件、事物的情由,时间,事件发生的时间和拍摄时间,地点,被摄物所在的具体地点,人物,照片上主要人物的姓名、身分,背景,揭示主题具有一定作用的背景,摄影者,照片的拍摄单位和拍摄人,注明本组照片共多少张照片,打印并贴在这组照片的上方,93,.,根据本张照片的内容，由整理者点出的标题式名称。,位置：在照片的右侧、左侧或正下方。,以每张照片为单位拟写小说明,94,.,照,片,档,案,卷,内,目,录,类别号,案卷号,照片号,照 片 题 名,拍,摄,时,间,照,片,所,在,页,号,底片所在,卷,号,页,号,底,片,号,备,注,编制目录,95,.,收集,分类,排列,编目,贴签,四、实物档案的整理基本技能,96,.,收集,本单位获得国家、省、市、镇等级别颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章（杯）及纪念品、题词等实物,97,.,分类,实物档案,奖 状,奖 杯,奖 牌,锦 旗,证书类,其 他,荣誉证书、权证,印章、礼品,98,.,排列,按实物形状结合级别，依其时间先后顺序排列,。,以“件”为单位按一件一号原则进行编号。,99,.,编目,案,卷,号,档,号,实物,形式,题名,颁发,单位,颁发,时间,接受,单位,归档,时间,存放,地点,保管,期限,参,见,号,备注,实物档案案卷级目录,100,.,贴签,全宗号,目录号,分类号,案卷号,年度,签贴在奖牌背面,奖状折叠起来放在科技档案盒中，放满为止。,锦旗折叠放在盒中，一只盒子放一面锦旗。,101,.,谢 谢 各 位！,102,.,